Bulut Veri Geçişi için Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluş Kılavuzu

Apple'da teknik uzman olarak çalıştığımda hiçbir özellik buluttan daha fazla soru ve endişe yaratmadı. Birçokları için bulut, verilerinin kaybolduğu ve istedikleri zaman sihirli bir şekilde geri geldiği bir yerdir.

Gerçek şu ki, bulut, yerinde veri depolama veya sistem yönetimine bir alternatif olarak düşünülmüştür.

Bulut, bilgi depolayan bir internet sunucuları ağıdır. Bu sunuculardan bazıları veri depolamak, diğerleri ise bir uygulamayı barındırmak veya bir tür hizmet sunmak içindir. Bu sunucular, onları müşterilere kiralayan Google, Microsoft veya Amazon gibi büyük veri şirketlerine aittir.

Bulut, birden fazla sunucuyu kendi başınıza idare edecek alana veya insan gücüne sahip olmayan yeni veya küçük bir kar amacı gütmeyen kuruluşsanız harikadır. Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz zaten kendi sunucularını yönetiyorsa, bulut yine de veri depolama, e-posta sunucuları ve muhasebe sistemleri için daha ucuz bir alternatif sağlayabilir.

Bulut yetenekleri, kar amacı gütmeyen birçok yazılım türüyle zaten sunulmaktadır ve bulut bilişim, yazılım için yeni normal olarak kabul edilir.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz ister küçük ister büyük olsun, yeni başlıyor veya iyi kurulmuş olsun, bulut bilişim göz önünde bulundurmanız gereken bir şeydir.

Harekete geçmeye hazırsanız, kar amacı gütmeyen kuruluşunuzu buluta taşıma konusunda kapsamlı bir kılavuz hazırladım.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz buluta geçmeli mi?

Buluta geçmenin avantajları vardır, ancak her kuruluş için doğru değildir. Bulut hizmetlerini yerinde veri ve sistem barındırma ile karşılaştırırken güvenlik, kontrol ve sistem güvenilirliğinde farklılıklar vardır. Buluta geçmeden önce, bulut bilişimin avantajlarını ve dezavantajlarını analiz etmelisiniz.

Bunu kolaylaştırmak için sizin için bir artılar ve eksiler listesi hazırladım:

Bulut bilişim uzmanları

• Ölçeklenebilirlik: Bulut barındırma hizmetleri, kaydolduğunuzda zaten kullanılabilen barındırma özelliklerine sahiptir. Kâr amacı gütmeyen veri talepleriniz arttıkça, ana bilgisayar size daha fazla alan sağlar. Bu depolama yükseltmeleri size paraya mal olacak olsa da, bu, ilk donanım satın alımları, bakım, sunucularınızı yönetmek için personel ve sisteminizi büyüttüğünüzde ek donanım satın alımlarını içeren yerinde barındırma maliyetleriyle karşılaştırıldığında yer fıstığı olacaktır.
• Güvenlik: Bulut barındırma hizmetleri, bilgilerinizi güvende tutmak için ne gerektiğini bilir. Web Hosting Sun'a göre, kâr amacı gütmeyen kuruluşların her zaman BT güvenlik uzmanlarını kadroda tutacak fonları yoktur, ancak bulut ana bilgisayarları vardır ve verilerinizi korumak için çok daha donanımlıdırlar.
• Sınırlı kapalı kalma süresi: Kendi sunucularınızın bakımını yapıyorsanız ve sunucular bozulursa, operasyonların sorunsuz çalışmasını sağlamak için güvenebileceğiniz bir yedek yoktur. Bununla birlikte, büyük bulut barındırma hizmetleri, yedeklemeler üzerine yedeklemelerin yanı sıra sunucu kesintilerini yönetmeye hazır özel ekiplere sahiptir. Bu, sistemin kapalı kalma süresini en aza indirerek kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz için daha yüksek üretkenlik sağlar.
• Maliyet: Yerinde barındırma, bakım ve personel ihtiyaçları nedeniyle yüksek bir giriş maliyetinin yanı sıra daha yüksek devam eden maliyetlere sahiptir. Ekipman satın alma ve kurulum maliyetlerinin ilk maliyeti 5.500$ ile 8.000$ arasında değişir, her üç ila beş yılda bir sunucu değişimi, 2.000$ kadar yüksek garanti maliyetleri, ayda 400$ kadar yüksek düzenli bakım ve son olarak 1$/GB yedekleme maliyeti her ay. Buna karşılık, G Suite gibi birçok bulut tabanlı hizmet kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için ücretsizdir. Bulut barındırmaya gelince, ortalama aylık maliyet ayda 28 ABD dolarıdır. Yerinde barındırmadan çok daha ucuz.

