دليل المنظمات غير الربحية لترحيل البيانات السحابية

نشرت: 2022-05-07

عندما عملت كمتخصص تقني في Apple ، لم تولد أي ميزة المزيد من الأسئلة والمخاوف من السحابة. بالنسبة للكثيرين ، السحابة هي مكان تختفي فيه بياناتهم وتعود بطريقة سحرية عندما يريدون ذلك.

الحقيقة هي أن السحابة تهدف إلى أن تكون بديلاً لتخزين البيانات في الموقع أو إدارة النظام.

السحابة عبارة عن شبكة من خوادم الإنترنت التي تخزن المعلومات. تهدف بعض هذه الخوادم إلى تخزين البيانات والبعض الآخر مخصص لاستضافة تطبيق أو تقديم نوع من الخدمة. هذه الخوادم مملوكة لشركات البيانات الكبيرة مثل Google أو Microsoft أو Amazon ، التي تؤجرها للعملاء.

تعتبر السحابة رائعة إذا كنت مؤسسة غير ربحية جديدة أو صغيرة ليس لديها المساحة أو القوى العاملة للحفاظ على خوادم متعددة بمفردك. إذا كانت مؤسستك غير الربحية تدير بالفعل خوادمها الخاصة ، فلا يزال بإمكان السحابة توفير بديل أرخص لتخزين البيانات وخوادم البريد الإلكتروني وأنظمة المحاسبة.

يتم تقديم إمكانات السحابة بالفعل مع العديد من أنواع البرامج غير الربحية وتعتبر الحوسبة السحابية هي الوضع الطبيعي الجديد للبرامج.

سواء كانت مؤسستك غير الربحية صغيرة أو كبيرة ، بدأت للتو أو راسخة ، فإن الحوسبة السحابية هي شيء يجب أن تفكر فيه.

إذا كنت مستعدًا لاتخاذ إجراء ، فقد جمعت دليلًا شاملاً حول نقل مؤسستك غير الربحية إلى السحابة.

هل يجب أن تنتقل مؤسستك غير الربحية إلى السحابة؟

ترحيل البيانات السحابية - هل يجب أن تنتقل مؤسستك غير الربحية إلى السحابة

الانتقال إلى السحابة له فوائده ، لكنه ليس مناسبًا لكل مؤسسة. توجد اختلافات في الأمان والتحكم وموثوقية النظام عند مقارنة الخدمات السحابية ببيانات الموقع واستضافة النظام. قبل الانتقال إلى السحابة ، يجب عليك تحليل مزايا وعيوب الحوسبة السحابية.

لتسهيل ذلك ، قمت بتجميع قائمة إيجابيات وسلبيات لك:

محترفو الحوسبة السحابية

قابلية التوسع: تتمتع خدمات الاستضافة السحابية بالفعل بقدرات الاستضافة المتاحة عند التسجيل معهم. مع نمو طلبات بيانات مؤسستك غير الربحية ، يوفر لك المضيف مساحة أكبر. على الرغم من أن ترقيات التخزين هذه ستكلفك أموالاً ، إلا أن هذا سيكون بمثابة الفول السوداني مقارنة بتكاليف الاستضافة في الموقع ، والتي تشمل عمليات شراء الأجهزة الأولية ، والصيانة ، والموظفين لإدارة الخوادم الخاصة بك ، ومشتريات الأجهزة الإضافية عندما تتخطى نظامك.
الأمان: تعرف خدمات الاستضافة السحابية ما يلزم للحفاظ على أمان معلوماتك. لا تمتلك المنظمات غير الربحية دائمًا الأموال اللازمة للاحتفاظ بخبراء أمن تكنولوجيا المعلومات ضمن فريق العمل ، لكن المضيفين السحابيين يمتلكون ذلك وهم أكثر استعدادًا لحماية بياناتك ، وفقًا لـ Web Hosting Sun.
وقت تعطل محدود: إذا كنت تحتفظ بخوادمك الخاصة وتتعطل ، فلا يوجد نسخة احتياطية يمكن الاعتماد عليها للحفاظ على سير العمليات بسلاسة. ومع ذلك ، فإن خدمات الاستضافة السحابية الرئيسية لها نسخ احتياطية على النسخ الاحتياطية بالإضافة إلى فرق مخصصة جاهزة لإدارة اضطرابات الخادم. يعمل هذا على تقليل وقت تعطل النظام ، مما يؤدي إلى زيادة إنتاجية مؤسستك غير الربحية.
التكلفة: الاستضافة في الموقع لها تكلفة عالية للدخول بالإضافة إلى ارتفاع التكاليف المستمرة بسبب الصيانة واحتياجات التوظيف. تتراوح التكلفة الأولية لشراء المعدات وتكاليف الإعداد من 5500 دولار إلى أكثر من 8000 دولار ، واستبدال الخادم كل ثلاث إلى خمس سنوات ، وتكاليف الضمان تصل إلى 2000 دولار ، والصيانة الدورية التي تصل إلى 400 دولار شهريًا ، وأخيرًا تكلفة النسخ الاحتياطي 1 دولار / جيجابايت كل شهر. في المقابل ، فإن العديد من الخدمات المستندة إلى السحابة مثل G Suite مجانية للمؤسسات غير الربحية. بالنسبة للاستضافة السحابية ، يبلغ متوسط التكلفة الشهرية 28 دولارًا في الشهر. أرخص بكثير من الاستضافة في الموقع.

