Comment créer des politiques efficaces de travail à domicile

Maintenant que le travail à domicile devient de plus en plus courant, il est grand temps que vous établissiez des formalités d'entreprise. Si vous ne l'avez pas encore fait, vous devez élaborer des directives définitives pour vous assurer que tout le monde comprend ce qu'on attend d'eux. Voici ce que vous devez prendre en compte lors de la création de politiques de travail à domicile.

Qu'est-ce qu'une politique de travail à domicile ?

Aussi connue sous le nom de politique de travail à distance ou politique de télétravail, une politique de travail à domicile est l'accord établi entre un employé et son employeur. L'objectif est de couvrir les différentes facettes du travail à distance. Un ensemble de politiques sur le travail à domicile définira les responsabilités et les attentes des employés qui travaillent hors du bureau.

Il peut également identifier qui sera éligible pour travailler à domicile ou décrire le processus de demande de privilèges et d'autres détails. Pendant la pandémie, la plupart des travailleurs ont été soumis à des situations de travail à domicile obligatoires. Pour cela, les entreprises doivent s'assurer que leurs employés jouissent d'une vie professionnelle saine et productive axée sur le succès.

Les avantages de la création de politiques de travail à domicile

Un ensemble convaincant de politiques de travail à domicile offre des avantages impressionnants pour les employeurs et les employés. Voici quelques-uns:

Définir les attentes

Une politique de travail à distance aidera à définir des attentes claires sur les points suivants :

• Identifiez les employés qui peuvent travailler à distance
• Comment demander et traiter l'approbation du travail à distance
• Déterminer les heures de travail
• Définir des canaux de communication officiels
• Donner accès au matériel informatique et au support
• Former les employés à la cybersécurité et à la confidentialité
• Motifs de résiliation
• Accusé de réception

Réduit l'absentéisme

Non seulement le travail à distance empêche la propagation des maladies, mais il peut également permettre à ceux qui ne peuvent pas sortir de continuer à faire leur travail. Ils peuvent également s'occuper des membres malades de la famille pendant qu'ils travaillent. Un accord de travail à domicile leur permet de comprendre ce qui peut et ne peut pas être fait.

Créer un bon équilibre travail-vie personnelle

Les employés qui travaillent à domicile ont la possibilité de mieux concilier vie professionnelle et vie privée. Le temps supplémentaire qu'ils récupèrent après avoir fait la navette hors de l'équation est consacré à leur vie familiale et sociale. Cela aide à former des employés bien équilibrés désireux de donner le meilleur d'eux-mêmes au travail. Savoir ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas faire lorsqu'ils travaillent à domicile élimine les doutes et la culpabilité qui peuvent les empêcher de profiter pleinement de la flexibilité du travail à distance.

Donne la possibilité d'embaucher à l'échelle mondiale

Lorsque vous ouvrez votre entreprise au travail à distance, vous aurez accès à des talents du monde entier. Un ensemble de politiques de travail à distance vous aidera à gérer les compétences de n'importe où dans le monde et à établir des normes pour vous aider à garder le cap.

Les avantages et les inconvénients du travail à domicile

Avant d'élaborer des politiques efficaces de travail à domicile, examinons rapidement les avantages et les inconvénients du travail à distance. Cela nous aidera à comprendre ce qui doit être inclus et ce qui doit être priorisé.

Les avantages

Outre tous les avantages mentionnés ci-dessus, voici quelques avantages supplémentaires à faire travailler vos employés à distance :

• Augmentation de la productivité - tout le monde n'est pas du matin, mais ils font quand même le travail. Grâce à la flexibilité offerte par WFH, ils peuvent travailler en fonction de leur horloge biologique. Ils peuvent travailler pendant leurs heures les plus productives.
• Les employés se sentent valorisés - le travail à domicile permet un niveau de confiance plus élevé entre l'employeur et l'employé. Cela se traduit par un meilleur engagement et une augmentation de la productivité.
• Moins de dépenses - les employeurs peuvent réduire les frais de services publics et de location d'espace. Pour les employés, ils économisent sur l'essence et les autres frais de transport.

