La guida per principianti alla scrittura tecnica (2021)

C'è una fazione di persone che pensano che gli articoli scritti da scienziati, medici, programmatori di computer e ingegneri costituiscano una scrittura tecnica.

Un altro gruppo pensa che la scrittura tecnica riguardi solo la scrittura di manuali utente.

Entrambi non possono essere più sbagliati.

Ma il loro pregiudizio è abbastanza comprensibile. Per una persona comune, questi sono i professionisti (medici, scienziati, ingegneri, ecc.) che possono essere definiti "tecnici" nella loro lingua. Presumono che i whitepaper e le tesi scritte da queste cosiddette persone "tecniche" siano ciò che riguarda la scrittura tecnica.

Allo stesso modo, i manuali utente sono i documenti a cui la maggior parte di noi è esposta quando comprende argomenti tecnici (attrezzature e prodotti che utilizziamo). Quindi questo risponde al secondo pregiudizio.

Ma la verità è che la maggior parte delle persone non si rende conto che la scrittura tecnica riguarda la scrittura di contenuti per persone comuni come noi. In effetti, molti articoli tecnici vengono scritti solo dopo aver compreso a fondo ciò che i lettori stanno effettivamente cercando in primo luogo.

Questa guida è stata progettata con cura per darti una comprensione profonda di cos'è la scrittura tecnica, di come si differenzia dalla normale scrittura di contenuti e dei passaggi che devi seguire per diventare uno scrittore tecnico.

Che cos'è la scrittura tecnica?

Ecco come veniva definita la scrittura tecnica qualche anno fa -

"La pratica di annotare processi, manuali utente per software e istruzioni per l'attrezzatura."

In passato, la scrittura tecnica era infatti limitata ai soli manuali utente. Tuttavia, nel mondo moderno, la scrittura tecnica è diventata un termine generico che comprende molte più definizioni.

Oggi la scrittura tecnica è definita come -

“La documentazione dei processi tecnici in quasi tutti i campi. Implica rapporti, riassunti, istruzioni e altro".

Potrebbe essere in una vasta gamma di campi, come ingegneria, tecnologia dell'informazione, biotecnologia, finanza, ecc.

In poche parole, se lavori in qualsiasi campo tecnico, c'è qualcuno che scrive documentazione tecnica per te e il tuo prodotto o servizio.

Qual è lo scopo della scrittura tecnica?

Gli scrittori tecnici possono aspettarsi che i loro ruoli e responsabilità vengano modificati in base al settore e all'azienda con cui lavorano. Tuttavia, la maggior parte degli scrittori tecnici lavorerà con più team. Sono il ponte che collega il personale tecnico e gli impiegati e i clienti meno tecnici. In qualità di scrittore tecnico, è tua responsabilità comunicare esattamente ciò che lo staff tecnico vuole trasmettere ai lettori in una lingua che comprendono.

Consideriamo un semplice esempio. La tua azienda ha ideato un nuovo strumento di sensibilizzazione delle vendite. Ci sono più funzioni per avviare, mettere in pausa e pianificare le e-mail ai clienti finali. Un utente tipico dovrà conoscere tutte queste funzionalità per sfruttare appieno l'applicazione. Ora puoi consentire all'utente di scoprire le funzionalità da solo o fornire un documento che spieghi cos'è ciascuna funzionalità e come utilizzarla per semplificare la propria vita.

Per gli utenti che non sono esperti di tecnologia, questo sarà un vantaggio. Senza questo documento, la comprensione e la navigazione dell'applicazione può essere piuttosto intimidatorio per loro. Potrebbero perdere funzionalità che potrebbero migliorare la loro esperienza o persino utilizzare alcune funzionalità in modo improprio.

In sintesi, lo scopo ultimo della scrittura tecnica è evitare tutte queste insidie ​​e garantire che le informazioni siano comunicate in modo chiaro e semplice.

Qual è la differenza tra scrittura tecnica e altre forme di scrittura?

