클라우드 데이터 마이그레이션에 대한 비영리 단체 가이드

Apple에서 기술 전문가로 일할 때 클라우드보다 더 많은 질문과 우려를 불러일으킨 기능은 없었습니다. 많은 사람들에게 클라우드는 데이터가 사라지고 원할 때 어떻게든 마법처럼 돌아오는 곳입니다.

현실은 클라우드가 현장 데이터 저장 또는 시스템 관리에 대한 대안이라는 의미입니다.

클라우드는 정보를 저장하는 인터넷 서버의 네트워크입니다. 이러한 서버 중 일부는 데이터를 저장하기 위한 것이고 다른 서버는 애플리케이션을 호스팅하거나 일종의 서비스를 제공하기 위한 것입니다. 이러한 서버는 Google, Microsoft 또는 Amazon과 같은 대규모 데이터 회사가 소유하고 있으며 고객에게 임대합니다.

클라우드는 여러 대의 서버를 직접 유지 관리할 공간이나 인력이 없는 신규 또는 소규모 비영리 단체에 적합합니다. 비영리단체가 이미 자체 서버를 관리하고 있는 경우에도 클라우드는 데이터 저장소, 이메일 서버 및 회계 시스템에 대해 더 저렴한 대안을 제공할 수 있습니다.

클라우드 기능은 이미 여러 유형의 비영리 소프트웨어와 함께 제공되며 클라우드 컴퓨팅은 소프트웨어의 새로운 표준으로 간주됩니다.

비영리 조직이 작든 크든, 이제 막 시작했든 잘 설립되었든 클라우드 컴퓨팅은 고려해야 할 사항입니다.

조치를 취할 준비가 되셨다면 비영리 조직을 클라우드로 이전하는 방법에 대한 포괄적인 가이드를 마련했습니다.

비영리단체가 클라우드로 이전해야 합니까?

클라우드로 이동하면 이점이 있지만 모든 조직에 적합한 것은 아닙니다. 클라우드 서비스와 현장 데이터 및 시스템 호스팅을 비교할 때 보안, 제어 및 시스템 안정성에 차이가 있습니다. 클라우드에 뛰어들기 전에 클라우드 컴퓨팅의 장점과 단점을 분석해야 합니다.

이를 쉽게 하기 위해 장단점 목록을 작성했습니다.

클라우드 컴퓨팅 전문가

• 확장성: 클라우드 호스팅 서비스는 가입할 때 이미 호스팅 기능을 사용할 수 있습니다. 귀하의 비영리 데이터 수요가 증가함에 따라 호스트는 귀하에게 더 많은 공간을 제공합니다. 이러한 스토리지 업그레이드는 비용이 많이 들지만 초기 하드웨어 구매, 유지 관리, 서버 관리 직원, 시스템이 더 커질 때 추가 하드웨어 구매를 포함하는 현장 호스팅 비용에 비하면 아주 적은 비용이 될 것입니다.
• 보안: 클라우드 호스팅 서비스는 정보를 안전하게 유지하기 위해 무엇이 필요한지 알고 있습니다. 비영리단체가 IT 보안 전문가를 직원으로 유지할 자금이 항상 있는 것은 아니지만 클라우드 호스트는 자금을 보유하고 있으며 Web Hosting Sun에 따르면 데이터를 보호할 수 있는 훨씬 더 많은 장비를 갖추고 있습니다.
• 제한된 다운타임: 자체 서버를 유지 관리하다가 다운되는 경우 원활한 운영을 위해 의존할 백업이 없습니다. 그러나 주요 클라우드 호스팅 서비스에는 백업 시 백업과 서버 중단을 관리할 준비가 된 전담 팀이 있습니다. 이렇게 하면 시스템 다운타임이 최소화되어 비영리단체의 생산성이 높아집니다.
• 비용: 현장 호스팅은 유지 관리 및 인력 요구로 인해 높은 진입 비용과 더 높은 지속적인 비용이 있습니다. 장비 구입 및 설정 비용의 초기 비용은 $5,500~$8,000 이상이며, 3~5년마다 서버를 교체하며, 보증 비용은 최대 $2,000, 정기 유지 관리는 한 달에 최대 $400, 마지막으로 백업 비용은 $1/GB입니다. 달마다. 대조적으로 G Suite와 같은 많은 클라우드 기반 서비스는 비영리단체에 무료입니다. 클라우드 호스팅의 경우 월 평균 비용은 월 $28입니다. 현장 호스팅보다 훨씬 저렴합니다.

