So erstellen Sie effektive Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus

Jetzt, wo das Arbeiten von zu Hause aus immer häufiger wird, ist es höchste Zeit, dass Sie Firmenformalitäten festlegen. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, müssen Sie endgültige Richtlinien erstellen, um sicherzustellen, dass jeder versteht, was von ihm erwartet wird. Folgendes müssen Sie beachten, wenn Sie Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus erstellen.

Was ist eine Work-from-Home-Richtlinie?

Auch als Fernarbeitsrichtlinie oder Telearbeitsrichtlinie bekannt, ist eine Heimarbeitsrichtlinie die etablierte Vereinbarung zwischen einem Arbeitnehmer und seinem Arbeitgeber. Ziel ist es, die vielfältigen Facetten des Remote-Arbeitens abzudecken. Eine Reihe von Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus definieren die Verantwortlichkeiten und Erwartungen für Mitarbeiter, die außerhalb des Büros arbeiten.

Es kann auch ermitteln, wer berechtigt ist, von zu Hause aus zu arbeiten, oder das Verfahren zum Anfordern von Privilegien und anderen Besonderheiten skizzieren. Während der Pandemie waren die meisten Arbeitnehmer obligatorischen Heimarbeitssituationen ausgesetzt. Dafür müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern ein gesundes, produktives und erfolgsorientiertes Arbeitsleben ermöglichen.

Die Vorteile der Erstellung von Homeoffice-Richtlinien

Eine überzeugende Reihe von Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus bietet Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen beeindruckende Vorteile. Hier sind ein paar:

Erwartungen setzen

Eine Richtlinie zur Fernarbeit hilft dabei, klare Erwartungen in Bezug auf Folgendes zu setzen:

• Identifizieren Sie Mitarbeiter, die remote arbeiten können
• So beantragen und verarbeiten Sie die Genehmigung für Remote-Arbeit
• Bestimmen Sie die Arbeitszeiten
• Legen Sie offizielle Kommunikationskanäle fest
• Gewähren Sie Zugriff auf IT-Ausrüstung und Support
• Schulen Sie Mitarbeiter in Bezug auf Cybersicherheit und Vertraulichkeit
• Kündigungsgründe
• Empfangsbestätigung

Kürzungen bei Fehlzeiten

Remote-Arbeit verhindert nicht nur die Ausbreitung von Krankheiten, sondern kann es auch denjenigen ermöglichen, die nicht nach draußen gehen können, ihrer Arbeit nachzugehen. Sie können sich auch während der Arbeitszeit um kranke Familienmitglieder kümmern. Eine Heimarbeitsvereinbarung ermöglicht es ihnen zu verstehen, was getan werden kann und was nicht.

Schaffen Sie eine gute Work-Life-Balance

Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, erhalten die Chance auf eine bessere Work-Life-Balance. Die zusätzliche Zeit, die sie zurückgewinnen, weil sie das Pendeln aus der Gleichung herausnehmen, wird für ihre Familie und ihr soziales Leben aufgewendet. Dies trägt dazu bei, vielseitige Mitarbeiter aufzubauen, die bereit sind, bei der Arbeit ihr Bestes zu geben. Zu wissen, was sie tun können und was nicht, während sie von zu Hause aus arbeiten, beseitigt Zweifel und Schuldgefühle, die sie daran hindern könnten, die Flexibilität der Remote-Arbeit in vollen Zügen zu genießen.

Bietet die Möglichkeit, weltweit einzustellen

Wenn Sie Ihr Unternehmen für Remote-Arbeit öffnen, erhalten Sie Zugang zu Talenten aus der ganzen Welt. Eine Reihe von Richtlinien für die Fernarbeit hilft Ihnen dabei, Ihre Fähigkeiten von überall auf der Welt aus zu verwalten und Standards festzulegen, die Ihnen helfen, Ihren Kurs zu halten.

Die Vor- und Nachteile der Arbeit von zu Hause aus

Bevor Sie effektive Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus erstellen, werfen wir einen kurzen Blick auf die Vor- und Nachteile der Fernarbeit. Dies wird uns helfen zu verstehen, was aufgenommen werden muss und was priorisiert werden muss.

Die Profis

Abgesehen von all den oben genannten Vorteilen, hier sind noch ein paar weitere Vorteile, wenn Ihre Mitarbeiter remote arbeiten:

• Steigerung der Produktivität – nicht jeder ist ein Morgenmensch, aber er macht trotzdem die Arbeit. Mit der Flexibilität, die WFH bietet, können sie nach ihrer inneren Uhr arbeiten. Sie können während ihrer produktivsten Stunden auftreten.
• Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt – die Arbeit von zu Hause aus ermöglicht ein höheres Vertrauensniveau zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dies führt zu einem besseren Engagement und einer Steigerung der Produktivität.
• Weniger Ausgaben – Arbeitgeber können die Kosten für Nebenkosten und Mietflächen senken. Für die Mitarbeiter sparen sie Benzin und andere Transportkosten.

