Cum să creați politici eficiente de lucru de acasă

Acum că munca de acasă devine din ce în ce mai comună, este timpul să stabiliți formalitățile companiei. Dacă nu ați făcut acest lucru, trebuie să elaborați linii directoare definitive pentru a vă asigura că toată lumea înțelege ce se așteaptă de la ei. Iată ce trebuie să țineți cont atunci când creați politici de lucru de acasă.

Ce este o politică de lucru de acasă?

Cunoscută și ca politică de lucru la distanță sau politică de telecommuting, o politică de lucru de la domiciliu este acordul stabilit între un angajat și angajatorul acestuia. Scopul este de a acoperi diversele fațete ale lucrului de la distanță. Un set de politici de lucru de acasă va defini responsabilitățile și așteptările pentru angajații care lucrează în afara biroului.

De asemenea, poate identifica cine va fi eligibil să lucreze de acasă sau să schițeze procesul de solicitare a privilegiilor și alte detalii. În timpul pandemiei, majoritatea lucrătorilor au fost supuși unor situații obligatorii de lucru de la domiciliu. Pentru aceasta, companiile trebuie să se asigure că angajații lor se bucură de o viață profesională sănătoasă și productivă, orientată spre succes.

Beneficiile creării politicilor de lucru de acasă

Un set convingător de politici de lucru de la domiciliu oferă beneficii impresionante atât pentru angajatori, cât și pentru angajați. Iată câteva:

Stabiliți așteptări

O politică de lucru la distanță vă va ajuta să stabiliți așteptări clare cu privire la următoarele:

• Identificați angajații care pot lucra de la distanță
• Cum să solicitați și să procesați aprobarea pentru lucrul la distanță
• Stabiliți orele de lucru
• Stabiliți canale de comunicare oficiale
• Oferiți acces la echipamente și suport IT
• Instruiți angajații în ceea ce privește securitatea cibernetică și confidențialitatea
• Motive de reziliere
• Confirmare de primire

Reducerea absenteismului

Lucrul de la distanță nu numai că previne răspândirea bolilor, dar le poate și permite celor care nu pot ieși să-și facă în continuare treaba. De asemenea, pot avea grijă de membrii familiei bolnavi în timp ce lucrează. Un acord de lucru de la domiciliu le permite să înțeleagă ce se poate și ce nu se poate face.

Creați un echilibru bun între muncă și viață

Angajaților care lucrează de acasă li se oferă o șansă pentru un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată. Timpul suplimentar pe care îl obțin de la naveta în afara ecuației este petrecut în viața lor de familie și socială. Acest lucru ajută la formarea angajaților completi dornici să dea tot ce au mai bun la locul de muncă. A ști ce pot și nu pot face în timp ce lucrează de acasă elimină îndoielile și vinovăția care îi pot împiedica să se bucure pe deplin de flexibilitatea lucrului de la distanță.

Oferă opțiunea de a angaja la nivel global

Când vă deschideți afacerea pentru lucrul de la distanță, veți avea acces la talente de pe tot globul. Un set de politici de lucru la distanță vă va ajuta să gestionați competențele de oriunde în lume și să stabilească standarde care să vă ajute să vă mențineți cursul.

Avantajele și dezavantajele lucrului de acasă

Înainte de a crea politici eficiente de lucru de la domiciliu, să aruncăm o privire rapidă asupra avantajelor și dezavantajelor lucrului de la distanță. Acest lucru ne va ajuta să înțelegem ce trebuie inclus și ce trebuie să fie prioritizat.

Profesionistii

Pe lângă toate beneficiile menționate mai sus, iată câteva avantaje suplimentare ale angajaților tăi care lucrează de la distanță:

• Creșterea productivității – nu toată lumea este o persoană matinală, dar totuși fac treaba. Cu flexibilitatea oferită de WFH, aceștia pot lucra în funcție de ceasul corporal. Ei pot performa în timpul orelor lor cele mai productive.
• Angajații se simt apreciați – lucrul de acasă permite un nivel mai ridicat de încredere între angajator și angajat. Acest lucru se adaugă la un angajament mai bun și o creștere a productivității.
• Mai puține cheltuieli – angajatorii pot reduce cheltuielile cu utilitățile și spațiile de închiriere. Pentru angajați, economisesc la benzină și alte costuri de transport.

