O guia para organizações sem fins lucrativos para migração de dados na nuvem

Quando trabalhei como especialista técnico na Apple, nenhum recurso gerou mais dúvidas e preocupações do que a nuvem. Para muitos, a nuvem é um lugar para onde seus dados desaparecem e, de alguma forma, magicamente voltam quando eles querem.

A realidade é que a nuvem é uma alternativa ao armazenamento de dados no local ou ao gerenciamento do sistema.

A nuvem é uma rede de servidores de internet que armazenam informações. Alguns desses servidores destinam-se a armazenar dados e outros destinam-se a hospedar um aplicativo ou fornecer algum tipo de serviço. Esses servidores são de propriedade de grandes empresas de dados, como Google, Microsoft ou Amazon, que os alugam aos clientes.

A nuvem é ótima se você é uma organização sem fins lucrativos nova ou pequena que não tem espaço ou mão de obra para manter vários servidores por conta própria. Se sua organização sem fins lucrativos já gerencia seus próprios servidores, a nuvem ainda pode fornecer uma alternativa mais barata para armazenamento de dados, servidores de e-mail e sistemas de contabilidade.

Os recursos de nuvem já são oferecidos com muitos tipos de software sem fins lucrativos e a computação em nuvem é considerada o novo normal para software.

Seja sua organização sem fins lucrativos pequena ou grande, começando ou bem estabelecida, a computação em nuvem é algo que você deve considerar.

Se você estiver pronto para agir, reuni um guia abrangente sobre como mover sua organização sem fins lucrativos para a nuvem.

Sua organização sem fins lucrativos deve migrar para a nuvem?

Mudar para a nuvem tem seus benefícios, mas não é adequado para todas as organizações. Existem diferenças em segurança, controle e confiabilidade do sistema ao comparar serviços em nuvem com dados no local e hospedagem do sistema. Antes de entrar na nuvem, você deve analisar os benefícios e as desvantagens da computação em nuvem.

Para tornar isso mais fácil, montei uma lista de prós e contras para você:

Profissionais de computação em nuvem

• Escalabilidade: os serviços de hospedagem na nuvem já possuem os recursos de hospedagem disponíveis quando você se inscreve neles. À medida que suas demandas de dados para organizações sem fins lucrativos crescem, o host oferece mais espaço para você. Embora essas atualizações de armazenamento custem dinheiro, isso será insignificante em comparação com os custos de hospedagem no local, que inclui compras iniciais de hardware, manutenção, equipe para gerenciar seus servidores e compras de hardware adicionais quando você superar seu sistema.
• Segurança: Os serviços de hospedagem na nuvem sabem o que é preciso para manter suas informações seguras. As organizações sem fins lucrativos nem sempre têm fundos para manter especialistas em segurança de TI na equipe, mas os hosts da nuvem têm e estão muito mais equipados para proteger seus dados, de acordo com a Web Hosting Sun.
• Tempo de inatividade limitado: se você mantiver seus próprios servidores e eles ficarem inativos, não haverá um backup no qual confiar para manter as operações funcionando sem problemas. No entanto, os principais serviços de hospedagem em nuvem têm backups sobre backups, bem como equipes dedicadas prontas para gerenciar interrupções no servidor. Isso minimiza o tempo de inatividade do sistema, resultando em maior produtividade para sua organização sem fins lucrativos.
• Custo: A hospedagem no local tem um alto custo de entrada, bem como custos contínuos mais altos devido às necessidades de manutenção e pessoal. O custo inicial de compra de equipamentos e custos de configuração variam de US$ 5.500 a mais de US$ 8.000, substituição de servidor a cada três a cinco anos, custos de garantia de até US$ 2.000, manutenção regular de até US$ 400 por mês e, finalmente, o custo de backup de US$ 1/GB por mês. Por outro lado, muitos serviços baseados em nuvem, como o G Suite, são gratuitos para organizações sem fins lucrativos. Quanto à hospedagem na nuvem, o custo médio mensal é de US $ 28 por mês. Muito mais barato do que a hospedagem no local.