Nella sezione precedente, abbiamo affermato che l'idea centrale alla base della scrittura tecnica è quella di comunicare le informazioni in modo lucido. Ma potresti chiederti se è il caso di altre forme di scrittura. Dopotutto, qualsiasi articolo ha lo scopo di fornire alcune informazioni all'utente in una lingua che i lettori possono capire. Bene, le somiglianze iniziano e finiscono qui. Ecco le principali differenze tra la scrittura tecnica e altre forme di scrittura:

Area di messa a fuoco

Un documento tecnico si concentra solo sugli argomenti interessati. Ad esempio, un manuale utente si concentra solo sulle funzioni del prodotto. Tuttavia, altre forme di scrittura possono infondere molti più argomenti e creatività nel contenuto. Ad esempio, un blog sull'e-learning può parlare di suggerimenti per condurre meglio le lezioni e anche del costo stimato per avviare la propria accademia di e-learning.

Scopo previsto

Anche se altre forme di scrittura trasmettono informazioni, lo scopo di quel contenuto è solitamente l'intrattenimento per il marketing. D'altra parte, il contenuto tecnico si concentra solo sul miglioramento dell'esperienza dell'utente. Fornisce informazioni, fornisce istruzioni e offre spiegazioni per l'argomento, l'applicazione o l'attrezzatura, e questo è tutto.

Il tono del contenuto

I contenuti non tecnici sono solitamente scritti in un tono soggettivo, in cui opinioni e aneddoti vengono utilizzati per rendere il contenuto più interessante. D'altra parte, la scrittura tecnica è sempre di natura oggettiva. Non ci possono essere opinioni o qualsiasi tipo di confusione nelle istruzioni fornite.

Formato

La scrittura generale può assumere più forme. Ad esempio, ci sono molti formati per scrivere un blog per renderlo interessante e divertente per il lettore. Ma non è il caso della scrittura tecnica. Nella scrittura tecnica, c'è sempre una struttura prestabilita da seguire. Ciò garantisce che le informazioni fornite siano dritte al punto e che gli utenti finali possano iniziare immediatamente a utilizzare il prodotto.

Stile di scrittura

Un altro elemento chiave di differenziazione tra scrittura generale e scrittura tecnica è la voce. Nei contenuti non tecnici, gli scrittori usano spesso il formato in prima persona e il tono informale per rendere il contenuto colloquiale e coinvolgente.

Nella scrittura tecnica, nell'interesse di mantenere le cose facili per il lettore, il contenuto è sempre scritto in un formato in terza persona. È anche superformale per non lasciare spazio a interpretazioni variegate dei contenuti forniti.

Vocabolario

Un'altra grande differenza tra i due è il vocabolario utilizzato. Nella consueta scrittura dei contenuti, il vocabolario utilizzato è spesso di natura evocativa per ispirare un'azione o un'emozione nel lettore.

Nella scrittura tecnica, il vocabolario è altamente specializzato e dipende dal tipo di prodotto. Vedrai termini specializzati utilizzati nel contenuto per fornire istruzioni o spiegazioni accurate al lettore, solo per aiutarlo.

Pubblico

Naturalmente, anche il pubblico varia notevolmente tra i due. Nella scrittura tecnica, il pubblico è sempre specializzato e sa il fatto suo. Sono le persone che acquisteranno il tuo prodotto o servizio. Potrebbero anche essere analisti aziendali o product manager che hanno bisogno di informazioni sul programma o servizio per farne un uso migliore. Qui, gli scrittori tecnici scopriranno che il loro obiettivo è garantire che tutte le parti interessate necessarie ottengano le informazioni richieste in tempo. Gli scrittori non sono obbligati ad attirare più persone a leggerlo.

Nell'altra forma di scrittura, il pubblico è molto più generalizzato. Possono esserci grandi differenze nella fascia di età, nelle professioni, ecc. In breve, non esiste un insieme specifico di persone per le quali la scrittura è progettata. Lo scrittore deve anche concentrarsi sul contenuto che viene trasmesso a molte più persone (che sono interessate all'argomento).

