雲數據遷移的非營利指南

當我在 Apple 擔任技術專家時，沒有什麼功能比雲產生更多的問題和擔憂。 對於許多人來說，雲是他們的數據消失的地方，並且在他們想要的時候以某種方式神奇地回來了。

現實情況是，雲旨在替代現場數據存儲或系統管理。

雲是存儲信息的互聯網服務器網絡。 其中一些服務器用於存儲數據，而另一些則用於託管應用程序或提供某種服務。 這些服務器歸谷歌、微軟或亞馬遜等大型數據公司所有，將它們出租給客戶。

如果您是一個新的或小型的非營利組織，沒有足夠的空間或人力來自己維護多台服務器，那麼雲計算就很棒。 如果您的非營利組織已經管理了自己的服務器，那麼雲仍然可以為數據存儲、電子郵件服務器和會計系統提供更便宜的替代方案。

許多類型的非營利軟件已經提供了雲功能，雲計算被認為是軟件的新常態。

無論您的非營利組織規模大小、剛剛起步還是成熟，您都應該考慮雲計算。

如果您準備好採取行動，我已經整理了一份關於將您的非營利組織遷移到雲端的綜合指南。

您的非營利組織應該遷移到雲端嗎？

遷移到云有其好處，但並不適合每個組織。 將雲服務與現場數據和系統託管進行比較時，在安全性、控制和系統可靠性方面存在差異。 在進入雲計算之前，您應該分析雲計算的優缺點。

為了使這更容易，我為您整理了一個優缺點列表：

雲計算專業人士

• 可擴展性：當您註冊雲託管服務時，它們已經具有可用的託管功能。 隨著您的非營利數據需求的增長，主機為您提供更多空間。 雖然這些存儲升級將花費您的錢，但與現場託管的成本相比，這將是微不足道的，其中包括初始硬件購買、維護、管理服務器的人員以及當您的系統超出容量時購買的額外硬件。
• 安全性：雲託管服務知道如何確保您的信息安全。 據 Web Hosting Sun 稱，非營利組織並不總是有足夠的資金來留住 IT 安全專家，但云主機有，而且他們更有能力保護您的數據。
• 有限的停機時間：如果您維護自己的服務器並且它們出現故障，則沒有可依賴的備份來保持操作平穩運行。 但是，主要的雲託管服務具有備份備份以及準備好管理服務器中斷的專門團隊。 這可以最大限度地減少系統停機時間，從而為您的非營利組織帶來更高的生產力。
• 成本：由於維護和人員配備需求，現場託管具有高昂的進入成本以及更高的持續成本。 購買設備和設置的初始成本從 5,500 美元到超過 8,000 美元不等，每三到五年更換一次服務器，保修成本高達 2,000 美元，每月運行的定期維護高達 400 美元，最後的備份成本為 1 美元/GB每月。 相比之下，許多基於雲的服務（例如 G Suite）對非營利組織是免費的。 至於雲託管，平均每月費用為每月 28 美元。 比現場託管便宜得多。

雲計算的缺點

• 缺乏控制：將您的數據移交給另一個服務顯然意味著您將放棄對用於存儲和保護數據的協議的控制。 請務必查看託管公司的安全措施，並確保即使您決定退出此服務，您仍將擁有您的數據。
• 速度：根據 Contegix 的說法，本地託管比從雲端上傳和下載要快。 這是有道理的，因為您自己的服務器僅專用於您的非營利組織，而云主機處理您的數據以及其他所有人的數據。
• 系統中的分裂：您可能會發現並非您的非營利組織所做的一切都適合雲託管模型。 這可能會導致您的非營利組織中不同功能之間的集成減少，例如捐贈者數據和電子郵件營銷服務。

如果好處不在您的角落，那麼最好堅持使用您的現場系統，直到進入障礙（例如速度或缺乏集成）得到解決。 但是，如果將您的非營利組織遷移到雲端的利大於弊，那就太好了。 是時候找出可以遷移的內容了。

您可以將哪些系統遷移到雲端？

Bloomerang 列出了您的非營利組織應該遷移到雲端的六個系統：

• 生產力套件：

使用基於雲的生產力套件，例如 G Suite for Nonprofits（免費向符合條件的組織提供服務），您可以靈活地從任何有互聯網連接的地方訪問您的文字處理文檔、電子表格和演示文稿。

• 文件存儲：

將重要的文檔、圖像和電子表格存儲在可訪問 Internet 的雲空間提供商中，例如 Google Drive、IDrive 或 Dropbox。

• 電子郵件：

通過與整個 G Suite 配合使用的雲提供商（例如 Gmail）集中您的電子郵件系統。

• 日曆：

雲日曆（例如 G Suite 提供的日曆）允許圍繞日程進行更輕鬆的協作和溝通。

• 捐助者數據庫：

這可能是您最大的雲遷移之一，對您的組織最有利。 在雲中託管您的捐助者數據庫使您能夠通過互聯網連接在任何地方訪問該數據，在您的數據庫增長時輕鬆擴展，並輕鬆與其他基於雲的服務（如電子郵件營銷或開發軟件）集成。

