Poradnik dla początkujących dotyczący pisania technicznego (2021)

Istnieje frakcja ludzi, którzy uważają, że artykuły pisane przez naukowców, lekarzy, programistów komputerowych i inżynierów stanowią pismo techniczne.

Inna grupa uważa, że ​​pisanie techniczne to tylko pisanie instrukcji obsługi.

Obaj nie mogą się bardziej mylić.

Ale ich uprzedzenia są całkiem zrozumiałe. Dla zwykłego człowieka są to profesjonaliści (lekarze, naukowcy, inżynierowie itp.), których można nazwać „technicznymi” w ich języku. Zakładają, że białe księgi i tezy napisane przez tak zwanych „technicznych” ludzi są tym, o co chodzi w pisaniu technicznym.

Podobnie instrukcje obsługi to dokumenty, z którymi większość z nas ma do czynienia podczas rozumienia zagadnień technicznych (sprzętu i produktów, których używamy). To odpowiada na drugie uprzedzenie.

Ale prawda jest taka, że ​​większość ludzi nie zdaje sobie sprawy, że pisanie techniczne polega na pisaniu treści dla zwykłych ludzi, takich jak my. W rzeczywistości wiele artykułów technicznych jest pisanych dopiero po dokładnym zrozumieniu tego, czego faktycznie szukają czytelnicy.

Ten przewodnik został starannie zaprojektowany, aby dać ci dogłębne zrozumienie, czym jest pisanie techniczne, czym różni się od zwykłego pisania treści oraz kroków, które musisz wykonać, aby zostać pisarzem technicznym.

Co to jest pisanie techniczne?

Oto jak kilka lat temu zdefiniowano pisanie techniczne -

„Praktyka zapisywania procesów, instrukcji obsługi oprogramowania i instrukcji dotyczących sprzętu”.

W przeszłości pisanie techniczne rzeczywiście ograniczało się do instrukcji obsługi. Jednak we współczesnym świecie pismo techniczne stało się terminem parasolowym obejmującym znacznie więcej definicji.

Dziś pismo techniczne definiuje się jako -

„Dokumentacja procesów technicznych z niemal każdej dziedziny. Obejmuje raporty, instrukcje, instrukcje i nie tylko”.

Może dotyczyć wielu dziedzin, takich jak inżynieria, technologia informacyjna, biotechnologia, finanse itp.

Krótko mówiąc, jeśli pracujesz w jakiejkolwiek dziedzinie technicznej, ktoś pisze dokumentację techniczną dla Ciebie i Twojego produktu lub usługi.

Jaki jest cel pisania technicznego?

Pisarze techniczni mogą spodziewać się zmiany ich ról i obowiązków w zależności od branży i firmy, z którą pracują. Jednak większość pisarzy technicznych będzie pracować z wieloma zespołami. Stanowią pomost łączący personel techniczny oraz mniej technicznych pracowników i klientów. Jako pisarz techniczny, Twoim obowiązkiem jest przekazanie dokładnie tego, co personel techniczny chce przekazać czytelnikom w języku, który rozumieją.

Rozważmy prosty przykład. Twoja firma opracowała nowe narzędzie wsparcia sprzedaży. Istnieje wiele funkcji uruchamiania, wstrzymywania i planowania wiadomości e-mail do klientów końcowych. Typowy użytkownik będzie musiał poznać wszystkie te funkcje, aby w pełni korzystać z aplikacji. Teraz możesz pozwolić użytkownikowi samodzielnie odkryć funkcje lub dostarczyć dokument wyjaśniający, czym jest każda funkcja i jak jej używać, aby uprościć życie.

Dla użytkowników, którzy nie znają się na technologii, będzie to dobrodziejstwem. Bez tego dokumentu zrozumienie aplikacji i poruszanie się po niej może być dla nich dość onieśmielające. Mogą przegapić funkcje, które mogą poprawić ich wrażenia lub nawet niewłaściwie korzystać z niektórych funkcji.

Podsumowując, ostatecznym celem pisania technicznego jest uniknięcie wszystkich tych pułapek i zapewnienie, że informacje są przekazywane w sposób jasny i prosty.

Jaka jest różnica między pisaniem technicznym a innymi formami pisania?