Die Nachteile

Wie jede Situation hat auch das Arbeiten von zu Hause aus seine Schattenseiten. Sie sind jedoch keine Deal-Breaker, da die positiven Aspekte immer noch die negativen überwiegen. Der Schlüssel liegt darin, Richtlinien und Prozesse zu erstellen, um all diese Nachteile zu bewältigen. Hier sind einige der Nachteile von Fernarbeit:

• Ablenkungen – die bloße Anwesenheit des Fernsehers oder Bettes kann ablenkend genug sein, dazu kommen die lauten Geräusche Ihrer Familienmitglieder und viele andere Ablenkungen. Dazu müssen Sie möglicherweise ein Home-Office-Setup einrichten, mit dem Sie sie vermeiden können.
• Gefühle der Isolation – Während Besprechungen oder Brainstorming-Sitzungen aus der Ferne durchgeführt werden können, gibt es nichts, was die physische Interaktion mit Kollegen ersetzen kann. Ein wöchentliches oder monatliches persönliches Treffen kann den Zweck erfüllen.
• Missverständnisse – Messaging-Tools und Kommunikationsplattformen gibt es zuhauf, aber Kommunikationsfehler sind immer noch Realität. Unterschiedliche Zeitzonen können ebenfalls zu den Problemen beitragen. Die Problemumgehung besteht darin, sich auf eventuelle Missverständnisse vorzubereiten, indem mehr Zeit für Projekte und Kooperationen bereitgestellt wird.

So erstellen Sie Richtlinien und Verfahren für die Arbeit von zu Hause aus

Eine effiziente Heimarbeitsrichtlinie wird die Erwartungen sowohl von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern umreißen. Sobald Sie dies erstellt haben, nehmen Sie es in Ihr Mitarbeiterhandbuch auf, senden Sie eine E-Mail-Explosion oder hängen Sie es auf Werbetafeln des Unternehmens auf. Hier ist eine Anleitung, wie Sie Ihre schreiben können:

1. Identifizieren und etablieren Sie Ihren Unternehmenszweck

Erklären, beschreiben und spezifizieren Sie den Zweck des Dokuments und Ihre Ziele für die Umstellung auf Remote-Arbeit. Sammeln Sie gegebenenfalls Daten, die Sie aus den Erfahrungen Ihres Unternehmens mit dem WFH-Setup gelernt haben. Informieren Sie sie darüber und sagen Sie ihnen, was bleiben muss und was verschrottet werden muss.

Ihre Heimarbeitsvereinbarung sollte Ihre Ziele und das, was Sie mit der Einrichtung erreichen möchten, enthalten. Kommunizieren Sie, warum die Richtlinie wichtig ist und wie sie umgesetzt wird. Insgesamt sollten die Richtlinien das Wertversprechen der Mitarbeiter und ihre Erfahrung mit Ihrer Organisation verbessern.

2. Definieren Sie den Umfang und die Berechtigung

Zunächst müssen Sie die Rollen in Ihrem Unternehmen definieren, die für Remote-Arbeit in Frage kommen. Dann müssen Sie die Einschränkungen klar angeben, um die Frustrationen derjenigen zu vermeiden, denen die WFH-Anfragen verweigert wurden. Definieren Sie zum Schluss kurz und knapp, wer berechtigt ist, von zu Hause aus zu arbeiten, und wer nicht.

3. Erstellen Sie eine Gliederung für den Antrags- und Genehmigungsprozess

Nehmen Sie eine Bestimmung in Ihre Heimarbeitsrichtlinie bezüglich der Prozesse für die Beantragung und Genehmigung von Fernarbeit auf. Gibt es ein Formular zum Ausfüllen? An wen sollen sie es schicken? Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung kann helfen, all diese Fragen zu beantworten.

4. Messung der Produktivität

Geschäftsinhaber würden den Arbeitsaufwand ihrer Mitarbeiter messen wollen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Sie können bestimmte Fristen für Aufgaben festlegen oder dafür Überwachungstools und Software verwenden. Informieren Sie sie darüber, um sie darauf aufmerksam zu machen, dass sie verfolgt und überwacht werden.

5. Richtlinien für die Zeitmessung

Arbeitgeber möchten nicht nur die Produktivität messen, sondern auch wissen, wie die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Auch hier stehen Ihnen Zeitüberwachungstools zur Verfügung. Sie können messen, wie viel Zeit für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird, und dann erwarten, dass sie dieser folgen.

Wenn sie zu lange brauchen, bedeutet das nur, dass sie mit der Aufgabe zu kämpfen haben oder abgelenkt sind. Wenn Sie sich für die Verwendung von Zeitüberwachungs-Apps entscheiden, vergessen Sie nicht, diese in Ihre Remote-Arbeitsrichtlinien aufzunehmen.

Was sollten Sie in Ihre Work-from-Home-Richtlinien aufnehmen?

