La guida per il non profit alla migrazione dei dati nel cloud

Quando ho lavorato come specialista tecnico in Apple, nessuna funzionalità ha generato più domande e preoccupazioni del cloud. Per molti, il cloud è un luogo in cui i loro dati scompaiono e in qualche modo tornano magicamente quando lo desiderano.

La realtà è che il cloud è inteso come un'alternativa all'archiviazione dei dati in loco o alla gestione del sistema.

Il cloud è una rete di server Internet che memorizzano informazioni. Alcuni di questi server hanno lo scopo di archiviare dati e altri hanno lo scopo di ospitare un'applicazione o fornire una sorta di servizio. Questi server sono di proprietà di grandi società di dati come Google, Microsoft o Amazon, che li affittano ai clienti.

Il cloud è ottimo se sei una nuova o piccola organizzazione no profit che non ha lo spazio o la forza lavoro per mantenere più server per conto tuo. Se la tua organizzazione no profit gestisce già i propri server, il cloud può comunque fornire un'alternativa più economica per l'archiviazione dei dati, i server di posta elettronica e i sistemi di contabilità.

Le funzionalità cloud sono già offerte con molti tipi di software senza scopo di lucro e il cloud computing è considerato la nuova normalità per il software.

Che la tua organizzazione non profit sia piccola o grande, appena agli inizi o ben consolidata, il cloud computing è qualcosa che dovresti considerare.

Se sei pronto ad agire, ho messo insieme una guida completa su come trasferire la tua organizzazione non profit nel cloud.

La tua organizzazione no profit dovrebbe passare al cloud?

Il passaggio al cloud ha i suoi vantaggi, ma non è adatto a tutte le organizzazioni. Esistono differenze in termini di sicurezza, controllo e affidabilità del sistema quando si confrontano i servizi cloud con i dati in loco e l'hosting del sistema. Prima di passare al cloud, dovresti analizzare i vantaggi e gli svantaggi del cloud computing.

Per rendere tutto più semplice, ho messo insieme un elenco di pro e contro per te:

Professionisti del cloud computing

• Scalabilità: i servizi di cloud hosting hanno già le capacità di hosting disponibili quando ti registri con loro. Man mano che le tue richieste di dati non profit crescono, l'host ti offre più spazio. Sebbene questi aggiornamenti di archiviazione ti costeranno denaro, questo sarà un vero e proprio sciopero rispetto ai costi dell'hosting in loco, che include l'acquisto iniziale di hardware, la manutenzione, il personale per gestire i tuoi server e gli acquisti di hardware aggiuntivo quando diventi troppo grande per il tuo sistema.
• Sicurezza: i servizi di cloud hosting sanno cosa serve per mantenere le tue informazioni al sicuro. Le organizzazioni non profit non sempre hanno i fondi per mantenere esperti di sicurezza IT nel personale, ma gli host cloud ce l'hanno e sono molto più attrezzati per proteggere i tuoi dati, secondo Web Hosting Sun.
• Tempo di inattività limitato: se gestisci i tuoi server e questi si interrompono, non c'è un backup su cui fare affidamento per mantenere le operazioni senza intoppi. Tuttavia, i principali servizi di cloud hosting dispongono di backup su backup e team dedicati pronti a gestire le interruzioni del server. Ciò riduce al minimo i tempi di inattività del sistema, con conseguente maggiore produttività per la tua organizzazione non profit.
• Costo: l'hosting in loco ha un costo di ingresso elevato e costi correnti più elevati dovuti alle esigenze di manutenzione e personale. Il costo iniziale di acquisto dell'attrezzatura e i costi di configurazione vanno da $ 5.500 a oltre $ 8.000, sostituzione del server ogni tre o cinque anni, costi di garanzia fino a $ 2.000, manutenzione regolare fino a $ 400 al mese e infine il costo di backup di $ 1/GB al mese. Al contrario, molti servizi basati su cloud come G Suite sono gratuiti per le organizzazioni non profit. Per quanto riguarda il cloud hosting, il costo medio mensile è di $ 28 al mese. Molto più economico dell'hosting in loco.

Contro il cloud computing

• Mancanza di controllo: cedere i tuoi dati a un altro servizio significa ovviamente rinunciare al controllo dei protocolli adottati per archiviarli e proteggerli. Assicurati di rivedere le misure di sicurezza dell'azienda ospitante e assicurati di essere ancora proprietario dei tuoi dati anche se decidi di ritirarti da questo servizio.
• Velocità: secondo Contegix, l'hosting locale è più veloce del caricamento e del download da e verso il cloud. Questo ha senso in quanto i tuoi server sono dedicati solo alla tua organizzazione senza scopo di lucro, mentre gli host cloud gestiscono i tuoi dati così come quelli di tutti gli altri.
• Schegge nei sistemi: potresti scoprire che non tutto ciò che fa la tua organizzazione no profit si adatta al modello di hosting cloud. Ciò potrebbe comportare una minore integrazione tra le diverse funzioni della tua organizzazione non profit, come i dati sui donatori e i servizi di email marketing.

