Der Einsteigerleitfaden für Technische Redaktion (2021)

Es gibt eine Fraktion von Leuten, die denken, dass Artikel, die von Wissenschaftlern, Ärzten, Computerprogrammierern und Ingenieuren geschrieben wurden, technisches Schreiben darstellen.

Eine andere Gruppe ist der Meinung, dass es beim technischen Schreiben nur um das Schreiben von Benutzerhandbüchern geht.

Beide können nicht falscher sein.

Aber ihre Vorurteile sind durchaus verständlich. Für eine gewöhnliche Person sind dies die Fachleute (Ärzte, Wissenschaftler, Ingenieure usw.), die in ihrer Sprache als „technisch“ bezeichnet werden können. Sie gehen davon aus, dass die von diesen sogenannten „technischen“ Leuten geschriebenen Whitepaper und Abschlussarbeiten das sind, worum es beim technischen Schreiben geht.

In ähnlicher Weise sind Benutzerhandbücher die Dokumente, denen die meisten von uns ausgesetzt sind, wenn sie technische Dinge verstehen (Geräte und Produkte, die wir verwenden). Damit ist das zweite Vorurteil beantwortet.

Aber die Wahrheit ist, dass die meisten Menschen nicht erkennen, dass es beim technischen Schreiben nur darum geht, Inhalte für gewöhnliche Leute wie uns zu schreiben. Tatsächlich werden viele Fachartikel erst geschrieben, nachdem man gründlich verstanden hat, wonach die Leser überhaupt suchen.

Dieser Leitfaden wurde sorgfältig entwickelt, um Ihnen ein tiefes Verständnis dafür zu vermitteln, was technisches Schreiben ist, wie es sich vom normalen Schreiben von Inhalten unterscheidet und welche Schritte Sie befolgen müssen, um ein technischer Redakteur zu werden.

Was ist Technische Redaktion?

So wurde Technisches Schreiben vor ein paar Jahren definiert -

„Die Praxis, Prozesse, Benutzerhandbücher für Software und Anweisungen für die Ausrüstung zu notieren.“

In der Vergangenheit beschränkte sich die technische Redaktion tatsächlich auf Benutzerhandbücher. In der modernen Welt ist Technisches Schreiben jedoch zu einem Oberbegriff geworden, der viele weitere Definitionen umfasst.

Heute wird Technische Redaktion definiert als -

„Die Dokumentation technischer Prozesse in nahezu allen Bereichen. Es beinhaltet Berichte, Briefings, Anweisungen und mehr."

Es könnte in einer Vielzahl von Bereichen wie Ingenieurwesen, Informationstechnologie, Biotechnologie, Finanzen usw. liegen.

Kurz gesagt, wenn Sie in einem technischen Bereich arbeiten, schreibt jemand technische Dokumentation für Sie und Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung.

Was ist der Zweck der Technischen Redaktion?

Technische Redakteure können davon ausgehen, dass ihre Rollen und Verantwortlichkeiten je nach Branche und Unternehmen, mit denen sie arbeiten, geändert werden. Die meisten Technischen Redakteure arbeiten jedoch mit mehreren Teams. Sie sind die Brücke zwischen dem technischen Personal und den weniger technischen Mitarbeitern und Kunden. Als Technischer Redakteur liegt es in Ihrer Verantwortung, genau das zu kommunizieren, was das technische Personal den Lesern in einer ihnen verständlichen Sprache vermitteln möchte.

Betrachten wir ein einfaches Beispiel. Ihr Unternehmen hat ein neues Vertriebs-Outreach-Tool entwickelt. Es gibt mehrere Funktionen zum Starten, Pausieren und Planen von E-Mails an die Endkunden. Ein typischer Benutzer muss sich mit all diesen Funktionen vertraut machen, um die Anwendung vollständig nutzen zu können. Jetzt können Sie den Benutzer entweder die Funktionen selbst entdecken lassen oder ein Dokument bereitstellen, das erklärt, was jede Funktion ist und wie sie verwendet werden kann, um ihr Leben einfacher zu machen.

Für Benutzer, die nicht technisch versiert sind, wird dies ein Segen sein. Ohne dieses Dokument kann das Verstehen und Navigieren in der Anwendung für sie ziemlich einschüchternd sein. Sie verpassen möglicherweise Funktionen, die ihre Erfahrung verbessern könnten, oder verwenden sogar bestimmte Funktionen falsch.

Zusammenfassend besteht der ultimative Zweck der technischen Redaktion darin, all diese Fallstricke zu vermeiden und sicherzustellen, dass Informationen klar und einfach kommuniziert werden.

Was ist der Unterschied zwischen Technischem Schreiben und anderen Formen des Schreibens?

