Le guide à but non lucratif de la migration des données dans le cloud

Lorsque je travaillais en tant que spécialiste technique chez Apple, aucune fonctionnalité ne générait plus de questions et de préoccupations que le cloud. Pour beaucoup, le cloud est un endroit où leurs données disparaissent et reviennent comme par magie quand ils le souhaitent.

La réalité est que le cloud est conçu comme une alternative au stockage de données sur site ou à la gestion du système.

Le cloud est un réseau de serveurs Internet qui stockent des informations. Certains de ces serveurs sont destinés à stocker des données et d'autres sont destinés à héberger une application ou à fournir une sorte de service. Ces serveurs appartiennent à de grandes sociétés de données telles que Google, Microsoft ou Amazon, qui les louent à des clients.

Le cloud est idéal si vous êtes une nouvelle ou une petite organisation à but non lucratif qui n'a pas l'espace ou la main-d'œuvre pour gérer plusieurs serveurs par vous-même. Si votre organisation à but non lucratif gère déjà ses propres serveurs, le cloud peut toujours fournir une alternative moins chère pour le stockage de données, les serveurs de messagerie et les systèmes de comptabilité.

Les fonctionnalités cloud sont déjà proposées avec de nombreux types de logiciels à but non lucratif et le cloud computing est considéré comme la nouvelle norme pour les logiciels.

Que votre organisation à but non lucratif soit petite ou grande, débutante ou bien établie, le cloud computing est quelque chose que vous devriez envisager.

Si vous êtes prêt à passer à l'action, j'ai élaboré un guide complet sur la migration de votre organisation à but non lucratif vers le cloud.

Votre organisation à but non lucratif doit-elle passer au cloud ?

Le passage au cloud a ses avantages, mais il ne convient pas à toutes les organisations. Il existe des différences en matière de sécurité, de contrôle et de fiabilité du système lorsque l'on compare les services cloud avec les données sur site et l'hébergement du système. Avant de vous lancer dans le cloud, vous devez analyser les avantages et les inconvénients du cloud computing.

Pour vous faciliter la tâche, je vous ai dressé une liste des avantages et des inconvénients :

Les professionnels du cloud computing

• Évolutivité : les services d'hébergement cloud disposent déjà des capacités d'hébergement disponibles lorsque vous vous inscrivez avec eux. Au fur et à mesure que vos demandes de données à but non lucratif augmentent, l'hébergeur vous offre plus d'espace. Bien que ces mises à niveau de stockage vous coûteront de l'argent, ce ne seront que des cacahuètes par rapport aux coûts d'hébergement sur site, qui comprennent les achats de matériel initiaux, l'entretien, le personnel pour gérer vos serveurs et les achats de matériel supplémentaire lorsque votre système devient trop grand.
• Sécurité : les services d'hébergement cloud savent ce qu'il faut pour protéger vos informations. Selon Web Hosting Sun, les organisations à but non lucratif n'ont pas toujours les fonds nécessaires pour garder des experts en sécurité informatique, mais les hébergeurs cloud en ont et ils sont beaucoup plus équipés pour protéger vos données.
• Temps d'arrêt limité : si vous maintenez vos propres serveurs et qu'ils tombent en panne, il n'y a pas de sauvegarde sur laquelle s'appuyer pour assurer le bon fonctionnement des opérations. Cependant, les principaux services d'hébergement cloud disposent de sauvegardes sur sauvegardes ainsi que d'équipes dédiées prêtes à gérer les interruptions de serveur. Cela minimise les temps d'arrêt du système, ce qui se traduit par une productivité accrue pour votre organisation à but non lucratif.
• Coût : L'hébergement sur site a un coût d'entrée élevé ainsi que des coûts permanents plus élevés en raison des besoins de maintenance et de personnel. Le coût initial d'achat d'équipement et les coûts d'installation varient de 5 500 $ à plus de 8 000 $, le remplacement du serveur tous les trois à cinq ans, les coûts de garantie pouvant atteindre 2 000 $, la maintenance régulière pouvant atteindre 400 $ par mois et enfin le coût de sauvegarde de 1 $/Go. par mois. En revanche, de nombreux services basés sur le cloud, tels que G Suite, sont gratuits pour les organisations à but non lucratif. Quant à l'hébergement cloud, le coût mensuel moyen est de 28 $ par mois. Beaucoup moins cher que l'hébergement sur site.

