Ghidul nonprofit pentru migrarea datelor în cloud

Când lucram ca specialist tehnic la Apple, nicio funcție nu a generat mai multe întrebări și îngrijorări decât cloud-ul. Pentru mulți, cloud-ul este un loc în care datele lor dispar și, cumva, revin în mod magic când își doresc.

Realitatea este că cloud-ul este menit ca o alternativă la stocarea datelor la fața locului sau la managementul sistemului.

Cloud-ul este o rețea de servere de internet care stochează informații. Unele dintre aceste servere sunt menite să stocheze date, iar altele sunt menite să găzduiască o aplicație sau să ofere un fel de serviciu. Aceste servere sunt deținute de mari companii de date precum Google, Microsoft sau Amazon, care le închiriază clienților.

Cloud-ul este grozav dacă sunteți o organizație nonprofit nouă sau mică, care nu are spațiul sau forța de muncă pentru a întreține mai multe servere pe cont propriu. Dacă organizația dvs. nonprofit își gestionează deja propriile servere, cloud-ul poate oferi în continuare o alternativă mai ieftină pentru stocarea datelor, servere de e-mail și sisteme de contabilitate.

Capacitățile cloud sunt deja oferite cu multe tipuri de software nonprofit, iar cloud computing este considerată noua normalitate pentru software.

Indiferent dacă organizația dvs. nonprofit este mică sau mare, abia la început sau bine stabilită, cloud computing este ceva de care ar trebui să luați în considerare.

Dacă sunteți gata să luați măsuri, am creat un ghid cuprinzător despre mutarea organizației dvs. nonprofit în cloud.

Ar trebui să se mute organizația dvs. în cloud?

Trecerea la cloud are beneficiile sale, dar nu este potrivită pentru fiecare organizație. Există diferențe în ceea ce privește securitatea, controlul și fiabilitatea sistemului atunci când se compară serviciile cloud cu datele de la fața locului și găzduirea sistemului. Înainte de a intra în cloud, ar trebui să analizați beneficiile și dezavantajele cloud computingului.

Pentru a face acest lucru mai ușor, am pregătit o listă de avantaje și dezavantaje pentru tine:

Profesioniști în cloud computing

• Scalabilitate: serviciile de găzduire în cloud au deja capabilitățile de găzduire disponibile atunci când vă înscrieți cu ele. Pe măsură ce cererile dvs. de date nonprofit cresc, gazda vă oferă mai mult spațiu. În timp ce aceste upgrade-uri de stocare vă vor costa bani, acest lucru va fi un avantaj în comparație cu costurile de găzduire la fața locului, care includ achizițiile inițiale de hardware, întreținerea, personalul care să vă gestioneze serverele și achizițiile suplimentare de hardware atunci când vă depășiți sistemul.
• Securitate: serviciile de găzduire în cloud știu de ce este nevoie pentru a vă păstra informațiile în siguranță. Organizațiile nonprofit nu au întotdeauna fondurile pentru a menține experții în securitate IT în personal, dar gazdele cloud au și sunt mult mai echipate pentru a vă proteja datele, conform Web Hosting Sun.
• Timp de nefuncționare limitat: dacă vă întrețineți propriile servere și acestea se defectează, nu există o copie de rezervă pe care să vă bazați pentru a menține operațiunile să funcționeze fără probleme. Cu toate acestea, serviciile majore de găzduire în cloud au copii de rezervă după backup, precum și echipe dedicate gata să gestioneze întreruperile serverului. Acest lucru reduce timpul de nefuncționare a sistemului, rezultând o productivitate mai mare pentru organizația dvs. nonprofit.
• Cost: Găzduirea la fața locului are un cost ridicat de intrare, precum și costuri continue mai mari din cauza nevoilor de întreținere și personal. Costul inițial al achiziționării de echipamente și costurile de instalare variază de la 5.500 USD la peste 8.000 USD, înlocuirea serverului la fiecare trei până la cinci ani, costurile de garanție de până la 2.000 USD, întreținerea regulată care rulează până la 400 USD pe lună și, în final, costul de rezervă de 1 USD/GB pe luna. În schimb, multe servicii bazate pe cloud, cum ar fi G Suite, sunt gratuite pentru organizațiile nonprofit. În ceea ce privește găzduirea în cloud, costul mediu lunar este de 28 USD pe lună. Mult mai ieftin decât găzduirea pe site.

Cloud computing contra

• Lipsa controlului: Predarea datelor dvs. către un alt serviciu înseamnă, evident, că veți renunța la controlul asupra protocoalelor luate pentru stocarea și securizarea acestora. Asigurați-vă că examinați măsurile de siguranță ale companiei gazdă și asigurați-vă că vă veți deține în continuare datele, chiar dacă decideți să renunțați la acest serviciu.
• Viteză: Potrivit Contegix, găzduirea locală este mai rapidă decât încărcarea și descărcarea în și dinspre cloud. Acest lucru are sens, deoarece propriile servere sunt dedicate doar organizației dvs. nonprofit, în timp ce gazdele cloud se ocupă de datele dvs. precum și de ale tuturor celorlalți.
• Așchii în sisteme: este posibil să descoperiți că nu tot ceea ce face organizația dvs. nonprofit se va potrivi în modelul de găzduire în cloud. Acest lucru ar putea duce la mai puțină integrare între diferitele funcții ale organizației dvs. nonprofit, cum ar fi datele donatorilor și serviciile de marketing prin e-mail.

