5 Contoh Manajemen Perubahan di SaaS untuk Menginspirasi Anda

Mereka mengatakan tidak ada yang permanen kecuali perubahan. Tetapi hanya karena perubahan itu konstan tidak berarti semua orang menyukainya atau dapat dengan mudah beradaptasi.

Misalnya, Anda dapat memperkenalkan aplikasi baru hanya untuk mengetahui bahwa karyawan Anda masih menggunakan yang lama. Atau mungkin mereka menemukan alternatif yang lebih baik daripada yang Anda perkenalkan.

Kedua situasi itu mungkin terjadi. Namun melalui transformasi atau proses manajemen perubahan tidak harus berakhir dengan kegagalan.

Artikel ini akan membahas perusahaan SaaS yang telah berhasil menerapkan inisiatif manajemen perubahan untuk menunjukkan kepada Anda apa yang berhasil (dan apa yang tidak) dan bagaimana Anda dapat mengadopsi ajaran dalam lingkungan ekonomi yang bergerak cepat saat ini.

Apa itu manajemen perubahan dan mengapa itu penting?

Manajemen perubahan adalah bagaimana organisasi memandu proses perubahan dari awal hingga akhir, termasuk perencanaan dan implementasi. Ini adalah pendekatan sistematis untuk mendukung karyawan dan tim melalui transisi yang melibatkan alat, inisiatif, atau proses baru.

Orang secara alami tahan terhadap perubahan. Menurut sebuah studi penelitian, hanya 38% orang yang terbuka untuk meninggalkan zona nyamannya saat menghadapi perubahan. 68% sisanya langsung merasa takut dan tidak nyaman.  

Anda harus siap menghadapi hal yang sama jika Anda berencana mengubah atau memodifikasi proses organisasi yang ada. Pikirkan untuk menerapkan teknologi baru atau memprioritaskan pasar baru. Jika tidak, Anda kemungkinan besar akan mencapai hambatan tanpa manajemen yang tepat.

Ingat, proses transformasi hanya akan berhasil jika orang-orang menerimanya dan siap untuk melakukan upaya transisi. Manajemen perubahan sangat penting untuk merencanakan dan menguji perubahan dan mengimplementasikan, mendokumentasikan, dan mengevaluasi pengaruhnya untuk memastikan orang-orang Anda mengikuti cara baru dalam melakukan sesuatu.

Tantangan untuk mengubah manajemen

Manajemen perubahan bisa sangat menantang, terutama di organisasi besar. Sangat membantu untuk memahami beberapa kesalahan langkah yang biasa dihadapi oleh para pemimpin bisnis sehingga Anda dapat meningkatkan strategi perubahan Anda. Berikut adalah beberapa tantangan umum untuk mengelola perubahan organisasi:

1. Kurangnya komunikasi yang efektif

Salah satu komponen kunci untuk mempengaruhi proses manajemen perubahan yang sukses adalah komunikasi.

Komunikasi yang konstan diperlukan sepanjang siklus perubahan sehingga karyawan memahami mengapa perubahan harus terjadi dan bagaimana pengaruhnya terhadap mereka. Kegagalan untuk mengkomunikasikan perubahan yang dimaksudkan dengan benar membuat manajemen perubahan lebih sulit untuk diterapkan, yang mengarah ke spekulasi dan rumor.

2. Resistensi karyawan

Terkadang, karyawan mungkin menolak untuk menerima perubahan karena penolakan alami mereka untuk berubah. Ini biasa terjadi karena perubahan dapat mengakibatkan pekerjaan ekstra yang tidak diinginkan. Pemimpin organisasi dapat mengatasi penolakan melalui transparansi, perencanaan, dan kesabaran.

3. Manajemen sumber daya yang efektif

Manajemen sumber daya, yang melibatkan penanganan aset keuangan, manusia, informasi, berwujud dan tidak berwujud yang akan memfasilitasi proses perubahan, terbukti sulit saat menerapkan perubahan.

4. Ketakutan dan konflik

Salah satu konsekuensi dari perubahan adalah konflik yang tidak disengaja di antara para pekerja karena ketidakpastian dan ketakutan yang ditimbulkannya. Sangat penting untuk mengintervensi dan memitigasi masalah apa pun tepat waktu dan menemukan solusi yang mengintegrasikan input karyawan.

5. Dukungan kepemimpinan yang buruk

Tanpa dukungan kepemimpinan untuk menginspirasi tenaga kerja mereka untuk merangkul perubahan budaya, inisiatif perubahan mungkin mati pada saat kedatangan. Kepemimpinan harus menjadi preseden untuk perubahan dan secara bertahap membuat semua orang bergabung.