Contras da computação em nuvem

• Falta de controle: entregar seus dados a outro serviço obviamente significa que você abrirá mão do controle dos protocolos usados ​​para armazená-los e protegê-los. Certifique-se de revisar as medidas de segurança da empresa anfitriã e certifique-se de que você ainda será o proprietário de seus dados, mesmo que decida sair deste serviço.
• Velocidade: De acordo com a Contegix, a hospedagem local é mais rápida do que fazer upload e download de e para a nuvem. Isso faz sentido, pois seus próprios servidores são dedicados apenas à sua organização sem fins lucrativos, enquanto os hosts de nuvem lidam com seus dados e com os de todos os outros.
• Fragmentos nos sistemas: você pode descobrir que nem tudo que sua organização sem fins lucrativos faz se encaixa no modelo de hospedagem em nuvem. Isso pode levar a uma menor integração entre diferentes funções em sua organização sem fins lucrativos, como dados de doadores e serviços de marketing por e-mail.

Se os benefícios não estão ao seu alcance, provavelmente é melhor ficar com seu sistema no local até que as barreiras à entrada, como velocidade ou falta de integração, sejam resolvidas. No entanto, se os prós superarem os contras de migrar sua organização sem fins lucrativos para a nuvem, ótimo. É hora de descobrir o que você pode migrar.

Quais sistemas você pode migrar para a nuvem?

A Bloomerang elaborou uma lista de seis sistemas que sua organização sem fins lucrativos deve migrar para a nuvem:

• Pacote de produtividade:

O uso de um pacote de produtividade baseado em nuvem, como o G Suite para organizações sem fins lucrativos (que oferece seus serviços gratuitamente a organizações qualificadas), oferece a flexibilidade de acessar seus documentos de processamento de texto, planilhas e apresentações de qualquer lugar com conexão à Internet.

• Armazenamento de arquivo:

Armazene documentos, imagens e planilhas importantes em um provedor de espaço em nuvem acessível pela Internet, como Google Drive, IDrive ou Dropbox.

• E-mail:

Centralize seu sistema de e-mail por meio de um provedor de nuvem como o Gmail, que funciona em conjunto com todo o G Suite.

• Calendário:

Os calendários na nuvem, como o fornecido pelo G Suite, facilitam a colaboração e a comunicação em torno das programações.

• Banco de dados de doadores:

Essa provavelmente será uma de suas maiores migrações de nuvem e a mais benéfica para sua organização. Hospedar seu banco de dados de doadores na nuvem oferece a capacidade de acessar esses dados em qualquer lugar com uma conexão à Internet, fácil escalabilidade quando seu banco de dados cresce e fácil integração com outros serviços baseados em nuvem, como email marketing ou software de desenvolvimento.

• Contabilidade:

A Bloomerang afirma que a contabilidade não está migrando para a nuvem tão rapidamente quanto outras funções – a colaboração é uma das fortes vantagens da computação em nuvem, mas muitas equipes de contabilidade são muito pequenas ou apenas uma pessoa. No entanto, à medida que sua organização sem fins lucrativos cresce, a mão de obra necessária para lidar com a contabilidade também aumentará, tornando a computação em nuvem uma opção inteligente para a contabilidade nesse ponto.

Avalie seus custos atuais e necessidades futuras

Agora você conhece os benefícios da computação em nuvem e as possíveis aplicações da tecnologia no mundo sem fins lucrativos, então é hora de decidir quais serviços de hospedagem em nuvem você usará e quais sistemas permanecerão no local (se houver). Para fazer isso, você deve realizar uma análise de custos e necessidades de todos os seus sistemas locais, o que o ajudará a determinar o que você está disposto a pagar por cada serviço de nuvem que está considerando.

Custos atuais no local a serem contabilizados:

• Compras de hardware (inicial e upgrades)
• Sua equipe de TI
• Manutenção do servidor

Custos futuros da nuvem a serem considerados:

• Taxas de configuração de migração
• Treinamento para funcionários que utilizam novos sistemas em nuvem
• Taxas de hospedagem de dados mensais ou anuais
• Atualizações de hospedagem de dados

Precisa contabilizar:

• Espaço de armazenamento necessário
• Integrações entre diferentes sistemas (e-mail para banco de dados de doadores, pacote de produtividade para calendário, etc.)
• Suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana
• Quaisquer recursos exclusivos oferecidos por seus sistemas no local, como determinados controles ou integrações especiais que você criou especificamente para sua organização

Compilar os custos que você gasta em hospedagem no local e suas necessidades o ajudará a selecionar seu(s) provedor(es) de nuvem, bem como a negociar sob medida para seus serviços para corresponder aos recursos oferecidos pelo seu sistema no local. Você deseja igualar ou exceder os recursos oferecidos pelo seu sistema local ao migrar para a nuvem.

