クラウドデータ移行の非営利ガイド

私がAppleで技術スペシャリストとして働いていたとき、クラウドほど多くの質問や懸念を生み出した機能はありませんでした。 多くの人にとって、クラウドはデータが消えて、必要なときに魔法のように戻ってくる場所です。

現実には、クラウドはオンサイトのデータストレージまたはシステム管理の代替手段として意図されています。

クラウドは、情報を保存するインターネットサーバーのネットワークです。 これらのサーバーには、データを保存するためのものもあれば、アプリケーションをホストしたり、ある種のサービスを提供したりするためのものもあります。 これらのサーバーは、Google、Microsoft、Amazonなどの大規模なデータ会社が所有しており、顧客に貸し出しています。

クラウドは、複数のサーバーを自分で維持するためのスペースや人員がない、新規または小規模の非営利団体の場合に最適です。 非営利団体がすでに独自のサーバーを管理している場合でも、クラウドはデータストレージ、メールサーバー、会計システムの安価な代替手段を提供できます。

クラウド機能はすでに多くの種類の非営利ソフトウェアで提供されており、クラウドコンピューティングはソフトウェアの新しい標準と見なされています。

非営利組織が小規模であろうと大規模であろうと、始めたばかりであろうと確立されていようと、クラウドコンピューティングは検討すべきものです。

行動を起こす準備ができている場合は、非営利組織をクラウドに移行するための包括的なガイドをまとめました。

非営利団体はクラウドに移行する必要がありますか？

クラウドへの移行にはメリットがありますが、すべての組織に適しているわけではありません。 クラウドサービスをオンサイトデータおよびシステムホスティングと比較すると、セキュリティ、制御、およびシステムの信頼性に違いがあります。 クラウドに飛び込む前に、クラウドコンピューティングのメリットとデメリットを分析する必要があります。

これを簡単にするために、私はあなたのために賛否両論のリストをまとめました：

クラウドコンピューティングのプロ

• スケーラビリティ：クラウドホスティングサービスには、サインアップ時に利用可能なホスティング機能がすでに備わっています。 非営利データの需要が高まるにつれて、ホストはより多くのスペースを提供します。 これらのストレージのアップグレードには費用がかかりますが、これは、初期のハードウェアの購入、維持、サーバーを管理するスタッフ、およびシステムの成長に伴う追加のハードウェアの購入を含む、オンサイトホスティングのコストと比較するとピーナッツになります。
• セキュリティ：クラウドホスティングサービスは、情報を安全に保つために何が必要かを知っています。 Web Hosting Sunによると、非営利団体はITセキュリティの専門家をスタッフに留めておくための資金を常に持っているわけではありませんが、クラウドホストは持っており、データを保護するための設備がはるかに整っています。
• ダウンタイムの制限：独自のサーバーを維持していてサーバーがダウンした場合、運用を円滑に実行し続けるために信頼できるバックアップはありません。 ただし、主要なクラウドホスティングサービスには、バックアップ時にバックアップがあり、サーバーの中断を管理する準備ができている専任のチームがあります。 これにより、システムのダウンタイムが最小限に抑えられ、非営利団体の生産性が向上します。
• コスト：オンサイトホスティングは、入場コストが高く、メンテナンスと人員配置の必要性のために継続的なコストも高くなります。 機器の購入とセットアップの初期費用は5,500ドルから8,000ドル以上、サーバーの交換は3年から5年ごと、保証費用は2,000ドル、定期的なメンテナンスは月額400ドル、最後にバックアップ費用は1GBです。月額。 対照的に、GSuiteなどの多くのクラウドベースのサービスは非営利団体が無料で利用できます。 クラウドホスティングに関しては、平均月額費用は月額$28です。 オンサイトホスティングよりもはるかに安価です。