Bulut bilişim eksileri

• Kontrol eksikliği: Verilerinizi başka bir hizmete devretmek, açıkça, depolamak ve güvenceye almak için alınan protokollerin kontrolünden vazgeçeceğiniz anlamına gelir. Ev sahibi şirketin güvenlik önlemlerini incelediğinizden ve bu hizmetten çekilmeye karar verseniz bile verilerinizin sahibi olmaya devam ettiğinizden emin olun.
• Hız: Contegix'e göre yerel barındırma, buluta yükleme ve buluttan indirme yapmaktan daha hızlıdır. Bu, kendi sunucularınız yalnızca kâr amacı gütmeyen kuruluşunuza tahsis edildiğinden, bulut ana bilgisayarları diğer herkesin verileriyle olduğu kadar sizin verilerinizle ilgilendiğinden mantıklıdır.
• Sistemlerdeki kıymıklar: Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun yaptığı her şeyin bulut barındırma modeline uymadığını görebilirsiniz. Bu, bağışçı verileri ve e-posta pazarlama hizmetleri gibi kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun farklı işlevleri arasında daha az entegrasyona yol açabilir.

Avantajlar sizin için uygun değilse, hız veya entegrasyon eksikliği gibi giriş engelleri çözülene kadar yerinde sisteminize bağlı kalmanız muhtemelen en iyisidir. Ancak, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzu buluta taşımanın artıları eksilerinden daha ağır basıyorsa, harika. Neleri taşıyabileceğinizi bulmanın zamanı geldi.

Hangi sistemleri buluta taşıyabilirsiniz?

Bloomerang, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun buluta geçmesi gereken altı sistemin bir listesini oluşturdu:

• Verimlilik paketi:

Sivil Toplum Kuruluşları için G Suite (hizmetlerini uygun kuruluşlara ücretsiz olarak sunar) gibi bulut tabanlı bir üretkenlik paketi kullanmak, size kelime işlem belgelerinize, e-tablolarınıza ve sunumlarınıza internet bağlantısı olan her yerden erişme esnekliği sağlar.

• Dosya depolama:

Önemli belgeleri, görüntüleri ve elektronik tabloları Google Drive, IDrive veya Dropbox gibi internetten erişilebilen bir bulut alanı sağlayıcısında saklayın.

• E-posta:

E-posta sisteminizi, G Suite'in tamamıyla birlikte çalışan Gmail gibi bir bulut sağlayıcı aracılığıyla merkezileştirin.

• Takvim:

G Suite tarafından sağlanana benzer bulut takvimleri, daha kolay işbirliğine ve programlara göre iletişime olanak tanır.

• Bağışçı veritabanı:

Bu, muhtemelen en büyük bulut geçişlerinizden biri olacak ve kuruluşunuz için en faydalı olacak. Bağışçı veritabanınızı bulutta barındırmak, bu verilere internet bağlantısı olan herhangi bir yerden erişme, veritabanınız büyüdüğünde kolay ölçeklenebilirlik ve e-posta pazarlama veya geliştirme yazılımı gibi diğer bulut tabanlı hizmetlerle kolay entegrasyon olanağı sağlar.

• Muhasebe:

Bloomerang, muhasebenin diğer işlevler kadar hızlı buluta geçmediğini belirtiyor; işbirliği, bulut bilişimin güçlü avantajlarından biridir, ancak birçok muhasebe ekibi çok küçüktür ve hatta tek bir kişidir. Ancak, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz büyüdükçe, muhasebeyle ilgilenmek için gereken insan gücü de artacak ve bu noktada bulut bilişimi muhasebe için akıllı bir seçenek haline getirecektir.

