テクニカルライティングの初心者向けガイド（2021年）

公開: 2022-05-06

科学者、医師、コンピュータープログラマー、エンジニアによって書かれた記事がテクニカルライティングを構成すると考える人々の派閥があります。

別のグループは、テクニカルライティングはユーザーマニュアルを書くことだけだと考えています。

それらの両方がもっと間違っていることはできません。

しかし、彼らの偏見は非常に理解できます。一般の人にとって、これらは彼らの言語で「技術的」と呼ばれることができる専門家（医師、科学者、エンジニアなど）です。彼らは、これらのいわゆる「テクニカル」の人々によって書かれたホワイトペーパーと論文がテクニカルライティングのすべてであると想定しています。

同様に、ユーザーマニュアルは、私たちのほとんどが技術的なもの（私たちが使用する機器や製品）を理解するときに公開されるドキュメントです。これが2番目の偏見に答えます。

しかし、真実は、ほとんどの人がテクニカルライティングが私たちのような一般の人々のためにコンテンツを書くことであることに気づいていないということです。実際、多くの技術記事は、読者が最初に実際に何を探しているのかを完全に理解した後にのみ書かれています。

このガイドは、テクニカルライティングとは何か、通常のコンテンツライティングとの違い、テクニカルライターになるために必要な手順を深く理解できるように注意深く作成されています。

テクニカルライティングとは何ですか？

数年前にテクニカルライティングがどのように定義されたかは次のとおりです-

「プロセス、ソフトウェアのユーザーマニュアル、および機器の説明を書き留める練習。」

以前は、テクニカルライティングは確かにユーザーマニュアルだけに限定されていました。しかし、現代の世界では、テクニカルライティングは、より多くの定義を含む包括的な用語になっています。

今日、テクニカルライティングは次のように定義されています-

「ほぼすべての分野の技術プロセスの文書化。レポート、ブリーフ、指示などが含まれます。」

それは、工学、情報技術、バイオテクノロジー、金融などの幅広い分野にある可能性があります。

一言で言えば、あなたが技術分野で働いているなら、誰かがあなたとあなたの製品やサービスのための技術文書を書いています。

テクニカルライティングの目的は何ですか？

テクニカルライターは、彼らが協力している業界や会社に基づいて、彼らの役割と責任が変わることを期待することができます。ただし、ほとんどのテクニカルライターは複数のチームで作業します。それらは、技術スタッフとあまり技術的でない従業員および顧客をつなぐ架け橋です。テクニカルライターとして、テクニカルスタッフが読者に伝えたいことを、理解できる言語で正確に伝えるのはあなたの責任です。

簡単な例を考えてみましょう。あなたの会社は新しい販売アウトリーチツールを考え出しました。エンドカスタマーへの電子メールを開始、一時停止、およびスケジュールするための複数の機能があります。一般的なユーザーは、アプリケーションを最大限に活用するために、これらすべての機能について学ぶ必要があります。これで、ユーザーが自分で機能を見つけられるようにするか、各機能とは何か、そしてそれを使用して生活を簡素化する方法を説明するドキュメントを提供することができます。

技術に精通していないユーザーにとって、これは恩恵になります。このドキュメントがないと、アプリケーションを理解してナビゲートすることは、彼らにとって非常に恐ろしいものになる可能性があります。エクスペリエンスを向上させたり、特定の機能を不適切に使用したりする可能性のある機能を見逃す可能性があります。

要約すると、テクニカルライティングの最終的な目的は、これらすべての落とし穴を回避し、情報が明確かつ簡単に伝達されるようにすることです。

テクニカルライティングと他の形式のライティングの違いは何ですか？

前のセクションで、テクニカルライティングの背後にある中心的な考え方は、情報を明快に伝達することであると引用しました。しかし、それが他の形式の文章に当てはまるかどうか疑問に思われるかもしれません。結局のところ、どの記事も、読者が理解できる言語でユーザーに情報を提供することを目的としています。さて、類似点はそこで始まり、そこで終わります。テクニカルライティングと他の形式のライティングの主な違いは次のとおりです-

注目されるところ

技術文書は、関係する主題のみに焦点を当てています。たとえば、ユーザーマニュアルは、製品の機能にのみ焦点を当てています。ただし、他の形式の文章は、コンテンツにさらに多くのトピックと創造性を吹き込むことができます。たとえば、eラーニングに関するブログでは、クラスをより適切に実施するためのヒントや、独自のeラーニングアカデミーを開始するための推定費用について説明できます。

意図された目的

他の形式の文章は情報を伝えますが、そのコンテンツの目的は通常、マーケティングのための娯楽です。一方、技術的なコンテンツは、ユーザーエクスペリエンスの向上にのみ焦点を当てています。情報を提供し、指示を提供し、トピック、アプリケーション、または機器の説明を提供します。それだけです。