クラウドコンピューティングの短所

• 制御の欠如：データを別のサービスに引き渡すということは、明らかに、データの保存と保護に使用されるプロトコルの制御を放棄することを意味します。 必ず受入企業の安全対策を見直し、本サービスをやめる場合でもデータを所有していることを確認してください。
• 速度： Contegixによると、ローカルホスティングは、クラウドとの間でアップロードおよびダウンロードするよりも高速です。 これは、独自のサーバーが非営利組織専用であるのに対し、クラウドホストは他のすべてのデータと同様にあなたのデータを処理するため、理にかなっています。
• システムの破片：非営利団体が行うすべてがクラウドホスティングモデルに適合するとは限らない場合があります。 これにより、ドナーデータやメールマーケティングサービスなど、非営利団体のさまざまな機能間の統合が低下する可能性があります。

メリットがすぐに得られない場合は、速度や統合の欠如などの参入障壁が解決されるまで、オンサイトシステムを使い続けるのがおそらく最善です。 ただし、非営利団体をクラウドに移行することの長所が短所を上回っている場合は、すばらしいことです。 何を移行できるかを見つける時が来ました。

どのシステムをクラウドに移行できますか？

Bloomerangは、非営利団体がクラウドに移行すべき6つのシステムのリストをまとめました。

• 生産性スイート：

G Suite for Nonprofits（対象となる組織に無料でサービスを提供）などのクラウドベースの生産性スイートを使用すると、インターネット接続があればどこからでもワープロドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションに柔軟にアクセスできます。

• ファイルストレージ：

重要なドキュメント、画像、スプレッドシートを、Googleドライブ、IDrive、Dropboxなどのインターネットアクセス可能なクラウドスペースプロバイダーに保存します。

• Eメール：

Gmailなどのクラウドプロバイダーを介してメールシステムを一元化します。GmailはGSuite全体と連携して機能します。

• カレンダー：

G Suiteが提供するようなクラウドカレンダーを使用すると、スケジュールに関するコラボレーションとコミュニケーションが容易になります。

• ドナーデータベース：

これはおそらく、最大のクラウド移行の1つであり、組織にとって最も有益です。 ドナーデータベースをクラウドでホストすると、インターネット接続を使用してどこからでもそのデータにアクセスできるようになり、データベースの拡張時に簡単に拡張でき、メールマーケティングや開発ソフトウェアなどの他のクラウドベースのサービスと簡単に統合できます。

• 会計：

Bloomerangは、経理は他の機能ほど迅速にクラウドに移行していないと述べています。コラボレーションはクラウドコンピューティングの強力な長所のひとつですが、多くの経理チームは非常に小規模であるか、1人でさえあります。 ただし、非営利団体が増えると、会計を処理するために必要な人員も増え、クラウドコンピューティングはその時点での会計の賢い選択肢になります。

現在のコストと将来のニーズを評価する

クラウドコンピューティングのメリットと非営利の世界でのテクノロジーの可能なアプリケーションを理解したので、使用するクラウドホスティングサービスとオンサイトに残るシステム（存在する場合）を決定するときが来ました。 これを行うには、すべてのローカルシステムのコストとニーズの分析を行う必要があります。これは、検討している各クラウドサービスに支払う金額を決定するのに役立ちます。

考慮すべき現在のオンサイトコスト：

• ハードウェアの購入（初期およびアップグレード）
• ITチーム
• サーバのメンテナンス

考慮すべき将来のクラウドコスト：

• 移行設定料金
• 新しいクラウドシステムを使用するスタッフ向けのトレーニング
• 月額または年額のデータホスティング料金
• データホスティングのアップグレード

説明する必要があります：

• 必要な保管スペース
• 異なるシステム間の統合（電子メールからドナーデータベース、生産性スイートからカレンダーなど）
• 24時間年中無休のカスタマーサポート
• 組織のために特別に作成した特定のコントロールや特別な統合など、オンサイトシステムによって提供される独自の機能

オンサイトホスティングに費やすコストとニーズをまとめると、クラウドプロバイダーを選択し、オンサイトシステムが提供する機能に一致するようにサービスに合わせて調整を交渉するのに役立ちます。 クラウドに移行するときに、ローカルシステムが提供する機能に匹敵するかそれを超える必要があります。