Se i vantaggi non sono alla tua portata, probabilmente è meglio restare con il tuo sistema in loco fino a quando le barriere all'ingresso, come la velocità o la mancanza di integrazione, non saranno risolte. Tuttavia, se i vantaggi superano i contro per lo spostamento della tua organizzazione non profit nel cloud, ottimo. È ora di scoprire su cosa puoi migrare.

Quali sistemi puoi passare al cloud?

Bloomerang ha messo insieme un elenco di sei sistemi che la tua organizzazione non profit dovrebbe trasferire nel cloud:

• Suite di produttività:

L'utilizzo di una suite di produttività basata su cloud come G Suite per il non profit (che offre gratuitamente i propri servizi alle organizzazioni idonee) ti offre la flessibilità di accedere a documenti di elaborazione testi, fogli di lavoro e presentazioni da qualsiasi luogo con una connessione Internet.

• Archiviazione file:

Archivia documenti, immagini e fogli di lavoro importanti in un provider di spazio cloud accessibile a Internet, come Google Drive, IDrive o Dropbox.

• E-mail:

Centralizza il tuo sistema di posta elettronica tramite un provider cloud come Gmail, che funziona insieme all'intero G Suite.

• Calendario:

I calendari cloud, come quello fornito da G Suite, consentono una collaborazione e una comunicazione più semplici in base ai programmi.

• Banca dati dei donatori:

Questa sarà probabilmente una delle tue più grandi migrazioni cloud e la più vantaggiosa per la tua organizzazione. L'hosting del database dei donatori nel cloud ti dà la possibilità di accedere a quei dati ovunque con una connessione Internet, una facile scalabilità quando il database cresce e una facile integrazione con altri servizi basati sul cloud come l'email marketing o il software di sviluppo.

• Contabilità:

Bloomerang afferma che la contabilità non si sta spostando nel cloud così rapidamente come altre funzioni: la collaborazione è uno dei grandi vantaggi del cloud computing, ma molti team di contabilità sono molto piccoli o addirittura una sola persona. Tuttavia, man mano che la tua organizzazione non profit cresce, aumenterà anche la manodopera necessaria per gestire la contabilità, rendendo il cloud computing un'opzione intelligente per la contabilità a quel punto.

Valuta i tuoi costi attuali e le tue esigenze future

Ora conosci i vantaggi del cloud computing e le possibili applicazioni della tecnologia nel mondo no profit, quindi è il momento di decidere quali servizi di cloud hosting utilizzerai e quali sistemi rimarranno in loco (se presenti). Per fare ciò, dovresti condurre un'analisi dei costi e delle esigenze di tutti i tuoi sistemi locali, che ti aiuterà a determinare quanto sei disposto a pagare per ogni servizio cloud che stai considerando.

Costi correnti in loco da tenere in considerazione:

• Acquisti hardware (iniziali e aggiornamenti)
• Il tuo team IT
• Manutenzione del server

Costi futuri del cloud da tenere in considerazione:

• Commissioni di installazione della migrazione
• Formazione per il personale che utilizza i nuovi sistemi cloud
• Canoni mensili o annuali di hosting dei dati
• Aggiornamenti dell'hosting dei dati

Deve tenere conto di:

• Spazio di archiviazione necessario
• Integrazioni tra diversi sistemi (e-mail al database dei donatori, suite di produttività al calendario, ecc.)
• Assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7
• Qualsiasi funzionalità unica offerta dai tuoi sistemi in loco come determinati controlli o integrazioni speciali che hai creato appositamente per la tua organizzazione

La compilazione dei costi che spendi per l'hosting in loco e le tue esigenze ti aiuterà a selezionare i tuoi fornitori di servizi cloud e a negoziare i loro servizi su misura per abbinare le funzionalità offerte dal tuo sistema in loco. Vuoi eguagliare o superare le capacità offerte dal tuo sistema locale quando passi al cloud.

Seleziona il tuo provider di servizi cloud

Dopo aver scelto le funzioni che prevedi di passare al cloud, le capacità individuali di questi sistemi e il prezzo che sei disposto a pagare per esse, è il momento di scegliere uno o più provider di servizi cloud.

Consulta l'elenco di Cloud Spectator dei migliori fornitori di servizi cloud per il 2017.