Esempi di scrittura tecnica

Ecco gli esempi di scrittura tecnica più popolari o i tipi di contenuto che troverai scritti da scrittori tecnici -

Procedure operative standard

Si tratta di documenti progettati per fornire all'utente contenuti didattici e informativi sulle corrette procedure operative all'interno di un'organizzazione. Tali documenti riguarderanno le loro regole, regolamenti e linee guida per processi e situazioni. Inoltre, fornirà anche informazioni sulle procedure di escalation e sulle persone a cui rivolgersi per eventi specifici.

Manuali di istruzione

La maggior parte di noi ha familiarità con i manuali di istruzioni. Possono essere i piccoli libretti che riceviamo quando acquistiamo un nuovo dispositivo elettronico come uno smartphone, oppure possono essere libri spessi che riceviamo con un oggetto più grande, come un'auto. Tutti questi documenti sono scritti da scrittori tecnici. Qui, gli autori mirano a fornire informazioni su come utilizzare correttamente il dispositivo o l'apparecchiatura.

Disclaimer legali

Queste sono anche chiamate clausole di copertura. Di solito sono scritti per fornire un disclaimer al lettore su ciò di cui un'organizzazione è e non è responsabile quando utilizza il suo prodotto o servizio. Gli scrittori tecnici dovranno spesso consultare specialisti legali e sviluppatori di prodotti per capire cosa può e non può essere scritto in un disclaimer legale.

Le dichiarazioni di non responsabilità legale hanno un ulteriore livello di complessità in base al mercato in cui viene venduto il prodotto o servizio. Questo perché paesi diversi hanno requisiti legali diversi per le aziende per supportare e fornire assistenza ai propri clienti in quella regione.

Ci sono molti altri tipi. Quelli sopra menzionati sono solo alcuni esempi di scrittura tecnica per il tuo riferimento.

Come si diventa uno scrittore tecnico?

Se sei interessato a diventare uno scrittore tecnico, ci sono buone notizie. Non solo ci sono molti modi per entrare nel campo, ma c'è sempre una domanda crescente di scrittori tecnici tra le aziende di tutto il mondo. Hanno bisogno del tuo aiuto per scrivere la documentazione tecnica per i loro prodotti, servizi e processi. Su quella nota positiva, ecco le diverse cose che puoi fare per diventare uno scrittore tecnico -

Impara a scrivere

Anche se può sembrare ovvio, imparare a scrivere non implica solo mettere insieme le frasi. Avrai bisogno di imparare una varietà di argomenti secondari all'interno della scrittura, come usare voci diverse per diversi tipi di scrittura, capire come descrivere e fare riferimento alle illustrazioni in modo chiaro e altro ancora.

Conoscere le diverse fasi della scrittura

In quasi tutti i progetti di scrittura tecnica, avrai questi tre passaggi:

# 1. Pianificazione

La pianificazione del progetto è spesso avviata dal tuo datore di lavoro o cliente. In questa fase vengono definiti i requisiti di base, come il tipo di documento, l'argomento, l'obiettivo, l'ambito e il pubblico a cui rivolgersi.

Se tutto non viene fornito inizialmente, dovrai parlare con il tuo cliente o datore di lavoro e ottenere quei dettagli attraverso una conversazione. A volte potrebbero non essere sicuri di quello che stanno cercando. In qualità di redattore tecnico, il tuo compito è anche assicurarti di essere in grado di comunicare le tue esigenze per completare il progetto.

Con domande e conversazioni adeguate, questo passaggio può farti risparmiare molto tempo e fatica.

#2. Comprendere i requisiti del pubblico

Se sei riuscito a restringere il tuo pubblico nel primo passaggio, il secondo passaggio implica capire chi è il tuo pubblico e cosa stanno cercando.

Raccogli quante più informazioni possibili sul tuo pubblico prima di iniziare a scrivere. Ad esempio, i tuoi lettori hanno competenze tecniche nel campo? Riusciranno a capire termini e gergo complessi? O sono totalmente nuovi nel campo?