6. Perencanaan dan orientasi yang tidak tepat

Perencanaan yang tidak tepat dapat menyebabkan kemunduran dalam kegiatan manajemen perubahan.

Harus ada rencana yang ditata dengan baik untuk setiap proses manajemen perubahan, yang mencakup garis waktu untuk mengukur setiap tonggak perubahan. Memberikan pelatihan mendetail dan orientasi pengguna di SaaS saat menambahkan alat baru ke tumpukan teknologi Anda, misalnya, membiasakan karyawan dengan perangkat lunak, memastikan mereka menggunakannya saat melakukan pekerjaan mereka.

5 Contoh manajemen perubahan di SaaS

Untuk memastikan manajemen perubahan yang sukses, tim berkinerja tinggi di bidang teknologi mengembangkan pendekatan dan strategi yang menjawab kebutuhan setiap orang, terutama mereka yang terpengaruh oleh perubahan.

Kabar baiknya adalah Anda dapat menggunakannya sebagai inspirasi. Berikut adalah lima perusahaan SaaS yang berhasil menerapkan manajemen perubahan dalam bisnisnya:

1. Netflix

Netflix mempertahankan kesuksesannya sebagai layanan streaming online dengan terus memperbarui dirinya sejalan dengan perubahan teknologi, regulasi, dan keinginan konsumen.

Selama tahun-tahun awal perusahaan beroperasi sejak tahun 1997, model bisnisnya adalah menawarkan langganan bulanan kepada konsumen untuk film yang akan dikirim ke rumah konsumen. Namun dengan perubahan teknologi yang signifikan dan tuntutan konsumen akan konten OTT, Netflix mengubah model bisnisnya dengan meluncurkan layanan streaming online pada tahun 2007.

Persaingan dengan cepat terjadi dengan layanan streaming online lainnya seperti Hulu, Amazon Prime Video, dan jaringan televisi kabel. Untuk mempertahankan pangsa pasar dan menumbuhkan basis pelanggannya, Netflix mulai memproduksi konten eksklusif dalam bentuk serial orisinal dan dokumenter yang menampilkan aktor-aktor populer.

“Kami memiliki satu tujuan tunggal, yaitu 'Sukses dalam streaming.' Jika kita melakukan itu, itu adalah home run.”

– CEO Netflix, Reed Hastings

Serangkaian perubahan signifikan yang terlihat jelas sepanjang keberadaan perusahaan hanya mungkin terjadi dengan menerapkan manajemen perubahan yang efektif.

Netflix mencapai ini melalui perubahan budaya organisasi yang belum pernah terjadi sebelumnya berdasarkan komunikasi yang terbuka dan jujur ​​dengan semua tingkatan karyawan dan di setiap aspek fungsi perusahaan. Pada awalnya, manajemen perubahannya memulai dengan awal yang sulit, menyebabkan penurunan stok sebesar 77% dalam waktu empat bulan. Tetapi Netflix tetap berkomitmen pada perubahan mereka dan terus menuangkan sumber daya ke dalam streaming online dan program orisinal mereka.

Pada 2017, Netflix memiliki jumlah total pelanggan tertinggi di antara semua perusahaan kabel AS. Pelanggannya tumbuh dari 23 juta pada 2011 menjadi 139 juta pada 2018.

Sumber Gambar

2. Atlassia

Atlassian adalah perusahaan perangkat lunak kolaborasi yang menyediakan solusi alur kerja lintas tim dalam suatu organisasi.

Dua kali setiap tahun, karyawan akan meninjau diri mereka sendiri, dan manajer akan meninjau anggota tim untuk mendapatkan peringkat kinerja akhir yang terkait langsung dengan bonus mereka. Gaya ulasan ini menyebabkan gangguan, dan karyawan takut akan hal itu.

Pada tahun 2011, Atlassian memutuskan untuk mengubah proses manajemen kinerjanya karena sistem peninjauan tidak memberikan hasil yang diharapkan. Itu menciptakan model yang lebih berkelanjutan di mana manajer dan karyawan melakukan diskusi kinerja 1:1 sebulan sekali.

Perubahan ini tidak hanya dalam satu aspek manajemen kinerja tetapi dalam keseluruhan proses, dengan Atlassian memperkenalkan sistem manajemen kinerja baru untuk melatih pelatihan dan teknologi karyawan yang tepat.

