新しい IT 技術とリソースの予算を立てる方法に関する 7 つの実用的なヒント

新しい IT 技術の予算を立てるときは、最も重要なニーズに優先順位を付けるようにしてください。

テクノロジーは急速に変化しており、あらゆる規模の企業が競争に勝つためには、トレンドについていく必要があります。 データ分析、クラウドベースのコンピューティング、モバイル デバイス、機械学習/AI、モノのインターネット (IoT) などの多くの要因が、ますます相互接続されているビジネス テクノロジの状況を変化させています。

リモートワークが当たり前になったとき、一部の企業は IT 技術とリソースに過剰投資した可能性があり、現在はツールが多すぎます。 懸念事項には、すべてが従来のオフィス環境にあるわけではない IT 資産を追跡し、サイバーセキュリティを維持することが含まれていました。 十分な投資をしなかった企業は、まだ後れを取っている可能性があり、拡大するのに十分なツールやビジネス ソフトウェアを持っていない可能性があります。

中小企業の IT マネージャーは、多くの場合、1 つの質問をすることで難しい選択を迫られることがあります。 新しい IT 技術とリソースの予算を立てる方法に関する 7 つの実用的なヒントを見て、答えを見つけてください。

1. IT 予算計画を立てる

予算編成プロセス中に、夢の予算と最小限の予算を念頭に置いています。 確かなデータと予測に基づくと、承認される実際の予算は、おそらくその中間のどこかにあるでしょう。 今年の予算をベースラインとして開始し、来年の予算を増やすためにどこでコストを削減できるか (および削減できるかどうか) を判断します。

次のステップは、来年に必要な会社の差し迫ったニーズに優先順位を付けることです。 もっとスタッフが必要ですか？ 現在のチームをより効果的にするために、さらにツールが必要ですか? 後で人件費を自動化して節約できますか?

ソフトウェア ニーズ評価を実行して、ビジネス モデルに適合する投資レベルを判断します。 過去にどのような傾向に気付きましたか？ あなたの業界はどこに向かっていますか？ 数年前には高すぎたソフトウェアで、現在はより手頃な価格になっているソフトウェアはありますか? この評価を完了すると、新しい IT 技術とリソースの予算に関する製品調査につながります。

2. 選択肢を調べる

投資すべきもの (ソフトウェア、より多くのスタッフ) を理解することは、IT 技術とリソースの予算計算式の一部にすぎません。 IT 管理者は、投資のあらゆる側面を考慮する必要があります。

IT 技術予算の中で、投資はどのくらいで回収されますか? あなたの予算は会社のお金をどのように節約しますか? IT マネージャーとして、どのように ROI を示しますか?

予算に関係なく、すべての企業は、投資に対するリソースのリターンに基づいて、資本の改善またはスタッフに投資します。 来年何にお金を使うかの選択肢を絞り込んでいる場合、IT 部門の資産も例外ではありません。

3. すべての選択肢の長所と短所を評価する

何を最優先にするべきかの優先順位を決めたので、選択肢をさらに絞り込むために、より深い調査を行うときが来ました。 簡単なチャートやスプレッドシートを作成して、各選択肢の長所と短所を評価できます。 重み付けされたスケールまたはポイント システムを作成して、どの選択が一番上に来るかを集計することもできます。

たとえば、スタッフの 90% がリモートで作業しているため、優先事項は IT 資産のセキュリティです。 したがって、クラウドベースの作業環境で会社のデータを安全に保つために、セキュリティ対策を暗号化および強化する人工知能プラットフォームに投資することにしました。 この分野の上位 5 つのプログラムを見て、集計シートを保持して、予算に最適なオプションを絞り込みます。

隠れたコストと初期費用と長期的なリターンを考慮に入れることを忘れないでください。 現在、新しいソフトウェアに支払うのは比較的大きな出費かもしれませんが、IT 技術やリソースを適切に予算に組めば、時間の経過とともに ROI は大きく報われる可能性があります。

4. ROI を決定する

潜在的な投資の ROI を調べるときは、コストとメリットだけでなく、それ以上のものを評価する必要があります。 現在の業界のベスト プラクティス、製品が時代遅れになる時期と時期、および今後数年間で期待できる製品のサポートについて検討する必要があります。

選択したアセットをアップグレードできますか? ハードウェアであろうとソフトウェアであろうと、アップグレードは通常、新しいものを購入するよりも安価です。 中古または卸売のコンピュータ機器を購入することを恐れないでください。それらをアップグレードする方が安い場合、または新しい機器が現在維持できない場合です。 中古機器を可能な限り最新の仕様に近づける認定再生業者を探してください。

5. 投資の将来性を保証

ベンダーに製品の寿命を尋ねます。 選択した IT 技術ツールは、会社と共に成長できるでしょうか? IT ツールは 5 年後にアップグレードできますか? 十年くらい？ 通信インフラストラクチャに追加の機器が必要な場合、デバイスとソフトウェアは対応できますか?

将来を保証する IT 技術ツールとリソースは、ベンダーに各製品の期待寿命を尋ねるだけではありません。 また、今後数年間であなたの会社がどこにあるのかを評価する必要があります。

6. 実装のタイムラインを確立する

資産を購入したり、スタッフに投資したりしたら、これらの投資がいつオンラインになるかを判断します。 あなたのビジネスが購入のメリットを認識し始めるまでに、どのくらいの時間がかかりますか?

IT 技術とリソースの予算には、実装計画を含める必要があります。 新しいテクノロジーをスケールアップする場合は、古いテクノロジーを段階的に廃止する必要があります。 混乱を最小限に抑えるために段階的にこれを達成できますか? それとも、会社全体で一斉にアップグレードした方がよいのでしょうか?

7. IT の一部をアウトソーシングすることを検討する

IT 資産とリソースをできる限り管理したいと思うかもしれませんが、IT 技術のいくつかの側面をアウトソーシングすることを避けないでください。 その方が安くなる場合もあり、月単位ではなく年単位の契約に署名することで割引を実現できる場合があります.

ビジネス ソフトウェアのニーズをアウトソーシングする一般的な選択肢には、データベース管理、Web ホスティング、機械学習、データ分析ツールなどがあります。 選択した一部のベンダーは、自分の仕事が非常に得意であることに気付くかもしれません。 アウトソーシングされた資産に投資することで、社内に残しておきたい IT 資産のためにより多くの予算スペースを解放できます。

IT 技術とリソースの予算を徹底する

IT 技術は必要な投資です。しかし、適切なツールを武器庫に持つことで、会社の収益を保護し、会社が技術アップグレードの最前線に留まり、ターゲット ユーザーとの競争力を維持できるようにする必要があります。