كيفية إنشاء سياسات العمل الفعال من المنزل

الآن بعد أن أصبح العمل من المنزل أكثر شيوعًا ، فقد حان الوقت لإنشاء إجراءات الشركة. إذا لم تكن قد فعلت ذلك ، فأنت بحاجة إلى صياغة إرشادات نهائية للتأكد من أن الجميع يفهم ما هو متوقع منهم. إليك ما تحتاج إلى مراعاته عند إنشاء سياسات العمل من المنزل.

ما هي سياسة العمل من المنزل؟

تُعرف أيضًا باسم سياسة العمل عن بُعد أو سياسة العمل عن بُعد ، وهي سياسة العمل من المنزل هي الاتفاقية المعمول بها بين الموظف وصاحب العمل. الهدف هو تغطية الجوانب المتنوعة للعمل عن بعد. ستحدد مجموعة سياسات العمل من المنزل المسؤوليات والتوقعات للموظفين الذين يعملون خارج المكتب.

يمكنه أيضًا تحديد من سيكون مؤهلاً للعمل من المنزل أو تحديد عملية طلب الامتيازات وغيرها من التفاصيل. أثناء الوباء ، تعرض معظم العمال لمواقف إلزامية للعمل من المنزل. لهذا ، تحتاج الشركات إلى ضمان تمتع موظفيها بحياة عمل صحية ومنتجة موجهة نحو النجاح.

فوائد سياسات العمل من المنزل

توفر مجموعة مقنعة من سياسات العمل من المنزل مزايا رائعة لأصحاب العمل والموظفين على حدٍ سواء. وهنا عدد قليل:

ضع توقعات

ستساعد سياسة العمل عن بُعد في وضع توقعات واضحة لما يلي:

• حدد الموظفين الذين يمكنهم العمل عن بعد
• كيفية طلب الموافقة على العمل عن بعد ومعالجتها
• تحديد ساعات العمل
• تعيين قنوات الاتصال الرسمية
• منح الوصول إلى معدات تكنولوجيا المعلومات والدعم
• تدريب الموظفين فيما يتعلق بالأمن السيبراني والسرية
• أسباب الإنهاء
• إقرار بالاستلام

يقلل من التغيب عن العمل

لا يقتصر دور العمل عن بُعد على منع انتشار الأمراض فحسب ، بل يمكنه أيضًا السماح لمن لا يستطيعون الخروج لأداء وظائفهم. يمكنهم أيضًا رعاية أفراد الأسرة المرضى أثناء عملهم. تسمح اتفاقية العمل من المنزل لهم بفهم ما يمكن وما لا يمكن القيام به.

اخلق توازنًا جيدًا بين العمل والحياة

يُمنح الموظفون الذين يعملون من المنزل فرصة لتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة. الوقت الإضافي الذي يعودون إليه من الخروج من المعادلة يقضونه في حياتهم الأسرية والاجتماعية. يساعد هذا في بناء موظفين ذوي خبرة جيدة يتوقون إلى تقديم أفضل ما لديهم في العمل. إن معرفة ما يمكنهم وما لا يمكنهم فعله أثناء العمل من المنزل يزيل الشكوك والذنب التي قد تمنعهم من الاستمتاع تمامًا بمرونة العمل عن بُعد.

يعطي خيار التوظيف عالميًا

عندما تفتح عملك للعمل عن بعد ، ستتمكن من الوصول إلى المواهب من جميع أنحاء العالم. ستساعدك مجموعة من سياسات العمل عن بُعد في إدارة المهارات من أي مكان في العالم ووضع معايير لمساعدتك في الحفاظ على دورتك التدريبية.

إيجابيات وسلبيات العمل من المنزل

قبل صياغة سياسات العمل من المنزل الفعالة ، دعنا نلقي نظرة سريعة على إيجابيات وسلبيات العمل عن بُعد. سيساعدنا هذا على فهم ما يجب تضمينه وما يجب تحديده حسب الأولوية.

الايجابيات

بصرف النظر عن جميع المزايا المذكورة أعلاه ، إليك بعض المزايا الإضافية لعمل موظفيك عن بُعد:

• زيادة في الإنتاجية - ليس كل شخص صباحًا ، لكنهم ما زالوا يبذلون قصارى جهدهم. مع المرونة التي يوفرها WFH ، يمكنهم العمل وفقًا لساعة أجسامهم. يمكنهم الأداء خلال ساعاتهم الأكثر إنتاجية.
• يشعر الموظفون بالتقدير - يتيح العمل من المنزل مستوى ثقة أعلى بين صاحب العمل والموظف. هذا يضيف إلى مشاركة أفضل وزيادة في الإنتاجية.
• نفقات أقل - يمكن لأصحاب العمل خفض نفقات المرافق والإيجارات. بالنسبة للموظفين ، فإنهم يوفرون الغاز وتكاليف النقل الأخرى.

