5 przykładów zarządzania zmianą w SaaS, które Cię zainspirują

Mówią, że nie ma nic stałego poza zmianą. Ale tylko dlatego, że zmiany są stałe, nie oznacza, że ​​wszyscy je lubią lub mogą się łatwo dostosować.

Na przykład możesz wprowadzić nową aplikację tylko po to, aby dowiedzieć się, że Twoi pracownicy nadal używają starej. A może znaleźli lepszą alternatywę niż ta, którą przedstawiłeś.

Obie sytuacje są prawdopodobne. Jednak przejście przez transformację lub proces zarządzania zmianą nie musi kończyć się niepowodzeniem.

W tym artykule omówimy firmy SaaS, które z powodzeniem wdrożyły inicjatywy zarządzania zmianą, aby pokazać, co działa (a co nie) i jak można zastosować nauki w dzisiejszym szybko rozwijającym się środowisku gospodarczym.

Czym jest zarządzanie zmianą i dlaczego jest ważne?

Zarządzanie zmianą to sposób, w jaki organizacje kierują procesami zmian od początku do końca, w tym planowanie i wdrażanie. Jest to systematyczne podejście do wspierania pracowników i zespołów w przejściu obejmującym nowe narzędzia, inicjatywy lub procesy.

Ludzie są z natury oporni na zmiany. Według badania naukowego tylko 38% ludzi jest otwartych na opuszczenie swojej strefy komfortu, gdy pojawia się propozycja zmiany. Pozostałe 68% od razu odczuwa strach i dyskomfort.  

Musisz być przygotowany na to samo, jeśli planujesz zmienić lub zmodyfikować istniejące procesy organizacyjne. Pomyśl o wdrożeniu nowych technologii lub nadaniu priorytetu nowemu rynkowi. W przeciwnym razie prawdopodobnie napotkasz bariery bez odpowiedniego zarządzania.

Pamiętaj, że proces transformacji zakończy się sukcesem tylko wtedy, gdy ludzie go przyjmą i będą gotowi włożyć wysiłek w transformację. Zarządzanie zmianą ma kluczowe znaczenie dla planowania i testowania zmian oraz wdrażania, dokumentowania i oceny ich skutków, aby upewnić się, że Twoi ludzie są na pokładzie nowego sposobu działania.

Wyzwania związane z zarządzaniem zmianą

Zarządzanie zmianą może być bardzo trudne, zwłaszcza w dużych organizacjach. Pomocne jest zrozumienie niektórych błędów często popełnianych przez liderów biznesu, aby można było udoskonalić strategię zmian. Oto kilka typowych wyzwań związanych z zarządzaniem zmianami organizacyjnymi:

1. Brak skutecznej komunikacji

Jednym z kluczowych elementów skutecznego procesu zarządzania zmianą jest komunikacja.

Stała komunikacja jest niezbędna przez cały cykl zmiany, aby pracownicy rozumieli, dlaczego zmiana musi nastąpić i jak ona na nich wpływa. Brak odpowiedniego komunikowania zamierzonych zmian utrudnia wdrożenie zarządzania zmianami, co prowadzi do spekulacji i plotek.

2. Opór pracowników

Czasami pracownicy mogą odmówić zaakceptowania zmian ze względu na swój naturalny opór wobec zmian. Jest to powszechne, ponieważ zmiana może spowodować niechcianą dodatkową pracę. Liderzy organizacji mogą przeciwdziałać oporowi poprzez przejrzystość, planowanie i cierpliwość.

3. Efektywne zarządzanie zasobami

Zarządzanie zasobami, które obejmuje zarządzanie zasobami finansowymi, ludzkimi, informacyjnymi, materialnymi i niematerialnymi, które ułatwią proces zmian, może okazać się trudne podczas wdrażania zmian.

4. Strach i konflikty

Jedną z konsekwencji zmian są niezamierzone konflikty wśród pracowników spowodowane niepewnością i strachem, jakie ze sobą niosą. Bardzo ważne jest, aby interweniować i łagodzić wszelkie problemy na czas oraz znaleźć rozwiązanie, które integruje wkład pracowników.

5. Słabe wsparcie przywódcze

Bez wsparcia przywództwa, które zainspiruje ich pracowników do przyjęcia zmiany kulturowej, inicjatywy zmian mogą być martwe od razu po przybyciu. Przywództwo powinno ustanowić precedens dla zmian i stopniowo angażować wszystkich.