W poprzedniej sekcji zacytowaliśmy, że podstawową ideą pisania technicznego jest przekazywanie informacji w przejrzysty sposób. Ale możesz się zastanawiać, czy tak jest w przypadku innych form pisania. W końcu każdy artykuł ma na celu dostarczenie użytkownikowi pewnych informacji w języku zrozumiałym dla czytelników. Cóż, podobieństwa zaczynają się i kończą na tym. Oto główne różnice między pismem technicznym a innymi formami pisma -

Strefa zainteresowania

Dokument techniczny skupia się tylko na odnośnych tematach. Na przykład instrukcja obsługi skupia się tylko na funkcjach produktu. Jednak inne formy pisania mogą tchnąć o wiele więcej tematów i kreatywności w treść. Na przykład na blogu o e-learningu można opowiedzieć o wskazówkach, jak lepiej prowadzić zajęcia, a także o szacunkowych kosztach założenia własnej akademii e-learningowej.

Zamierzony cel

Chociaż inne formy pisania przekazują informacje, celem tego fragmentu treści jest zwykle rozrywka w celach marketingowych. Z drugiej strony treści techniczne skupiają się wyłącznie na poprawie doświadczenia użytkownika. Podaje informacje, dostarcza instrukcji i oferuje wyjaśnienia dotyczące tematu, zastosowania lub sprzętu i to wszystko.

Ton treści

Treści nietechniczne są zwykle pisane w tonie subiektywnym, gdzie opinie i anegdoty są wykorzystywane do uatrakcyjnienia treści. Z drugiej strony pismo techniczne ma zawsze charakter obiektywny. W podanych instrukcjach nie może być żadnych opinii ani jakiegokolwiek zamieszania.

Format

Pisanie ogólne może przybierać różne formy. Na przykład istnieje wiele formatów pisania bloga, aby był interesujący i zabawny dla czytelnika. Ale tak nie jest w przypadku pisma technicznego. W piśmiennictwie technicznym zawsze istnieje ustalona struktura do naśladowania. Gwarantuje to, że dostarczane informacje są prosto do celu, a użytkownicy końcowi mogą natychmiast rozpocząć korzystanie z produktu.

Styl pisania

Innym kluczowym wyróżnikiem między pisaniem ogólnym a technicznym jest głos. W nietechnicznych fragmentach treści pisarze często używają formatu pierwszoosobowego i nieformalnego tonu, aby treść wydawała się konwersacyjna i angażująca.

W pisaniu technicznym, w celu ułatwienia czytelnikowi, treść jest zawsze napisana w formacie trzeciej osoby. Jest też superformalny, by nie pozostawiać miejsca na różnorodne interpretacje dostarczanych treści.

Słownictwo

Kolejną istotną różnicą między nimi jest używane słownictwo. W zwykłym pisaniu treści używane słownictwo ma często charakter sugestywny, aby zainspirować czytelnika do działania lub emocji.

W piśmie technicznym słownictwo jest wysoce specjalistyczne i zależne od rodzaju produktu. Zobaczysz, że w treści używane są specjalistyczne terminy, aby dostarczyć czytelnikowi dokładnych instrukcji lub wyjaśnień, tylko po to, by mu pomóc.

Publiczność

Oczywiście publiczność również znacznie różni się między tymi dwoma. W pisaniu technicznym publiczność jest zawsze wyspecjalizowana i zna się na rzeczy. To ludzie, którzy będą kupować Twój produkt lub usługę. Mogą to być również analitycy biznesowi lub menedżerowie produktu, którzy potrzebują informacji na temat programu lub usługi, aby lepiej z nich korzystać. W tym przypadku autorzy techniczni przekonają się, że ich celem jest zapewnienie, aby wszyscy niezbędni interesariusze otrzymali wymagane informacje na czas. Pisarze nie są pod presją przyciągania większej liczby osób do czytania.

W innej formie pisania publiczność jest znacznie bardziej uogólniona. Mogą istnieć duże różnice w ich grupie wiekowej, zawodach itp. Krótko mówiąc, nie ma określonego zestawu osób, dla których przeznaczone jest pisanie. Pisarz musi również skupić się na tym, aby treść była transmitowana do znacznie większej liczby osób (zainteresowanych tematem).

Techniczne przykłady pisania

Oto najpopularniejsze przykłady tekstów technicznych lub rodzaje treści, które można znaleźć napisane przez pisarzy technicznych -

Standardowe procedury operacyjne

Są to dokumenty mające na celu dostarczenie użytkownikowi treści instruktażowych i informacyjnych na temat właściwych procedur operacyjnych w organizacji. Takie dokumenty będą obejmować ich zasady, przepisy i wytyczne dotyczące procesów i sytuacji. Dodatkowo dostarczy również informacji o procedurach eskalacji i osobach, z którymi można się skontaktować w przypadku określonych zdarzeń.