Dacă beneficiile nu sunt în colțul dvs., probabil că cel mai bine este să rămâneți cu sistemul dvs. de la fața locului până când barierele de intrare, cum ar fi viteza sau lipsa de integrare, sunt rezolvate. Cu toate acestea, dacă avantajele depășesc dezavantajele pentru a vă muta organizația nonprofit în cloud, grozav. Este timpul să aflați pe ce puteți migra.

Ce sisteme poți muta în cloud?

Bloomerang a creat o listă cu șase sisteme pe care organizația dvs. nonprofit ar trebui să le mute în cloud:

• Suita de productivitate:

Folosind o suită de productivitate bazată pe cloud, cum ar fi G Suite pentru organizații nonprofit (care oferă serviciile lor organizațiilor eligibile gratuit) vă oferă flexibilitatea de a accesa documentele de procesare de text, foile de calcul și prezentările de oriunde cu o conexiune la internet.

• Stocarea fișierelor:

Stocați documente, imagini și foi de calcul importante într-un furnizor de spațiu cloud accesibil pe internet, cum ar fi Google Drive, IDrive sau Dropbox.

• E-mail:

Centralizați-vă sistemul de e-mail printr-un furnizor de cloud, cum ar fi Gmail, care funcționează împreună cu întregul G Suite.

• Calendar:

Calendarele cloud, cum ar fi cel oferit de G Suite, permit colaborarea și comunicarea mai ușoară în jurul programelor.

• Baza de date a donatorilor:

Aceasta va fi probabil una dintre cele mai mari migrații în cloud și cea mai benefică pentru organizația dvs. Găzduirea bazei de date de donatori în cloud vă oferă posibilitatea de a accesa acele date oriunde cu o conexiune la internet, scalabilitate ușoară atunci când baza de date crește și integrare ușoară cu alte servicii bazate pe cloud, cum ar fi marketing prin e-mail sau software de dezvoltare.

• Contabilitate:

Bloomerang afirmă că contabilitatea nu se mută în cloud la fel de repede ca alte funcții — colaborarea este unul dintre avantajele puternice ale cloud computing, dar multe echipe de contabilitate sunt foarte mici sau chiar sunt doar o singură persoană. Cu toate acestea, pe măsură ce organizația dvs. nonprofit crește, forța de muncă necesară pentru gestionarea contabilității va crește și ea, făcând cloud computing o opțiune inteligentă pentru contabilitate în acel moment.

Evaluează-ți costurile actuale și nevoile viitoare

Acum cunoașteți beneficiile cloud computingului și posibilele aplicații ale tehnologiei în lumea nonprofit, așa că este timpul să decideți ce servicii de găzduire în cloud veți folosi și ce sisteme vor rămâne pe site (dacă există). Pentru a face acest lucru, ar trebui să efectuați o analiză a costurilor și nevoilor tuturor sistemelor dvs. locale, care vă va ajuta să determinați ce sunteți dispus să plătiți pentru fiecare serviciu cloud pe care îl luați în considerare.

Costurile curente la fața locului de luat în considerare:

• Achiziții de hardware (inițiale și upgrade)
• Echipa ta IT
• Întreținere Server

Costurile cloud viitoare de luat în considerare:

• Taxe de configurare a migrației
• Instruire pentru personalul care utilizează noi sisteme cloud
• Taxe lunare sau anuale de găzduire a datelor
• Upgrade-uri pentru găzduirea datelor

Trebuie să țină cont de:

• Este necesar spațiu de depozitare
• Integrari între diferite sisteme (e-mail către baza de date donatoare, suită de productivitate cu calendar etc.)
• Asistență clienți 24/7
• Orice caracteristici unice oferite de sistemele dvs. la fața locului, cum ar fi anumite controale sau integrări speciale pe care le-ați creat special pentru organizația dvs.

Compilarea costurilor pe care le cheltuiți pentru găzduirea la fața locului și a nevoilor dvs. vă va ajuta să vă selectați furnizorii dvs. de cloud, precum și să negociați adaptarea serviciilor lor pentru a se potrivi cu caracteristicile oferite de sistemul dvs. de pe site. Doriți să egalați sau să depășiți capacitățile oferite de sistemul dvs. local atunci când vă mutați în cloud.

Selectați furnizorii dvs. de cloud

Odată ce ați ales ce funcții intenționați să mutați în cloud, capacitățile individuale ale acestor sisteme și prețul pe care sunteți dispus să-l plătiți pentru ele, este timpul să alegeți un furnizor (sau furnizori) de cloud.