السلبيات

كما هو الحال مع أي موقف ، فإن العمل من المنزل له أيضًا سلبيات. ومع ذلك ، فهم لا يفسدون الصفقات لأن الإيجابيات لا تزال تفوق السلبيات. المفتاح هو إنشاء سياسات وعمليات لإدارة كل هذه العيوب. فيما يلي بعض سلبيات العمل عن بُعد:

• الإلهاءات - مجرد وجود التلفزيون أو السرير يمكن أن يصرف الانتباه بدرجة كافية ، أضف إلى ذلك الضوضاء العالية من أفراد عائلتك والعديد من مصادر الإلهاء الأخرى. لهذا ، قد تحتاج إلى إنشاء إعداد مكتب منزلي يسمح لك بتجنبها.
• الشعور بالعزلة - بينما يمكن إجراء الاجتماعات أو جلسات العصف الذهني عن بُعد ، لا يوجد شيء يمكن أن يحل محل التفاعل الجسدي مع الزملاء. يمكن للاجتماع وجهًا لوجه أسبوعيًا أو شهريًا أن يفي بالغرض.
• سوء الاتصالات - تكثر أدوات المراسلة ومنصات الاتصال ، لكن أخطاء الاتصال لا تزال حقيقة واقعة. يمكن أن يؤدي اختلاف المناطق الزمنية أيضًا إلى زيادة المشكلات. يتمثل الحل البديل في الاستعداد لأي احتمال لسوء الاتصال من خلال تخصيص المزيد من الوقت للمشروعات والتعاون.

كيفية إنشاء سياسات وإجراءات العمل من المنزل

ستحدد سياسة العمل من المنزل الفعالة التوقعات من كل من أصحاب العمل والموظفين. بمجرد إنشاء هذا ، قم بتضمينه في كتيب الموظف الخاص بك ، أو أرسل رسالة بريد إلكتروني أو انشرها على لوحات إعلانات الشركة. إليك إرشادات حول كيفية كتابة إرشاداتك:

1. تحديد وتأسيس غرض شركتك

اشرح ووصف وحدد الغرض من المستند وأهدافك للانتقال إلى العمل عن بُعد. إذا أمكن ، اجمع البيانات التي تعلمتها من تجربة شركتك مع إعداد WFH. دعهم يعرفون عن هذا وأخبرهم بما يحتاج إلى البقاء وما يجب إلغاؤه.

يجب أن تحدد اتفاقية العمل من المنزل أهدافك وما تهدف إلى تحقيقه من خلال الإعداد. أبلغ عن سبب أهمية السياسة وكيف سيتم تنفيذها. بشكل عام ، يجب أن تعزز السياسات عرض قيمة الموظف وتجربته مع مؤسستك.

2. تحديد النطاق والأهلية

أولاً ، تحتاج إلى تحديد الأدوار داخل شركتك المؤهلة للعمل عن بُعد. بعد ذلك ، تحتاج إلى تحديد القيود بوضوح لتجنب إحباط أولئك الذين تم رفض طلباتهم. أخيرًا ، قدم تعريفًا موجزًا ​​لمن هو مؤهل للعمل من المنزل ومن غير مؤهل.

3. إنشاء مخطط تفصيلي لعملية الطلب والموافقة

قم بتضمين بند في سياسة "العمل من المنزل" فيما يتعلق بعمليات الطلب والموافقة على العمل عن بُعد. هل هناك استمارة لملئها؟ لمن يجب أن يرسلوها؟ يمكن أن يساعد الدليل التفصيلي في الإجابة على كل هذه الأسئلة.

4. قياس الإنتاجية

قد يرغب أصحاب الأعمال في قياس مقدار العمل الذي يقوم به موظفوهم عند العمل من المنزل. يمكنك تحديد مواعيد نهائية محددة للمهام أو استخدام أدوات وبرامج المراقبة للقيام بذلك. دعهم يعرفون عن هذا لإعلامهم بأنه يتم تعقبهم ومراقبتهم.

5. مبادئ توجيهية لحفظ الوقت

لن يرغب أصحاب العمل فقط في قياس الإنتاجية ، ولكنهم يريدون أيضًا معرفة كيف يقضي الموظفون وقتهم. مرة أخرى ، تتوفر أدوات مراقبة الوقت تحت تصرفك. يمكنك قياس مقدار الوقت المستغرق لإكمال مهمة ثم توقع أن يتبعوا ذلك.

إذا استغرقت وقتًا طويلاً ، فهذا يعني فقط أنها تكافح مع المهمة أو أنها مشتتة. إذا قررت استخدام تطبيقات مراقبة الوقت ، فلا تنس تضمينها في سياسات العمل عن بُعد.