Podręczniki

Większość z nas zna instrukcje obsługi. Mogą to być małe książeczki, które otrzymujemy kupując nowe urządzenie elektroniczne, takie jak smartfon, lub grube książeczki, które otrzymujemy wraz z większym przedmiotem, takim jak samochód. Wszystkie te dokumenty są pisane przez pisarzy technicznych. W tym miejscu autorzy mają na celu dostarczenie informacji o tym, jak prawidłowo korzystać z urządzenia lub sprzętu.

Zastrzeżenia prawne

Są to również tzw. klauzule zabezpieczające. Są one zwykle napisane, aby zapewnić czytelnikowi zrzeczenie się o tym, czym jest organizacja i nie ponosi odpowiedzialności za korzystanie z jej produktu lub usługi. Pisarze techniczni często będą musieli konsultować się ze specjalistami prawnymi i twórcami produktów, aby zrozumieć, co można, a czego nie można napisać w klauzuli prawnej.

Zastrzeżenia prawne mają dodatkowy poziom złożoności w zależności od rynku, na którym produkt lub usługa są sprzedawane. Dzieje się tak, ponieważ różne kraje mają różne wymagania prawne dotyczące firm w zakresie wspierania i obsługi klientów w tym regionie.

Istnieje wiele innych typów. Te wymienione powyżej to tylko kilka technicznych przykładów pisania w celach informacyjnych.

Jak zostać pisarzem technicznym?

Jeśli chcesz zostać pisarzem technicznym, mamy dobrą wiadomość. Nie tylko istnieje wiele sposobów na wejście w tę dziedzinę, ale także stale rośnie zapotrzebowanie na pisarzy technicznych wśród firm na całym świecie. Potrzebują Twojej pomocy, aby napisać dokumentację techniczną swoich produktów, usług i procesów. Z tego pozytywnego punktu widzenia, oto różne rzeczy, które możesz zrobić, aby zostać pisarzem technicznym -

Uczyć się pisać

Choć może to wydawać się oczywiste, nauka pisania nie polega tylko na łączeniu zdań. Musisz nauczyć się różnych podtematów w pisaniu, takich jak używanie różnych głosów do różnych rodzajów pisania, zrozumienie, jak wyraźnie opisywać i odwoływać się do ilustracji i nie tylko.

Poznaj różne etapy pisania

W prawie każdym projekcie pisania technicznego będziesz miał te trzy kroki:

#1. Planowanie

Planowanie projektu jest często inicjowane przez Twojego pracodawcę lub klienta. Na tym etapie definiuje się podstawowe wymagania, takie jak rodzaj dokumentu, tematyka, cel, zakres i odbiorcy, do których ma być skierowany.

Jeśli wszystko nie jest podane na początku, będziesz musiał porozmawiać z klientem lub pracodawcą i uzyskać te szczegóły podczas rozmowy. Czasami mogą nie być pewni, czego szukają. Jako pisarz techniczny, Twoim zadaniem jest również upewnienie się, że jesteś w stanie przekazać swoje potrzeby, aby ukończyć projekt.

Dzięki odpowiednim zadaniom i rozmowom ten krok może zaoszczędzić dużo czasu i wysiłku.

#2. Zrozumienie wymagań odbiorców

Jeśli w pierwszym kroku udało Ci się zawęzić listę odbiorców, drugi krok obejmuje zrozumienie, kim są Twoi odbiorcy i czego szukają.

Zbierz jak najwięcej informacji o swoich odbiorcach, zanim zaczniesz pisać. Na przykład, czy Twoi czytelnicy mają wiedzę techniczną w tej dziedzinie? Czy będą w stanie zrozumieć skomplikowane terminy i żargon? A może są zupełnie nowi w tej dziedzinie?

Dodatkowo widzowie mogą mieć pewne oczekiwania podczas czytania dokumentacji technicznej. Czego będą szukać? Czy szukają dogłębnego zrozumienia produktu, czy są laikami, którzy chcą tylko wiedzieć, jak go używać? Dostarczenie tego, czego czytelnik naprawdę chce, zadecyduje o całym procesie pisania. Pamiętaj – zadają pytania, a ty musisz udzielić dokładnych odpowiedzi.

Ponadto programista poszukujący dokumentacji w interfejsie API jest zupełnie inny niż klient, który kupił zupełnie nowy mebel, który należy złożyć. Są to dwa różne grupy odbiorców o różnych wymaganiach w dokumentacji technicznej.