Inoltre, il pubblico potrebbe anche avere delle aspettative quando legge la documentazione tecnica. Cosa cercheranno? Stanno cercando una comprensione approfondita del prodotto o sono dei profani che vogliono solo sapere come utilizzare il prodotto? Fornire ciò che il lettore vuole veramente deciderà l'intero processo di scrittura. Ricorda: fanno domande e devi fornire risposte accurate.

Inoltre, uno sviluppatore che cerca documentazione su un'API è completamente diverso da un cliente che ha acquistato un mobile nuovo di zecca che deve essere assemblato. Si tratta di due destinatari diversi con requisiti diversi nella loro documentazione tecnica.

#3. Scrivi per il pubblico

Dopo aver compreso le esigenze del pubblico, capisci come creerai il documento per soddisfare tali esigenze. Un errore comune che gli autori tendono a commettere è creare un documento che può essere accolto molto bene da altri autori ma che fornisce poco o nessun valore all'utente finale.

Quindi, prima di iniziare a digitare sulla tastiera, poniti queste domande:

• Il documento è facilmente accessibile al pubblico per cui scrivo?
• Il documento è di facile comprensione dal punto di vista del pubblico?
• In che modo il lettore utilizzerà questo documento?
• Questo documento è facile da navigare?
• Il documento è troppo complesso per il mio lettore?
• Il documento è troppo semplice per il mio lettore?

Sviluppa abilità di scrittura tecnica

Qualunque sia il campo per cui scegli di scrivere, il campo comporterà un certo livello di competenza tecnica. Non puoi scrivere documentazione software senza sapere quali sono sintassi, API e linguaggi di programmazione. Se vuoi scrivere un documento su C++, dovresti almeno sapere come funziona C++. Se puoi programmare con esso, è ancora meglio.

Fai molte ricerche

Questo non è solo per imparare come scrivere il tuo prossimo compito di scrittura tecnica. Vuoi stare al passo con ciò che sta accadendo nel tuo campo in modo da poter spiegare meglio termini e concetti al tuo utente. Se il tuo pubblico è composto da programmatori di software avanzati, dovrai rimanere al loro livello per assicurarti che i tuoi contenuti siano utili per loro.

Con tutte queste capacità di scrittura tecnica, sarai pronto per assumere il ruolo di scrittore tecnico, sia che tu lo faccia a tempo pieno o che tu scelga progetti freelance di scrittura tecnica. Ma è importante ricordare che essere preparato come scrittore tecnico è un'esperienza continua.

Ruoli di uno scrittore tecnico

Scrivere è una parte dell'essere uno scrittore tecnico, anche se è un ruolo importante. Se vuoi diventare uno scrittore tecnico completo che può assumere qualsiasi progetto, è importante comprendere tutti i ruoli che dovrai assumere quando assumi un lavoro di scrittore tecnico.

Scrittura, modifica e correzione di documenti

Naturalmente, come scrittore, dovrai sapere come scrivere documentazione tecnica. Come accennato in precedenza, questo può includere una varietà di documentazione, dai manuali per l'utente alle dichiarazioni di non responsabilità legale. Inoltre, gli autori tecnici sono tenuti a modificare e correggere i documenti per garantirne l'accuratezza e la leggibilità. Se stai lavorando con altri scrittori tecnici del tuo team, ti controllerai a vicenda per assicurarti che soddisfi gli standard di qualità e fornisca le informazioni richieste al pubblico.

Coordinarsi con gli stakeholder del progetto

Ogni progetto avrà sviluppatori, ingegneri, manager, clienti e altre parti interessate. Il tuo lavoro includerà anche il coordinamento e la comunicazione con loro su ciò che il documento richiederà, chi raggiungerà e cosa dovrebbe contenere.

Dovrai anche capire che tipo di budget è disponibile per progetti particolari e allocare di conseguenza tempo, risorse e sforzi. Se non ci sono risorse o tempo sufficienti per completare un determinato progetto, ti verrà richiesto di assicurarti di essere in grado di proteggere tali risorse dai project manager e dai leader.