Inisiatif manajemen perubahan Atlassian lahir dari pengamatan bahwa proses peninjauan saat ini tidak efektif.

Tingkat transparansi dan komunikasi ini berfungsi sebagai dasar dari setiap proses manajemen perubahan yang berhasil. Karyawan akan menerima perubahan dengan penolakan paling kecil jika mereka merasa diajak berkonsultasi dan mendapat informasi yang baik.

3. Google

Pada awal tahun 2000-an, Google mendominasi banyak proyek teknologi tinggi dan menangani berbagai jenis proyek, mulai dari kendaraan pintar dan teknologi yang dapat dikenakan hingga rumah pintar.

Meskipun semua proyek terhubung, Google menjadi entitas yang terlalu besar untuk dikelola. Jadi untuk membuat masing-masing proyek lebih mudah dikelola dan diskalakan, salah satu pendiri Larry Page membagi Google menjadi perusahaan yang berbeda, menempatkan semuanya di bawah satu payung yang disebut Alphabet.

“Pada dasarnya, kami percaya ini memungkinkan kami untuk meningkatkan skala manajemen, karena kami dapat menjalankan hal-hal yang tidak terlalu terkait secara mandiri. Alphabet adalah tentang bisnis yang makmur melalui pemimpin yang kuat dan kemandirian.”

– CEO Alfabet, Larry Page

Apa yang mendorong Page untuk memimpin prakarsa manajemen perubahan ini adalah visi bahwa reorganisasi Google akan membebaskan karyawannya, memungkinkan mereka berkonsentrasi lebih produktif pada misi mereka sendiri tanpa mempedulikan Google secara keseluruhan.

Dan kita semua tahu seberapa baik hasilnya bagi Google, bukan?

4. Apel

Apple adalah salah satu perusahaan teknologi terbesar dan paling inovatif di luar sana. Ini adalah perusahaan yang mengalami transformasi konstan untuk memenuhi lingkungan pasar yang selalu berubah dan kebutuhan konsumen.

Mengeluarkan produk baru di pasar selalu membutuhkan perubahan teknologi dalam organisasi. CEO Apple pada saat itu, Steve Jobs, mempelopori proses manajemen perubahan dengan memperkenalkan strategi khusus untuk mempersiapkan perusahaan memproduksi produk baru.

Proses perubahan ini dilakukan di dalam departemen teknis dan juga di seluruh departemen keuangan, desain, dan pemasaran.

Sebagai pemimpin yang berkomitmen, Jobs menggunakan komunikasi yang tepat untuk mendorong kebutuhan akan perubahan dan merancang strategi akurat yang mencegah kegagalan atau proyek yang buruk. Dia meninggal pada tahun 2011, tetapi dia meninggalkan perusahaan yang telah berubah yang memiliki struktur dan nilai yang ditetapkan untuk masa depan yang berkembang.

5. Microsoft

Pada tahun 2020, Microsoft ingin mendorong penerapan solusi pelaporan intelijen bisnis modern yang dikenal sebagai MSX Insights (MSXi). MSXi menyelaraskan metrik utama di seluruh tim keuangan, tenaga penjualan, manajer, operasi, dan pemimpin perusahaan Microsoft.

Perubahan ini diperlukan karena laporan masing-masing tim sebelumnya menggunakan sumber data yang berbeda, yang menyebabkan duplikasi upaya dan privasi data serta risiko kepatuhan. Perusahaan menginginkan cara umum dan standar dalam melihat data, menggali wawasan bisnis.

Tetapi meyakinkan pengguna untuk beralih ke MSXi tidak akan mudah.

Jadi bagaimana mereka mengatasi manajemen perubahan ini?

“Kami menerapkan praktik terbaik manajemen perubahan dari Prosci, termasuk model ADKAR yang berharga. ADKAR menjabarkan lima aspek penting perubahan: Awareness, Desire, Knowledge, Ability, dan Reinforcement,”

– Rudy Neirynck, Microsoft

Microsoft mengadopsi model manajemen perubahan yang memberikan wawasan tentang di mana harus memfokuskan sumber daya untuk mendorong perubahan perilaku yang diinginkan. Ini kemudian dapat mendorong keinginan untuk menemukan apa yang dimiliki oleh solusi MSXi dan nilai apa yang dapat diberikannya kepada perusahaan.

Hasil akhirnya? Microsoft saat ini memiliki lebih dari 30.000 pengguna platform intelijen bisnisnya di 95 negara.