클라우드 컴퓨팅 단점

• 통제력 부족: 데이터를 다른 서비스에 넘겨준다는 것은 데이터를 저장하고 보호하는 데 사용되는 프로토콜에 대한 통제권을 포기한다는 의미입니다. 호스트 회사의 안전 조치를 검토하고 이 서비스를 중단하기로 결정한 경우에도 데이터를 계속 소유할 수 있는지 확인하십시오.
• 속도: Contegix에 따르면 로컬 호스팅은 클라우드에 업로드 및 다운로드하는 것보다 빠릅니다. 이것은 귀하의 서버가 비영리 조직 전용인 반면 클라우드 호스트는 다른 모든 사람의 데이터와 마찬가지로 귀하의 데이터를 처리하기 때문에 의미가 있습니다.
• 시스템의 파편: 비영리단체가 하는 모든 일이 클라우드 호스팅 모델에 맞지는 않을 수 있습니다. 이로 인해 기부자 데이터 및 이메일 마케팅 서비스와 같은 비영리단체의 다양한 기능 간의 통합이 줄어들 수 있습니다.

이점이 당장에 있지 않다면 속도나 통합 부족과 같은 진입 장벽이 해결될 때까지 현장 시스템을 유지하는 것이 가장 좋습니다. 그러나 비영리 단체를 클라우드로 이전할 때의 단점보다 장점이 더 크다면 좋습니다. 마이그레이션할 수 있는 항목을 찾을 때입니다.

어떤 시스템을 클라우드로 이동할 수 있습니까?

Bloomerang은 비영리단체가 클라우드로 이전해야 하는 6가지 시스템 목록을 작성했습니다.

• 생산성 제품군:

비영리단체용 G Suite(적격 조직에 무료로 서비스 제공)와 같은 클라우드 기반 생산성 제품군을 사용하면 인터넷 연결만 있으면 어디서나 워드 프로세싱 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션에 유연하게 액세스할 수 있습니다.

• 파일 저장:

중요한 문서, 이미지 및 스프레드시트를 Google Drive, IDrive 또는 Dropbox와 같이 인터넷에 액세스할 수 있는 클라우드 공간 제공업체에 저장합니다.

• 이메일:

전체 G Suite와 함께 작동하는 Gmail과 같은 클라우드 제공업체를 통해 이메일 시스템을 중앙 집중화하세요.

• 달력:

G Suite에서 제공하는 것과 같은 클라우드 캘린더를 사용하면 일정에 따라 보다 쉽게 ​​협업하고 커뮤니케이션할 수 있습니다.

• 기증자 데이터베이스:

이것은 아마도 가장 큰 클라우드 마이그레이션 중 하나이며 조직에 가장 도움이 될 것입니다. 클라우드에서 기증자 데이터베이스를 호스팅하면 인터넷 연결을 통해 어디서나 해당 데이터에 액세스할 수 있고, 데이터베이스가 커질 때 쉽게 확장할 수 있으며, 이메일 마케팅 또는 개발 소프트웨어와 같은 다른 클라우드 기반 서비스와 쉽게 통합할 수 있습니다.

• 회계:

Bloomerang은 회계가 다른 기능만큼 빠르게 클라우드로 이동하지 않는다고 말합니다. 협업은 클라우드 컴퓨팅의 강력한 장점 중 하나이지만 많은 회계 팀은 매우 작거나 한 사람에 불과합니다. 그러나 비영리 단체가 성장함에 따라 회계를 처리하는 데 필요한 인력도 증가하므로 클라우드 컴퓨팅은 그 시점에서 회계를 위한 현명한 옵션이 됩니다.

현재 비용 및 미래 요구 사항 평가

이제 비영리 세계에서 클라우드 컴퓨팅의 이점과 가능한 기술 응용 프로그램을 알았으므로 사용할 클라우드 호스팅 서비스와 현장에 남아 있을 시스템(있는 경우)을 결정할 때입니다. 이렇게 하려면 모든 로컬 시스템에 대한 비용 및 요구 사항 분석을 수행해야 합니다. 이는 고려 중인 각 클라우드 서비스에 대해 지불할 의사가 있는 금액을 결정하는 데 도움이 됩니다.

설명할 현재 현장 비용:

• 하드웨어 구매(초기 및 업그레이드)
• IT 팀
• 서버 유지 보수

고려해야 할 향후 클라우드 비용:

• 마이그레이션 설정 비용
• 새로운 클라우드 시스템을 사용하는 직원 교육
• 월간 또는 연간 데이터 호스팅 요금
• 데이터 호스팅 업그레이드

다음을 고려해야 합니다.

• 필요한 저장 공간
• 서로 다른 시스템 간의 통합(기부자 데이터베이스에 이메일, 캘린더에 생산성 제품군 등)
• 연중무휴 고객 지원
• 조직을 위해 특별히 만든 특정 제어 또는 특수 통합과 같이 현장 시스템에서 제공하는 모든 고유 기능

현장 호스팅에 지출하는 비용과 요구 사항을 종합하면 클라우드 제공업체를 선택하고 현장 시스템에서 제공하는 기능에 맞게 서비스를 조정하는 데 도움이 됩니다. 클라우드로 이동할 때 로컬 시스템이 제공하는 기능과 일치하거나 그 이상을 원합니다.