コンテンツのトーン

非技術的なコンテンツは通常主観的な口調で書かれ、意見や逸話を使用してコンテンツをより面白くします。一方、テクニカルライティングは、本質的に常に客観的です。与えられた指示に意見やいかなる種類の混乱もあり得ません。

フォーマット

一般的な文章は複数の形式を取ることができます。たとえば、ブログを読者にとって面白くて面白くするために書くための多くのフォーマットがあります。しかし、テクニカルライティングの場合はそうではありません。テクニカルライティングでは、従うべき一定の構造が常にあります。これにより、提供される情報が的を射たものになり、エンドユーザーはすぐに製品の使用を開始できます。

文体

一般的なライティングとテクニカルライティングのもう1つの重要な違いは、音声です。技術的でないコンテンツでは、作家はしばしば一人称形式と非公式な口調を使用して、コンテンツを会話的で魅力的なものに感じさせます。

テクニカルライティングでは、読者が物事を簡単に行えるようにするために、コンテンツは常にサードパーソン形式で書かれています。また、提供されたコンテンツのさまざまな解釈のためのスペースを許可しないように、スーパーフォーマルです。

単語

2つの間のもう1つの大きな違いは、使用される語彙です。通常のコンテンツ作成では、使用される語彙は、読者の行動や感情を刺激するために、本質的に刺激的なものであることがよくあります。

テクニカルライティングでは、語彙は高度に専門化されており、製品の種類によって異なります。読者を助けるためだけに、読者に正確な指示や説明を提供するために、コンテンツで使用されている特殊な用語が表示されます。

観客

もちろん、聴衆も大きく異なります。テクニカルライティングでは、聴衆は常に専門的であり、自分のことを知っています。彼らはあなたの製品やサービスを購入する人々です。また、プログラムやサービスをより有効に活用するために情報を必要とするビジネスアナリストや製品マネージャーの場合もあります。ここで、テクニカルライターは、必要なすべての利害関係者が必要な情報を時間どおりに確実に入手できるようにすることが目標であることに気付くでしょう。作家はそれを読むためにより多くの人々を引き付けるように圧力をかけられていません。

他の書き方では、聴衆はもっと一般化されています。年齢層や職業などには大きな違いがあります。要するに、執筆の対象となる特定の人々のセットはありません。ライターはまた、より多くの人々（トピックに興味を持っている）に放送されるコンテンツに焦点を合わせる必要があります。

テクニカルライティングの例

最も人気のあるテクニカルライティングの例またはテクニカルライターによって書かれたコンテンツの種類は次のとおりです-

標準作業手順

これらは、組織内の適切な操作手順に関する説明および情報コンテンツをユーザーに提供するために設計されたドキュメントです。そのような文書は、プロセスと状況に関する規則、規制、およびガイドラインをカバーします。さらに、エスカレーション手順と特定の出来事について連絡する人に関する情報も提供します。

取扱説明書

私たちのほとんどは取扱説明書に精通しています。スマートフォンなどの新しい電子機器を購入したときに手に入る小さな小冊子の場合もあれば、車などの大きなアイテムで受け取る厚い本の場合もあります。これらのドキュメントはすべてテクニカルライターによって書かれています。ここでは、ライターは、デバイスまたは機器を適切に使用する方法に関する情報を提供することを目的としています。

免責事項

これらはヘッジ条項とも呼ばれます。それらは通常、組織がその製品またはサービスを使用するときに責任を負わないことについて、読者に免責事項を提供するために書かれています。テクニカルライターは、多くの場合、法律の専門家や製品開発者に相談して、法的免責事項に書き込むことができるものとできないものを理解する必要があります。

法的免責事項は、製品またはサービスが販売されている市場に基づいてさらに複雑になります。これは、国によって、企業がその地域の顧客をサポートおよびサービスするための法的要件が異なるためです。

他にもたくさんの種類があります。上記のものは、参考のためのテクニカルライティングの例のほんの一部です。

どのようにしてテクニカルライターになりますか？

テクニカルライターになることに興味があるなら、良いニュースがあります。この分野に参入する方法はたくさんあるだけでなく、世界中の企業の間でテクニカルライターの需要が常に高まっています。彼らは彼らの製品、サービス、およびプロセスの技術文書を書くためにあなたの助けを必要としています。その前向きなメモとして、テクニカルライターになるためにできるさまざまなことがあります-

書くことを学ぶ

これは当たり前のように聞こえるかもしれませんが、書くことを学ぶことは単に文章をつなぎ合わせるだけではありません。さまざまな種類の文章にさまざまな声を使用する、イラストを明確に説明および参照する方法を理解するなど、文章の中でさまざまなサブトピックを学ぶ必要があります。