Cons

Ca în orice situație, lucrul de acasă are și dezavantajele sale. Cu toate acestea, ei nu sunt deosebitori, deoarece aspectele pozitive depășesc în continuare negative. Cheia este să creați politici și procese pentru a gestiona toate aceste dezavantaje. Iată câteva dintre dezavantajele lucrului de la distanță:

• Distragerea atenției – simpla prezență a televizorului sau a patului poate fi suficient de distragătoare, adaugă la asta zgomotele puternice de la membrii familiei tale și multe alte distrageri. Pentru aceasta, poate fi necesar să stabiliți o configurație pentru biroul de acasă care să vă permită să le evitați.
• Sentimente de izolare – în timp ce întâlnirile sau sesiunile de brainstorming pot fi făcute de la distanță, nu există nimic care să înlocuiască interacțiunea fizică cu colegii. O întâlnire față în față săptămânală sau lunară poate face truc.
• Comunicarea greșită – instrumentele de mesagerie și platformele de comunicare abundă, dar erorile de comunicare sunt încă o realitate. Diferite fusuri orare pot adăuga, de asemenea, probleme. Soluția este să vă pregătiți pentru orice eventualitate de comunicare greșită prin alocarea mai mult timp pentru proiecte și colaborări.

Cum să creați politici și proceduri de lucru de acasă

O politică eficientă de lucru de la domiciliu va sublinia așteptările atât de la angajatori, cât și de la angajați. Odată ce ați creat acest lucru, includeți-l în manualul angajaților, trimiteți o explozie prin e-mail sau postați-le pe panourile publicitare ale companiei. Iată un ghid despre cum să-l scrii pe al tău:

1. Identificați și stabiliți scopul companiei dvs

Explicați, descrieți și specificați scopul documentului și obiectivele dvs. pentru trecerea la lucrul la distanță. Dacă este cazul, adunați date pe care le-ați învățat din experiența companiei dvs. cu configurarea WFH. Anunțați-i despre asta și spuneți-le ce trebuie să rămână și ce trebuie să fie casat.

Acordul dvs. de lucru de acasă ar trebui să indice obiectivele dvs. și ceea ce doriți să realizați cu configurarea. Comunicați de ce politica este esențială și cum va fi implementată. În general, politicile ar trebui să îmbunătățească propunerea de valoare a angajaților și experiența acestora cu organizația dumneavoastră.

2. Definiți domeniul de aplicare și eligibilitatea

În primul rând, trebuie să definiți rolurile din cadrul companiei dvs. care sunt eligibile pentru lucrul la distanță. Apoi, trebuie să precizați clar restricțiile pentru a evita frustrările celor cărora li s-au refuzat cererile FMH. În cele din urmă, dă o definiție concisă a cine este eligibil să lucreze de acasă și cine nu.

3. Creați o schiță pentru procesul de solicitare și aprobare

Includeți o prevedere în politica dvs. de lucru de acasă cu privire la procesele de solicitare și aprobare pentru lucrul de la distanță. Există un formular de completat? Cui ar trebui să-l trimită? Un ghid pas cu pas vă poate ajuta să răspundeți la toate aceste întrebări.

4. Măsurarea productivității

Proprietarii de afaceri ar dori să măsoare cantitatea de muncă efectuată de angajații lor atunci când lucrează de acasă. Puteți stabili termene limită specifice pentru sarcini sau puteți utiliza instrumente de monitorizare și software pentru a face acest lucru. Informați-i despre acest lucru pentru a-i face conștienți că sunt urmăriți și monitorizați.

5. Linii directoare pentru ținerea timpului

Nu numai că angajatorii vor dori să măsoare productivitatea, dar ar dori și să știe cum își petrec timpul angajații. Din nou, instrumentele de monitorizare a timpului sunt disponibile la dispoziția dumneavoastră. Puteți măsura cât timp este nevoie pentru a finaliza o sarcină și apoi vă așteptați să o urmeze.

Dacă durează prea mult, înseamnă doar că se luptă cu sarcina sau că sunt distrași. Dacă decideți să utilizați aplicații de monitorizare a timpului, nu uitați să le includeți în politicile de lucru la distanță.

