La guía sin fines de lucro para la migración de datos en la nube

Cuando trabajé como especialista técnico en Apple, ninguna característica generó más preguntas e inquietudes que la nube. Para muchos, la nube es un lugar donde sus datos desaparecen y de alguna manera mágicamente regresan cuando lo desean.

La realidad es que la nube está pensada como una alternativa al almacenamiento de datos en el sitio o la administración del sistema.

La nube es una red de servidores de Internet que almacenan información. Algunos de estos servidores están destinados a almacenar datos y otros están destinados a alojar una aplicación o brindar algún tipo de servicio. Estos servidores son propiedad de grandes empresas de datos como Google, Microsoft o Amazon, que los alquilan a los clientes.

La nube es excelente si usted es una organización sin fines de lucro nueva o pequeña que no tiene el espacio o la mano de obra para mantener varios servidores por su cuenta. Si su organización sin fines de lucro ya administra sus propios servidores, la nube aún puede proporcionar una alternativa más económica para el almacenamiento de datos, servidores de correo electrónico y sistemas de contabilidad.

Las capacidades de la nube ya se ofrecen con muchos tipos de software sin fines de lucro y la computación en la nube se considera la nueva norma para el software.

Ya sea que su organización sin fines de lucro sea pequeña o grande, esté comenzando o esté bien establecida, la computación en la nube es algo que debe considerar.

Si está listo para tomar medidas, he elaborado una guía completa sobre cómo trasladar su organización sin fines de lucro a la nube.

¿Debe su organización sin fines de lucro trasladarse a la nube?

Pasarse a la nube tiene sus beneficios, pero no es adecuado para todas las organizaciones. Existen diferencias en la seguridad, el control y la confiabilidad del sistema cuando se comparan los servicios en la nube con los datos en el sitio y el alojamiento del sistema. Antes de saltar a la nube, debe analizar los beneficios y los inconvenientes de la computación en la nube.

Para hacerlo más fácil, he preparado una lista de pros y contras para ti:

Profesionales de la computación en la nube

• Escalabilidad: los servicios de alojamiento en la nube ya tienen las capacidades de alojamiento disponibles cuando se registra con ellos. A medida que crecen sus demandas de datos sin fines de lucro, el host le proporciona más espacio. Si bien estas actualizaciones de almacenamiento le costarán dinero, esto será una tontería en comparación con los costos del alojamiento en el sitio, que incluye compras iniciales de hardware, mantenimiento, personal para administrar sus servidores y compras de hardware adicional cuando supere su sistema.
• Seguridad: los servicios de alojamiento en la nube saben lo que se necesita para mantener su información segura. Las organizaciones sin fines de lucro no siempre tienen los fondos para mantener a los expertos en seguridad de TI en el personal, pero los hosts en la nube sí los tienen y están mucho más equipados para proteger sus datos, según Web Hosting Sun.
• Tiempo de inactividad limitado: si mantiene sus propios servidores y se caen, no hay una copia de seguridad en la que confiar para que las operaciones funcionen sin problemas. Sin embargo, los principales servicios de alojamiento en la nube tienen copias de seguridad tras copias de seguridad, así como equipos dedicados listos para gestionar las interrupciones del servidor. Esto minimiza el tiempo de inactividad del sistema, lo que resulta en una mayor productividad para su organización sin fines de lucro.
• Costo: el alojamiento en el sitio tiene un alto costo de entrada, así como también costos continuos más altos debido a las necesidades de mantenimiento y personal. El costo inicial de la compra de equipos y los costos de configuración oscilan entre $ 5500 y más de $ 8000, el reemplazo del servidor cada tres o cinco años, los costos de garantía alcanzan los $ 2000, el mantenimiento regular alcanza los $ 400 por mes y, finalmente, el costo de la copia de seguridad es de $ 1/GB. por mes. Por el contrario, muchos servicios basados ​​en la nube, como G Suite, son gratuitos para las organizaciones sin fines de lucro. En cuanto al alojamiento en la nube, el costo mensual promedio es de $ 28 por mes. Mucho más barato que el alojamiento en el sitio.

Contras de la computación en la nube

• Falta de control: entregar sus datos a otro servicio obviamente significa que renunciará al control de los protocolos utilizados para almacenarlos y asegurarlos. Asegúrese de revisar las medidas de seguridad de la empresa anfitriona y asegúrese de que seguirá siendo propietario de sus datos incluso si decide retirarse de este servicio.
• Velocidad: según Contegix, el alojamiento local es más rápido que cargar y descargar desde y hacia la nube. Esto tiene sentido ya que sus propios servidores están dedicados únicamente a su organización sin fines de lucro, mientras que los hosts en la nube se ocupan de sus datos y de los demás.
• Astillas en los sistemas: es posible que descubra que no todo lo que hace su organización sin fines de lucro encajará en el modelo de alojamiento en la nube. Esto podría conducir a una menor integración entre las diferentes funciones de su organización sin fines de lucro, como los datos de los donantes y los servicios de marketing por correo electrónico.

