Come creare politiche efficaci per il lavoro da casa

Ora che il lavoro da casa sta diventando sempre più comune, è giunto il momento di stabilire le formalità aziendali. Se non lo hai fatto, devi elaborare linee guida definitive per assicurarti che tutti capiscano cosa ci si aspetta da loro. Ecco cosa devi considerare quando crei politiche di lavoro da casa.

Che cos'è una politica di lavoro da casa?

Conosciuta anche come politica di lavoro a distanza o politica di telelavoro, una politica di lavoro da casa è l'accordo stabilito tra un dipendente e il suo datore di lavoro. L'obiettivo è quello di coprire le varie sfaccettature del lavoro a distanza. Una serie di politiche di lavoro da casa definirà le responsabilità e le aspettative per i dipendenti che lavorano fuori dall'ufficio.

Può anche identificare chi sarà idoneo a lavorare da casa o delineare il processo per richiedere privilegi e altre specifiche. Durante la pandemia, la maggior parte dei lavoratori è stata sottoposta a situazioni obbligatorie di lavoro da casa. Per questo, le aziende devono garantire che i propri dipendenti godano di una vita lavorativa sana e produttiva orientata al successo.

I vantaggi della creazione di politiche di lavoro da casa

Un insieme convincente di politiche di lavoro da casa offre vantaggi impressionanti sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Eccone alcuni:

Imposta le aspettative

Una politica di lavoro a distanza aiuterà a stabilire aspettative chiare su quanto segue:

• Identifica i dipendenti che possono lavorare da remoto
• Come richiedere ed elaborare l'approvazione per il lavoro a distanza
• Determina l'orario di lavoro
• Imposta canali di comunicazione ufficiali
• Consenti l'accesso alle apparecchiature e al supporto IT
• Formare i dipendenti in merito alla sicurezza informatica e alla riservatezza
• Motivi di risoluzione
• Ricevuta di ritorno

Riduce l'assenteismo

Il lavoro a distanza non solo previene la diffusione di malattie, ma può anche consentire a chi non può uscire di svolgere comunque il proprio lavoro. Possono anche prendersi cura dei familiari malati mentre lavorano. Un contratto di lavoro da casa permette loro di capire cosa si può e cosa non si può fare.

Creare un buon equilibrio tra lavoro e vita privata

I dipendenti che lavorano da casa hanno la possibilità di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Il tempo extra che ottengono dal pendolarismo fuori dall'equazione viene speso per la loro vita familiare e sociale. Questo aiuta a formare dipendenti a tutto tondo desiderosi di dare il meglio di sé sul lavoro. Sapere cosa possono e cosa non possono fare mentre lavorano da casa rimuove dubbi e sensi di colpa che potrebbero impedire loro di godere appieno della flessibilità del lavoro da remoto.

Offre la possibilità di assumere a livello globale

Quando apri la tua attività per il lavoro a distanza, avrai accesso a talenti da tutto il mondo. Una serie di politiche di lavoro a distanza ti aiuterà a gestire le competenze da qualsiasi parte del mondo e a definire gli standard per aiutarti a mantenere il tuo corso.

I pro ei contro del lavoro da casa

Prima di elaborare politiche efficaci per il lavoro da casa, diamo una rapida occhiata ai pro e ai contro del lavoro in remoto. Questo ci aiuterà a capire cosa deve essere incluso e cosa deve essere prioritario.

I pro

Oltre a tutti i vantaggi sopra menzionati, ecco alcuni altri vantaggi di far lavorare i tuoi dipendenti da remoto:

• Aumento della produttività : non tutti sono mattinieri, ma continuano a lavorare. Con la flessibilità che offre WFH, possono lavorare secondo il loro orologio biologico. Possono esibirsi durante le loro ore più produttive.
• I dipendenti si sentono apprezzati : lavorare da casa consente un livello di fiducia più elevato tra datore di lavoro e dipendente. Ciò si aggiunge a un migliore coinvolgimento e a un aumento della produttività.
• Meno spese : i datori di lavoro possono ridurre le utenze e le spese per lo spazio in affitto. Per i dipendenti, risparmiano su gas e altri costi di trasporto.