Mevcut maliyetlerinizi ve gelecekteki ihtiyaçlarınızı değerlendirin

Artık bulut bilişimin faydalarını ve teknolojinin kâr amacı gütmeyen dünyadaki olası uygulamalarını biliyorsunuz, bu nedenle hangi bulut barındırma hizmetlerini kullanacağınıza ve hangi sistemlerin (varsa) yerinde kalacağına karar vermenin zamanı geldi. Bunu yapmak için, düşündüğünüz her bulut hizmeti için ne kadar ödemek istediğinizi belirlemenize yardımcı olacak tüm yerel sistemlerinizin bir maliyet ve ihtiyaç analizi yapmalısınız.

Hesaplanacak mevcut yerinde maliyetler:

• Donanım satın alımları (ilk ve yükseltmeler)
• BT ekibiniz
• Sunucu bakımı

Hesaplanacak gelecekteki bulut maliyetleri:

• Taşıma kurulum ücretleri
• Yeni bulut sistemlerini kullanan personel için eğitim
• Aylık veya yıllık veri barındırma ücretleri
• Veri barındırma yükseltmeleri

Hesap vermesi gerekenler:

• Depolama alanı gerekli
• Farklı sistemler arasındaki entegrasyonlar (e-postadan bağış veri tabanına, verimlilik paketinden takvime vb.)
• 7/24 müşteri desteği
• Kuruluşunuz için özel olarak oluşturduğunuz belirli kontroller veya özel entegrasyonlar gibi yerinde sistemlerinizin sunduğu benzersiz özellikler

Yerinde barındırma için harcadığınız maliyetleri ve ihtiyaçlarınızı derlemek, bulut sağlayıcınızı/sağlayıcılarınızı seçmenize ve aynı zamanda yerinde sisteminizin sunduğu özelliklere uyması için hizmetlerine göre terzilerle pazarlık yapmanıza yardımcı olacaktır. Buluta geçerken yerel sisteminizin sunduğu yeteneklerle eşleşmek veya bunları aşmak istiyorsunuz.

Bulut sağlayıcılarınızı seçin

Hangi işlevleri buluta taşımayı planladığınızı, bu sistemlerin bireysel yeteneklerini ve bunlar için ödemek istediğiniz fiyatı seçtikten sonra, bir bulut sağlayıcısı (veya sağlayıcıları) seçme zamanı.

Cloud Spectator'ın 2017 için en iyi bulut hizmeti sağlayıcıları listesine bakın.

Bir bulut sağlayıcı seçerken, hizmetlerinin, maliyetlerinin, özelliklerinin ve özellikle güvenlik önlemlerinin tüm yönlerinin gözden geçirilmesi önemlidir. Aslında, banka hesap bilgileri ve kredi/banka kartı numaraları, ehliyet veya eyalet kimlik numaraları ve sosyal güvenlik numaraları gibi hassas bağışçı ve çalışan bilgilerini depolamak için bir bulut sağlayıcı seçerken güvenlik en büyük endişelerinizden biri olmalıdır.

Gizlilik politikalarını ve hizmet şartlarını bir avukat ve BT uzmanıyla birlikte taradığınızdan emin olun. Barındırma sunucularında depolanan tüm verilerin tam sahipliğini ve gizliliğini korumak istiyorsunuz. Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz verilerin tam sahipliğini sürdürmüyorsa veya verilerinize ev sahipliği yapan şirketin çalışanları erişebiliyorsa, bu şirket kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz için uygun değildir.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, düzenli olarak çok sayıda hassas veriyle ilgilenir ve bu gizliliği ihlal eden herhangi bir veri depolama, herhangi bir sayıda kâr amacı gütmeyen veri düzenlemesini ihlal etme riskini taşır.

Kâr amacı gütmeyen veri gizliliği ve sorumluluğu hakkında daha fazla bilgi için, Kâr Amacı Gütmeyen Risk Yönetim Merkezi'nin konuyla ilgili kılavuzunu okuduğunuzdan emin olun.