Si los beneficios no están de su lado, probablemente sea mejor quedarse con su sistema en el sitio hasta que se resuelvan las barreras de entrada, como la velocidad o la falta de integración. Sin embargo, si las ventajas superan las desventajas de trasladar su organización sin fines de lucro a la nube, excelente. Es hora de averiguar sobre qué puede migrar.

¿Qué sistemas se pueden mover a la nube?

Bloomerang elaboró ​​una lista de seis sistemas que su organización sin fines de lucro debería trasladar a la nube:

• Paquete de productividad:

El uso de una suite de productividad basada en la nube, como G Suite para organizaciones sin fines de lucro (que ofrece sus servicios a las organizaciones elegibles de forma gratuita), le brinda la flexibilidad de acceder a sus documentos de procesamiento de texto, hojas de cálculo y presentaciones desde cualquier lugar con conexión a Internet.

• Almacenamiento de archivos:

Almacene documentos, imágenes y hojas de cálculo importantes en un proveedor de espacio en la nube con acceso a Internet, como Google Drive, IDrive o Dropbox.

• Correo electrónico:

Centralice su sistema de correo electrónico a través de un proveedor en la nube como Gmail, que funciona en conjunto con todo G Suite.

• Calendario:

Los calendarios en la nube, como el que proporciona G Suite, facilitan la colaboración y la comunicación en torno a los horarios.

• Base de datos de donantes:

Esta será probablemente una de sus mayores migraciones a la nube y la más beneficiosa para su organización. Alojar su base de datos de donantes en la nube le brinda la capacidad de acceder a esos datos en cualquier lugar con una conexión a Internet, fácil escalabilidad cuando su base de datos crece y fácil integración con otros servicios basados ​​en la nube, como marketing por correo electrónico o software de desarrollo.

• Contabilidad:

Bloomerang afirma que la contabilidad no se está moviendo a la nube tan rápido como otras funciones: la colaboración es una de las ventajas sólidas de la computación en la nube, pero muchos equipos de contabilidad son muy pequeños o incluso de una sola persona. Sin embargo, a medida que crece su organización sin fines de lucro, la mano de obra necesaria para manejar la contabilidad también crecerá, lo que hace que la computación en la nube sea una opción inteligente para la contabilidad en ese momento.

Evalúe sus costos actuales y sus necesidades futuras

Ahora conoce los beneficios de la computación en la nube y las posibles aplicaciones de la tecnología en el mundo sin fines de lucro, por lo que es hora de decidir qué servicios de alojamiento en la nube utilizará y qué sistemas permanecerán en el sitio (si corresponde). Para hacer esto, debe realizar un análisis de costos y necesidades de todos sus sistemas locales, lo que lo ayudará a determinar cuánto está dispuesto a pagar por cada servicio en la nube que esté considerando.

Costos actuales en el sitio a tener en cuenta:

• Compras de hardware (inicial y actualizaciones)
• Tu equipo de TI
• El mantenimiento del servidor

Costos futuros de la nube a tener en cuenta:

• Tarifas de configuración de migración
• Capacitación para el personal que utiliza nuevos sistemas en la nube
• Tarifas de alojamiento de datos mensuales o anuales
• Actualizaciones de alojamiento de datos

Necesita tener en cuenta:

• Espacio de almacenamiento necesario
• Integraciones entre diferentes sistemas (correo electrónico a base de datos de donantes, suite de productividad a calendario, etc.)
• Atención al cliente 24/7
• Cualquier característica única que ofrezcan sus sistemas en el sitio, como ciertos controles o integraciones especiales que haya creado específicamente para su organización.

Recopilar los costos que gasta en hospedaje en el sitio y sus necesidades lo ayudarán a seleccionar su(s) proveedor(es) de nube, así como a negociar a la medida de sus servicios para que coincidan con las funciones que ofrece su sistema en el sitio. Desea igualar o superar las capacidades que ofrece su sistema local cuando se traslada a la nube.

Seleccione su(s) proveedor(es) de nube

Una vez que haya elegido qué funciones planea mover a la nube, las capacidades individuales de estos sistemas y el precio que está dispuesto a pagar por ellos, es hora de elegir un proveedor (o proveedores) de la nube.