Consultați lista Cloud Spectator cu cei mai buni furnizori de servicii cloud pentru 2017.

Atunci când alegeți un furnizor de cloud, este important să treceți peste toate aspectele serviciilor, costurilor, caracteristicilor sale și, în special, măsurilor de siguranță ale acestuia. De fapt, securitatea ar trebui să fie una dintre cele mai mari preocupări atunci când selectați un furnizor de cloud pentru stocarea informațiilor sensibile despre donatori și angajați, cum ar fi informații despre contul bancar și numerele cardurilor de credit/debit, numerele de permis de conducere sau de identificare de stat și numerele de securitate socială.

Asigurați-vă că parcurgeți politicile de confidențialitate și termenii și condițiile cu un avocat și un expert IT. Doriți să păstrați proprietatea și confidențialitatea completă a oricăror date stocate pe serverele de găzduire. Dacă organizația dvs. nonprofit nu deține proprietatea deplină a datelor sau datele dvs. sunt accesibile de către angajații companiei de găzduire, compania respectivă nu este potrivită pentru organizația dvs. nonprofit.

Organizațiile nonprofit se ocupă cu o mulțime de date sensibile în mod regulat, iar orice stocare de date care încalcă această confidențialitate riscă să încalce orice număr de reglementări privind datele nonprofit.

Pentru mai multe informații despre confidențialitatea datelor nonprofit și răspunderea, asigurați-vă că citiți ghidul Centrului de gestionare a riscurilor nonprofit pe acest subiect.

Execută migrarea datelor în cloud

Când migrați datele și funcțiile dvs. în cloud, cel mai bine este să solicitați îndrumarea sau ajutorul practic al furnizorului sau al unui expert IT, astfel încât să nu pierdeți date în acest proces. Unii furnizori își vor oferi propriile servicii de rezervă și la un cost.

Migrarea către cloud nu este la fel de simplă ca să apăsați un buton și să urmăriți ca toate sistemele dvs. nonprofit devin una cu noua gazdă cloud. Necesită planificare și neprevăzute în cazul în care ceva nu merge bine.

Procesul de migrare este împărțit în cinci etape separate:

1. Faceți o copie de rezervă a datelor: dacă alegeți să faceți o copie de rezervă a datelor dvs. sau să angajați un serviciu de backup terță parte, depinde de dvs., dar din motive de precauție, aș recomanda să utilizați serviciul terță parte, mai ales dacă nu au cunoștințele IT în cadrul personalului.

Pentru mai multe informații despre serviciile de backup de la terți, citiți lista Business.com pentru cele mai bune servicii de backup online.

2. Planificați-vă migrarea: după ce ați făcut o copie de rezervă a tuturor datelor, este timpul să alegeți „cum” și „când” migrarea datelor. Asigurați-vă că data de migrare permite întreruperi minime (cum ar fi o vacanță prelungită) și stabiliți termene limită pentru finalizarea migrației. De asemenea, discutați cu furnizorul dvs. despre ordinea de prioritate a migrației pentru date și aplicații, în cazul în care există funcții la care organizația dvs. nonprofit va avea nevoie de acces mai devreme decât mai târziu.

3. Testați mediul cloud: după ce toate detaliile sunt completate, colaborați cu furnizorul pentru a configura mediul cloud. Configurația dvs. ar trebui să includă testarea conexiunilor, funcțiilor și integrărilor, astfel încât, odată ce datele dvs. s-au mutat, echipa dvs. să poată începe să-și folosească aplicațiile bazate pe cloud fără probleme.

4. Începeți migrarea: este un proces îndelungat și cel mai probabil va necesita modificări din partea dvs., precum și a furnizorului, pentru a vă asigura că datele se potrivesc și funcționează în noul mediu cloud.

5. Rezolvați problemele: este de la sine înțeles că sunt necesare teste suplimentare după ce migrarea este finalizată pentru a atenua eventualele denivelări ale funcționalității sau pentru a identifica orice date pierdute în proces. Dacă da, utilizați copiile de rezervă pentru a completa golurile de date.

Felicitări! Acum ați mutat cu succes organizația dvs. nonprofit în cloud.

Mai multe ghiduri tehnologice pentru organizația dvs. nonprofit

Tehnologia se schimbă constant și, dacă munca ta nu se învârte în jurul ei, este greu să ții pasul cu modul în care îți va afecta organizația nonprofit. Din fericire, blogul tehnologic nonprofit Capterra este încărcat cu ghiduri și resurse despre cum să implementezi și să folosești cel mai bine tehnologia nouă în avantajul tău.

Dacă v-a plăcut această piesă, asigurați-vă că verificați și aceste alte postări de blog:

• Ghidul esențial pentru a deveni mobil pentru organizații nonprofit
• Ghidul complet pentru utilizarea strângerii de fonduri peer-to-peer pentru organizația dvs. nonprofit
• Cum să utilizați rețelele sociale pentru a implica și recruta voluntari nonprofit