クラウドプロバイダーを選択してください

クラウドに移行する予定の機能、これらのシステムの個々の機能、およびそれらに支払う価格を選択したら、次にクラウドプロバイダーを選択します。

2017年の最高のクラウドサービスプロバイダーのCloudSpectatorのリストをご覧ください。

クラウドプロバイダーを選択するときは、そのサービス、コスト、機能、特にセキュリティ上の注意事項のすべての側面を検討することが重要です。 実際、銀行口座情報やクレジット/デビットカード番号、運転免許証または州のID番号、社会保障番号などの機密性の高いドナーおよび従業員情報を保存するクラウドプロバイダーを選択する場合、セキュリティは最大の懸念事項の1つです。

弁護士やIT専門家と一緒に、プライバシーポリシーと利用規約をよく理解してください。 ホスティングサーバーに保存されているデータの完全な所有権とプライバシーを維持する必要があります。 非営利団体がデータの完全な所有権を維持していない場合、またはホスティング会社の従業員がデータにアクセスできる場合、その会社は非営利団体に適していません。

非営利団体は定期的に大量の機密データを処理し、プライバシーを侵害するデータストレージは、非営利団体のデータ規制に違反するリスクを伴います。

非営利データのプライバシーと責任の詳細については、このトピックに関する非営利リスク管理センターのガイドを必ずお読みください。

クラウドデータの移行を実行する

データと機能をクラウドに移行するときは、プロセス中にデータが失われないように、プロバイダーまたはITエキスパートのガイダンスまたは実践的な支援を求めるのが最善です。 一部のプロバイダーは、独自のバックアップサービスも有料で提供します。

クラウドへの移行は、ボタンを押してすべての非営利システムが新しいクラウドホストと一体になるのを見るほど簡単ではありません。 何かがうまくいかない場合に備えて、計画と不測の事態が必要です。

移行プロセスは、次の5つのステップに分かれています。

1.データのバックアップ：データを自分でバックアップするか、サードパーティのバックアップサービスを採用するかはあなた次第ですが、注意のために、特に次の場合は、サードパーティのサービスを使用することをお勧めします。スタッフにITのノウハウがありません。

サードパーティのバックアップサービスの詳細については、Business.comのリストで最高のオンラインバックアップサービスを参照してください。

2.移行を計画する：すべてのデータをバックアップしたら、データ移行の「方法」と「時期」を選択します。 移行日が（長期休暇などの）中断を最小限に抑え、移行が完了する期限を設定していることを確認してください。 また、非営利団体が後でではなく早くアクセスする必要がある機能がある場合に備えて、データとアプリケーションの移行の優先順位についてプロバイダーと話し合ってください。

3.クラウド環境をテストします。すべての詳細が具体化されたら、プロバイダーと協力してクラウド環境をセットアップします。 セットアップには、接続、機能、統合のテストを含める必要があります。これにより、データが移動した後、チームは問題なくクラウドベースのアプリケーションの使用を開始できます。

4.移行を開始します。これは時間のかかるプロセスであり、データが新しいクラウド環境に適合して機能することを確認するために、プロバイダーだけでなくユーザー側でも調整が必要になる可能性があります。

5.問題を解決する：言うまでもなく、移行が完了した後、機能の問題を解決したり、プロセスで失われたデータを特定したりするために、追加のテストが必要になります。 その場合は、バックアップを使用してデータのギャップを埋めます。

おめでとう！ これで、非営利組織をクラウドに移行することに成功しました。

非営利団体向けのその他のテクノロジーガイド

テクノロジーは絶えず変化しており、あなたの仕事がそれを中心に展開しない限り、それがあなたの非営利団体にどのように影響するかについていくのは難しいです。 幸いなことに、Capterraの非営利テクノロジーのブログには、新しいテクノロジーを最大限に実装して使用する方法に関するガイドとリソースが満載です。

この作品を楽しんだら、これらの他のブログ投稿もチェックしてください：

• 非営利団体向けのモバイル化の基本ガイド
• 非営利団体のためにピアツーピアの資金調達を使用するための完全なガイド
• ソーシャルメディアを使用して非営利のボランティアを参加させ、募集する方法