Im vorherigen Abschnitt hatten wir zitiert, dass die Kernidee der technischen Redaktion darin besteht, Informationen auf klare Weise zu kommunizieren. Aber Sie fragen sich vielleicht, ob das auch für andere Formen des Schreibens gilt. Schließlich soll jeder Artikel dem Benutzer einige Informationen in einer Sprache liefern, die die Leser verstehen können. Nun, die Ähnlichkeiten beginnen und enden dort. Hier sind die Hauptunterschiede zwischen Technischem Schreiben und anderen Formen des Schreibens -

Fokusbereich

Ein technisches Dokument konzentriert sich nur auf die betreffenden Themen. Beispielsweise konzentriert sich ein Benutzerhandbuch nur auf die Funktionen des Produkts. Andere Formen des Schreibens können dem Inhaltsteil jedoch viel mehr Themen und Kreativität verleihen. Beispielsweise kann ein E-Learning-Blog über Tipps zur besseren Unterrichtsgestaltung und auch über die geschätzten Kosten für die Gründung einer eigenen E-Learning-Akademie sprechen.

Beabsichtigter Zweck

Auch wenn andere Formen des Schreibens Informationen vermitteln, dient dieser Inhalt normalerweise der Unterhaltung für das Marketing. Auf der anderen Seite konzentrieren sich technische Inhalte nur auf die Verbesserung der Benutzererfahrung. Es gibt Informationen, gibt Anweisungen und bietet Erklärungen zum Thema, zur Anwendung oder zur Ausrüstung, und das ist alles.

Der Ton des Inhalts

Nicht-technische Inhalte werden normalerweise in einem subjektiven Ton geschrieben, wo Meinungen und Anekdoten verwendet werden, um den Inhalt interessanter zu machen. Andererseits ist die Technische Redaktion immer objektiver Natur. Es darf keine Meinungen oder irgendeine Art von Verwirrung in den gegebenen Anweisungen geben.

Format

Allgemeines Schreiben kann mehrere Formen annehmen. Zum Beispiel gibt es viele Formate, um einen Blog zu schreiben, um ihn für den Leser interessant und amüsant zu gestalten. Aber das ist bei der Technischen Redaktion nicht der Fall. In der Technischen Redaktion gibt es immer eine feste Struktur. Dadurch wird sichergestellt, dass die bereitgestellten Informationen direkt auf den Punkt kommen und die Endbenutzer sofort mit der Verwendung des Produkts beginnen können.

Schreibstil

Ein weiteres wichtiges Unterscheidungsmerkmal zwischen allgemeinem Schreiben und technischem Schreiben ist die Stimme. In nicht-technischen Inhalten verwenden Autoren oft das Ich-Format und den informellen Ton, damit sich der Inhalt unterhaltend und ansprechend anfühlt.

In der Technischen Redaktion werden die Inhalte aus Gründen der Übersichtlichkeit für den Leser immer im Third-Person-Format verfasst. Es ist auch superformal, um keinen Raum für unterschiedliche Interpretationen der bereitgestellten Inhalte zu lassen.

Wortschatz

Ein weiterer wesentlicher Unterschied zwischen den beiden ist das verwendete Vokabular. Beim üblichen Verfassen von Inhalten ist das verwendete Vokabular oft evokativ, um beim Leser eine Aktion oder Emotion anzuregen.

In der Technischen Redaktion ist das Vokabular hochspezialisiert und abhängig von der Art des Produkts. Sie werden Fachbegriffe sehen, die im Inhalt verwendet werden, um dem Leser genaue Anweisungen oder Erklärungen zu geben, nur um ihm zu helfen.

Publikum

Natürlich variiert auch das Publikum zwischen den beiden stark. In der Technischen Redaktion ist das Publikum immer spezialisiert und kennt sich aus. Sie sind die Leute, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung kaufen werden. Sie könnten auch Geschäftsanalysten oder Produktmanager sein, die Informationen über das Programm oder den Service benötigen, um es besser nutzen zu können. Technische Redakteure haben hier das Ziel, sicherzustellen, dass alle notwendigen Beteiligten rechtzeitig die erforderlichen Informationen erhalten. Die Autoren werden nicht unter Druck gesetzt, mehr Menschen zum Lesen zu bewegen.

In der anderen Form des Schreibens ist das Publikum viel allgemeiner. Es kann große Unterschiede in ihrer Altersgruppe, ihren Berufen usw. geben. Kurz gesagt, es gibt keine bestimmte Gruppe von Personen, für die das Schreiben bestimmt ist. Der Autor muss sich auch darauf konzentrieren, dass der Inhalt viel mehr Menschen (die sich für das Thema interessieren) ausgestrahlt wird.

Beispiele für technisches Schreiben

Hier sind die beliebtesten Beispiele für technisches Schreiben oder die Arten von Inhalten, die Sie von technischen Redakteuren geschrieben finden -

Standardablauf

Hierbei handelt es sich um Dokumente, die dem Benutzer Anleitungen und Informationen zu den ordnungsgemäßen Betriebsverfahren innerhalb einer Organisation bieten sollen. Solche Dokumente umfassen ihre Regeln, Vorschriften und Richtlinien für Prozesse und Situationen. Darüber hinaus enthält es Informationen zu Eskalationsverfahren und Personen, an die Sie sich bei bestimmten Vorfällen wenden können.