Lavora con software sperimentale per fornire documentazione

Se stai scrivendo per un software che ha aggiornamenti di rilascio regolari, dovrai comprendere le funzioni e le caratteristiche del software sperimentale per istruire gli utenti su cosa conterrà ogni aggiornamento. Questo può includere note di patch, correzioni di bug, ecc. Di solito, note di patch e correzioni di bug sono molto più brevi della documentazione tecnica tradizionale, ma il loro programma di rilascio è più frequente.

Valutare e raccomandare standard e linee guida

In qualità di scrittore tecnico, aderirai a determinate linee guida e standard basati sul progetto o sull'organizzazione per cui lavori. Queste linee guida e standard dovranno essere aggiornati e modificati in diverse occasioni. I processi e i prodotti cambieranno, quindi gli standard e le linee guida dovranno essere riesaminati e monitorati occasionalmente per garantire che soddisfino le esigenze del pubblico, del prodotto/servizio e dell'organizzazione.

Competenze necessarie per la scrittura tecnica

Se stai cercando di fare di questa la tua professione preferita, comprendi che ci sono più abilità richieste rispetto alla scrittura. I grandi scrittori tecnici possiedono una varietà di abilità per assicurarsi di essere in grado di creare un'ottima documentazione tecnica. Ecco le diverse abilità necessarie per la scrittura tecnica -

# 1. Capacità di scrittura

Questo è un dato di fatto. Gli scrittori tecnici devono avere abilità linguistiche impeccabili e una profonda comprensione della grammatica, del tono e del vocabolario per rendere i loro documenti facilmente comprensibili dal pubblico.

#2. Ricerca

Gli scrittori tecnici devono sapere come approfondire un argomento e trovare informazioni che altrimenti sarebbero difficili da trovare. I lettori vogliono conoscere il quadro completo quando leggono la tua documentazione e spetta a te fare il lavoro pesante.

#3. Lavoro di squadra

Spesso ti ritroverai a far parte di un team, a lavorare insieme ad altri scrittori tecnici, ingegneri, team leader, manager ed esperti legali. Dovrai imparare a lavorare in modo efficace con il team per essere un grande scrittore tecnico.

#4. Unica fonte

L'approvvigionamento singolo consente di produrre più documenti utilizzando lo stesso documento di origine. Questo è ottimo quando hai un'attività che richiede la creazione di più guide utente per destinatari diversi ma con lo stesso documento di origine.

Un pubblico può essere un utente esperto, mentre un altro potrebbe essere un vero profano. Qui, fare riferimento a un singolo documento e creare più documenti per ogni pubblico può aiutarti a gestire il tuo tempo e le tue risorse in modo efficace.

#5. Essere sistematici

Anche la scrittura tecnica, pur essendo approfondita, non dovrebbe perdere in leggibilità. Un documento tecnico ben studiato è inutile se non è strutturato e presentato correttamente. Il lettore farà fatica a navigare nel documento, diventando un compito da capire per il lettore. Essere sistematici e organizzati nella tua scrittura ti aiuterà a completare i tuoi progetti più velocemente assicurandoti anche che il pubblico possa trarre valore dal tuo lavoro in modo chiaro ed efficace.

#6. Competenze di web design

Nel mondo connesso di oggi, la maggior parte della documentazione viene raramente messa su carta per essere consumata. Sebbene ciò sia facoltativo, l'apprendimento delle competenze di progettazione e sviluppo web può essere utile per rendere la documentazione di facile accesso su un sito Web per gli utenti online che cercano istruzioni e informazioni.

Avvolgendo

Sia che tu stia pianificando di intraprendere un lavoro freelance di scrittura tecnica o di lavorare a tempo pieno sul campo, dovrai comprendere e padroneggiare tutto ciò che è stato menzionato sopra. Un lavoro di scrittura tecnica può essere incredibilmente gratificante se svolto correttamente, dal momento che stai fornendo informazioni chiare e facilmente comprensibili a migliaia, se non milioni di persone.

Ma allo stesso tempo, da quello che hai visto con gli esempi precedenti, è anche una professione incredibilmente impegnativa che richiede di stare al passo con le ultime tendenze, mercati, innovazioni e altro per ogni campo in cui prevedi di mettere i tuoi servizi .

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