I contro

Come in ogni situazione, anche il lavoro da casa ha i suoi lati negativi. Tuttavia, non sono dei rompicapo poiché gli aspetti positivi superano ancora gli aspetti negativi. La chiave è creare politiche e processi per gestire tutti questi inconvenienti. Ecco alcuni dei contro del lavoro a distanza:

• Distrazioni : la semplice presenza della TV o del letto può distrarre abbastanza, aggiungi a ciò i rumori forti dei membri della tua famiglia e molte altre distrazioni. Per questo, potrebbe essere necessario stabilire una configurazione dell'home office che ti permetta di evitarli.
• Sensazioni di isolamento : mentre le riunioni o le sessioni di brainstorming possono essere svolte in remoto, non c'è nulla che possa sostituire l'interazione fisica con i colleghi. Un incontro faccia a faccia settimanale o mensile può fare il trucco.
• Errori di comunicazione: gli strumenti di messaggistica e le piattaforme di comunicazione abbondano, ma gli errori di comunicazione sono ancora una realtà. Anche fusi orari diversi possono aumentare i problemi. La soluzione alternativa è prepararsi a qualsiasi evenienza di cattiva comunicazione allocando più tempo per progetti e collaborazioni.

Come creare politiche e procedure di lavoro da casa

Una politica efficiente del lavoro da casa delineerà le aspettative sia dei datori di lavoro che dei dipendenti. Una volta creato, includilo nel manuale del dipendente, invia un'e-mail o pubblicalo sui cartelloni pubblicitari dell'azienda. Ecco una guida su come puoi scrivere il tuo:

1. Identifica e stabilisci lo scopo della tua azienda

Spiega, descrivi e specifica lo scopo del documento e i tuoi obiettivi per il passaggio al lavoro a distanza. Se applicabile, raccogli i dati che hai appreso dall'esperienza della tua azienda con la configurazione di WFH. Faglielo sapere e digli cosa deve rimanere e cosa deve essere demolito.

Il tuo contratto di lavoro da casa dovrebbe indicare i tuoi obiettivi e ciò che miri a raggiungere con l'installazione. Comunicare perché la politica è essenziale e come verrà attuata. Nel complesso, le politiche dovrebbero migliorare la proposta di valore dei dipendenti e la loro esperienza con la tua organizzazione.

2. Definire l'ambito e l'idoneità

Innanzitutto, è necessario definire i ruoli all'interno della propria azienda idonei per il lavoro a distanza. Quindi, è necessario indicare chiaramente le restrizioni per evitare le frustrazioni di coloro a cui sono state negate le richieste WFH. Infine, dai una definizione sintetica di chi può lavorare da casa e chi no.

3. Creare uno schema per il processo di richiesta e approvazione

Includere una disposizione nella politica del lavoro da casa in merito ai processi di richiesta e approvazione per lavorare da remoto. C'è un modulo da compilare? A chi dovrebbero inviarlo? Una guida passo passo può aiutare a rispondere a tutte queste domande.

4. Misurazione della produttività

Gli imprenditori vorrebbero misurare la quantità di lavoro svolto dai propri dipendenti quando lavorano da casa. Puoi impostare scadenze specifiche per le attività o utilizzare strumenti e software di monitoraggio per farlo. Informali su questo per renderli consapevoli del fatto che vengono tracciati e monitorati.

5. Linee guida per il mantenimento del tempo

Non solo i datori di lavoro vorranno misurare la produttività, ma vorranno anche sapere come trascorrono il loro tempo i dipendenti. Anche in questo caso, sono disponibili strumenti di monitoraggio del tempo. Puoi misurare quanto tempo ci vuole per completare un'attività e quindi aspettarti che lo seguano.

Se impiegano troppo tempo, significa solo che stanno lottando con il compito o che sono distratti. Se decidi di utilizzare app di monitoraggio del tempo, non dimenticare di includerle nelle tue politiche di lavoro a distanza.

