技術寫作初學者指南（2021）

有一部分人認為科學家、醫生、計算機程序員和工程師撰寫的文章構成技術寫作。

另一組認為技術寫作只是寫用戶手冊。

他們兩個都錯了。

但他們的偏見是可以理解的。 對於普通人來說，這些是專業人士（醫生、科學家、工程師等），他們的語言可以稱為“技術人員”。 他們認為這些所謂的“技術”人員撰寫的白皮書和論文就是技術寫作的全部內容。

同樣，用戶手冊是我們大多數人在了解技術資料（我們使用的設備和產品）時接觸到的文檔。 所以這就回答了第二個偏見。

但事實是大多數人沒有意識到技術寫作就是為像我們這樣的普通人寫內容。 事實上，許多技術文章都是在徹底了解讀者真正在尋找什麼之後才寫的。

本指南經過精心設計，可讓您深入了解什麼是技術寫作、它與常規內容寫作的區別以及成為技術作家所需遵循的步驟。

什麼是技術寫作？

幾年前技術寫作是這樣定義的——

“記錄流程、軟件用戶手冊和設備說明的做法。”

過去，技術寫作確實僅限於用戶手冊。 然而，在現代世界中，技術寫作已成為一個涵蓋更多定義的總稱。

今天，技術寫作被定義為——

“幾乎所有領域的技術流程文檔。 它涉及報告、簡報、說明等等。”

它可能涉及廣泛的領域，例如工程，信息技術，生物技術，金融等。

簡而言之，如果您在任何技術領域工作，都會有人為您和您的產品或服務編寫技術文檔。

技術寫作的目的是什麼？

技術作家可以期望他們的角色和職責會根據他們正在工作的行業和公司而改變。 但是，大多數技術作家將與多個團隊合作。 它們是連接技術人員與技術含量較低的員工和客戶的橋樑。 作為技術作家，您有責任以技術人員能夠理解的語言準確地傳達技術人員想要傳達給讀者的內容。

讓我們考慮一個簡單的例子。 貴公司提出了一種新的銷售推廣工具。 有多種功能可以啟動、暫停和安排向最終客戶發送電子郵件。 典型用戶需要了解所有這些功能才能充分利用該應用程序。 現在，您既可以讓用戶自己發現這些功能，也可以提供一份文檔來解釋每個功能是什麼以及如何使用它來簡化他們的生活。

對於不懂技術的用戶來說，這將是一個福音。 如果沒有這個文檔，理解和導航應用程序對他們來說可能會非常令人生畏。 他們可能會錯過可以使他們的體驗更好的功能，甚至可能會不正確地使用某些功能。

總而言之，技術寫作的最終目的是避免所有這些陷阱，並確保信息的傳達清晰而簡單。

技術寫作和其他形式的寫作有什麼區別？

在上一節中，我們曾引用過技術寫作背後的核心思想是以清晰的方式傳達信息。 但是您可能想知道其他形式的寫作是否也是如此。 畢竟，任何文章都旨在以讀者可以理解的語言向用戶傳遞一些信息。 好吧，相似之處從那裡開始並結束。 以下是技術寫作與其他寫作形式之間的主要區別 -

重點地區

技術文檔僅關注相關主題。 例如，用戶手冊只關注產品的功能。 然而，其他形式的寫作可以為內容注入更多的主題和創造力。 例如，關於電子學習的博客可以討論更好地開展課程的技巧，以及開辦自己的電子學習學院的估計成本。

預期目的

即使其他形式的寫作傳遞信息，該內容的目的通常是為了營銷的娛樂。 另一方面，技術內容只專注於改善用戶體驗。 它提供信息，提供指導，並為主題、應用程序或設備提供解釋，僅此而已。

內容的基調

非技術性內容通常以主觀語氣編寫，其中使用意見和軼事使內容更有趣。 另一方面，技術寫作本質上總是客觀的。 給出的說明中不能有任何意見或任何形式的混淆。

格式

一般寫作可以採取多種形式。 例如，有許多格式可以寫博客，讓讀者覺得有趣和有趣。 但技術寫作並非如此。 在技​​術寫作中，總是有一個固定的結構要遵循。 這確保了傳遞的信息直截了當，最終用戶可以立即開始使用該產品。

寫作風格

一般寫作和技術寫作之間的另一個關鍵區別是聲音。 在非技術性內容中，作者經常使用第一人稱格式和非正式的語氣來使內容具有對話性和吸引力。

在技​​術寫作中，為了方便讀者閱讀，內容總是以第三人稱的形式書寫。 它也是超正式的，因此不允許對所提供的內容進行不同的解釋。

詞彙

兩者之間的另一個主要區別是使用的詞彙。 在通常的內容寫作中，使用的詞彙通常具有喚起性，以激發讀者的行動或情感。

在技​​術寫作中，詞彙是高度專業化的，並且取決於產品的類型。 您會看到內容中使用的專業術語為讀者提供準確的說明或解釋，只是為了幫助他們。

觀眾

當然，觀眾在兩者之間也存在很大差異。 在技​​術寫作中，觀眾總是專業的並且知道他們的東西。 他們是將購買您的產品或服務的人。 他們也可能是需要有關程序或服務的信息以更好地利用它的業務分析師或產品經理。 在這裡，技術作家會發現他們的目標是確保所有必要的利益相關者按時獲得所需的信息。 作家們並沒有被迫吸引更多的人閱讀它。

