5 caratteristiche da cercare quando si assume un coordinatore di eventi aziendali

Sia che tu stia cercando di ricoprire una posizione aperta di coordinatore di eventi, sia che tu stia costruendo il tuo team di eventi aziendali per la prima volta, ci vuole abbastanza l'individuo per farcela nel settore degli eventi. Ci sono persone da gestire, software di gestione degli eventi da gestire, ospiti da invitare, luoghi da selezionare e fornitori da coordinare.

Ecco perché la tua azienda ha bisogno di conoscere esattamente il tipo di persona che prospererà in una posizione del genere. Senza il candidato giusto con le competenze e le caratteristiche necessarie, la preparazione dell'evento resterà indietro, le opportunità andranno perse e il denaro verrà sprecato.

Ho messo insieme un elenco di cinque caratteristiche da cercare quando si assume un nuovo coordinatore di eventi aziendali, oltre alle domande che dovresti porre per trovare il candidato giusto.

5 tratti di un coordinatore di eventi aziendali di successo

Alcuni di questi tratti sono applicabili a posizioni manageriali in qualsiasi mercato, mentre altri sono personalizzati specificamente per la leadership basata sugli eventi. Se riesci a trovare queste caratteristiche in un candidato qualificato, avrai trovato l'abbinamento perfetto per la tua azienda.

1. Abilità di leadership

Qualsiasi posizione con la parola "coordinatore" nel titolo del lavoro richiede capacità di leadership, ma direi che è ancora più vero per i coordinatori di eventi.

Hai solo una possibilità alla prima impressione e un coordinatore di eventi ha il compito di guidare interi team per fare queste impressioni per ogni nuovo cliente aziendale.

Una cosa è guidare una squadra verso un obiettivo flessibile e provvisorio, un'altra è guidare una squadra quando le scadenze sono rigide quanto le aspettative dei tuoi ospiti. Questa è una grande pressione e ci vogliono serie capacità di leadership per portare un evento al successo.

Quando assumi un coordinatore di eventi, ecco le qualità di leadership che dovresti cercare nei tuoi candidati:

• Comunicatore efficace: i migliori leader sanno quando parlare e quando ascoltare, sono precisi con le loro parole e possono cogliere segnali non verbali. La gestione di un team dell'evento richiederà l'input non solo del coordinatore, ma anche del team stesso e un leader efficace avrà il tempo di ascoltare le preoccupazioni del proprio team.
• Delegatore: nessun coordinatore di eventi può fare tutto da solo, che è lo scopo di avere un team di eventi. Un efficace coordinatore e leader dell'evento avrà la capacità e la volontà di delegare responsabilità a ciascun membro del team in base alle proprie capacità.
• Pensatore positivo: i leader danno il tono al resto della squadra. E nel settore degli eventi, con tutte le variabili mutevoli della pianificazione e dell'esecuzione di un evento, è necessaria una prospettiva positiva per affrontare queste attività. Il tuo coordinatore di eventi deve dimostrare la sua visione positiva di fronte a numerose sfide per mantenere un morale sano della squadra.
• Responsabile: Soprattutto, qualsiasi coordinatore di eventi deve dimostrare la propria responsabilità non solo quando le cose vanno bene, ma anche quando vanno terribilmente male. Assicurarsi che ogni membro del team sia dove deve essere e che ogni fornitore sia pronto per l'esecuzione il giorno dell'evento richiede molta responsabilità da parte del coordinatore.

Il tuo coordinatore di eventi dovrebbe essere in grado di dimostrare queste qualità di leadership nelle loro precedenti esperienze nel settore degli eventi.

2. Competenza tecnologica

L'industria degli eventi è in continua evoluzione e al passo con i tempi, soprattutto con l'introduzione di nuove tecnologie.

I coordinatori di eventi più efficaci si tengono aggiornati su queste nuove tendenze e cercano modi per accogliere questi cambiamenti nel proprio lavoro, che si tratti di nuovi software di gestione degli eventi, strumenti di monitoraggio dei partecipanti o modi per rendere il loro evento più personale ed esperienziale .

3. Capacità organizzative

Non c'è un "io" nella squadra, ma c'è un "io" nell'organizzazione, che è qualcosa che ogni buon coordinatore di eventi dovrebbe sapere.

Un coordinatore dell'evento sarà responsabile delle attività del team degli eventi, dei fornitori e di ciò che forniranno, negoziando e finalizzando i contratti, supervisionando l'esecuzione dell'evento e riferirà a te, il loro supervisore, sullo stato di avanzamento dell'evento.

Per fare tutto questo, il tuo candidato avrà bisogno di eccellenti capacità organizzative.

4. Creatività

I coordinatori di eventi fanno molto di più che gestire un team e mettere insieme eventi. La pianificazione e il coordinamento degli eventi è la sfida costante di trovare nuovi modi per svolgere vecchi compiti, come gestire i check-in dei partecipanti, coordinare i temi e raccogliere il feedback degli ospiti.

I migliori coordinatori di eventi trovano nuovi modi creativi per affrontare questi problemi con idee fuori dagli schemi e nuove tecnologie.

Queste persone devono essere abili nel creare immagini e suoni esteticamente piacevoli durante gli eventi, il che significa che hanno bisogno di esperienza con la coordinazione dei colori, la scrittura creativa per il marketing e la decorazione d'interni, solo per citare alcune abilità.

5. Abilità di gestione del tempo

Infine, un coordinatore di eventi deve destreggiarsi tra tutte queste responsabilità in modo tempestivo per rispettare le scadenze degli eventi. Altrimenti, il tuo team di eventi mancherà per sempre queste scadenze, lasciando fornitori e clienti molto sconvolti da orari non rispettati ed eventi ritardati (o incompleti).

Devi assicurarti che il tuo candidato possa gestire lo stress della gestione e dell'esecuzione dei tuoi eventi senza rimanere indietro.

Di cos'altro ha bisogno il tuo team di eventi aziendali?

Ci sono altri tratti che ritieni che un coordinatore di eventi dovrebbe avere che ci sono sfuggiti in questo pezzo? Se è così, assicurati di lasciare un commento qui sotto!