執筆のさまざまな段階を知る

ほとんどすべてのテクニカルライティングプロジェクトでは、次の3つのステップがあります-

＃1。計画

プロジェクト計画は、多くの場合、雇用主またはクライアントによって開始されます。このステップでは、ドキュメントの種類、主題、目標、範囲、対象読者などの基本的な要件を定義します。

最初にすべてが提供されていない場合は、クライアントまたは雇用主と話し合い、会話を通じてそれらの詳細を入手する必要があります。時々彼らは彼らが探しているものがわからないかもしれません。テクニカルライターとしてのあなたの仕事は、プロジェクトを完了するためのニーズを確実に伝えることでもあります。

適切な質問と会話があれば、このステップで多くの時間と労力を節約できます。

＃2。対象者の要件を理解する

最初のステップでオーディエンスを絞り込むことができた場合、2番目のステップでは、オーディエンスが誰であり、何を探しているのかを理解する必要があります。

書き始める前に、聴衆についてできるだけ多くの情報を収集してください。たとえば、読者はこの分野の技術的な専門知識を持っていますか？彼らは複雑な用語や専門用語を理解できるでしょうか？それとも、彼らはこの分野にまったく新しいのでしょうか？

さらに、聴衆は技術文書を読んでいるときにもいくつかの期待を抱くかもしれません。彼らは何を探していますか？彼らは製品の深い理解を求めていますか、それとも彼らは単に製品の使い方を知りたいだけの素人ですか？読者が本当に望んでいるものを提供することはあなたの全体の執筆プロセスを決定します。覚えておいてください-彼らは質問をしているので、あなたは正確な答えを提供する必要があります。

また、APIに関するドキュメントを探している開発者は、組み立てる必要のある新しい家具を購入した顧客とはまったく異なります。これらは、技術文書の要件が異なる2つの異なる対象者です。

＃3。聴衆のために書く

聴衆のニーズを理解した後、それらのニーズに対応するためにドキュメントを作成する方法を理解します。ライターが犯しがちなよくある間違いは、他のライターに非常に好評であるが、エンドユーザーにほとんどまたはまったく価値を提供しないドキュメントを作成することです。

したがって、キーボードで入力を開始する前に、これらの質問を自問してください-

私が書いている聴衆はその文書に簡単にアクセスできますか？
ドキュメントは、聴衆の観点から理解しやすいですか？
読者はこのドキュメントをどのように使用しますか？
このドキュメントはナビゲートしやすいですか？
ドキュメントが複雑すぎて読者にはわかりませんか？
ドキュメントが読者には単純すぎますか？

テクニカルライティングスキルを開発する

どちらの分野に書き込む場合でも、その分野にはある程度の技術的専門知識が含まれます。構文、API、プログラミング言語を知らずにソフトウェアドキュメントを作成することはできません。 C ++に関するドキュメントを作成する場合は、少なくともC++がどのように機能するかを知っておく必要があります。それを使ってコーディングできれば、それはさらに良いことです。

たくさんの研究をする

これは、次のテクニカルライティングの課題を書く方法を学ぶだけではありません。ユーザーに用語や概念をよりよく説明できるように、自分の分野で何が起こっているかを常に把握しておく必要があります。あなたの聴衆が高度なソフトウェアプログラマーで構成されている場合、あなたはあなたのコンテンツが彼らにとって有用であることを確実にするために彼らのレベルにとどまる必要があるでしょう。

これらすべてのテクニカルライティングスキルを身に付ければ、フルタイムで行う場合でも、テクニカルライティングのフリーランスプロジェクトに取り組む場合でも、テクニカルライターの役割を果たす準備が整います。ただし、テクニカルライターとしての準備は継続的な経験であることを覚えておくことが重要です。

テクニカルライターの役割

執筆は、たとえそれが主要な役割であっても、テクニカルライターであることの一部です。あらゆるプロジェクトを引き受けることができる完全に肉付けされたテクニカルライターになりたい場合は、テクニカルライティングの仕事を引き受けるときに果たすことが期待されるすべての役割を理解することが重要です。

ドキュメントの作成、編集、および校正

もちろん、ライターとして、技術文書の書き方を知っていることが期待されます。上記のように、これには、ユーザーマニュアルから法的免責事項まで、さまざまなドキュメントが含まれる場合があります。さらに、テクニカルライターは、ドキュメントの正確性と読みやすさを確保するために、ドキュメントを編集および校正することも求められます。チームの他のテクニカルライターと協力している場合は、お互いの執筆をチェックして、品質基準を満たし、必要な情報を聴衆に提供していることを確認します。