6. Niewłaściwe planowanie i onboarding

Niewłaściwe planowanie może prowadzić do niepowodzeń w działaniach związanych z zarządzaniem zmianą.

Dla każdego procesu zarządzania zmianą powinien istnieć dobrze rozplanowany plan, który obejmuje ramy czasowe pomiaru każdego kamienia milowego zmiany. Na przykład zapewnienie szczegółowego szkolenia i wdrożenia użytkownika w SaaS podczas dodawania nowych narzędzi do stosu technologii pozwala pracownikom zapoznać się z oprogramowaniem, zapewniając, że będą z niego korzystać podczas wykonywania pracy.

5 Przykłady zarządzania zmianą w SaaS

Aby zapewnić skuteczne zarządzanie zmianami, wydajne zespoły technologiczne opracowują podejścia i strategie uwzględniające potrzeby wszystkich, zwłaszcza tych, których zmiana dotyczy.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​możesz wykorzystać je jako inspirację. Oto pięć firm SaaS, którym udało się skutecznie wdrożyć zarządzanie zmianami w swojej działalności:

1. Netflixa

Netflix utrzymuje swój sukces jako usługa przesyłania strumieniowego online, nieustannie opracowując się na nowo zgodnie ze zmianami technologicznymi, przepisami i potrzebami konsumentów.

W pierwszych latach działalności firmy, już w 1997 roku, jej model biznesowy polegał na oferowaniu konsumentom miesięcznych abonamentów na filmy z wysyłką pocztą do domów konsumentów. Ale wraz ze znaczącymi zmianami w technologii i wymaganiami konsumentów dotyczącymi treści OTT, Netflix zmienił swój model biznesowy, uruchamiając usługę przesyłania strumieniowego online w 2007 roku.

Szybko pojawiła się konkurencja z innymi usługami przesyłania strumieniowego online, takimi jak Hulu, Amazon Prime Video i sieciami telewizji kablowej. Aby utrzymać swój udział w rynku i zwiększyć bazę klientów, Netflix zaczął produkować ekskluzywne treści w postaci oryginalnych seriali i filmów dokumentalnych z udziałem popularnych aktorów.

„Mamy jeden pojedynczy cel, którym jest„ Odnieś sukces w transmisji strumieniowej ”. Jeśli to zrobimy, to będzie home run”.

– CEO Netflixa, Reed Hastings

Szereg znaczących zmian widocznych przez cały okres istnienia firmy byłby możliwy tylko przy skutecznym zarządzaniu zmianą.

Netflix osiągnął to dzięki bezprecedensowej zmianie kultury organizacyjnej opartej na otwartej i szczerej komunikacji z pracownikami wszystkich szczebli i we wszystkich aspektach funkcjonowania firmy. Początkowo jego zarządzanie zmianami miało trudny początek, co doprowadziło do 77% spadku zapasów w ciągu czterech miesięcy. Ale Netflix pozostał zaangażowany w ich zmianę i nadal przeznaczał zasoby na ich transmisje online i oryginalne programy.

Do 2017 roku Netflix miał największą liczbę abonentów spośród wszystkich amerykańskich operatorów kablowych. Liczba abonentów wzrosła z 23 milionów w 2011 roku do 139 milionów w 2018 roku.

Źródło obrazu

2. Atlassian

Atlassian to firma zajmująca się oprogramowaniem do współpracy, która dostarcza rozwiązania do przepływu pracy między zespołami w organizacji.

Dwa razy w roku pracownicy dokonywali przeglądu siebie, a menedżerowie oceniali członków zespołu, aby uzyskać ostateczną ocenę wydajności bezpośrednio powiązaną z ich premią. Ten styl przeglądu powodował zakłócenia, a pracownicy się ich bali.

W 2011 r. firma Atlassian postanowiła zreorganizować proces zarządzania wydajnością, ponieważ system recenzji nie przynosił zamierzonych rezultatów. Stworzył bardziej ciągły model, w którym menedżerowie i pracownicy raz w miesiącu prowadzili indywidualne dyskusje na temat wydajności.

Ta zmiana dotyczyła nie tylko jednego aspektu zarządzania wydajnością, ale całego procesu. Firma Atlassian wprowadziła nowy system zarządzania wydajnością do szkolenia w zakresie odpowiedniego coachingu pracowników i technologii.