Quando si sceglie un provider cloud, è importante esaminare tutti gli aspetti dei suoi servizi, costi, funzionalità e, in particolare, le sue precauzioni di sicurezza. In effetti, la sicurezza dovrebbe essere una delle tue maggiori preoccupazioni quando si seleziona un provider cloud per l'archiviazione di informazioni sensibili su donatori e dipendenti come informazioni sul conto bancario e numeri di carte di credito/debito, numeri di patente o ID statali e numeri di previdenza sociale.

Assicurati di sfogliare le politiche sulla privacy e i termini di servizio con un avvocato ed esperto IT. Vuoi mantenere la completa proprietà e privacy di tutti i dati archiviati sui server di hosting. Se la tua organizzazione no profit non mantiene la piena proprietà dei dati o i tuoi dati sono accessibili ai dipendenti della società di hosting, tale società non è adatta per la tua organizzazione no profit.

Le organizzazioni non profit gestiscono regolarmente molti dati sensibili e qualsiasi archiviazione di dati che violi tale privacy corre il rischio di violare un numero qualsiasi di normative sui dati delle organizzazioni non profit.

Per ulteriori informazioni sulla privacy e sulla responsabilità dei dati delle organizzazioni non profit, assicurati di leggere la guida del Centro di gestione dei rischi per le organizzazioni non profit sull'argomento.

Esegui la migrazione dei dati nel cloud

Quando si migrano i dati e le funzioni nel cloud, è meglio cercare la guida o l'aiuto pratico del provider o di un esperto IT in modo da non perdere dati durante il processo. Alcuni fornitori offriranno anche i propri servizi di backup a un costo.

La migrazione al cloud non è semplice come premere un pulsante e guardare tutti i tuoi sistemi no profit diventare un tutt'uno con il nuovo host cloud. Richiede pianificazione e contingenze nel caso qualcosa vada storto.

Il processo di migrazione è suddiviso in cinque fasi separate:

1. Eseguire il backup dei dati: sta a te scegliere se eseguire il backup dei dati da solo o assumere un servizio di backup di terze parti, ma nell'interesse della cautela, consiglierei di utilizzare il servizio di terze parti, soprattutto se non hanno il know-how IT sul personale.

Per ulteriori informazioni sui servizi di backup di terze parti, leggere l'elenco di Business.com per i migliori servizi di backup online.

2. Pianifica la tua migrazione: una volta eseguito il backup di tutti i tuoi dati, è il momento di scegliere il "come" e il "quando" della migrazione dei dati. Assicurati che la data di migrazione consenta interruzioni minime (ad esempio durante una vacanza prolungata) e stabilisci le scadenze per il completamento della migrazione. Inoltre, discuti con il tuo provider l'ordine di priorità della migrazione di dati e applicazioni, nel caso in cui ci siano funzioni a cui la tua organizzazione non profit avrà bisogno di accedere prima piuttosto che dopo.

3. Testare l'ambiente cloud: dopo aver definito tutti i dettagli, collabora con il tuo provider per configurare l'ambiente cloud. La tua configurazione dovrebbe includere test di connessioni, funzionalità e integrazioni in modo che una volta che i tuoi dati sono stati spostati, il tuo team possa iniziare a utilizzare le proprie applicazioni basate su cloud senza intoppi.

4. Inizia la migrazione: è un processo lungo e molto probabilmente richiederà modifiche da parte tua e del provider per garantire che i dati si adattino e funzionino nel nuovo ambiente cloud.

5. Risolvi i nodi: è ovvio che sono necessari ulteriori test al termine della migrazione per appianare eventuali problemi di funzionalità o per identificare eventuali dati persi nel processo. In tal caso, usa i tuoi backup per colmare le lacune nei dati.

Congratulazioni! Ora hai spostato con successo la tua organizzazione non profit nel cloud.

Altre guide tecnologiche per la tua organizzazione no profit

La tecnologia è in continua evoluzione e, a meno che il tuo lavoro non ruoti attorno ad essa, è difficile tenere il passo con come influenzerà la tua organizzazione non profit. Fortunatamente, il blog sulla tecnologia no profit di Capterra è ricco di guide e risorse su come implementare e utilizzare al meglio le nuove tecnologie a tuo vantaggio.

Se ti è piaciuto questo pezzo, assicurati di controllare anche questi altri post del blog:

• La guida essenziale per passare al mobile per le organizzazioni non profit
• La guida completa all'utilizzo della raccolta fondi peer-to-peer per la tua organizzazione non profit
• Come utilizzare i social media per coinvolgere e reclutare volontari senza scopo di lucro