Cómo encontrar un lugar para un evento: 6 casillas cruciales para verificar

Los asistentes esperan mucho de la experiencia de su evento en estos días. Las salas de reuniones de los hoteles se han transformado en grandes cruceros en Dreamforce, dejando a los asistentes asombrados. Pero estos increíbles lugares no son nada sin los aspectos fundamentales que hacen que el lugar sea el adecuado para el evento.

Para elegir el lugar de un evento hay más que encontrar uno del tamaño adecuado (aunque eso es parte del proceso).

Hay varias casillas que debe marcar antes de comprometerse con el lugar de un evento: necesidades tecnológicas, obstáculos logísticos y, por supuesto, el costo.

¿Quién quiere asistir a un evento en una ubicación inconveniente o costosa, todo porque eligió el lugar equivocado? Su orador que acapara los titulares no contará mucho sin tener en cuenta estos factores.

He reunido una lista de seis factores cruciales que debe tener en cuenta al seleccionar un lugar, junto con herramientas y listas que puede usar para facilitar el proceso de selección.

1. Ubicación conveniente para sus asistentes

La ubicación de su evento es uno de los factores más importantes a considerar en la etapa de planificación. Los posibles solicitantes de registro tendrán en cuenta los costos de viaje y la conveniencia al decidir si asistir.

Si todavía se encuentra en las primeras etapas de planificación y no está seguro de qué ciudad elegir para su conferencia, SmartAsset tiene una lista de los 10 principales destinos de conferencias en los Estados Unidos a partir de 2017 en función de la asequibilidad, la distancia desde los aeropuertos y los delitos violentos. tarifas y disponibilidad de alojamiento:

Lista de SmartAsset de los 25 mejores destinos para conferencias (Fuente)

Una vez que haya determinado la ubicación geográfica, debe basar la selección del lugar en estos criterios:

• Precio
• Distancia de los aeropuertos
• Opciones de transporte (más sobre eso más adelante)
• Capacidad (también más sobre eso más adelante)
• Acceso al centro (restaurantes, bares, hoteles, etc.)

Si está organizando un evento local más pequeño, no necesitará hoteles para albergar a docenas de asistentes de fuera del estado ni fácil acceso a un aeropuerto. Al buscar lugares locales, sus principales preocupaciones son el tamaño del lugar, el costo y las opciones de transporte.

Los motores de búsqueda de lugares Cvent, SocialTables y EventUp son la herramienta perfecta para encontrar todo lo que necesita saber sobre lugares en todo el país.

2. Capacidad del lugar y salas adicionales

Al elegir el lugar de su evento, siempre es mejor sobrestimar sus necesidades de capacidad que subestimarlas.

Por ejemplo, si se espera que su evento atraiga al menos a 300 asistentes, la capacidad de su lugar debería acomodar cómodamente de 350 a 400 personas. Esto le proporcionará el respiro que necesita para acomodar asistentes adicionales si algunos se presentan y se registran el día de.

También ayuda a elegir lugares que ofrecen salas de descanso adicionales. Este tipo de flexibilidad lo ayudará cuando surjan problemas de capacidad. No es lo ideal, pero es posible transmitir el evento principal a estas salas para grupos pequeños como una forma de acomodar a más personas cómodamente en su evento.

Gracias a herramientas como el motor de búsqueda de sedes Cvent, puede investigar las capacidades de las sedes antes de ponerse en contacto con posibles sedes. De esta manera, puede crear su lista de preselección de lugares sin que lo presionen para que se comprometa antes de tener toda la información.

3. Capacidades WiFi para grupos grandes

Vivimos en un mundo cada vez más conectado, y la conectividad WiFi es una necesidad para la productividad en todas las formas de negocios, incluidos los eventos. Es importante que usted, como organizador y organizador de eventos, tenga una conexión constante a Internet. Los mejores lugares tendrán acceso WiFi disponible para su uso el día de su evento.

Sin embargo, la conexión de hotel estándar disponible para todos los huéspedes del hotel podría no ser suficiente para manejar todo el tráfico de sus huéspedes. Por eso es importante consultar sobre una señal WiFi dedicada para sus asistentes. La mayoría de los hoteles tendrán una señal WiFi dedicada para eventos, pero debes asegurarte.

Las velocidades de WiFi también son importantes, especialmente si planea transmitir video o espera un uso intensivo del teléfono durante el evento para twittear en vivo y otros usos de las redes sociales. Debe asegurarse de que sus velocidades de transferencia de datos se mantengan por encima de 8 a 12 Mbps (megabits por segundo) para manejar ese nivel más alto de tráfico. Pregúntele a su lugar sobre sus velocidades y si está bien que realice pruebas de velocidad en su red de eventos, solo para estar seguro.