Inicjatywa zarządzania zmianą firmy Atlassian zrodziła się z obserwacji, że obecny proces przeglądu był nieskuteczny.

Ten poziom przejrzystości i komunikacji stanowi podstawę każdego skutecznego procesu zarządzania zmianą. Pracownicy zaakceptują zmiany przy najmniejszym oporze, jeśli poczują się skonsultowani i dobrze poinformowani.

3. Google

Na początku XXI wieku Google zdominowało wiele zaawansowanych technologicznie projektów i zajmowało się różnymi rodzajami projektów, od inteligentnych pojazdów i technologii ubieralnych po inteligentne domy.

Chociaż wszystkie projekty były ze sobą powiązane, Google stawał się zbyt dużym podmiotem, by nim zarządzać. Aby ułatwić zarządzanie i skalowanie każdego z projektów, współzałożyciel Larry Page podzielił Google na różne firmy, umieszczając je wszystkie pod jednym parasolem o nazwie Alphabet.

„Zasadniczo uważamy, że pozwala nam to na większą skalę zarządzania, ponieważ możemy niezależnie prowadzić rzeczy, które nie są bardzo powiązane. Alphabet dotyczy firm prosperujących dzięki silnym przywódcom i niezależności”.

– Prezes Alphabet, Larry Page

Tym, co skłoniło Page do przewodzenia tej inicjatywie zarządzania zmianą, była wizja, zgodnie z którą reorganizacja Google uwolni pracowników, pozwalając im bardziej produktywnie skoncentrować się na własnej misji bez zawracania sobie głowy Google jako całością.

I wszyscy wiemy, jak dobrze się to skończyło dla Google, prawda?

4. Jabłko

Apple to jedna z największych i najbardziej innowacyjnych firm technologicznych. To firma, która przechodzi nieustanną transformację, aby sprostać ciągle zmieniającemu się otoczeniu rynkowemu i wymaganiom konsumentów.

Wprowadzanie nowych produktów na rynek zawsze wymagało zmian technologicznych w organizacji. Ówczesny dyrektor generalny Apple, Steve Jobs, zainicjował proces zarządzania zmianą, wprowadzając określone strategie przygotowujące firmę do produkcji nowych produktów.

Ten proces zmian został przeprowadzony w dziale technicznym, a także w działach finansów, projektowania i marketingu.

Jako zaangażowany lider, Jobs stosował odpowiednią komunikację, aby napędzać potrzebę zmian i opracowywać trafne strategie, które zapobiegały niepowodzeniom lub złym projektom. Zmarł w 2011 roku, ale pozostawił po sobie przekształconą firmę, której struktury i wartości są nastawione na prosperującą przyszłość.

5.Microsoft

W 2020 r. Microsoft chciał przyczynić się do przyjęcia nowoczesnego rozwiązania do raportowania Business Intelligence, znanego jako MSX Insights (MSXi). MSXi wyrównuje kluczowe wskaźniki między zespołami finansowymi Microsoftu, sprzedawcami, menedżerami, operacjami i liderami firmy.

Ta zmiana była konieczna, ponieważ raporty każdego zespołu korzystały wcześniej z różnych źródeł danych, co prowadziło do powielania wysiłków i ryzyka związanego z prywatnością danych i zgodnością. Firma potrzebowała wspólnego i standardowego sposobu patrzenia na dane, drążenia w głąb informacji biznesowych.

Jednak przekonanie użytkowników do przejścia na MSXi nie było łatwe.

Jak więc zajęli się tym zarządzaniem zmianą?

„Wdrożyliśmy najlepsze praktyki zarządzania zmianą od Prosci, w tym wartościowy model ADKAR. ADKAR opisuje pięć ważnych aspektów zmiany: Świadomość, Pragnienie, Wiedza, Umiejętność i Wzmocnienie”

– Rudy Neirynck, Microsoft

Firma Microsoft przyjęła model zarządzania zmianami, który zapewniał wgląd w to, gdzie skoncentrować zasoby, aby zachęcić do pożądanej zmiany w zachowaniu. Może wtedy wzbudzić chęć odkrycia, co rozwiązanie MSXi ma w sobie i jaką wartość może wnieść do firmy.

Efekt końcowy? Obecnie Microsoft ma ponad 30 000 użytkowników swojej platformy analizy biznesowej w 95 krajach.