Consulte la lista de Cloud Spectator de los mejores proveedores de servicios en la nube para 2017.

Al elegir un proveedor de nube, es importante repasar todos los aspectos de sus servicios, costos, funciones y, especialmente, sus precauciones de seguridad. De hecho, la seguridad debería ser una de sus mayores preocupaciones al seleccionar un proveedor de nube para almacenar información confidencial de donantes y empleados, como información de cuentas bancarias y números de tarjetas de crédito/débito, licencia de conducir o números de identificación estatal y números de seguro social.

Asegúrese de revisar las políticas de privacidad y los términos de servicio con un abogado y un experto en TI. Desea mantener la propiedad y la privacidad completas de los datos almacenados en los servidores de alojamiento. Si su organización sin fines de lucro no mantiene la propiedad total de los datos o los empleados de la empresa de alojamiento pueden acceder a sus datos, esa empresa no es apta para su organización sin fines de lucro.

Las organizaciones sin fines de lucro manejan una gran cantidad de datos confidenciales de manera regular y cualquier almacenamiento de datos que infrinja esa privacidad corre el riesgo de violar cualquier cantidad de regulaciones de datos sin fines de lucro.

Para obtener más información sobre la privacidad y la responsabilidad de los datos de las organizaciones sin fines de lucro, asegúrese de leer la guía del Centro de administración de riesgos para organizaciones sin fines de lucro sobre el tema.

Ejecute su migración de datos en la nube

Al migrar sus datos y funciones a la nube, es mejor buscar la orientación o la ayuda práctica del proveedor o un experto en TI para no perder ningún dato en el proceso. Algunos proveedores también ofrecerán sus propios servicios de respaldo a un costo.

Migrar a la nube no es tan simple como presionar un botón y ver cómo todos sus sistemas sin fines de lucro se vuelven uno con el nuevo host de la nube. Requiere planificación y contingencias en caso de que algo salga mal.

El proceso de migración se divide en cinco pasos independientes:

1. Realice una copia de seguridad de sus datos: si elige hacer una copia de seguridad de sus datos usted mismo o contratar un servicio de copia de seguridad de terceros, depende de usted, pero por precaución, recomendaría utilizar el servicio de terceros, especialmente si no tiene los conocimientos de TI en el personal.

Para obtener más información sobre los servicios de copia de seguridad de terceros, lea la lista de Business.com de los mejores servicios de copia de seguridad en línea.

2. Planifique su migración: una vez que haya realizado una copia de seguridad de todos sus datos, es hora de elegir el "cómo" y el "cuándo" de su migración de datos. Asegúrese de que su fecha de migración permita interrupciones mínimas (como durante un feriado prolongado) y establezca plazos para que finalice la migración. Además, discuta con su proveedor el orden de prioridad de migración de datos y aplicaciones, en caso de que haya funciones a las que su organización sin fines de lucro necesite acceder más temprano que tarde.

3. Pruebe el entorno de la nube: después de completar todos los detalles, trabaje con su proveedor para configurar el entorno de la nube. Su configuración debe incluir pruebas de conexiones, características e integraciones para que una vez que sus datos se hayan transferido, su equipo pueda comenzar a usar sus aplicaciones basadas en la nube sin problemas.

4. Comience la migración: es un proceso largo y probablemente requerirá ajustes de su parte y del proveedor para garantizar que los datos encajen y funcionen en el nuevo entorno de nube.

5. Resuelva los problemas: no hace falta decir que se requieren pruebas adicionales después de que se complete la migración para suavizar cualquier bache en la funcionalidad o para identificar cualquier pérdida de datos en el proceso. Si es así, use sus copias de seguridad para llenar los vacíos de datos.

¡Felicidades! Ahora ha movido con éxito su organización sin fines de lucro a la nube.

Más guías de tecnología para su organización sin fines de lucro

La tecnología cambia constantemente y, a menos que su trabajo gire en torno a ella, es difícil mantenerse al tanto de cómo afectará a su organización sin fines de lucro. Afortunadamente, el blog de tecnología sin fines de lucro de Capterra está repleto de guías y recursos sobre cómo implementar y utilizar mejor las nuevas tecnologías para su beneficio.

Si disfrutó de esta pieza, asegúrese de consultar también estas otras publicaciones de blog:

• La guía esencial para pasarse a la tecnología móvil para organizaciones sin fines de lucro
• La guía completa para usar la recaudación de fondos entre pares para su organización sin fines de lucro
• Cómo usar las redes sociales para involucrar y reclutar voluntarios sin fines de lucro