Ubah strategi manajemen agar bisnis Anda tetap stabil selama masa transisi

Meskipun proses manajemen perubahan bisa sangat menantang, menyebabkan tingkat stres yang berbeda bagi setiap orang yang terlibat, strategi berikut dapat membantu Anda menerapkan perubahan organisasi yang berhasil:

1. Kembangkan rencana manajemen perubahan

Melaksanakan setiap perubahan besar dalam organisasi Anda membutuhkan perencanaan. Rencana itu harus membahas:

• Ruang lingkup perubahan
• Kapan perubahan akan diterapkan sepenuhnya
• Siapa yang bertanggung jawab untuk setiap peluncuran rencana
• Apa yang dibutuhkan karyawan dan manajer
• Analisis kesiapan tenaga kerja untuk perubahan

Dengan mencakup aspek-aspek ini dalam rencana manajemen perubahan Anda, Anda dapat menghindari beberapa tantangan yang dihadapi organisasi dan memastikan proyek perubahan Anda tidak gagal.

2. Terapkan kejujuran dan transparansi

Agar bisnis Anda tetap stabil selama masa transisi apa pun, Anda harus jujur ​​dan transparan dengan tenaga kerja Anda. Sebagian besar pekerja tidak merasa nyaman dengan perubahan. Jadi bersikap transparan di setiap langkah proses manajemen perubahan akan membantu Anda membangun kepercayaan dan memastikan kelancaran transisi.

3. Investasikan pada alat yang tepat

Sebagai bagian dari strategi manajemen perubahan, Anda harus mengidentifikasi alat manajemen perubahan yang dapat mendukung perencanaan, komunikasi, pelatihan dan dukungan, manajemen data, dan analitik Anda.

Gunakan alat yang memungkinkan Anda melacak upaya perubahan Anda, jadi Anda tidak harus berurusan dengan masalah yang bisa dihindari.

4. Atasi penolakan melalui komunikasi yang efektif

Kunci untuk mengatasi resistensi adalah komunikasi yang sering dan tepat. Pekerja menganggap yang terburuk tentang bagaimana perubahan akan berdampak pada pekerjaan mereka ketika ada kekurangan komunikasi. Anda dapat menghindari ini dengan menangani masalah apa pun sejak awal.

5. Menetapkan pemimpin perubahan

Jika Anda ingin memimpin inisiatif manajemen perubahan yang tepat, tentukan pemimpin perubahan yang dapat membantu memotivasi tim untuk mendorong transisi. Para pemimpin dapat merupakan gabungan dari karyawan dari berbagai departemen yang terpengaruh oleh perubahan dan dapat memengaruhi opini.

6. Dapatkan umpan balik yang konstan

Mendapatkan umpan balik dari karyawan Anda adalah cara terbaik untuk meningkatkan proses manajemen perubahan Anda. Ini juga akan mengatasi masalah atau penolakan apa pun dan membuat karyawan terlibat dalam proses perubahan.

7. Berikan dukungan berkelanjutan

Perubahan tidak instan. Dibutuhkan serangkaian pengulangan untuk membuat orang beradaptasi dengan rutinitas atau proses baru. Dengan memberikan dukungan berkelanjutan, yang mencakup panduan langsung dan di layar, Anda memastikan karyawan Anda terus bekerja dan tetap sejalan dengan inisiatif perubahan Anda.

Hilangkan pushback dengan Userguiding

Komunikasi yang buruk bisa dibilang merupakan alasan paling menonjol mengapa orang menolak perubahan dalam suatu organisasi. Untungnya, Anda dapat menghilangkan penolakan ini dengan memandu karyawan Anda mengapa Anda mendorong perubahan dalam organisasi Anda dan menjelaskan produk yang akan Anda luncurkan.

Berinvestasi dalam manajemen perubahan adalah jalan yang terbukti menuju kesuksesan proyek. Dengan menggunakan alat manajemen perubahan, Anda dapat memberikan pelatihan, membuat basis pengetahuan, dan melacak kemajuan inisiatif perubahan Anda untuk melakukan transisi dengan cepat dan berhasil.

Misalnya, Anda dapat menggunakan UserGuiding untuk menghadirkan pengalaman orientasi interaktif ke sistem baru yang disertai perubahan, membantu karyawan Anda mengadopsi proses perubahan. Terlebih lagi, alat ini tidak memerlukan pengkodean dari pembuatan hingga integrasi hingga pemeliharaan dan sesederhana menyeret dan melepaskan.

Ambil UserGuiding untuk putaran hari ini.