Zmień strategie zarządzania, aby utrzymać stabilność firmy w okresie przejściowym

Chociaż proces zarządzania zmianą może być dość trudny i powodować różne poziomy stresu dla wszystkich zaangażowanych osób, poniższe strategie mogą pomóc we wdrożeniu udanej zmiany organizacyjnej:

1. Opracuj plan zarządzania zmianą

Przeprowadzenie jakiejkolwiek istotnej zmiany w Twojej organizacji wymaga planowania. Plan ten powinien dotyczyć:

• Zakres zmiany
• Kiedy zmiana zostanie w pełni wdrożona
• Kto jest odpowiedzialny za każde wdrożenie planu
• Czego potrzebują pracownicy i menedżerowie
• Analiza gotowości pracowników do zmiany

Uwzględniając te aspekty w planie zarządzania zmianą, możesz uniknąć niektórych wyzwań stojących przed organizacjami i upewnić się, że projekt zmiany nie upadnie.

2. Zastosuj uczciwość i przejrzystość

Aby utrzymać stabilność firmy podczas każdej zmiany, musisz być uczciwy i przejrzysty wobec swoich pracowników. Większość pracowników nie czuje się komfortowo ze zmianami. Przejrzystość na każdym etapie procesu zarządzania zmianą pomoże Ci zbudować zaufanie i zapewnić płynne przejście.

3. Zainwestuj w odpowiednie narzędzia

W ramach strategii zarządzania zmianą musisz określić narzędzia zarządzania zmianą, które mogą wspierać planowanie, komunikację, szkolenia i wsparcie, zarządzanie danymi i analitykę.

Korzystaj z narzędzi, które pozwalają śledzić wysiłki na rzecz zmian, dzięki czemu nie musisz zajmować się problemami, których można uniknąć.

4. Zmierz się z oporem poprzez skuteczną komunikację

Kluczem do pokonania oporu jest częsta i właściwa komunikacja. Pracownicy zakładają najgorsze, jak zmiana wpłynie na ich miejsca pracy, gdy brakuje komunikacji. Możesz tego uniknąć, rozwiązując wszelkie problemy od samego początku.

5. Ustanów liderów zmian

Jeśli chcesz poprowadzić właściwą inicjatywę zarządzania zmianą, ustal liderów zmian, którzy mogą pomóc zmotywować zespół do przeforsowania przejścia. Liderzy mogą być mieszanką pracowników z różnych działów, na które zmiana ma wpływ i mogą wpływać na opinie.

6. Otrzymuj stałą informację zwrotną

Uzyskanie informacji zwrotnej od pracowników to doskonały sposób na usprawnienie procesu zarządzania zmianą. Odniesie się również do wszelkich obaw lub oporu i zaangażuje pracowników w proces zmiany.

7. Zapewnij stałe wsparcie

Zmiana nie jest natychmiastowa. Wymaga serii powtórzeń, aby ludzie przystosowali się do nowej rutyny lub procesu. Zapewniając stałe wsparcie, które obejmuje wskazówki osobiste i wyświetlane na ekranie, zapewniasz, że Twoi pracownicy będą kontynuować i pozostawać w zgodzie z Twoimi inicjatywami dotyczącymi zmian.

Wyeliminuj pushbacki dzięki Userguiding

Słaba komunikacja jest prawdopodobnie najważniejszym powodem, dla którego ludzie wycofują się ze zmian w organizacji. Na szczęście możesz wyeliminować te przeszkody, wyjaśniając pracownikom, dlaczego wprowadzasz zmiany w swojej organizacji, i wyjaśniając produkt, który zamierzasz wprowadzić na rynek.

Inwestowanie w zarządzanie zmianą to sprawdzona droga do sukcesu projektu. Korzystając z narzędzi do zarządzania zmianą, możesz organizować szkolenia, tworzyć bazy wiedzy i śledzić postęp inicjatyw zmian, aby przejście było szybkie i udane.

Na przykład możesz użyć UserGuiding, aby zapewnić interaktywne doświadczenie wdrożeniowe do nowych systemów, które pojawiają się wraz ze zmianą, pomagając pracownikom w przyjęciu procesu zmiany. Co więcej, narzędzie nie wymaga kodowania od tworzenia, przez integrację, aż po konserwację i jest tak proste, jak przeciąganie i upuszczanie.

Wypróbuj UserGuiding już dziś.