Cómo crear políticas efectivas de trabajo desde casa

Ahora que trabajar desde casa es cada vez más común, es hora de que establezcas los trámites de la empresa. Si aún no lo ha hecho, debe elaborar pautas definitivas para asegurarse de que todos entiendan lo que se espera de ellos. Esto es lo que debe tener en cuenta al crear políticas de trabajo desde casa.

¿Qué es una política de trabajo desde casa?

También conocida como política de trabajo remoto o política de teletrabajo, una política de trabajo desde casa es el acuerdo establecido entre un empleado y su empleador. El objetivo es cubrir las variadas facetas del trabajo remoto. Un conjunto de políticas de trabajo desde casa definirá las responsabilidades y expectativas de los empleados que trabajan fuera de la oficina.

También puede identificar quién será elegible para trabajar desde casa o describir el proceso para solicitar privilegios y otros detalles. Durante la pandemia, la mayoría de los trabajadores han estado sujetos a situaciones obligatorias de trabajo desde casa. Para ello, las empresas necesitan asegurarse de que sus empleados disfruten de una vida laboral saludable y productiva orientada al éxito.

Los beneficios de crear políticas de trabajo desde casa

Un conjunto convincente de políticas de trabajo desde el hogar ofrece impresionantes beneficios tanto para los empleadores como para los empleados. Aquí hay algunos:

Establecer expectativas

Una política de trabajo remoto ayudará a establecer expectativas claras sobre lo siguiente:

• Identificar a los empleados que pueden trabajar de forma remota
• Cómo solicitar y tramitar la aprobación para el trabajo remoto
• Determinar las horas de trabajo.
• Establecer canales de comunicación oficiales
• Dar acceso a equipos y soporte de TI
• Formar a los empleados en materia de ciberseguridad y confidencialidad.
• Motivos de rescisión
• Acuse de recibo

Reduce el ausentismo

Trabajar de forma remota no solo previene la propagación de enfermedades, sino que también puede permitir que aquellos que no pueden salir sigan haciendo su trabajo. También pueden cuidar a familiares enfermos mientras trabajan. Un acuerdo de trabajo desde casa les permite comprender lo que se puede y no se puede hacer.

Crear un buen equilibrio entre el trabajo y la vida

Los empleados que trabajan desde casa tienen la oportunidad de lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. El tiempo adicional que obtienen al tener el viaje fuera de la ecuación lo dedican a su vida familiar y social. Esto ayuda a formar empleados integrales deseosos de dar lo mejor de sí mismos en el trabajo. Saber lo que pueden y no pueden hacer mientras trabajan desde casa elimina las dudas y la culpa que pueden impedirles disfrutar plenamente de la flexibilidad de trabajar de forma remota.

Da la Opción de Contratar Globalmente

Cuando abra su negocio para el trabajo remoto, obtendrá acceso a talentos de todo el mundo. Un conjunto de políticas de trabajo remoto lo ayudará a administrar las habilidades desde cualquier parte del mundo y establecerá estándares para ayudarlo a mantener su rumbo.

Los pros y los contras de trabajar desde casa

Antes de elaborar políticas efectivas de trabajo desde el hogar, echemos un vistazo rápido a las ventajas y desventajas de trabajar de forma remota. Esto nos ayudará a comprender qué debe incluirse y qué debe priorizarse.

Los profesionales

Además de todos los beneficios mencionados anteriormente, aquí hay algunas ventajas más de que sus empleados trabajen de forma remota:

• Aumento de la productividad : no todos son madrugadores, pero aún así hacen la rutina. Con la flexibilidad que ofrece WFH, pueden trabajar de acuerdo con su reloj biológico. Pueden actuar durante sus horas más productivas.
• Los empleados se sienten valorados : trabajar desde casa permite un mayor nivel de confianza entre el empleador y el empleado. Esto se suma a un mejor compromiso y un aumento en la productividad.
• Menos gastos : los empleadores pueden reducir los gastos de servicios públicos y espacio de alquiler. Para los empleados, ahorran gasolina y otros costos de transporte.

Los contras

Como en cualquier situación, trabajar desde casa también tiene sus inconvenientes. Sin embargo, no son un factor decisivo, ya que los aspectos positivos aún superan a los negativos. La clave es crear políticas y procesos para gestionar todos estos inconvenientes. Estos son algunos de los inconvenientes del trabajo remoto:

• Distracciones : la mera presencia de la televisión o la cama puede distraer lo suficiente, agregue a eso los ruidos fuertes de los miembros de su familia y muchas otras distracciones. Para esto, es posible que deba establecer una configuración de oficina en casa que le permita evitarlos.
• Sentimientos de aislamiento : si bien las reuniones o las sesiones de lluvia de ideas se pueden realizar de forma remota, no hay nada que pueda reemplazar la interacción física con los colegas. Una reunión cara a cara semanal o mensual puede hacer el truco.
• Errores de comunicación: abundan las herramientas de mensajería y las plataformas de comunicación, pero los errores de comunicación siguen siendo una realidad. Las diferentes zonas horarias también pueden agravar los problemas. La solución es prepararse para cualquier eventualidad de falta de comunicación asignando más tiempo para proyectos y colaboraciones.

Cómo crear políticas y procedimientos de trabajo desde casa

Una política eficiente de trabajo desde casa describirá las expectativas tanto de los empleadores como de los empleados. Una vez que cree esto, inclúyalo en su manual de empleados, envíe un correo electrónico masivo o publíquelo en las vallas publicitarias de la empresa. Aquí hay una guía sobre cómo puedes escribir el tuyo:

1. Identifique y establezca el propósito de su empresa

Explique, describa y especifique el propósito del documento y sus objetivos para el cambio al trabajo remoto. Si corresponde, recopile los datos que aprendió de la experiencia de su empresa con la configuración de WFH. Hágales saber sobre esto y dígales qué debe quedarse y qué debe desecharse.

