7 consigli pratici su come stabilire un budget per nuove tecnologie e risorse IT

Assicurati di dare la priorità alle tue esigenze più elevate prima di tutto quando stabilisci il budget per la nuova tecnologia IT.

La tecnologia sta cambiando rapidamente e le aziende di tutte le dimensioni devono stare al passo con le tendenze se vogliono competere. Numerosi fattori come l'analisi dei dati, il cloud computing, i dispositivi mobili, il machine learning/AI e l'Internet of Things (IoT) modificano il panorama sempre più interconnesso della tecnologia aziendale.

Quando il lavoro a distanza è diventato la norma, alcune aziende potrebbero aver investito troppo in tecnologia e risorse IT e ora dispongono di troppi strumenti. Le preoccupazioni includevano tenere traccia delle risorse IT che non si trovavano tutte in un ambiente di ufficio tradizionale e mantenere la sicurezza informatica. Le aziende che non hanno investito abbastanza potrebbero ancora recuperare terreno e non disporre di strumenti o software aziendali sufficienti per espandersi.

I responsabili IT delle piccole e medie imprese si trovano spesso di fronte a difficili scelte annuali ponendosi una domanda: di cosa possiamo fare a meno? Trova la risposta guardando i nostri sette consigli pratici su come pianificare il budget per nuove tecnologie e risorse IT.

1. Crea un piano di budget per l'IT

Hai in mente un budget da sogno e un budget minimo durante il processo di definizione del budget. Sulla base di dati concreti e previsioni, il budget effettivo per il quale verrai approvato è probabilmente una via di mezzo. Inizia con il budget di quest'anno come riferimento, quindi determina dove (e se) puoi risparmiare sui costi per avere più budget per il prossimo anno.

Il prossimo passo è dare la priorità alle esigenze immediate della tua azienda che devi avere il prossimo anno. Hai bisogno di più personale? Hai bisogno di più strumenti per rendere più efficace il tuo attuale team? Puoi automatizzare e risparmiare sui costi di manodopera in un secondo momento?

Esegui una valutazione delle esigenze software per determinare quale livello di investimento si adatta al tuo modello di business. Quali tendenze hai notato in passato? Dove sta andando il tuo settore? C'era un software troppo costoso qualche anno fa che ora è più conveniente? Il completamento di questa valutazione porta alla ricerca del prodotto per il tuo nuovo budget per la tecnologia e le risorse IT.

2. Cerca le tue opzioni

Capire cosa c'è là fuori su cui investire (software, più personale) è solo una parte della tua formula di budget per tecnologia e risorse IT. I responsabili IT devono prendere in considerazione ogni aspetto dell'investimento.

In quanto tempo il tuo investimento ripagherà nel tuo budget tecnologico IT? In che modo il tuo budget fa risparmiare denaro all'azienda? In che modo, in qualità di responsabile IT, mostrerai il ROI?

Indipendentemente dal budget, ogni azienda investe in migliorie di capitale o personale in base al rendimento di tali risorse sul proprio investimento. Le risorse di un reparto IT non sono diverse quando restringi le tue scelte su cosa spendere soldi per il prossimo anno.

3. Valutare i punti di forza e di debolezza di ogni scelta

Ora che hai dato la priorità a ciò che deve venire prima, è il momento di approfondire la ricerca per restringere ulteriormente le tue opzioni. Puoi creare semplici grafici o fogli di calcolo per valutare i punti di forza e di debolezza di ogni scelta. Potresti persino creare una scala ponderata o un sistema di punti per calcolare quali selezioni risultano migliori.

Ad esempio, la tua priorità è la sicurezza delle tue risorse IT perché il 90% del tuo personale lavora da remoto. Pertanto, decidi di investire in una piattaforma di intelligenza artificiale per crittografare e migliorare le tue misure di sicurezza per proteggere i dati della tua azienda in ambienti di lavoro basati su cloud. Guardi i primi cinque programmi in quest'area e tieni un foglio di conteggio per restringere quale sia l'opzione migliore per il tuo budget.

Non dimenticare di tenere conto dei costi nascosti e dei costi iniziali rispetto ai rendimenti a lungo termine. Pagare ora per il nuovo software potrebbe essere una spesa relativamente elevata, ma il tuo ROI può ripagare enormemente nel tempo se prevedi correttamente il budget della tua tecnologia o delle tue risorse IT.

4. Determina il tuo ROI

Quando esamini il ROI del tuo potenziale investimento, devi valutare qualcosa di più dei semplici costi rispetto ai benefici. Devi esaminare le attuali migliori pratiche del settore, quando e se il prodotto diventerà obsoleto e quanto supporto puoi aspettarti per il prodotto nei prossimi anni.

L'asset scelto può essere aggiornato? Che si tratti di hardware o software, gli aggiornamenti sono generalmente più economici rispetto all'acquisto di quelli nuovi di zecca. Non aver paura di acquistare apparecchiature informatiche usate o all'ingrosso se è più economico aggiornarle o se le apparecchiature più nuove non sono sostenibili in questo momento. Cerca riparatori certificati che portino le attrezzature usate il più vicino possibile alle specifiche moderne.

5. Rendi il tuo investimento a prova di futuro

Chiedi ai fornitori quanto dureranno i loro prodotti. Gli strumenti tecnologici IT che hai scelto saranno in grado di crescere con la tua azienda? Gli strumenti informatici sono aggiornabili dopo cinque anni? E dieci anni? Se la tua infrastruttura di telecomunicazioni necessita di più apparecchiature, i tuoi dispositivi e software possono tenere il passo?

Gli strumenti e le risorse tecnologiche IT a prova di futuro non si limitano a chiedere a un fornitore quanto si aspetta che duri ogni prodotto. Devi anche valutare dove sarà la tua azienda nei prossimi anni.

6. Stabilire tempistiche per l'attuazione

Dopo aver acquistato le tue risorse o investito nel personale, determina quando questi investimenti saranno online. Quanto tempo prima che la tua attività inizi a vedere i vantaggi dei tuoi acquisti?

Il tuo budget per la tecnologia e le risorse IT dovrebbe includere un piano di implementazione. Dovrai eliminare gradualmente la vecchia tecnologia se stai ampliando la nuova tecnologia. Puoi farlo in più fasi per ridurre al minimo le interruzioni? O è meglio aggiornare tutto in una volta in tutta l'azienda?

7. Prendi in considerazione l'esternalizzazione di alcuni aspetti del tuo IT

Anche se probabilmente vorrai mantenere il più possibile il controllo sulle tue risorse e risorse IT, non evitare di esternalizzare alcuni aspetti della tua tecnologia IT. A volte è solo più economico in questo modo e potresti essere in grado di realizzare sconti firmando contratti annuali anziché mensili.

Le scelte comuni per esternalizzare le esigenze del software aziendale includono la gestione del database, l'hosting Web, l'apprendimento automatico e gli strumenti di analisi dei dati. Potresti scoprire che alcuni venditori scelti sono molto, molto bravi in ​​quello che fanno. Investire in una risorsa esternalizzata può liberare più spazio di budget per le risorse IT che si desidera mantenere internamente.

Sii accurato nella tua tecnologia IT e nel budget delle risorse

La tecnologia IT è un investimento necessario. Tuttavia, devi proteggere i profitti della tua azienda disponendo degli strumenti giusti nel tuo arsenale per assicurarti che la tua azienda rimanga all'avanguardia negli aggiornamenti tecnologici che possono mantenere la tua azienda competitiva con il tuo pubblico di destinazione.