在另一種寫作形式中，受眾更加普遍。 他們的年齡組、職業等可能存在很大差異。簡而言之，沒有特定的人群適合寫作。 作者還必須專注於向更多人（對該主題感興趣）廣播的內容。

技術寫作示例

以下是最受歡迎的技術寫作示例或技術作家所寫的內容類型 -

標準作業程序

這些文件旨在向用戶提供有關組織內正確操作程序的指導性和信息性內容。 此類文件將涵蓋其有關流程和情況的規則、法規和指南。 此外，它還將提供有關升級程序和人員的信息，以應對特定事件。

使用說明書

我們大多數人都熟悉使用說明書。 它們可以是我們在購買智能手機等新電子設備時獲得的小冊子，也可以是我們收到的與較大物品（如汽車）一起收到的厚書。 所有這些文件都是由技術作家編寫的。 在這裡，作者旨在提供有關如何正確使用設備或設備的信息。

法律免責聲明

這些也稱為對沖條款。 它們通常是為了向讀者提供免責聲明，說明組織在使用其產品或服務時是什麼以及不承擔什麼責任。 技術作家通常必須諮詢法律專家和產品開發人員，以了解哪些內容可以寫入法律免責聲明，哪些內容不能寫入。

根據銷售產品或服務的市場，法律免責聲明更加複雜。這是因為不同國家/地區對公司在該地區支持和服務客戶有不同的法律要求。

還有很多其他類型。 上面提到的只是一些技術寫作示例，供您參考。

你如何成為一名技術作家？

如果您有興趣成為一名技術作家，那麼有好消息。 不僅有很多方法可以進入該領域，而且世界各地的公司對技術作家的需求也一直在增長。 他們需要您的幫助來為其產品、服務和流程編寫技術文檔。 在這個積極的方面，您可以做以下不同的事情來成為一名技術作家 -

學習寫作

雖然這聽起來很明顯，但學習寫作並不僅僅涉及將句子串在一起。 您需要學習寫作中的各種子主題，例如為不同類型的寫作使用不同的聲音，了解如何清楚地描述和參考插圖等等。

了解寫作的不同階段

在幾乎任何技術寫作項目中，你都會經歷這三個步驟——

#1。 規劃

項目規劃通常由您的雇主或客戶發起。 在此步驟中，定義了基本要求，例如文檔的類型、主題、目標、範圍和目標受眾。

如果最初沒有提供所有內容，您需要與您的客戶或雇主交談，並通過對話獲取這些詳細信息。 有時他們可能不確定他們在尋找什麼。 作為技術作家，您的工作也是確保您能夠傳達完成項目的需求。

通過適當的提問和對話，這一步可以為您節省大量時間和精力。

#2。 了解受眾需求

如果您能夠在第一步中縮小受眾範圍，那麼第二步需要了解您的受眾是誰以及他們在尋找什麼。

在開始寫作之前，盡可能多地收集有關您的聽眾的信息。 例如，您的讀者是否具有該領域的技術專長？ 他們能理解複雜的術語和行話嗎？ 或者他們是該領域的新手？

此外，觀眾在閱讀技術文檔時也可能會有一些期望。 他們會尋找什麼？ 他們是想深入了解產品，還是外行只是想知道如何使用產品？ 提供讀者真正想要的東西將決定你的整個寫作過程。 記住——他們在問問題，你需要提供準確的答案。

此外，尋找 API 文檔的開發人員與購買需要組裝的全新家具的客戶完全不同。 這是兩個不同的受眾，在他們的技術文檔中有不同的要求。

#3。 寫給觀眾

在了解了受眾的需求之後，了解您將如何創建文檔來滿足這些需求。 作者傾向於犯的一個常見錯誤是創建的文檔可以被其他作者很好地接受，但對最終用戶幾乎沒有價值。

所以在你開始在鍵盤上打字之前，問問自己這些問題——

• 我正在為其寫作的讀者是否可以輕鬆訪問該文檔？
• 從觀眾的角度來看，該文件是否易於理解？
• 讀者將如何使用這份文件？
• 該文檔是否易於瀏覽？
• 文檔對我的讀者來說太複雜了嗎？
• 文檔對我的讀者來說太簡單了嗎？