Si necesita probar la velocidad de Internet de un lugar, existen herramientas gratuitas creadas para eso:

• prueba de velocidad
• rápido.com
• Prueba de velocidad de espectro

Finalmente, vayamos al costo. El WiFi en los eventos no es gratis, pero no tiene por qué costarle una fortuna. Según ASAE, hay un par de formas en que puede ayudar a mitigar estos costos:

• Vender patrocinio de WiFi a un anunciante
• Agregue una tarifa para los huéspedes que usen WiFi

4. Opciones de transporte y estacionamiento

¿De qué sirve un evento si nadie puede llegar?

Al seleccionar su lugar, asegúrese de aclarar todas las opciones de transporte disponibles, tales como:

• servicios ferroviarios de metro
• Rutas de autobuses
• Distancias a pie desde los hoteles
• Disponibilidad de viajes compartidos (Uber, Lyft, Fasten, Sidecar, etc.)

Proporcione esta información de transporte a sus invitados, junto con las horas de tránsito y las recomendaciones para las aplicaciones de mapas de tránsito.

Mapas del sistema ferroviario de metro de Washington DC, la ciudad de Nueva York y Boston (Fuente)

Algunas de estas opciones de transporte pueden incluso ofrecer ofertas especiales y descuentos para los asistentes al evento. Uber, por ejemplo, ofrece su sistema UberEvents que le permite crear pases de viaje para sus asistentes. Estos pases para viajes cubrirán los costos de transporte hasta cierto límite que usted establezca, lo que facilitará que los asistentes lleguen a su evento.

Si bien algunos pueden caminar, tomar el transporte público o compartir un viaje a su evento, muchos aún conducirán.

Al considerar los lugares, el estacionamiento es otra característica que debe tener en cuenta. Si el lugar no tiene estacionamiento designado, ¿qué tipo de opciones de estacionamiento local están disponibles? ¿Hay estacionamientos? ¿Aparcamiento amplio en la calle?

Puede hacer un trato con un garaje de estacionamiento local para reservar una cierta cantidad de espacios e incluir ese costo con una oferta de boleto para aquellos que planean conducir. Esto también se aplica a los garajes de pago propiedad del lugar donde el costo del estacionamiento se agrega como un servicio, ya sea al costo total o con una tarifa con descuento (preferiblemente la última).

Si no cree que sea necesario ir tan lejos para asegurar el estacionamiento, pero aún desea que la conducción sea conveniente para sus invitados, intente recomendar aplicaciones de estacionamiento en el sitio web de su evento que los ayudarán a encontrar estacionamiento asequible alrededor de su lugar.

5. Amenidades

¿Qué tiene para ofrecer su lugar además del espacio para albergar su evento? Estos servicios adicionales pueden incluir:

• Equipo de A/V : Alquilar o comprar equipo de A/V es costoso y ayuda a ahorrar dinero cuando el lugar de su evento ya tiene iluminación, parlantes, micrófonos y equipo de video listos para usar. Si es así, lo más probable es que el lugar ofrezca el equipo como parte de un paquete.
• Mesas y sillas : Al igual que los equipos de A/V, proporcionar sus propias mesas y sillas significa más dinero de su bolsillo para alquileres. Sin mencionar los costos de transporte de mover todas estas mesas y sillas al lugar. Es mejor encontrar un lugar que ya cuente con estas comodidades.
• Catering : si planea proporcionar comida a sus invitados, puede contratar un servicio de catering externo o aprovechar el catering de su lugar, si está disponible. Dependiendo del lugar, su servicio de comida puede costar menos dinero si se empaqueta con la reserva del lugar. Consulte con sus proveedores locales para comparar tarifas.

Todos estos servicios están disponibles a través de fuentes externas, pero como se mencionó anteriormente, si sus posibles lugares los ofrecen, es mejor tratar de elaborar un paquete que pueda ahorrarle dinero a largo plazo.

6. Flexibilidad de fechas de eventos

Las cosas no siempre salen como las planeaste. Las emergencias ocurren, el clima no siempre coopera y los horarios no siempre se alinean.

Por eso es importante seleccionar un lugar que le brinde algún tipo de flexibilidad en la programación de su evento. Por ejemplo, si su evento puede requerir un cambio de fecha, es útil reservar un lugar con algunas fechas abiertas alrededor de ese tiempo para usar como fechas de lluvia.

Comprenda que esta es una pregunta difícil para cualquier lugar y no debería hacer o deshacer un trato ya que los lugares necesitan horarios completos para pagar las facturas.

Pero si se encuentra con un lugar con algunas fechas vacías, intente trabajar en una política de reprogramación para una fecha posterior a una tarifa con descuento. De esta manera, el lugar no perderá dinero al programar una fecha adicional para ti y no tendrás que cancelar un evento si surgen problemas.

Dado que los eventos importantes siempre se planifican con meses o un año de anticipación, brindarles a sus posibles lugares una lista de fechas flexibles lo ayudará a encontrar cuándo son las fechas que no son pico y encontrar la fecha que le permitirá ahorrar más dinero.

Consulte estos otros recursos de planificación de eventos

Ahora que ha seleccionado el lugar de su evento, asegúrese de seguir el resto de los pasos en mi "Guía de diez pasos para la planificación de eventos" para garantizar la mejor experiencia de evento.