Ce ar trebui să includeți în politicile dvs. de lucru de acasă

Politica și procedurile de lucru la domiciliu diferă, deoarece fiecare companie este diferită. Iată câteva elemente esențiale pe care trebuie să le includeți la crearea companiei dvs.:

1. Așteptări de comunicare

Stabiliți un canal de comunicare oficial. Asigurați-vă că compania dvs. folosește doar unul pentru a evita confuzia și pentru a reduce ineficiența. Stabiliți orientări privind când și cum să răspundeți și confirmați primirea mesajelor.

2. Programul de lucru

Unele companii optează să-și lase angajații să lucreze oricând doresc, atâta timp cât își îndeplinesc sarcinile. Dar unii necesită ture de 8 ore. În orice caz, definiți orele exacte de lucru și când angajații ar trebui să se prezinte la serviciu.

În plus, dacă aveți angajați în diferite părți ale globului, asigurați-vă că țineți cont de diferențele de timp.

3. Motive acceptabile pentru a lucra de la distanță

Dacă nu toată lumea din compania ta lucrează de acasă, trebuie să definești motivele acceptabile. Mai jos sunt câteva exemple:

• Responsabilități familiale
• Echilibru între viață și profesie
• Invaliditate sau boli
• Programări în ziua lucrătoare
• Condiții meteorologice extreme
• Urgențe
• Alte motive

4. Compensații și beneficii

Indiferent dacă situația de lucru de la domiciliu are vreun efect asupra compensației și beneficiilor sau chiar deloc, includeți-o în politicile dvs. de lucru la distanță. Un exemplu la care să ne gândim este plata orelor suplimentare. Mulți angajați au raportat că au ore suplimentare neplătite, ceea ce ar putea duce la scăderea moralului și la epuizare. De aceea, este important să ai un sistem care să urmărească orele lucrate pentru a te asigura că angajații tăi sunt bine compensați.

5. Echipamente și suport tehnic

Când treceți la lucrul la distanță, echipamentele, tehnologia și asistența vin în minte, deoarece acestea sunt elemente esențiale. Problemele tehnice sunt inevitabile, iar oferirea de sprijin angajaților îi poate ajuta să rămână productivi. Indiferent dacă echipamentul pe care îl folosesc este propriu sau furnizat de companie, asigurați-vă că primesc ajutor în aceste situații stresante.

6. Standarde de prezență și disponibilitate

A avea la timp oamenii potriviți și a primi contribuția lor atunci când aveți nevoie de ei sunt, de asemenea, considerații. Aceasta înseamnă că trebuie să luați notă de prezență și să stabiliți linii directoare în acest sens. Setați-le termenele pentru a se potrivi când aveți nevoie de ele și când sunt așteptate trimiterile lor.

7. Stabiliți așteptări cu privire la productivitate și performanță

Unii angajatori ezită să ofere oportunități de lucru de acasă de teamă că angajații ar putea profita. Pentru aceasta, va trebui să urmăriți și să monitorizați performanța și productivitatea acestora, așa cum sa discutat mai devreme. Urmăriți sarcinile finalizate, creați jurnalele de timp sau utilizați instrumente de management de proiect pentru a înregistra productivitatea și performanța.

Cum vă poate ajuta Penji să creați politici de lucru de acasă

Politicile de lucru de acasă ale companiei dvs. vor trebui distribuite tuturor angajaților. Pentru a o face mai interesantă, de ce să nu solicitați unui designer grafic să creeze modele de buletine informative prin e-mail care să atragă atenția? Ai nevoie de un fundal pentru următoarea ta întâlnire Zoom? Un designer grafic competent este ceea ce ai nevoie.

Pentru toate acestea și multe altele, apelați la Penji pentru modele de înaltă calitate. Lasă designerii noștri grafici profesioniști să se ocupe de design pentru tine. La o rată lunară fixă, puteți primi mai mult decât modele de buletine informative prin e-mail. Urmăriți videoclipul nostru demonstrativ aici pentru a afla mai multe sau înscrieți-vă astăzi pentru a începe.

Gânduri finale

Lucrul de acasă oferă atât de multe beneficii excelente. Cu toate acestea, poate fi și o sursă de stres pentru proprietarii de afaceri. O politică eficientă de lucru de la domiciliu vă va ajuta să rezolvați totul și să gestionați orice problemă apare din aceasta. Cu avantajele suplimentare ale unui design grafic excelent la politica dvs. WFH, sunteți pe drumul către o tranziție cu succes la munca completă de la distanță.