Su acuerdo de trabajo desde casa debe indicar sus objetivos y lo que pretende lograr con la configuración. Comunique por qué la política es esencial y cómo se implementará. En general, las políticas deben mejorar la propuesta de valor del empleado y su experiencia con su organización.

2. Definir el alcance y la elegibilidad

Primero, debe definir los roles dentro de su empresa que son elegibles para el trabajo remoto. Luego, debe establecer claramente las restricciones para evitar las frustraciones de aquellos a quienes se les negaron las solicitudes de la FMH. Por último, brinde una definición concisa de quién es elegible para trabajar desde casa y quién no.

3. Crear un esquema para el proceso de solicitud y aprobación

Incluya una disposición en su política de trabajo desde casa con respecto a los procesos de solicitud y aprobación para trabajar de forma remota. ¿Hay un formulario para llenar? ¿A quién deben enviarlo? Una guía paso a paso puede ayudar a responder todas estas preguntas.

4. Medición de la Productividad

Los dueños de negocios querrían medir la cantidad de trabajo realizado por sus empleados cuando trabajan desde casa. Puede establecer plazos específicos para las tareas o usar herramientas y software de monitoreo para hacerlo. Hágales saber sobre esto para que sepan que están siendo rastreados y monitoreados.

5. Directrices para el cronometraje

Los empleadores no solo querrán medir la productividad, sino que también querrán saber cómo pasan el tiempo los empleados. Nuevamente, las herramientas de monitoreo de tiempo están disponibles a su disposición. Puede medir cuánto tiempo lleva completar una tarea y luego esperar que la sigan.

Si tardan demasiado, solo significa que están luchando con la tarea o que están distraídos. Si decide utilizar aplicaciones de control del tiempo, no olvide incluirlas en sus políticas de trabajo remoto.

Qué debe incluir en sus políticas de trabajo desde casa

La política y los procedimientos de trabajo en casa difieren ya que cada empresa es diferente. Aquí hay algunos elementos esenciales que debe incluir al crear el de su empresa:

1. Expectativas de comunicación

Establecer un canal de comunicación oficial. Asegúrese de que su empresa use solo uno para evitar confusiones y reducir la ineficiencia. Establezca pautas sobre cuándo y cómo responder y acusar recibo de los mensajes.

2. Horas de trabajo

Algunas empresas optan por dejar que sus empleados trabajen cuando quieran, siempre y cuando completen sus tareas. Pero algunos requieren completar turnos de 8 horas. De cualquier manera, defina las horas de trabajo exactas y cuándo los empleados deben presentarse a trabajar.

Además, si tiene empleados en diferentes partes del mundo, asegúrese de tomar nota de las diferencias horarias.

3. Razones aceptables para trabajar de forma remota

Si no todos en su empresa trabajan desde casa, debe definir las razones aceptables. Abajo hay algunos ejemplos:

• responsabilidades familiares
• Equilibrio trabajo-vida
• Discapacidad o enfermedades
• Citas de jornada laboral
• Condiciones climáticas extremas
• Emergencias
• Otras razones

4. Compensación y Beneficios

Ya sea que la situación del trabajo desde el hogar tenga algún efecto sobre la compensación y los beneficios o ninguno, inclúyalo en sus políticas de trabajo remoto. Un ejemplo a tener en cuenta es el pago de horas extras. Muchos empleados han informado que tienen horas extras no pagadas, lo que podría conducir a una reducción de la moral y al agotamiento. Por eso es importante que tenga un sistema para realizar un seguimiento de las horas trabajadas para asegurarse de que sus empleados estén bien compensados.

5. Equipo y soporte técnico

Al cambiar al trabajo remoto, los equipos, la tecnología y el soporte vienen a la mente, ya que son elementos cruciales. Los problemas técnicos son inevitables y brindar apoyo a los empleados puede ayudarlos a seguir siendo productivos. Ya sea que el equipo que utilicen sea propio o proporcionado por la empresa, asegúrese de que reciban ayuda en estas situaciones estresantes.

6. Estándares de Asistencia y Disponibilidad

Tener a las personas adecuadas a tiempo y obtener sus aportes cuando los necesite también son consideraciones. Esto significa que debe tomar nota de la asistencia y establecer pautas al respecto. Establezca sus cronogramas para que coincidan cuando los necesite y cuando se esperen sus envíos.

7. Establecer expectativas de productividad y rendimiento

Algunos empleadores dudan en ofrecer oportunidades de trabajo desde casa por temor a que los empleados se aprovechen. Para esto, deberá realizar un seguimiento y monitorear su rendimiento y productividad, como se mencionó anteriormente. Realice un seguimiento de las tareas completadas, cree registros de tiempo o use herramientas de gestión de proyectos para registrar la productividad y el rendimiento.

Cómo Penji puede ayudarlo con la creación de políticas de trabajo desde el hogar

Las políticas de trabajo desde casa de su empresa deberán distribuirse a todos los empleados. Para hacerlo más interesante, ¿por qué no contratar a un diseñador gráfico para que cree diseños de boletines por correo electrónico que llamen la atención? ¿Necesita antecedentes para su próxima reunión de Zoom? Un diseñador gráfico competente es lo que necesitará.

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Pensamientos finales

Trabajar desde casa ofrece muchos beneficios excelentes. Sin embargo, también puede ser una fuente de estrés para los dueños de negocios. Una política eficaz de trabajo desde casa te ayudará a resolverlo todo y gestionar cualquier problema que surja de ello. Con los beneficios adicionales de un excelente diseño gráfico para su póliza de trabajo a domicilio, está en camino a una transición exitosa al trabajo remoto completo.