Como criar políticas eficazes de trabalho a partir de casa

Agora que trabalhar em casa está se tornando cada vez mais comum, é hora de estabelecer as formalidades da empresa. Se você não tiver feito isso, precisará elaborar diretrizes definitivas para garantir que todos entendam o que se espera deles. Veja o que você precisa considerar ao criar políticas de trabalho em casa.

O que é uma política de trabalho a partir de casa?

Também conhecida como política de trabalho remoto ou política de teletrabalho, uma política de trabalho em casa é o acordo estabelecido entre um funcionário e seu empregador. O objetivo é cobrir as diversas facetas do trabalho remoto. Um conjunto de políticas de trabalho em casa definirá as responsabilidades e expectativas dos funcionários que trabalham fora do escritório.

Ele também pode identificar quem será elegível para trabalhar em casa ou descrever o processo de solicitação de privilégios e outros detalhes. Durante a pandemia, a maioria dos trabalhadores foi submetida a situações obrigatórias de trabalho em casa. Para isso, as empresas precisam garantir que seus funcionários desfrutem de uma vida profissional saudável e produtiva, voltada para o sucesso.

Os benefícios de criar políticas de trabalho em casa

Um conjunto atraente de políticas de trabalho em casa oferece benefícios impressionantes para empregadores e funcionários. Aqui estão alguns:

Definir expectativas

Uma política de trabalho remoto ajudará a definir expectativas claras sobre o seguinte:

• Identifique os funcionários que podem trabalhar remotamente
• Como solicitar e processar a aprovação para trabalho remoto
• Defina o horário de trabalho
• Defina canais de comunicação oficiais
• Dê acesso a equipamentos e suporte de TI
• Treinar funcionários sobre segurança cibernética e confidencialidade
• Motivos de rescisão
• Notificação de recebimento

Reduz o Absenteísmo

O trabalho remoto não apenas evita a propagação de doenças, mas também permite que aqueles que não podem sair continuem trabalhando. Eles também podem cuidar de familiares doentes enquanto estão trabalhando. Um acordo de trabalho em casa permite que eles entendam o que pode e o que não pode ser feito.

Crie um bom equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Os funcionários que trabalham em casa têm a chance de um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. O tempo extra que eles recuperam de ter o deslocamento fora da equação é gasto em suas vidas familiares e sociais. Isso ajuda a construir funcionários completos, ansiosos para dar o melhor de si no trabalho. Saber o que eles podem e não podem fazer enquanto trabalham em casa remove dúvidas e culpas que podem impedi-los de aproveitar completamente a flexibilidade de trabalhar remotamente.

Dá a opção de contratar globalmente

Ao abrir sua empresa para trabalho remoto, você terá acesso a talentos de todo o mundo. Um conjunto de políticas de trabalho remoto ajudará você a gerenciar habilidades de qualquer lugar do mundo e definirá padrões para ajudá-lo a manter seu curso.

Os prós e contras de trabalhar em casa

Antes de criar um trabalho eficaz a partir de políticas domésticas, vamos dar uma olhada rápida nos prós e contras de trabalhar remotamente. Isso nos ajudará a entender o que precisa ser incluído e o que precisa ser priorizado.

Os prós

Além de todos os benefícios mencionados acima, aqui estão mais algumas vantagens de ter seus funcionários trabalhando remotamente:

• Aumento da produtividade – nem todo mundo é uma pessoa matinal, mas eles ainda fazem o trabalho. Com a flexibilidade que o WFH oferece, eles podem trabalhar de acordo com seu relógio biológico. Eles podem atuar durante suas horas mais produtivas.
• Os funcionários se sentem valorizados – trabalhar em casa permite um maior nível de confiança entre empregador e funcionário. Isso contribui para um melhor engajamento e um aumento na produtividade.
• Menos despesas – os empregadores podem reduzir as despesas com serviços públicos e aluguel de espaço. Para os funcionários, eles economizam gás e outros custos de transporte.

Os contras

Como em qualquer situação, trabalhar em casa também tem suas desvantagens. No entanto, eles não são decisivos, pois os aspectos positivos ainda superam os negativos. A chave é criar políticas e processos para gerenciar todas essas desvantagens. Aqui estão alguns dos contras do trabalho remoto:

• Distrações – a mera presença da TV ou da cama pode distrair o suficiente, acrescente a isso os ruídos altos de seus familiares e muitas outras distrações. Para isso, talvez seja necessário estabelecer uma configuração de home office que permita evitá-los.
• Sentimentos de isolamento – embora reuniões ou sessões de brainstorming possam ser feitas remotamente, não há nada que possa substituir a interação física com os colegas. Uma reunião presencial semanal ou mensal pode fazer o truque.
• Falhas de comunicação – as ferramentas de mensagens e plataformas de comunicação são abundantes, mas os erros de comunicação ainda são uma realidade. Fusos horários diferentes também podem aumentar os problemas. A solução alternativa é se preparar para qualquer eventualidade de falha de comunicação, alocando mais tempo para projetos e colaborações.

Como criar políticas e procedimentos de trabalho em casa

Uma política eficiente de trabalho em casa irá delinear as expectativas tanto dos empregadores quanto dos empregados. Depois de criar isso, inclua-o no manual do funcionário, envie um e-mail ou publique-o em outdoors da empresa. Aqui está uma orientação sobre como você pode escrever o seu:

1. Identifique e estabeleça o objetivo da sua empresa

Explique, descreva e especifique o objetivo do documento e seus objetivos para a mudança para o trabalho remoto. Se aplicável, reúna os dados que você aprendeu com a experiência da sua empresa com a configuração do WFH. Deixe-os saber sobre isso e diga-lhes o que precisa ficar e o que precisa ser descartado.