ما الذي يجب عليك تضمينه في سياسات العمل من المنزل

تختلف سياسة وإجراءات العمل من المنزل حيث تختلف كل شركة عن الأخرى. فيما يلي بعض العناصر الأساسية التي تحتاج إلى تضمينها عند إنشاء شركتك:

1. توقعات الاتصالات

إنشاء قناة اتصال رسمية. تأكد من أن شركتك تستخدم واحدة فقط لتجنب الالتباس وتقليل عدم الكفاءة. ضع إرشادات حول وقت وكيفية الرد والإقرار باستلام الرسائل.

2. ساعات العمل

تختار بعض الشركات السماح لموظفيها بالعمل في أي وقت يريدون طالما أنهم يكملون مهامهم. لكن البعض يتطلب مناوبات عمل مدتها 8 ساعات. في كلتا الحالتين ، حدد ساعات العمل بالضبط ومتى يجب على الموظفين الإبلاغ عن العمل.

علاوة على ذلك ، إذا كان لديك موظفون في أجزاء مختلفة من العالم ، فتأكد من ملاحظة الفروق الزمنية.

3. أسباب مقبولة للعمل عن بعد

إذا لم يعمل كل فرد في شركتك من المنزل ، فأنت بحاجة إلى تحديد الأسباب المقبولة. في الأسفل يوجد بعض الأمثلة:

• المسؤوليات العائلية
• توازن الحياة مع العمل
• الإعاقة أو المرض
• مواعيد يوم العمل
• شروط جو متطرف
• حالات الطوارئ
• أسباب أخرى

4. التعويضات والمزايا

سواء كان العمل من المنزل له أي تأثير على التعويضات والمزايا أو لا شيء على الإطلاق ، قم بتضمينه في سياسات العمل عن بُعد الخاصة بك. أحد الأمثلة التي يجب التفكير فيها هو أجر العمل الإضافي. أفاد العديد من الموظفين أن لديهم أجرًا إضافيًا غير مدفوع الأجر ، مما قد يؤدي إلى انخفاض الروح المعنوية والإرهاق. لهذا السبب من المهم أن يكون لديك نظام لتتبع ساعات العمل لضمان حصول موظفيك على أجور جيدة.

5. المعدات والدعم الفني

عند التبديل إلى العمل عن بُعد ، يتبادر إلى الذهن المعدات والتكنولوجيا والدعم لأنها عناصر أساسية. المشكلات الفنية أمر لا مفر منه ، ويمكن أن يساعد تقديم الدعم للموظفين في الحفاظ على إنتاجيتهم. سواء كانت المعدات التي يستخدمونها خاصة بهم أو مقدمة من الشركة ، تأكد من حصولهم على المساعدة في هذه المواقف العصيبة.

6. معايير الحضور والتوافر

يعد وجود الأشخاص المناسبين في الوقت المحدد والحصول على مساهماتهم عند الحاجة من الاعتبارات أيضًا. هذا يعني أنك بحاجة إلى تدوين الحضور ووضع إرشادات بشأن ذلك. قم بتعيين الجداول الزمنية الخاصة بهم بحيث تتطابق عندما تحتاج إليهم ومتى يتوقع إرسالهم.

7. وضع التوقعات بشأن الإنتاجية والأداء

يتردد بعض أصحاب العمل في عرض فرص العمل من المنزل خوفًا من أن يستفيد الموظفون. لهذا ، سوف تحتاج إلى تتبع ومراقبة أدائهم وإنتاجيتهم ، كما تمت مناقشته سابقًا. تتبع المهام المكتملة أو أنشئ سجلات الوقت أو استخدم أدوات إدارة المشروع لتسجيل الإنتاجية والأداء.

كيف يمكن أن يساعدك Penji في إنشاء عمل من سياسات المنزل

يجب توزيع سياسات العمل من المنزل لشركتك على جميع الموظفين. لجعلها أكثر إثارة للاهتمام ، لماذا لا تحصل على مصمم جرافيك لإنشاء تصميمات رسائل إخبارية بالبريد الإلكتروني تجذب الانتباه؟ هل تحتاج إلى خلفية لاجتماع Zoom القادم؟ ما ستحتاجه هو مصمم جرافيك كفء.

لكل هذه الأشياء وأكثر ، انتقل إلى Penji للحصول على تصميمات عالية الجودة. دع مصممي الجرافيك المحترفين لدينا يعتنون بالتصاميم نيابة عنك. بسعر شهري ثابت ، يمكنك الحصول على أكثر من تصميمات الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني. شاهد الفيديو التوضيحي الخاص بنا هنا لمعرفة المزيد ، أو اشترك اليوم للبدء.

افكار اخيرة

يوفر العمل من المنزل العديد من الفوائد الممتازة. ومع ذلك ، يمكن أن يكون أيضًا مصدر ضغط لأصحاب الأعمال. ستساعدك سياسة العمل من المنزل الفعالة على تسوية كل شيء وإدارة أي مشكلة تنشأ عنه. مع المزايا الإضافية لتصميم الجرافيك الرائع لسياسة WFH الخاصة بك ، فأنت في طريقك إلى انتقال ناجح إلى العمل عن بُعد الكامل.