سلبيات الحوسبة السحابية

عدم التحكم: من الواضح أن تسليم بياناتك إلى خدمة أخرى يعني أنك ستتخلى عن السيطرة على البروتوكولات التي تم اتخاذها لتخزينها وتأمينها. تأكد من مراجعة تدابير السلامة الخاصة بالشركة المضيفة وتأكد من أنك ستظل تمتلك بياناتك حتى إذا قررت الانسحاب من هذه الخدمة.
السرعة: وفقًا لـ Contegix ، الاستضافة المحلية أسرع من التحميل والتنزيل من وإلى السحابة. هذا منطقي لأن الخوادم الخاصة بك مخصصة لمؤسستك غير الربحية فقط ، بينما يتعامل مضيفو السحابة مع بياناتك بالإضافة إلى بيانات أي شخص آخر.
الشظايا في الأنظمة: قد تجد أنه ليس كل ما تقوم به مؤسستك غير الربحية يتناسب مع نموذج الاستضافة السحابية. قد يؤدي ذلك إلى تقليل التكامل بين الوظائف المختلفة في مؤسستك غير الربحية ، مثل بيانات المانحين وخدمات التسويق عبر البريد الإلكتروني.

إذا لم تكن الفوائد في صفك ، فمن الأفضل على الأرجح الالتزام بنظامك في الموقع حتى يتم حل العوائق التي تحول دون الدخول ، مثل السرعة أو عدم التكامل. ومع ذلك ، إذا كانت الإيجابيات تفوق سلبيات نقل مؤسستك غير الربحية إلى السحابة ، فهذا رائع. حان الوقت لمعرفة ما يمكنك الهجرة إليه.

ما هي الأنظمة التي يمكنك نقلها إلى السحابة؟

ترحيل البيانات السحابية - نقل الأنظمة إلى السحابة

وضع بلوميرانغ قائمة من ستة أنظمة يجب على مؤسستك غير الربحية نقلها إلى السحابة:

مجموعة الإنتاجية:

يمنحك استخدام مجموعة إنتاجية قائمة على السحابة مثل G Suite for Nonprofits (التي تقدم خدماتها للمؤسسات المؤهلة مجانًا) المرونة في الوصول إلى مستندات معالجة النصوص وجداول البيانات والعروض التقديمية من أي مكان متصل بالإنترنت.

ملف التخزين:

قم بتخزين المستندات والصور وجداول البيانات المهمة في مزود مساحة سحابية يمكن الوصول إليه عبر الإنترنت ، مثل Google Drive أو IDrive أو Dropbox.

البريد الإلكتروني:

اجعل نظام بريدك الإلكتروني مركزيًا من خلال موفر السحابة مثل Gmail ، والذي يعمل جنبًا إلى جنب مع G Suite بالكامل.

تقويم:

تتيح التقويمات السحابية ، مثل تلك التي توفرها G Suite ، تعاونًا وتواصلًا أسهل حول الجداول الزمنية.