Selecione seu(s) provedor(es) de nuvem

Depois de escolher quais funções você planeja migrar para a nuvem, os recursos individuais desses sistemas e o preço que está disposto a pagar por eles, é hora de escolher um provedor (ou provedores) de nuvem.

Veja a lista do Cloud Spectator dos melhores provedores de serviços em nuvem para 2017.

Ao escolher um provedor de nuvem, é importante repassar todos os aspectos de seus serviços, custos, recursos e principalmente suas precauções de segurança. Na verdade, a segurança deve ser uma de suas maiores preocupações ao selecionar um provedor de nuvem para armazenar informações confidenciais de doadores e funcionários, como informações de contas bancárias e números de cartão de crédito/débito, carteira de motorista ou números de identificação estadual e números de previdência social.

Certifique-se de vasculhar as políticas de privacidade e os termos de serviço com um advogado e especialista em TI. Você deseja manter total propriedade e privacidade de quaisquer dados armazenados nos servidores de hospedagem. Se sua organização sem fins lucrativos não mantiver a propriedade total dos dados ou seus dados estiverem acessíveis aos funcionários da empresa de hospedagem, essa empresa não é adequada para sua organização sem fins lucrativos.

As organizações sem fins lucrativos lidam regularmente com muitos dados confidenciais e qualquer armazenamento de dados que viole essa privacidade corre o risco de violar vários regulamentos de dados sem fins lucrativos.

Para obter mais informações sobre privacidade e responsabilidade de dados de organizações sem fins lucrativos, leia o guia do Nonprofit Risk Management Center sobre o tópico.

Execute sua migração de dados na nuvem

Ao migrar seus dados e funções para a nuvem, é melhor buscar orientação ou ajuda prática do provedor ou de um especialista em TI para não perder nenhum dado no processo. Alguns provedores também oferecem seus próprios serviços de backup a um custo.

Migrar para a nuvem não é tão simples quanto apertar um botão e ver todos os seus sistemas sem fins lucrativos se tornarem um com o novo host de nuvem. Requer planejamento e contingências caso algo dê errado.

O processo de migração é dividido em cinco etapas separadas:

1. Faça backup de seus dados: você decide fazer backup de seus dados ou contratar um serviço de backup de terceiros, mas, por precaução, recomendo usar o serviço de terceiros, especialmente se você não tem o know-how de TI na equipe.

Para obter mais informações sobre serviços de backup de terceiros, leia a lista do Business.com para obter os melhores serviços de backup online.

2. Planeje sua migração: Depois de fazer backup de todos os seus dados, é hora de escolher “como” e “quando” sua migração de dados. Verifique se a data de migração permite interrupções mínimas (como feriados prolongados) e defina prazos para a conclusão da migração. Além disso, discuta com seu provedor a ordem de prioridade de migração de dados e aplicativos, caso haja funções às quais sua organização sem fins lucrativos precisará acessar mais cedo ou mais tarde.

3. Teste o ambiente de nuvem: Depois que todos os detalhes forem detalhados, trabalhe com seu provedor para configurar o ambiente de nuvem. Sua configuração deve incluir testes de conexões, recursos e integrações para que, assim que seus dados forem transferidos, sua equipe possa começar a usar seus aplicativos baseados em nuvem sem problemas.

4. Comece a migração: é um processo demorado e provavelmente exigirá ajustes de sua parte, bem como do provedor, para garantir que os dados se ajustem e funcionem no novo ambiente de nuvem.

5. Resolva os problemas: Escusado será dizer que são necessários testes adicionais após a conclusão da migração para suavizar quaisquer problemas na funcionalidade ou para identificar quaisquer dados perdidos no processo. Nesse caso, use seus backups para preencher as lacunas de dados.

Parabéns! Agora você migrou com sucesso sua organização sem fins lucrativos para a nuvem.

Mais guias de tecnologia para sua organização sem fins lucrativos

A tecnologia está mudando constantemente e, a menos que seu trabalho gire em torno dela, é difícil acompanhar como isso afetará sua organização sem fins lucrativos. Felizmente, o blog de tecnologia sem fins lucrativos do Capterra está repleto de guias e recursos sobre a melhor forma de implementar e usar novas tecnologias a seu favor.

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