Inconvénients du cloud computing

• Absence de contrôle : Transmettre vos données à un autre service signifie évidemment que vous renoncez au contrôle des protocoles mis en place pour les stocker et les sécuriser. Assurez-vous de revoir les mesures de sécurité de l'entreprise hôte et assurez-vous que vous serez toujours propriétaire de vos données même si vous décidez de vous retirer de ce service.
• Vitesse : selon Contegix, l'hébergement local est plus rapide que le chargement et le téléchargement vers et depuis le cloud. Cela a du sens car vos propres serveurs sont dédiés uniquement à votre organisation à but non lucratif, tandis que les hôtes cloud traitent vos données ainsi que celles de tous les autres.
• Éclats dans les systèmes : vous constaterez peut-être que tout ce que fait votre organisation à but non lucratif ne rentre pas dans le modèle d'hébergement cloud. Cela pourrait entraîner une moindre intégration entre les différentes fonctions de votre organisation à but non lucratif, telles que les données des donateurs et les services de marketing par e-mail.

Si les avantages ne sont pas dans votre coin, il est probablement préférable de vous en tenir à votre système sur site jusqu'à ce que les obstacles à l'entrée, tels que la vitesse ou le manque d'intégration, soient résolus. Cependant, si les avantages l'emportent sur les inconvénients pour déplacer votre organisation à but non lucratif vers le cloud, tant mieux. Il est temps de découvrir sur quoi vous pouvez migrer.

Quels systèmes pouvez-vous migrer vers le cloud ?

Bloomerang a dressé une liste de six systèmes que votre organisation à but non lucratif devrait migrer vers le cloud :

• Suite de productivité :

L'utilisation d'une suite de productivité basée sur le cloud, telle que G Suite for Nonprofits (qui offre gratuitement ses services aux organisations éligibles), vous donne la possibilité d'accéder à vos documents de traitement de texte, feuilles de calcul et présentations depuis n'importe où avec une connexion Internet.

• Stockage de fichiers :

Stockez des documents, des images et des feuilles de calcul importants dans un fournisseur d'espace cloud accessible sur Internet, tel que Google Drive, IDrive ou Dropbox.

• E-mail:

Centralisez votre système de messagerie via un fournisseur de cloud tel que Gmail, qui fonctionne conjointement avec l'ensemble de G Suite.

• Calendrier:

Les calendriers cloud, tels que celui fourni par G Suite, permettent une collaboration et une communication plus faciles autour des horaires.

• Base de données des donateurs :

Ce sera probablement l'une de vos plus grandes migrations vers le cloud et la plus bénéfique pour votre organisation. L'hébergement de votre base de données de donateurs dans le cloud vous donne la possibilité d'accéder à ces données n'importe où avec une connexion Internet, une évolutivité facile lorsque votre base de données se développe et une intégration facile avec d'autres services basés sur le cloud tels que le marketing par e-mail ou les logiciels de développement.

• Comptabilité:

Selon Bloomerang, la comptabilité ne migre pas vers le cloud aussi rapidement que d'autres fonctions. La collaboration est l'un des principaux avantages du cloud computing, mais de nombreuses équipes comptables sont très petites, voire composées d'une seule personne. Cependant, à mesure que votre organisation à but non lucratif se développe, la main-d'œuvre nécessaire pour gérer la comptabilité augmentera également, faisant du cloud computing une option intelligente pour la comptabilité à ce stade.

Évaluez vos coûts actuels et vos besoins futurs

Vous connaissez maintenant les avantages du cloud computing et les applications possibles de la technologie dans le monde à but non lucratif, il est donc temps de décider quels services d'hébergement cloud vous utiliserez et quels systèmes resteront sur place (le cas échéant). Pour ce faire, vous devez effectuer une analyse des coûts et des besoins de tous vos systèmes locaux, ce qui vous aidera à déterminer ce que vous êtes prêt à payer pour chaque service cloud que vous envisagez.

Coûts actuels sur site à prendre en compte :

• Achats de matériel (initiaux et mises à niveau)
• Votre équipe informatique
• Maintenance du serveur

Coûts futurs du cloud à prendre en compte :

• Frais de configuration de la migration
• Formation du personnel utilisant de nouveaux systèmes cloud
• Frais mensuels ou annuels d'hébergement de données
• Mises à niveau de l'hébergement de données

Doit rendre compte :

• Espace de stockage nécessaire
• Intégrations entre différents systèmes (courriel à la base de données des donateurs, suite de productivité au calendrier, etc.)
• Assistance client 24h/24 et 7j/7
• Toutes les fonctionnalités uniques offertes par vos systèmes sur site, telles que certains contrôles ou intégrations spéciales que vous avez créés spécifiquement pour votre organisation

La compilation des coûts que vous dépensez pour l'hébergement sur site et de vos besoins vous aidera à sélectionner votre ou vos fournisseurs de cloud ainsi qu'à négocier des personnalisations pour leurs services afin qu'ils correspondent aux fonctionnalités offertes par votre système sur site. Vous souhaitez égaler ou dépasser les capacités offertes par votre système local lors de la migration vers le cloud.