قاعدة بيانات المانحين:

من المحتمل أن يكون هذا أحد أكبر عمليات الترحيل إلى السحابة والأكثر فائدة لمؤسستك. تمنحك استضافة قاعدة بيانات المتبرعين في السحابة القدرة على الوصول إلى تلك البيانات في أي مكان من خلال اتصال بالإنترنت ، وقابلية التوسع السهلة عندما تنمو قاعدة البيانات الخاصة بك ، والتكامل السهل مع الخدمات الأخرى المستندة إلى السحابة مثل التسويق عبر البريد الإلكتروني أو برامج التطوير.

محاسبة:

تنص بلوميرانج على أن المحاسبة لا تنتقل إلى السحابة بنفس السرعة التي تنتقل بها الوظائف الأخرى - فالتعاون هو أحد المحترفين الأقوياء للحوسبة السحابية ، ولكن العديد من فرق المحاسبة صغيرة جدًا أو حتى شخص واحد فقط. ومع ذلك ، مع نمو مؤسستك غير الربحية ، ستنمو أيضًا القوى العاملة اللازمة للتعامل مع المحاسبة ، مما يجعل الحوسبة السحابية خيارًا ذكيًا للمحاسبة في تلك المرحلة.

تقييم التكاليف الحالية والاحتياجات المستقبلية

ترحيل البيانات السحابية - التكاليف والميزات

أنت تعرف الآن فوائد الحوسبة السحابية والتطبيقات المحتملة للتكنولوجيا في عالم المنظمات غير الربحية ، لذا فقد حان الوقت لتحديد خدمات الاستضافة السحابية التي ستستخدمها والأنظمة التي ستبقى في الموقع (إن وجدت). للقيام بذلك ، يجب عليك إجراء تحليل التكلفة والاحتياجات لجميع أنظمتك المحلية ، مما سيساعدك على تحديد المبلغ الذي ترغب في دفعه مقابل كل خدمة سحابية تفكر فيها.

التكاليف الحالية في الموقع التي يجب أخذها في الاعتبار:

مشتريات الأجهزة (الأولية والترقيات)
فريق تكنولوجيا المعلومات لديك
صيانة الخادم

تكاليف السحابة المستقبلية التي يجب حسابها:

رسوم إعداد الترحيل
تدريب الموظفين الذين يستخدمون أنظمة السحابة الجديدة
رسوم استضافة البيانات الشهرية أو السنوية
ترقيات استضافة البيانات

يحتاج إلى حساب لما يلي:

مساحة التخزين المطلوبة
عمليات التكامل بين الأنظمة المختلفة (البريد الإلكتروني إلى قاعدة بيانات المانحين ، ومجموعة الإنتاجية للتقويم ، وما إلى ذلك)
24/7 دعم العملاء
أي ميزات فريدة تقدمها الأنظمة الموجودة في الموقع مثل عناصر تحكم معينة أو عمليات تكامل خاصة قمت بإنشائها خصيصًا لمؤسستك

سيساعدك تجميع التكاليف التي تنفقها على الاستضافة في الموقع واحتياجاتك على اختيار مزود (موفري) السحابة الخاص بك بالإضافة إلى التفاوض مع مصممين لخدماتهم لمطابقة الميزات التي يوفرها نظامك في الموقع. تريد إما مطابقة أو تجاوز الإمكانات التي يوفرها نظامك المحلي عند الانتقال إلى السحابة.

حدد مزود (موفري) السحابة الخاص بك

ترحيل البيانات السحابية - موفرو السحابة

بمجرد اختيار الوظائف التي تخطط للانتقال إليها في السحابة ، والإمكانيات الفردية لهذه الأنظمة ، والسعر الذي ترغب في دفعه مقابلها ، فقد حان الوقت لاختيار موفر السحابة (أو مقدمي الخدمة).

اطلع على قائمة Cloud Spectator لأفضل مزودي الخدمات السحابية لعام 2017.

عند اختيار موفر السحابة ، من المهم مراجعة جميع جوانب خدماته وتكاليفه وميزاته وخاصة احتياطاته الأمنية. في الواقع ، يجب أن يكون الأمان أحد أكبر مخاوفك عند اختيار مزود خدمة سحابية لتخزين معلومات الجهات المانحة والموظف الحساسة مثل معلومات الحساب المصرفي وأرقام بطاقات الائتمان / الخصم ورخصة القيادة أو أرقام معرف الدولة وأرقام الضمان الاجتماعي.