#3. Napisz dla publiczności

Po zrozumieniu potrzeb odbiorców zrozum, w jaki sposób zamierzasz utworzyć dokument, aby zaspokoić te potrzeby. Częstym błędem, który popełniają pisarze, jest tworzenie dokumentu, który może być bardzo dobrze odebrany przez innych autorów, ale nie zapewnia żadnej wartości użytkownikowi końcowemu.

Więc zanim zaczniesz pisać na klawiaturze, zadaj sobie następujące pytania:

• Czy dokument jest łatwo dostępny dla odbiorców, dla których piszę?
• Czy dokument jest łatwy do zrozumienia z punktu widzenia odbiorców?
• Jak czytelnik będzie korzystał z tego dokumentu?
• Czy ten dokument jest łatwy w nawigacji?
• Czy dokument jest zbyt skomplikowany dla mojego czytelnika?
• Czy dokument jest zbyt prosty dla mojego czytelnika?

Rozwijaj umiejętności pisania technicznego

Niezależnie od dziedziny, w której zdecydujesz się pisać, dziedzina ta będzie wymagać pewnego poziomu wiedzy technicznej. Nie można pisać dokumentacji oprogramowania bez znajomości składni, interfejsów API i języków programowania. Jeśli chcesz napisać dokument o C++, powinieneś przynajmniej wiedzieć, jak działa C++. Jeśli potrafisz za jego pomocą kodować, to jeszcze lepiej.

Przeprowadź mnóstwo badań

To nie jest tylko nauka o tym, jak napisać swoje następne zadanie z pisania technicznego. Chcesz być na bieżąco z tym, co dzieje się w Twojej branży, aby lepiej wyjaśniać użytkownikom terminy i koncepcje. Jeśli twoi odbiorcy to zaawansowani programiści, musisz pozostać na ich poziomie, aby upewnić się, że twoje treści są dla nich przydatne.

Mając wszystkie te umiejętności w zakresie pisania technicznego, będziesz gotowy do podjęcia roli pisarza technicznego, niezależnie od tego, czy zamierzasz to robić w pełnym wymiarze godzin, czy podejmujesz się niezależnych projektów związanych z pisaniem technicznym. Ale ważne jest, aby pamiętać, że przygotowanie się jako pisarz techniczny to ciągłe doświadczenie.

Role pisarza technicznego

Pisanie jest jedną z części bycia pisarzem technicznym, nawet jeśli jest to główna rola. Jeśli chcesz zostać w pełni rozwiniętym pisarzem technicznym, który może podjąć się każdego projektu, ważne jest, aby zrozumieć wszystkie role, które będziesz musiał podjąć, podejmując pracę związaną z pisaniem technicznym.

Pisanie, edycja i korekta dokumentów

Oczywiście od pisarza oczekuje się, że umie pisać dokumentację techniczną. Jak wspomniano powyżej, może to obejmować różnorodną dokumentację, od instrukcji obsługi po zastrzeżenia prawne. Ponadto od autorów technicznych oczekuje się również edytowania i sprawdzania dokumentów w celu zapewnienia ich dokładności i czytelności. Jeśli pracujesz z innymi pisarzami technicznymi w swoim zespole, będziecie sprawdzać nawzajem swoje pismo, aby upewnić się, że spełnia standardy jakości i dostarcza odbiorcom wymagane informacje.

Koordynuj z interesariuszami projektu

Każdy projekt będzie miał programistów, inżynierów, menedżerów, klientów i innych interesariuszy. Twoja praca będzie również obejmować koordynowanie i komunikowanie się z nimi na temat tego, czego dokument będzie wymagał, do kogo dotrze i co powinien zawierać.

Będziesz także musiał zrozumieć, jaki rodzaj budżetu jest dostępny dla poszczególnych projektów i odpowiednio przydzielić swój czas, zasoby i wysiłki. Jeśli nie ma wystarczających zasobów lub czasu na ukończenie określonego projektu, będziesz musiał upewnić się, że jesteś w stanie zabezpieczyć te zasoby przed kierownikami projektów i liderami.

Pracuj z oprogramowaniem eksperymentalnym w celu dostarczenia dokumentacji

Jeśli piszesz dla oprogramowania, które ma regularne aktualizacje wersji, musisz zrozumieć funkcje i cechy oprogramowania eksperymentalnego, aby edukować użytkowników, co będzie zawierać każda aktualizacja. Może to obejmować informacje o łatach, poprawki błędów itp. Zwykle informacje o łatach i poprawki błędów są znacznie krótsze niż tradycyjna dokumentacja techniczna, ale ich harmonogram wydawania jest częstszy.