Les inconvénients

Comme dans toute situation, le travail à domicile a aussi ses inconvénients. Cependant, ils ne sont pas décisifs car les points positifs l'emportent toujours sur les points négatifs. La clé est de créer des politiques et des processus pour gérer tous ces inconvénients. Voici quelques-uns des inconvénients du travail à distance :

• Distractions - la simple présence de la télévision ou du lit peut être suffisamment distrayante, ajoutez à cela les bruits forts des membres de votre famille et de nombreuses autres distractions. Pour cela, vous devrez peut-être établir une configuration de bureau à domicile qui vous permette de les éviter.
• Sentiment d'isolement - bien que les réunions ou les séances de remue-méninges puissent se faire à distance, rien ne peut remplacer l'interaction physique avec des collègues. Une réunion en face à face hebdomadaire ou mensuelle peut faire l'affaire.
• Mauvaises communications – les outils de messagerie et les plateformes de communication abondent, mais les erreurs de communication sont toujours une réalité. Des fuseaux horaires différents peuvent également ajouter aux problèmes. La solution de contournement consiste à se préparer à toute éventualité de mauvaise communication en allouant plus de temps aux projets et aux collaborations.

Comment créer des politiques et procédures de travail à domicile

Une politique efficace de travail à domicile définira les attentes à la fois des employeurs et des employés. Une fois que vous l'avez créé, incluez-le dans votre manuel de l'employé, envoyez un e-mail ou affichez-le sur les panneaux d'affichage de l'entreprise. Voici une ligne directrice sur la façon dont vous pouvez rédiger le vôtre :

1. Identifiez et établissez l'objectif de votre entreprise

Expliquez, décrivez et précisez le but du document et vos objectifs pour le passage au travail à distance. Le cas échéant, rassemblez les données que vous avez tirées de l'expérience de votre entreprise avec la configuration du télétravail. Faites-leur savoir à ce sujet et dites-leur ce qui doit rester et ce qui doit être supprimé.

Votre accord de travail à domicile doit indiquer vos objectifs et ce que vous visez à réaliser avec la configuration. Expliquez pourquoi la politique est essentielle et comment elle sera mise en œuvre. Dans l'ensemble, les politiques doivent améliorer la proposition de valeur des employés et leur expérience avec votre organisation.

2. Définir la portée et l'éligibilité

Tout d'abord, vous devez définir les rôles au sein de votre entreprise qui sont éligibles au travail à distance. Ensuite, vous devez indiquer clairement les restrictions pour éviter les frustrations de ceux qui se sont vu refuser les demandes de télétravail. Enfin, donnez une définition concise de qui est éligible au travail à domicile et qui ne l'est pas.

3. Créer un plan pour le processus de demande et d'approbation

Incluez une disposition dans votre politique de travail à domicile concernant les processus de demande et d'approbation pour travailler à distance. Y a-t-il un formulaire à remplir ? A qui doivent-ils l'envoyer ? Un guide étape par étape peut aider à répondre à toutes ces questions.

4. Mesure de la productivité

Les propriétaires d'entreprise voudraient mesurer la quantité de travail effectué par leurs employés lorsqu'ils travaillent à domicile. Vous pouvez définir des délais spécifiques pour les tâches ou utiliser des outils et des logiciels de surveillance pour le faire. Faites-leur savoir à ce sujet pour leur faire prendre conscience qu'ils sont suivis et surveillés.

5. Lignes directrices pour le chronométrage

Non seulement les employeurs voudront mesurer la productivité, mais ils voudront aussi savoir comment les employés passent leur temps. Là encore, des outils de suivi du temps sont mis à votre disposition. Vous pouvez mesurer le temps qu'il faut pour accomplir une tâche, puis vous attendre à ce qu'ils la suivent.

S'ils prennent trop de temps, cela signifie seulement qu'ils ont du mal avec la tâche ou qu'ils sont distraits. Si vous décidez d'utiliser des applications de surveillance du temps, n'oubliez pas de les inclure dans vos politiques de travail à distance.