클라우드 제공업체 선택

클라우드로 이전할 기능, 이러한 시스템의 개별 기능 및 비용을 지불할 의사가 있는 가격을 선택했다면 이제 클라우드 공급자(또는 공급자)를 선택할 차례입니다.

Cloud Spectator의 2017년 최고의 클라우드 서비스 제공업체 목록을 참조하세요.

클라우드 제공업체를 선택할 때 서비스, 비용, 기능, 특히 보안 예방 조치의 모든 측면을 검토하는 것이 중요합니다. 사실, 보안은 은행 계좌 정보, 신용/직불 카드 번호, 운전 면허증 또는 주 ID 번호, 주민등록번호와 같은 민감한 기부자 및 직원 정보를 저장하기 위해 클라우드 제공업체를 선택할 때 가장 큰 우려 사항 중 하나여야 합니다.

변호사 및 IT 전문가와 함께 개인 정보 보호 정책 및 서비스 약관을 꼼꼼히 살펴보십시오. 호스팅 서버에 저장된 모든 데이터의 완전한 소유권과 개인 정보를 유지하려고 합니다. 비영리 조직이 데이터에 대한 완전한 소유권을 유지하지 않거나 호스팅 회사의 직원이 귀하의 데이터에 액세스할 수 있는 경우 해당 회사는 비영리 조직에 적합하지 않습니다.

비영리 단체는 정기적으로 많은 민감한 데이터를 처리하며 해당 개인 정보를 위반하는 데이터 저장소는 여러 비영리 데이터 규정을 위반할 위험이 있습니다.

비영리 데이터 개인 정보 보호 및 책임에 대한 자세한 내용은 해당 주제에 대한 비영리 위험 관리 센터 가이드를 읽어보세요.

클라우드 데이터 마이그레이션 실행

데이터와 기능을 클라우드로 마이그레이션할 때 프로세스에서 데이터가 손실되지 않도록 공급자 또는 IT 전문가의 지침이나 실제 도움을 구하는 것이 가장 좋습니다. 일부 제공업체는 자체 백업 서비스도 유료로 제공합니다.

클라우드로 마이그레이션하는 것은 버튼을 누르고 모든 비영리 시스템이 새로운 클라우드 호스트와 하나가 되는 것을 지켜보는 것만 큼 간단하지 않습니다. 뭔가 잘못될 경우에 대비한 계획과 비상 사태가 필요합니다.

마이그레이션 프로세스는 5개의 개별 단계로 나뉩니다.

1. 데이터 백업: 데이터를 직접 백업할지 아니면 타사 백업 서비스를 고용할지 여부는 사용자에게 달려 있지만 주의를 위해 특히 다음과 같은 경우 타사 서비스를 사용하는 것이 좋습니다. 직원에 IT 노하우가 없습니다.

타사 백업 서비스에 대한 자세한 내용은 Business.com의 최고의 온라인 백업 서비스 목록을 참조하십시오.

2. 마이그레이션 계획: 모든 데이터를 백업했으면 데이터 마이그레이션의 "방법"과 "언제"를 선택할 차례입니다. 마이그레이션 날짜가 최소한의 중단(예: 장기 휴가)을 허용하는지 확인하고 마이그레이션 완료 기한을 설정하세요. 또한 귀하의 비영리 단체가 조만간 액세스해야 하는 기능이 있는 경우 데이터 및 애플리케이션 마이그레이션의 우선 순위를 제공업체와 논의하십시오.

3. 클라우드 환경 테스트: 모든 세부 사항이 구체화된 후 공급자와 협력하여 클라우드 환경을 설정합니다. 설정에는 테스트 연결, 기능 및 통합이 포함되어야 데이터가 이동되면 팀이 문제 없이 클라우드 기반 애플리케이션을 사용할 수 있습니다.

4. 마이그레이션 시작: 시간이 오래 걸리는 프로세스이며 데이터가 새로운 클라우드 환경에 적합하고 기능하도록 하기 위해 제공업체와 사용자 측에서 조정이 필요할 가능성이 큽니다.

5. 문제 해결: 마이그레이션이 완료된 후 기능의 충돌을 완화하거나 프로세스에서 손실된 데이터를 식별하기 위해 추가 테스트가 필요하다는 것은 말할 필요도 없습니다. 그렇다면 백업을 사용하여 데이터 공백을 채우십시오.

축하합니다! 이제 비영리 조직을 클라우드로 성공적으로 이동했습니다.

비영리단체를 위한 추가 기술 가이드

기술은 끊임없이 변화하고 있으며 직업이 기술을 중심으로 하지 않는 한 기술이 비영리 단체에 어떤 영향을 미칠지 파악하기 어렵습니다. 운 좋게도 Capterra 비영리 기술 블로그에는 새로운 기술을 가장 잘 구현하고 활용하는 방법에 대한 가이드와 리소스가 가득합니다.

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