Seu contrato de trabalho em casa deve indicar seus objetivos e o que você pretende alcançar com a configuração. Comunicar por que a política é essencial e como ela será implementada. No geral, as políticas devem aprimorar a proposta de valor do funcionário e sua experiência com sua organização.

2. Defina o escopo e a elegibilidade

Primeiro, você precisa definir as funções em sua empresa que são elegíveis para trabalho remoto. Então, você precisa declarar claramente as restrições para evitar as frustrações daqueles que foram negados os pedidos de WFH. Por último, dê uma definição concisa de quem é elegível para trabalhar em casa e quem não é.

3. Crie um esboço para o processo de solicitação e aprovação

Inclua uma disposição em sua política de trabalho remoto em relação aos processos de solicitação e aprovação para trabalhar remotamente. Existe algum formulário para preencher? Para quem eles devem enviar? Um guia passo a passo pode ajudar a responder a todas essas perguntas.

4. Medição de Produtividade

Os proprietários de empresas gostariam de medir a quantidade de trabalho realizado por seus funcionários ao trabalhar em casa. Você pode definir prazos específicos para tarefas ou usar ferramentas e softwares de monitoramento para fazer isso. Informe-os sobre isso para conscientizá-los de que estão sendo rastreados e monitorados.

5. Diretrizes para cronometragem

Os empregadores não apenas querem medir a produtividade, mas também querem saber como os funcionários gastam seu tempo. Novamente, as ferramentas de monitoramento de tempo estão disponíveis à sua disposição. Você pode medir quanto tempo leva para concluir uma tarefa e esperar que eles sigam isso.

Se eles demorarem muito, isso significa apenas que eles estão lutando com a tarefa ou que estão distraídos. Se você decidir usar aplicativos de monitoramento de tempo, não se esqueça de incluí-los em suas políticas de trabalho remoto.

O que você deve incluir em suas políticas de trabalho em casa

Trabalhar em casa política e procedimentos diferem como cada empresa é diferente. Aqui estão alguns itens essenciais que você precisa incluir ao criar o da sua empresa:

1. Expectativas de Comunicação

Estabeleça um canal de comunicação oficial. Certifique-se de que sua empresa use apenas um para evitar confusão e reduzir a ineficiência. Defina diretrizes sobre quando e como responder e confirmar o recebimento das mensagens.

2. Horário de Trabalho

Algumas empresas optam por deixar seus funcionários trabalharem sempre que quiserem, desde que concluam suas tarefas. Mas alguns exigem para completar turnos de 8 horas. De qualquer forma, defina as horas de trabalho exatas e quando os funcionários devem se apresentar para o trabalho.

Além disso, se você tiver funcionários em diferentes partes do globo, certifique-se de observar as diferenças de horário.

3. Razões aceitáveis ​​para trabalhar remotamente

Se nem todos em sua empresa trabalham em casa, você precisa definir os motivos aceitáveis. Abaixo estão alguns exemplos:

• Responsabilidades familiares
• Equilíbrio trabalho-vida
• Deficiência ou doenças
• Compromissos do dia de trabalho
• Condições climáticas extremas
• Emergências
• Outras razões

4. Remuneração e Benefícios

Se a situação do trabalho em casa tem algum efeito sobre a remuneração e os benefícios ou nenhum, inclua-o em suas políticas de trabalho remoto. Um exemplo para se pensar é o pagamento de horas extras. Muitos funcionários relataram que têm horas extras não pagas, o que pode levar à redução do moral e ao esgotamento. É por isso que é importante que você tenha um sistema para rastrear as horas trabalhadas para garantir que seus funcionários sejam bem remunerados.

5. Equipamento e Suporte Técnico

Ao mudar para o trabalho remoto, equipamentos, tecnologia e suporte vêm à mente, pois são elementos cruciais. Problemas técnicos são inevitáveis ​​e fornecer suporte aos funcionários pode ajudá-los a continuar sendo produtivos. Se o equipamento que eles usam é próprio ou fornecido pela empresa, certifique-se de que eles recebam ajuda nessas situações estressantes.

6. Padrões de Presença e Disponibilidade

Ter as pessoas certas na hora certa e receber a opinião delas quando você precisar delas também são considerações. Isso significa que você precisa tomar nota do atendimento e definir diretrizes sobre isso. Defina seus cronogramas para corresponder quando você precisar deles e quando seus envios forem esperados.

7. Defina as expectativas de produtividade e desempenho

Alguns empregadores hesitam em oferecer oportunidades de trabalho em casa por medo de que os funcionários possam tirar vantagem. Para isso, você precisará acompanhar e monitorar seu desempenho e produtividade, conforme discutido anteriormente. Acompanhe tarefas concluídas, crie registros de tempo ou use ferramentas de gerenciamento de projetos para registrar a produtividade e o desempenho.

Como a Penji pode ajudá-lo a criar políticas de trabalho em casa

As políticas de trabalho remoto da sua empresa precisarão ser distribuídas a todos os funcionários. Para torná-lo mais interessante, por que não contratar um designer gráfico para criar designs de newsletter por e-mail que chamem a atenção? Precisa de um plano de fundo para sua próxima reunião do Zoom? Um designer gráfico competente é o que você precisa.

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Pensamentos finais

Trabalhar em casa oferece muitos benefícios excelentes. No entanto, também pode ser uma fonte de estresse para os empresários. Um trabalho eficaz da política de casa irá ajudá-lo a resolver tudo e gerenciar qualquer problema que surja a partir dele. Com os benefícios adicionais de um excelente design gráfico à sua política de WFH, você está a caminho de uma transição bem-sucedida para o trabalho remoto completo.