5 características a serem observadas ao contratar um coordenador de eventos corporativos

Esteja você procurando preencher um cargo de coordenador de eventos aberto ou esteja montando sua equipe de eventos corporativos pela primeira vez, é preciso bastante indivíduo para fazê-lo no setor de eventos. Há pessoas para gerenciar, software de gerenciamento de eventos para executar, convidados para convidar, locais para selecionar e fornecedores para coordenar.

É por isso que sua empresa precisa saber exatamente o tipo de pessoa que irá prosperar em tal posição. Sem o candidato certo com as habilidades e características necessárias, a preparação do evento ficará para trás, as oportunidades serão perdidas e o dinheiro será desperdiçado.

Reuni uma lista de cinco características a serem observadas ao contratar um novo coordenador de eventos corporativos, bem como as perguntas que você deve fazer para encontrar o candidato certo.

5 características de um coordenador de eventos corporativos de sucesso

Algumas dessas características são aplicáveis ​​a cargos gerenciais em qualquer mercado, enquanto outras são adaptadas especificamente para liderança baseada em eventos. Se você conseguir encontrar essas características em um candidato qualificado, terá encontrado a combinação perfeita para sua empresa.

1. Habilidades de liderança

Qualquer cargo com a palavra “coordenador” no título do trabalho requer habilidades de liderança, mas eu diria que isso é ainda mais verdadeiro para coordenadores de eventos.

Você tem apenas uma chance de causar uma primeira impressão, e um coordenador de eventos tem a tarefa de liderar equipes inteiras para causar essas impressões para cada novo cliente corporativo.

Uma coisa é liderar uma equipe em direção a uma meta flexível e provisória, mas outra é liderar uma equipe quando os prazos são tão inflexíveis quanto as expectativas de seus convidados. Isso é muita pressão, e são necessárias sérias habilidades de liderança para levar um evento ao sucesso.

Ao contratar um coordenador de eventos, aqui estão as qualidades de liderança que você deve procurar em seus candidatos:

• Comunicador eficaz: Os melhores líderes sabem quando falar e quando ouvir, são precisos com suas palavras e podem captar sinais não verbais. Gerenciar uma equipe de eventos exigirá informações não apenas do coordenador, mas também da própria equipe, e um líder eficaz terá tempo para ouvir as preocupações de sua equipe.
• Delegador: Nenhum coordenador de eventos pode fazer tudo sozinho, que é o objetivo de ter uma equipe de eventos. Um coordenador e líder de eventos eficaz terá a capacidade e vontade de delegar responsabilidades a cada membro da equipe de acordo com suas habilidades.
• Pensador positivo: Os líderes dão o tom para o resto da equipe. E na indústria de eventos, com todas as variáveis ​​variáveis ​​de planejamento e execução de um evento, é necessária uma perspectiva positiva para navegar nessas tarefas. Seu coordenador de eventos deve demonstrar sua visão positiva diante de inúmeros desafios para manter o moral da equipe saudável.
• Responsável: Mais importante ainda, qualquer coordenador de eventos deve demonstrar responsabilidade não apenas quando as coisas dão certo, mas mesmo quando dão terrivelmente errado. Garantir que cada membro da equipe esteja onde precisa estar e que cada fornecedor esteja pronto para executar no dia do evento exige muita responsabilidade por parte do coordenador.

Seu coordenador de eventos deve ser capaz de demonstrar essas qualidades de liderança em suas experiências anteriores na indústria de eventos.

2. Conhecimento tecnológico

A indústria de eventos está em constante mudança e atualização com os tempos, especialmente com a introdução de novas tecnologias.

Os coordenadores de eventos mais eficazes mantêm-se atualizados sobre essas novas tendências e procuram maneiras de adotar essas mudanças em seu próprio trabalho, seja um novo software de gerenciamento de eventos, ferramentas de rastreamento de participantes ou maneiras de tornar seu evento mais pessoal e experimental .

3. Habilidades organizacionais

Não existe um “eu” na equipe, mas existe um “eu” na organização, algo que todo bom coordenador de eventos deve saber.

Um coordenador de eventos será responsável pelas atividades da equipe de eventos, os fornecedores e o que eles fornecerão, negociando e finalizando contratos, supervisionando a execução do evento e informando a você, seu supervisor, sobre o andamento do evento.

Para fazer tudo isso, seu candidato precisará de excelentes habilidades organizacionais.

4. Criatividade

Os coordenadores de eventos fazem mais do que gerenciar uma equipe e organizar eventos. O planejamento e a coordenação de eventos é o desafio constante de encontrar novas maneiras de realizar tarefas antigas, como gerenciar check-ins de participantes, coordenar temas e coletar feedback dos hóspedes.

Os melhores coordenadores de eventos encontram novas maneiras criativas de lidar com esses problemas com ideias inovadoras e novas tecnologias.

Esses indivíduos devem ser habilidosos em criar imagens e sons esteticamente agradáveis ​​em eventos, o que significa que eles precisam de experiência com coordenação de cores, escrita criativa para marketing e decoração de interiores, apenas para citar algumas habilidades.

5. Habilidades de gerenciamento de tempo

Finalmente, um coordenador de eventos deve conciliar todas essas responsabilidades em tempo hábil para cumprir os prazos dos eventos. Caso contrário, sua equipe de eventos perderá para sempre esses prazos, deixando fornecedores e clientes muito chateados com horários não cumpridos e eventos atrasados ​​(ou incompletos).

Você precisa ter certeza de que seu candidato pode lidar com o estresse de gerenciar e executar seus eventos sem ficar para trás.

O que mais sua equipe de eventos corporativos precisa?

Existem outras características que você acha que um coordenador de eventos deveria ter e que perdemos nesta peça? Se assim for, não se esqueça de deixar um comentário abaixo!