• 會計：

Bloomerang 表示，會計不會像其他職能那樣快速遷移到雲端——協作是雲計算的強大優勢之一，但許多會計團隊非常小，甚至只有一個人。 但是，隨著您的非營利組織的增長，處理會計所需的人力也會增加，這使得云計算成為當時會計的明智選擇。

評估您當前的成本和未來的需求

您現在知道云計算的好處以及該技術在非營利組織中的可能應用，因此是時候決定您將使用哪些雲託管服務以及哪些系統將保留在現場（如果有的話）。 為此，您應該對所有本地系統進行成本和需求分析，這將幫助您確定您願意為正在考慮的每項云服務支付的費用。

當前需要考慮的現場成本：

• 硬件購買（初始和升級）
• 您的 IT 團隊
• 服務器維護

未來要考慮的云成本：

• 遷移設置費
• 使用新的雲系統培訓員工
• 每月或每年的數據託管費用
• 數據託管升級

需要考慮：

• 所需存儲空間
• 不同系統之間的集成（電子郵件到捐助者數據庫、生產力套件到日曆等）
• 24/7 客戶支持
• 您的現場系統提供的任何獨特功能，例如您專門為您的組織創建的某些控件或特殊集成

編譯您在現場託管上花費的成本和您的需求將幫助您選擇您的雲提供商，並為他們的服務協商定制，以匹配您的現場系統提供的功能。 在遷移到雲時，您希望匹配或超過本地系統提供的功能。

選擇您的雲提供商

一旦您選擇了計劃遷移到雲中的功能、這些系統的各個功能以及您願意為它們支付的價格，就該選擇一個（或多個）雲提供商了。

請參閱 Cloud Spectator 的 2017 年最佳雲服務提供商列表。

在選擇雲提供商時，重要的是要全面了解其服務、成本、功能，尤其是安全預防措施的各個方面。 事實上，在選擇存儲敏感捐贈者和員工信息（例如銀行賬戶信息和信用卡/借記卡號碼、駕照或州身份證號碼以及社會安全號碼）的雲提供商時，安全性應該是您最關心的問題之一。

確保與律師和 IT 專家一起梳理隱私政策和服務條款。 您希望維護存儲在託管服務器上的任何數據的完全所有權和隱私。 如果您的非營利組織不保持對數據的完全所有權，或者託管公司的員工可以訪問您的數據，則該公司不適合您的非營利組織。

非營利組織定期處理大量敏感數據，任何違反隱私的數據存儲都有違反任何數量的非營利數據法規的風險。

有關非營利數據隱私和責任的更多信息，請務必閱讀非營利風險管理中心關於該主題的指南。

執行您的雲數據遷移

將數據和功能遷移到雲端時，最好尋求提供商或 IT 專家的指導或動手幫助，以免在此過程中丟失任何數據。 一些供應商也會提供自己的備份服務，但需要付費。

遷移到雲並不像按下一個按鈕然後看著您的所有非營利系統與新的雲主機合而為一那麼簡單。 它需要計劃和應急措施，以防出現問題。

遷移過程分為五個單獨的步驟：

1.備份您的數據：您是選擇自己備份數據還是聘請第三方備份服務取決於您，但為了謹慎起見，我建議您使用第三方服務，特別是如果您員工不具備 IT 知識。

有關第三方備份服務的更多信息，請閱讀 Business.com 的最佳在線備份服務列表。

2. 規劃您的遷移：備份所有數據後，就該選擇數據遷移的“方式”和“時間”了。 確保您的遷移日期允許將乾擾降到最低（例如延長假期），並設置遷移完成的最後期限。 此外，與您的提供商討論數據和應用程序遷移的優先順序，以防您的非營利組織需要儘早訪問某些功能。

3. 測試雲環境：在所有細節都充實之後，與您的提供商合作設置雲環境。 您的設置應包括測試連接、功能和集成，以便一旦您的數據轉移過來，您的團隊就可以開始使用他們基於雲的應用程序而不會出現任何問題。

4. 開始遷移：這是一個漫長的過程，很可能需要您和供應商進行調整，以確保數據適合新的雲環境並發揮作用。

5. 解決問題：不用說，遷移完成後需要進行額外的測試，以消除功能上的任何障礙或識別過程中丟失的任何數據。 如果是這樣，請使用您的備份來填補數據空白。

恭喜！ 您現在已成功將您的非營利組織遷移到雲中。

為您的非營利組織提供更多技術指南

技術在不斷變化，除非您的工作圍繞它展開，否則很難跟上它將如何影響您的非營利組織。 幸運的是，Capterra 非營利性技術博客上載有有關如何最好地實施和利用新技術為您帶來優勢的指南和資源。

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