Que devez-vous inclure dans vos politiques de travail à domicile

La politique et les procédures de travail à domicile diffèrent car chaque entreprise est différente. Voici quelques éléments essentiels que vous devez inclure lors de la création de votre entreprise :

1. Attentes en matière de communication

Établir un canal de communication officiel. Assurez-vous que votre entreprise n'en utilise qu'un seul pour éviter toute confusion et réduire l'inefficacité. Établissez des directives sur le moment et la manière de répondre et d'accuser réception des messages.

2. Heures de travail

Certaines entreprises choisissent de laisser leurs employés travailler quand ils le souhaitent tant qu'ils accomplissent leurs tâches. Mais certains exigent de faire des quarts de travail de 8 heures. Dans tous les cas, définissez les heures de travail exactes et le moment où les employés doivent se présenter au travail.

De plus, si vous avez des employés dans différentes parties du globe, assurez-vous de prendre note des décalages horaires.

3. Raisons acceptables de travailler à distance

Si tout le monde dans votre entreprise ne travaille pas à domicile, vous devez définir les raisons acceptables. Ci-dessous quelques exemples :

• Responsabilités familiales
• L'équilibre travail-vie
• Invalidité ou maladies
• Rendez-vous de travail
• Des conditions météorologiques extrêmes
• Urgences
• Autres raisons

4. Rémunération et avantages

Que la situation de travail à domicile ait un effet sur la rémunération et les avantages sociaux ou pas du tout, incluez-le dans vos politiques de travail à distance. Un exemple à considérer est la rémunération des heures supplémentaires. De nombreux employés ont déclaré avoir des heures supplémentaires non rémunérées, ce qui pourrait entraîner une baisse de moral et un épuisement professionnel. C'est pourquoi il est important que vous disposiez d'un système de suivi des heures travaillées pour vous assurer que vos employés sont bien rémunérés.

5. Équipement et assistance technique

Lors du passage au travail à distance, l'équipement, la technologie et l'assistance viennent à l'esprit car ce sont des éléments cruciaux. Les problèmes techniques sont inévitables et fournir un soutien aux employés peut les aider à rester productifs. Que l'équipement qu'ils utilisent soit le leur ou fourni par l'entreprise, assurez-vous qu'ils obtiennent de l'aide dans ces situations stressantes.

6. Normes d'assiduité et de disponibilité

Avoir les bonnes personnes à temps et obtenir leur avis lorsque vous en avez besoin sont également des considérations. Cela signifie que vous devez prendre note de la présence et établir des directives à ce sujet. Définissez leurs délais pour qu'ils correspondent au moment où vous en avez besoin et au moment où leurs soumissions sont attendues.

7. Définissez des attentes en matière de productivité et de performances

Certains employeurs hésitent à proposer du travail à domicile de peur que les employés n'en profitent. Pour cela, vous devrez suivre et surveiller leurs performances et leur productivité, comme indiqué précédemment. Suivez les tâches terminées, créez des journaux de temps ou utilisez des outils de gestion de projet pour enregistrer la productivité et les performances.

Comment Penji peut vous aider à créer des politiques de travail à domicile

Les politiques de travail à domicile de votre entreprise devront être distribuées à tous les employés. Pour le rendre plus intéressant, pourquoi ne pas demander à un graphiste de créer des designs de newsletters qui attirent l'attention ? Besoin d'un arrière-plan pour votre prochaine réunion Zoom ? Vous aurez besoin d'un graphiste compétent.

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Dernières pensées

Le travail à domicile offre de nombreux excellents avantages. Cependant, cela peut aussi être une source de stress pour les propriétaires d'entreprise. Une politique efficace de travail à domicile vous aidera à tout régler et à gérer tout problème qui en découlera. Avec les avantages supplémentaires d'une excellente conception graphique à votre politique de télétravail, vous êtes sur la bonne voie pour une transition réussie vers le travail à distance complet.