تأكد من قيامك بتمشيط سياسات الخصوصية وشروط الخدمة مع محامٍ وخبير في تكنولوجيا المعلومات. تريد الاحتفاظ بالملكية والخصوصية الكاملين لأي بيانات مخزنة على خوادم الاستضافة. إذا كانت مؤسستك غير الربحية لا تحتفظ بالملكية الكاملة للبيانات أو إذا كان بإمكان موظفي الشركة المضيفة الوصول إلى بياناتك ، فإن هذه الشركة غير مناسبة لمنظمتك غير الربحية.

تتعامل المنظمات غير الربحية مع الكثير من البيانات الحساسة على أساس منتظم وأي تخزين بيانات ينتهك هذه الخصوصية يعرضك لخطر انتهاك أي عدد من لوائح البيانات غير الربحية.

لمزيد من المعلومات حول خصوصية البيانات غير الربحية والمسؤولية ، تأكد من قراءة دليل مركز إدارة المخاطر غير الربحية حول هذا الموضوع.

تنفيذ ترحيل البيانات السحابية الخاصة بك

ترحيل البيانات السحابية - تنفيذ الترحيل إلى السحابة

عند ترحيل بياناتك ووظائفك إلى السحابة ، من الأفضل طلب التوجيه أو المساعدة العملية من الموفر أو أحد خبراء تكنولوجيا المعلومات حتى لا تفقد أي بيانات في هذه العملية. سيقدم بعض المزودين خدمات النسخ الاحتياطي الخاصة بهم مقابل تكلفة أيضًا.

لا يعد الترحيل إلى السحابة أمرًا بسيطًا مثل الضغط على زر ومشاهدة جميع أنظمتك غير الربحية تصبح واحدة مع مضيف السحابة الجديد. يتطلب التخطيط والطوارئ في حالة حدوث خطأ ما.

تنقسم عملية الترحيل إلى خمس خطوات منفصلة:

1. احتفظ بنسخة احتياطية من بياناتك: سواء اخترت نسخ بياناتك احتياطيًا بنفسك أو استئجار خدمة نسخ احتياطي لجهة خارجية ، فهذا أمر متروك لك ، ولكن توخي الحذر ، أوصي بالذهاب إلى خدمة الطرف الثالث ، خاصة إذا كنت ليس لديهم الدراية الفنية بتكنولوجيا المعلومات على الموظفين.

لمزيد من المعلومات حول خدمات النسخ الاحتياطي للجهات الخارجية ، اقرأ قائمة Business.com للحصول على أفضل خدمات النسخ الاحتياطي عبر الإنترنت.

2. خطط لعملية الترحيل: بمجرد عمل نسخة احتياطية من جميع بياناتك ، فقد حان الوقت لاختيار "كيف" و "متى" ترحيل البيانات. تأكد من أن تاريخ الترحيل الخاص بك يسمح بأقل قدر من الانقطاعات (على سبيل المثال ، خلال عطلة ممتدة) وحدد مواعيد نهائية لإنهاء الترحيل. ناقش أيضًا مع موفر الخدمة ترتيب أولويات ترحيل البيانات والتطبيقات ، في حالة وجود وظائف ستحتاج مؤسستك غير الربحية إلى الوصول إليها عاجلاً وليس آجلاً.

3. اختبر بيئة السحابة: بعد تجسيد جميع التفاصيل ، اعمل مع مزود الخدمة لإعداد بيئة السحابة. يجب أن يتضمن الإعداد الخاص بك اختبار الاتصالات والميزات وعمليات الدمج بحيث يمكن لفريقك ، بمجرد نقل بياناتك ، البدء في استخدام تطبيقاتهم المستندة إلى مجموعة النظراء دون أي عوائق.

4. ابدأ الترحيل: إنها عملية طويلة وستتطلب على الأرجح تعديلًا من جانبك بالإضافة إلى المزود لضمان ملاءمة البيانات ووظائفها في بيئة السحابة الجديدة.

5. عمل على مكامن الخلل: وغني عن القول أن هناك حاجة لإجراء اختبار إضافي بعد اكتمال الترحيل لتخفيف أي مطبات في الوظائف أو لتحديد أي بيانات مفقودة في العملية. إذا كان الأمر كذلك ، فاستخدم النسخ الاحتياطية لملء فجوات البيانات.

تهانينا! لقد نجحت الآن في نقل مؤسستك غير الربحية إلى السحابة.