Oceń i rekomenduj standardy i wytyczne

Jako pisarz techniczny będziesz przestrzegać pewnych wytycznych i standardów opartych na projekcie lub organizacji, dla której pracujesz. Te wytyczne i standardy będą musiały być aktualizowane i zmieniane przy różnych okazjach. Procesy i produkty będą się zmieniać, więc standardy i wytyczne będą musiały być od czasu do czasu sprawdzane i monitorowane, aby upewnić się, że spełniają potrzeby odbiorców, produktu/usługi i organizacji.

Umiejętności potrzebne do pisania technicznego

Jeśli chcesz, aby ten zawód był Twoim wyborem, zrozum, że potrzeba więcej umiejętności niż pisanie. Świetni pisarze techniczni posiadają różnorodne umiejętności, dzięki którym są w stanie tworzyć świetną dokumentację techniczną. Oto różne umiejętności potrzebne do pisania technicznego -

#1. Umiejętność pisania

To jest dane. Pisarze techniczni muszą mieć nienaganne umiejętności językowe oraz głębokie zrozumienie gramatyki, tonu i słownictwa, aby ich dokumenty były łatwe do zrozumienia przez odbiorców.

#2. Badania

Pisarze techniczni muszą wiedzieć, jak zagłębić się w temat i znaleźć informacje, które w innym przypadku byłyby trudne do znalezienia. Czytelnicy chcą poznać pełny obraz sytuacji, gdy czytają Twoją dokumentację, a od Ciebie zależy, czy podejmiesz ciężkie działania.

#3. Praca zespołowa

Często stajesz się częścią zespołu, pracującego z innymi pisarzami technicznymi, inżynierami, kierownikami zespołów, menedżerami i ekspertami prawnymi. Aby być świetnym pisarzem technicznym, musisz nauczyć się efektywnie współpracować z zespołem.

#4. Pojedyncze źródło

Pojedyncze źródło umożliwia tworzenie wielu dokumentów przy użyciu tego samego dokumentu źródłowego. Jest to świetne, gdy masz zadanie, które wymaga stworzenia wielu podręczników użytkownika dla różnych odbiorców, ale z tym samym dokumentem źródłowym.

Jedna publiczność może być zaawansowanym użytkownikiem, a druga może być kompletnym laikiem. W tym przypadku odwoływanie się do jednego dokumentu i tworzenie wielu dokumentów dla każdej grupy odbiorców może pomóc w efektywnym zarządzaniu czasem i zasobami.

#5. Bycie systematycznym

Pisanie techniczne, będąc dokładne, nie powinno też tracić na czytelności. Dobrze zbadany dokument techniczny jest bezużyteczny, jeśli nie jest odpowiednio ustrukturyzowany i przedstawiony. Czytelnik będzie miał trudności z poruszaniem się po dokumencie, co staje się dla czytelnika obowiązkiem do zrozumienia. Bycie systematycznym i zorganizowanym w pisaniu pomoże Ci szybciej ukończyć projekty, a jednocześnie zapewni, że odbiorcy będą mogli wyraźnie i skutecznie czerpać wartość z Twojej pracy.

#6. Umiejętności projektowania stron internetowych

W dzisiejszym połączonym świecie większość dokumentacji jest rzadko umieszczana na papierze w celu konsumpcji. Chociaż jest to opcjonalne, nauka umiejętności projektowania i programowania stron internetowych może być pomocna w ułatwieniu dostępu do dokumentacji w witrynie internetowej dla użytkowników online szukających instrukcji i informacji.

Zawijanie

Niezależnie od tego, czy planujesz podjąć pracę jako freelancer w zakresie pisania technicznego, czy planujesz pracować w terenie na pełny etat, musisz zrozumieć i opanować wszystko, o czym wspomniano powyżej. Pisanie techniczne może być niesamowicie satysfakcjonujące, jeśli zostanie wykonane prawidłowo, ponieważ dostarczasz jasne i łatwe do zrozumienia informacje tysiącom, jeśli nie milionom ludzi.

Ale jednocześnie, z tego, co widziałeś w powyższych przykładach, jest to również niezwykle wymagający zawód, który wymaga śledzenia najnowszych trendów, rynków, innowacji i nie tylko w każdej dziedzinie, w której planujesz wprowadzić swoje usługi .

Jeśli potrzebujesz treści technicznych i potrzebujesz profesjonalnej usługi, aby stworzyć fantastyczną instrukcję obsługi wspartą systemem zapewnienia jakości opartym na sztucznej inteligencji, Scalenut dysponuje całą potrzebną Ci wiedzą. Skontaktuj się z nami już teraz ze swoimi wymaganiami.