Die Richtlinien und Verfahren für das Arbeiten zu Hause sind unterschiedlich, da jedes Unternehmen anders ist. Hier sind einige wichtige Elemente, die Sie bei der Erstellung Ihres Unternehmens berücksichtigen müssen:

1. Kommunikationserwartungen

Richten Sie einen offiziellen Kommunikationskanal ein. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen nur einen verwendet, um Verwirrung zu vermeiden und Ineffizienz zu reduzieren. Legen Sie Richtlinien fest, wann und wie Sie antworten und den Empfang von Nachrichten bestätigen.

2. Arbeitszeiten

Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Mitarbeiter jederzeit arbeiten zu lassen, solange sie ihre Aufgaben erledigen. Einige müssen jedoch 8-Stunden-Schichten absolvieren. Definieren Sie in jedem Fall die genauen Arbeitszeiten und wann Mitarbeiter zur Arbeit erscheinen sollen.

Wenn Sie Mitarbeiter in verschiedenen Teilen der Welt haben, stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Zeitunterschiede beachten.

3. Akzeptable Gründe für die Fernarbeit

Wenn nicht jeder in Ihrem Unternehmen von zu Hause aus arbeitet, müssen Sie die akzeptablen Gründe definieren. Nachfolgend einige Beispiele:

• Familiäre Pflichten
• Work-Life-Balance
• Behinderung oder Krankheiten
• Werktagstermine
• Extreme Wetterbedingungen
• Notfälle
• Andere Gründe

4. Vergütung und Leistungen

Unabhängig davon, ob die Situation der Arbeit von zu Hause aus Auswirkungen auf die Vergütung und Leistungen hat oder gar nicht, nehmen Sie dies in Ihre Richtlinien für die Fernarbeit auf. Ein Beispiel, über das man nachdenken sollte, ist die Bezahlung von Überstunden. Viele Mitarbeiter haben berichtet, dass sie unbezahlte Überstunden haben, die zu einer verminderten Arbeitsmoral und Burnout führen können. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie über ein System zur Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden verfügen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter gut entlohnt werden.

5. Ausrüstung und technischer Support

Bei der Umstellung auf Remote-Arbeit kommen einem Ausrüstung, Technologie und Support in den Sinn, da sie entscheidende Elemente sind. Technische Probleme sind unvermeidlich, und die Unterstützung der Mitarbeiter kann ihnen helfen, produktiv zu bleiben. Unabhängig davon, ob es sich um eigene oder vom Unternehmen bereitgestellte Geräte handelt, stellen Sie sicher, dass sie in diesen Stresssituationen Hilfe erhalten.

6. Anwesenheits- und Verfügbarkeitsstandards

Die richtigen Leute rechtzeitig zu haben und ihren Input zu erhalten, wenn Sie sie brauchen, sind ebenfalls Überlegungen. Dies bedeutet, dass Sie die Anwesenheit notieren und Richtlinien dazu festlegen müssen. Legen Sie ihre Zeitpläne so fest, dass sie übereinstimmen, wann Sie sie brauchen und wann ihre Einreichungen erwartet werden.

7. Legen Sie Erwartungen bezüglich Produktivität und Leistung fest

Einige Arbeitgeber zögern, Homeoffice-Möglichkeiten anzubieten, weil sie befürchten, dass Mitarbeiter davon Gebrauch machen könnten. Dazu müssen Sie, wie bereits erwähnt, ihre Leistung und Produktivität verfolgen und überwachen. Verfolgen Sie abgeschlossene Aufgaben, erstellen Sie Zeitprotokolle oder verwenden Sie Projektmanagement-Tools, um Produktivität und Leistung aufzuzeichnen.

Wie Penji Ihnen bei der Erstellung von Work-from-Home-Richtlinien helfen kann

Die Heimarbeitsrichtlinien Ihres Unternehmens müssen an alle Mitarbeiter verteilt werden. Um es interessanter zu machen, warum nicht einen Grafikdesigner mit der Erstellung von E-Mail-Newsletter-Designs beauftragen, die Aufmerksamkeit erregen? Benötigen Sie einen Hintergrund für Ihr nächstes Zoom-Meeting? Ein kompetenter Grafikdesigner ist das, was Sie brauchen.

Wenden Sie sich für all dies und mehr an Penji, um hochwertige Designs zu erhalten. Lassen Sie unsere professionellen Grafikdesigner die Designs für Sie übernehmen. Zu einem monatlichen Festpreis erhalten Sie mehr als E-Mail-Newsletter-Designs. Sehen Sie sich hier unser Demo-Video an, um mehr zu erfahren, oder melden Sie sich noch heute an, um loszulegen.

Abschließende Gedanken

Das Arbeiten von zu Hause aus bietet so viele hervorragende Vorteile. Es kann jedoch auch eine Quelle von Stress für Unternehmer sein. Eine effektive Heimarbeitsrichtlinie hilft Ihnen dabei, alles zu regeln und alle daraus resultierenden Probleme zu bewältigen. Mit den zusätzlichen Vorteilen eines großartigen Grafikdesigns für Ihre WFH-Richtlinie sind Sie auf dem besten Weg zu einem erfolgreichen Übergang zu vollständiger Fernarbeit.