Bulut veri geçişinizi yürütün

Verilerinizi ve işlevlerinizi buluta taşırken, süreçte herhangi bir veri kaybetmemek için sağlayıcının veya bir BT uzmanının rehberliğini veya uygulamalı yardımını aramak en iyisidir. Bazı sağlayıcılar, kendi yedekleme hizmetlerini de bir ücret karşılığında sunacaktır.

Buluta geçiş, bir düğmeye basmak ve kar amacı gütmeyen tüm sistemlerinizin yeni bulut ana bilgisayarıyla bütünleşmesini izlemek kadar basit değil. Bir şeylerin yanlış gitmesi durumunda planlama ve beklenmedik durumlar gerektirir.

Geçiş süreci beş ayrı adıma bölünmüştür:

1. Verilerinizi yedekleyin: Verilerinizi kendiniz yedeklemeyi veya bir üçüncü taraf yedekleme hizmeti kiralamayı tercih edip etmemek size bağlıdır, ancak dikkatli olmak adına, özellikle de üçüncü taraf hizmetine geçmenizi tavsiye ederim. personel konusunda BT bilgi birikimine sahip değilsiniz.

Üçüncü taraf yedekleme hizmetleri hakkında daha fazla bilgi için, en iyi çevrimiçi yedekleme hizmetleri için Business.com'un listesini okuyun.

2. Geçişinizi planlayın: Tüm verilerinizi yedekledikten sonra, veri geçişinizin “nasıl” ve “ne zaman” olacağını seçme zamanı. Geçiş tarihinizin minimum kesintiye izin verdiğinden emin olun (uzun bir tatil gibi) ve geçişin bitmesi için son tarihler belirleyin. Ayrıca, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun er ya da geç erişmesi gereken işlevler olması durumunda, veri ve uygulamalar için geçiş öncelik sırasını sağlayıcınızla görüşün.

3. Bulut ortamını test edin: Tüm ayrıntılar belirlendikten sonra, bulut ortamını kurmak için sağlayıcınızla birlikte çalışın. Kurulumunuz bağlantıların, özelliklerin ve entegrasyonların test edilmesini içermelidir, böylece verileriniz bir kez taşındıktan sonra ekibiniz bulut tabanlı uygulamalarını sorunsuz bir şekilde kullanmaya başlayabilir.

4. Geçişe başlayın: Bu uzun bir süreçtir ve verilerin yeni bulut ortamına uymasını ve işlemesini sağlamak için büyük olasılıkla sağlayıcının yanı sıra sizin tarafınızda ince ayar yapılmasını gerektirecektir.

5. Sapmaların üzerinde çalışın: Geçiş tamamlandıktan sonra, işlevsellikteki tüm aksaklıkları gidermek veya süreçte kaybolan verileri belirlemek için ek testlerin gerekli olduğunu söylemeye gerek yok. Öyleyse, veri boşluklarını doldurmak için yedeklerinizi kullanın.

Tebrikler! Artık kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzu başarıyla buluta taşıdınız.

Sivil toplum kuruluşunuz için daha fazla teknoloji kılavuzu

Teknoloji sürekli değişiyor ve işiniz onun etrafında dönmedikçe, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzu nasıl etkileyeceğini takip etmek zor. Neyse ki, Capterra kar amacı gütmeyen teknoloji blogu, yeni teknolojiyi en iyi şekilde nasıl uygulayacağınıza ve kendi yararınıza nasıl kullanacağınıza dair kılavuzlar ve kaynaklarla dolu.

Bu parçayı beğendiyseniz, şu diğer blog gönderilerini de kontrol ettiğinizden emin olun:

• Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlar için Mobil Kullanıma Yönelik Temel Kılavuz
• Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşunuz için Eşler Arası Bağış Toplama Kullanım Kılavuzu
• Sosyal Medyayı Kar Amacı Gütmeyen Gönüllülerle Etkileşime Geçmek ve İşe Almak için Nasıl Kullanılır?