プロジェクトの利害関係者と調整する

すべてのプロジェクトには、開発者、エンジニア、マネージャー、顧客、およびその他の利害関係者がいます。あなたの仕事には、文書に何が必要か、誰に届くか、何を含めるべきかについて、彼らとの調整とコミュニケーションも含まれます。

また、特定のプロジェクトに利用できる予算の種類を理解し、それに応じて時間、リソース、および労力を割り当てる必要があります。特定のプロジェクトを完了するのに十分なリソースまたは時間がない場合は、プロジェクトマネージャーおよびリーダーからそれらのリソースを保護できることを確認する必要があります。

実験的なソフトウェアと連携してドキュメントを提供する

定期的なリリースアップデートがあるソフトウェアを作成している場合は、各アップデートに含まれる内容についてユーザーを教育するために、実験的なソフトウェアの機能と特徴を理解する必要があります。これには、パッチノート、バグ修正などが含まれます。通常、パッチノートとバグ修正は従来の技術ドキュメントよりもはるかに短いですが、リリーススケジュールはより頻繁です。

基準とガイドラインを評価および推奨する

テクニカルライターとして、あなたはあなたが働いているプロジェクトや組織に基づいた特定のガイドラインと基準を順守するでしょう。これらのガイドラインと基準は、さまざまな機会に更新および変更する必要があります。プロセスと製品は変更されるため、標準とガイドラインは、対象者、製品/サービス、および組織のニーズを満たしていることを確認するために、時々レビューおよび監視する必要があります。

テクニカルライティングに必要なスキル

あなたがこれをあなたの選択の職業にすることを探しているなら、書くことよりも多くのスキルが必要であることを理解してください。優れたテクニカルライターは、優れた技術文書を作成できるようにするためのさまざまなスキルを備えています。テクニカルライティングに必要なさまざまなスキルは次のとおりです-

＃1。ライティングスキル

これは与えられたものです。テクニカルライターは、聴衆がドキュメントを理解しやすいように、非の打ちどころのない言語スキルと文法、トーン、語彙の深い理解を持っている必要があります。

＃2。リサーチ

テクニカルライターは、主題を深く掘り下げて、他の方法では見つけるのが難しい情報を見つける方法を知る必要があります。読者はあなたのドキュメンテーションを読んでいるときに全体像を知りたがっています、そしてそれはあなた次第です。

＃3。チームワーク

多くの場合、他のテクニカルライター、エンジニア、チームリーダー、マネージャー、法律専門家と一緒に仕事をしているチームの一員であることに気付くでしょう。優れたテクニカルライターになるには、チームと効果的に連携する方法を学ぶ必要があります。

＃4。シングルソーシング

シングルソーシングでは、同じソースドキュメントを使用して複数のドキュメントを作成できます。これは、同じソースドキュメントを使用して、さまざまな対象者向けに複数のユーザーガイドを作成する必要があるタスクがある場合に最適です。

1人のオーディエンスはパワーユーザーになることができ、別のオーディエンスは完全な素人になることができます。ここでは、単一のドキュメントを参照し、対象者ごとに複数のドキュメントを作成すると、時間とリソースを効果的に管理するのに役立ちます。

＃5。体系的であること

テクニカルライティングは、徹底的でありながら、読みやすさを損なうものであってはなりません。十分に研究された技術文書は、適切に構成および提示されていない場合は役に立ちません。読者はドキュメントをナビゲートするのに苦労し、読者が理解するための雑用になります。体系的で整理された文章を書くことで、プロジェクトをより早く完了できると同時に、聴衆があなたの仕事から明確かつ効果的に価値を引き出すことができるようになります。

＃6。 Webデザインスキル

今日の接続された世界では、ほとんどのドキュメントが紙に書かれて消費されることはめったにありません。これはオプションですが、Webデザインと開発のスキルを学ぶことは、指示や情報を探しているオンラインユーザーがWebサイトでドキュメントに簡単にアクセスできるようにするのに役立ちます。

まとめ

テクニカルライティングのフリーランスの仕事を引き受けることを計画している場合でも、フィールドでフルタイムで働くことを計画している場合でも、上記のすべてを理解して習得する必要があります。テクニカルライティングの仕事は、何百万人とまではいかなくても、何千人もの人々に明確で簡単に理解できる情報を提供しているので、正しく行われると信じられないほどやりがいがあります。

しかし同時に、上記の例で見たように、それは非常に要求の厳しい職業でもあり、サービスを投入する予定の各分野の最新のトレンド、市場、革新などに遅れないようにする必要があります。。

技術的なコンテンツが必要で、AIを活用した品質保証に裏打ちされた素晴らしいユーザーマニュアルをまとめるための専門的なサービスが必要な場合、Scalenutは必要なすべての専門知識を備えています。今すぐご要望をお寄せください。