Sélectionnez votre ou vos fournisseurs de cloud

Une fois que vous avez choisi les fonctions que vous envisagez de déplacer vers le cloud, les capacités individuelles de ces systèmes et le prix que vous êtes prêt à payer pour celles-ci, il est temps de choisir un fournisseur de cloud (ou des fournisseurs).

Consultez la liste de Cloud Spectator des meilleurs fournisseurs de services cloud pour 2017.

Lors du choix d'un fournisseur de cloud, il est important de passer en revue tous les aspects de ses services, coûts, fonctionnalités et surtout ses précautions de sécurité. En fait, la sécurité devrait être l'une de vos plus grandes préoccupations lors de la sélection d'un fournisseur de cloud pour stocker des informations sensibles sur les donateurs et les employés, telles que les informations de compte bancaire et les numéros de carte de crédit/débit, les numéros de permis de conduire ou d'identification d'État et les numéros de sécurité sociale.

Assurez-vous de parcourir les politiques de confidentialité et les conditions d'utilisation avec un avocat et un expert en informatique. Vous souhaitez conserver la propriété et la confidentialité complètes de toutes les données stockées sur les serveurs d'hébergement. Si votre organisation à but non lucratif ne conserve pas la pleine propriété des données ou si vos données sont accessibles aux employés de la société d'hébergement, cette société n'est pas adaptée à votre organisation à but non lucratif.

Les organisations à but non lucratif traitent régulièrement de nombreuses données sensibles et tout stockage de données qui enfreint cette confidentialité risque de violer un certain nombre de réglementations sur les données à but non lucratif.

Pour plus d'informations sur la confidentialité et la responsabilité des données à but non lucratif, assurez-vous de lire le guide du Nonprofit Risk Management Center sur le sujet.

Exécutez votre migration de données cloud

Lors de la migration de vos données et fonctions vers le cloud, il est préférable de demander conseil ou aide pratique au fournisseur ou à un expert informatique afin de ne perdre aucune donnée au cours du processus. Certains fournisseurs proposent également leurs propres services de sauvegarde moyennant un coût.

Migrer vers le cloud n'est pas aussi simple que d'appuyer sur un bouton et de voir tous vos systèmes à but non lucratif ne faire qu'un avec le nouvel hôte cloud. Cela nécessite une planification et des imprévus en cas de problème.

Le processus de migration est divisé en cinq étapes distinctes :

1. Sauvegardez vos données : Que vous choisissiez de sauvegarder vos données vous-même ou d'engager un service de sauvegarde tiers, c'est à vous de décider, mais par prudence, je vous recommande d'utiliser le service tiers, surtout si vous n'ont pas le savoir-faire informatique sur le personnel.

Pour plus d'informations sur les services de sauvegarde tiers, lisez la liste de Business.com des meilleurs services de sauvegarde en ligne.

2. Planifiez votre migration : Une fois que vous avez sauvegardé toutes vos données, il est temps de choisir le « comment » et le « quand » de votre migration de données. Assurez-vous que votre date de migration permet un minimum de perturbations (par exemple pendant des vacances prolongées) et fixez des délais pour la fin de la migration. Discutez également avec votre fournisseur de l'ordre de priorité de migration des données et des applications, au cas où il y aurait des fonctions auxquelles votre organisation à but non lucratif aurait besoin d'accéder le plus tôt possible.

3. Testez l'environnement cloud : Une fois tous les détails étoffés, travaillez avec votre fournisseur pour configurer l'environnement cloud. Votre configuration doit inclure des tests de connexions, de fonctionnalités et d'intégrations afin qu'une fois vos données transférées, votre équipe puisse commencer à utiliser ses applications basées sur le cloud sans accroc.

4. Commencez la migration : il s'agit d'un processus long qui nécessitera très probablement des ajustements de votre côté ainsi que de celui du fournisseur pour garantir que les données s'adaptent et fonctionnent dans le nouvel environnement cloud.

5. Résoudre les problèmes : il va sans dire que des tests supplémentaires sont nécessaires une fois la migration terminée pour aplanir les problèmes de fonctionnalité ou pour identifier les données perdues au cours du processus. Si tel est le cas, utilisez vos sauvegardes pour combler les lacunes de données.

Toutes nos félicitations! Vous avez maintenant transféré avec succès votre organisation à but non lucratif dans le cloud.

Plus de guides technologiques pour votre organisation à but non lucratif

La technologie évolue constamment et à moins que votre travail ne tourne autour d'elle, il est difficile de suivre la façon dont cela affectera votre organisation à but non lucratif. Heureusement, le blog technologique Capterra à but non lucratif regorge de guides et de ressources sur la meilleure façon de mettre en œuvre et d'utiliser les nouvelles technologies à votre avantage.

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