Cosa dovresti includere nel tuo lavoro dalle politiche domestiche

La politica e le procedure del lavoro a casa differiscono in quanto ogni azienda è diversa. Ecco alcuni elementi essenziali che devi includere quando crei la tua azienda:

1. Aspettative di comunicazione

Stabilire un canale di comunicazione ufficiale. Assicurati che la tua azienda ne utilizzi solo uno per evitare confusione e ridurre l'inefficienza. Stabilire linee guida su quando e come rispondere e confermare la ricezione dei messaggi.

2. Orario di lavoro

Alcune aziende scelgono di lasciare che i propri dipendenti lavorino ogni volta che lo desiderano, purché completino le loro attività. Ma alcuni richiedono di completare turni di 8 ore. In ogni caso, definisci l'orario di lavoro esatto e quando i dipendenti devono presentarsi al lavoro.

Inoltre, se hai dipendenti in diverse parti del mondo, assicurati di prendere nota delle differenze di orario.

3. Ragioni accettabili per lavorare in remoto

Se non tutti nella tua azienda lavorano da casa, devi definire i motivi accettabili. Di seguito sono riportati alcuni esempi:

• Responsabilità familiari
• Equilibrio tra lavoro e vita privata
• Disabilità o malattie
• Appuntamenti lavorativi
• Condizioni meteorologiche estreme
• Emergenze
• Altri motivi

4. Compensi e benefici

Indipendentemente dal fatto che la situazione del lavoro da casa abbia alcun effetto sulla retribuzione e sui benefici o nessun effetto, includilo nelle tue politiche di lavoro a distanza. Un esempio a cui pensare è la retribuzione degli straordinari. Molti dipendenti hanno riferito di avere straordinari non pagati, il che potrebbe portare a una riduzione del morale e al burnout. Ecco perché è importante disporre di un sistema per tenere traccia delle ore lavorate per garantire che i dipendenti siano ben retribuiti.

5. Attrezzature e supporto tecnico

Quando si passa al lavoro a distanza, vengono in mente attrezzature, tecnologia e supporto in quanto sono elementi cruciali. I problemi tecnici sono inevitabili e fornire supporto ai dipendenti può aiutarli a continuare a essere produttivi. Indipendentemente dal fatto che l'attrezzatura che utilizzano sia propria o fornita dall'azienda, assicurati che ricevano aiuto in queste situazioni stressanti.

6. Standard di frequenza e disponibilità

Avere le persone giuste in tempo e ottenere il loro contributo quando ne hai bisogno sono anche considerazioni da fare. Ciò significa che è necessario prendere nota della presenza e stabilire delle linee guida al riguardo. Imposta le loro scadenze in modo che corrispondano a quando ne hai bisogno e quando sono previsti i loro invii.

7. Stabilire le aspettative su produttività e prestazioni

Alcuni datori di lavoro esitano a offrire opportunità di lavoro da casa per paura che i dipendenti possano trarne vantaggio. Per questo, dovrai monitorare e monitorare le loro prestazioni e produttività, come discusso in precedenza. Tieni traccia delle attività completate, crea registri del tempo o utilizza gli strumenti di gestione dei progetti per registrare la produttività e le prestazioni.

In che modo Penji può aiutarti con la creazione di politiche di lavoro da casa

Le politiche del lavoro da casa della tua azienda dovranno essere distribuite a tutti i dipendenti. Per renderlo più interessante, perché non chiedere a un grafico di creare progetti di newsletter via e-mail che attirino l'attenzione? Hai bisogno di uno sfondo per il tuo prossimo incontro Zoom? Un grafico competente è ciò di cui avrai bisogno.

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Pensieri finali

Lavorare da casa offre tanti vantaggi eccellenti. Tuttavia, può anche essere fonte di stress per gli imprenditori. Un'efficace politica del lavoro da casa ti aiuterà a sistemare tutto e a gestire qualsiasi problema ne derivi. Con i vantaggi aggiuntivi di un'ottima progettazione grafica alla tua politica WFH, sei sulla buona strada per una transizione di successo verso il lavoro a distanza completo.