培養技術寫作技巧

無論您選擇為哪個領域寫作，該領域都將涉及一定程度的技術專長。 如果不知道什麼是語法、API 和編程語言，就無法編寫軟件文檔。 如果你想寫一篇關於 C++ 的文檔，你至少應該知道 C++ 是如何工作的。 如果您可以使用它進行編碼，那就更好了。

做大量的研究

這不僅僅是為了了解如何編寫下一個技術寫作作業。 您希望隨時了解您所在領域的最新動態，以便更好地向用戶解釋術語和概念。 如果您的受眾由高級軟件程序員組成，那麼您需要保持在他們的水平上，以確保您的內容對他們有用。

擁有所有這些技術寫作技能，您將準備好擔任技術作家的角色，無論您是全職還是從事技術寫作自由項目。 但重要的是要記住，準備成為一名技術作家是一種持續的經歷。

技術作家的角色

寫作是技術作家的一部分，即使它是一個主要角色。 如果您想成為一個可以承擔任何項目的全面技術作家，那麼了解您在從事技術寫作工作時將承擔的所有角色非常重要。

編寫、編輯和校對文檔

當然，作為作家，您應該知道如何編寫技術文檔。 如上所述，這可能包括各種文檔，從用戶手冊到法律免責聲明。 此外，技術作家還需要對文檔進行編輯和校對，以確保其準確性和可讀性。 如果您正在與團隊中的其他技術作家合作，您將檢查彼此的寫作，以確保其符合質量標準並向觀眾提供所需的信息。

與項目利益相關者協調

每個項目都會有開發人員、工程師、經理、客戶和其他利益相關者。 你的工作還包括與他們協調和溝通文件需要什麼、它會接觸到誰以及它應該包含什麼。

您還需要了解可用於特定項目的預算類型，並相應地分配您的時間、資源和精力。 如果沒有足夠的資源或時間來完成某個項目，您將需要確保您能夠從項目經理和領導那裡獲得這些資源。

使用實驗軟件提供文檔

如果您正在編寫具有定期發布更新的軟件，您將需要了解實驗性軟件的功能和特性，以便讓用戶了解每個更新將包含的內容。 這可以包括補丁說明、錯誤修復等。通常，補丁說明和錯誤修復比傳統的技術文檔要短得多，但它們的發佈時間表更頻繁。

評估和推薦標準和指南

作為一名技術作家，您將根據您所服務的項目或組織遵守某些指導方針和標準。 這些指南和標準將需要在不同的場合進行更新和更改。 流程和產品會發生變化，因此需要不時審查和監控標準和指南，以確保它們滿足受眾、產品/服務和組織的需求。

技術寫作所需的技能

如果您希望將此作為您的首選職業，請了解除了寫作之外，還需要更多技能。 優秀的技術作家擁有多種技能，以確保他們能夠創建出色的技術文檔。 以下是技術寫作所需的不同技能 -

#1。 寫作技能

這是給定的。 技術作家需要具備無可挑剔的語言技能以及對語法、語氣和詞彙的深刻理解，以使他們的文檔易於被觀眾理解。

#2。 研究

技術作家需要知道如何深入研究一個主題並找到否則很難找到的信息。 讀者在閱讀您的文檔時希望了解整體情況，而繁重的工作由您決定。

#3。 團隊合作

通常，您會發現自己是團隊的一員，與其他技術作家、工程師、團隊負責人、經理和法律專家一起工作。 您需要學習有效地與團隊合作，才能成為一名出色的技術作家。

#4。 單一來源

單一來源使您可以使用相同的源文檔生成多個文檔。 當您有一項任務需要您為不同的受眾製作多個用戶指南但使用相同的源文檔時，這非常有用。

一位觀眾可能是高級用戶，而另一位觀眾可能是完全的外行。 在這裡，引用單個文檔並為每個受眾創建多個文檔可以幫助您有效地管理時間和資源。

#5。 系統化

技術寫作，雖然是徹底的，但也不應該失去可讀性。 如果結構和呈現不當，經過充分研究的技術文檔將毫無用處。 讀者將難以瀏覽文檔，成為讀者理解的苦差事。 在你的寫作中系統化和有條理將幫助你更快地完成你的項目，同時也確保觀眾可以清楚有效地從你的作品中獲得價值。

#6。 網頁設計技巧

在當今互聯的世界中，大多數文檔很少放在紙上以供使用。 儘管這是可選的，但學習網頁設計和開發技能有助於使您的文檔在網站上易於訪問，以便在線用戶尋找說明和信息。

包起來

無論您是打算從事技術寫作自由職業還是計劃在該領域全職工作，您都需要了解和掌握上述所有內容。 如果做得好，技術寫作工作可能會帶來難以置信的回報，因為您正在向成千上萬甚至數百萬人提供清晰易懂的信息。

但同時，從您在上述示例中看到的情況來看，這也是一個要求極高的職業，需要您在計劃投入服務的每個領域中緊跟最新趨勢、市場、創新等.

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