Bedienungsanleitung

Die meisten von uns kennen Bedienungsanleitungen. Das können die kleinen Hefte sein, die wir bekommen, wenn wir ein neues elektronisches Gerät wie ein Smartphone kaufen, oder es können dicke Bücher sein, die wir mit einem größeren Gegenstand wie einem Auto erhalten. Alle diese Dokumente wurden von Technischen Redakteuren verfasst. Hier möchten die Autoren Informationen zur richtigen Verwendung des Geräts oder der Ausrüstung geben.

Rechtliche Hinweise

Diese werden auch Hedge-Klauseln genannt. Sie werden normalerweise geschrieben, um dem Leser einen Haftungsausschluss darüber zu geben, wofür eine Organisation bei der Verwendung ihrer Produkte oder Dienstleistungen haftbar ist und wofür nicht. Technische Redakteure müssen sich häufig mit Rechtsspezialisten und Produktentwicklern beraten, um zu verstehen, was in einen Haftungsausschluss geschrieben werden kann und was nicht.

Haftungsausschlüsse sind je nach Markt, in dem das Produkt oder die Dienstleistung verkauft wird, noch komplexer. Dies liegt daran, dass verschiedene Länder unterschiedliche gesetzliche Anforderungen an Unternehmen haben, um ihre Kunden in dieser Region zu unterstützen und zu betreuen.

Es gibt viele andere Arten. Die oben genannten sind nur einige Beispiele für technisches Schreiben als Referenz.

Wie wird man Technischer Redakteur?

Wenn Sie daran interessiert sind, Technischer Redakteur zu werden, gibt es gute Neuigkeiten. Es gibt nicht nur viele Möglichkeiten, in das Feld einzusteigen, sondern es gibt auch eine ständig wachsende Nachfrage nach Technischen Redakteuren von Unternehmen auf der ganzen Welt. Sie brauchen Ihre Hilfe, um technische Dokumentationen für ihre Produkte, Dienstleistungen und Prozesse zu schreiben. Positiv zu vermerken, hier sind die verschiedenen Dinge, die Sie tun können, um Technischer Redakteur zu werden -

Schreiben lernen

Das mag offensichtlich klingen, aber Schreiben lernen besteht nicht nur darin, Sätze aneinander zu reihen. Sie müssen eine Vielzahl von Unterthemen innerhalb des Schreibens lernen, z. B. die Verwendung verschiedener Stimmen für verschiedene Arten des Schreibens, das Verständnis, wie man Illustrationen klar beschreibt und sich auf sie bezieht, und vieles mehr.

Kennen Sie die verschiedenen Phasen des Schreibens

In fast jedem Projekt für technisches Schreiben werden Sie diese drei Schritte durchlaufen:

#1. Planung

Die Projektplanung wird oft von Ihrem Arbeitgeber oder Kunden initiiert. In diesem Schritt werden die grundlegenden Anforderungen definiert, wie z. B. Art des Dokuments, Thema, Ziel, Umfang und Zielgruppe.

Wenn anfangs nicht alles bereitgestellt wird, müssen Sie mit Ihrem Kunden oder Arbeitgeber sprechen und diese Details durch ein Gespräch erhalten. Manchmal sind sie sich nicht sicher, wonach sie suchen. Als Technischer Redakteur ist es auch Ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass Sie Ihre Anforderungen zum Abschluss des Projekts kommunizieren können.

Mit richtigen Fragen und Gesprächen kann Ihnen dieser Schritt viel Zeit und Mühe ersparen.

#2. Zielgruppenanforderungen verstehen

Wenn Sie im ersten Schritt Ihr Publikum eingrenzen konnten, müssen Sie im zweiten Schritt verstehen, wer Ihr Publikum ist und wonach es sucht.

Sammeln Sie so viele Informationen wie möglich über Ihr Publikum, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Haben Ihre Leser zum Beispiel technisches Fachwissen auf diesem Gebiet? Werden sie in der Lage sein, komplexe Begriffe und Fachjargon zu verstehen? Oder sind sie völlig neu auf dem Gebiet?

Darüber hinaus hat das Publikum möglicherweise auch gewisse Erwartungen, wenn es technische Dokumentationen liest. Wonach werden sie suchen? Suchen sie ein tiefes Verständnis des Produkts oder wollen Laien nur wissen, wie man das Produkt verwendet? Das bereitzustellen, was der Leser wirklich will, wird Ihren gesamten Schreibprozess bestimmen. Denken Sie daran – sie stellen Fragen und Sie müssen genaue Antworten geben.

Außerdem ist ein Entwickler, der nach Dokumentation zu einer API sucht, etwas völlig anderes als ein Kunde, der ein brandneues Möbelstück gekauft hat, das zusammengebaut werden muss. Das sind zwei unterschiedliche Zielgruppen mit unterschiedlichen Anforderungen an ihre technische Dokumentation.

#3. Schreiben Sie für das Publikum

Nachdem Sie die Bedürfnisse der Zielgruppe verstanden haben, verstehen Sie, wie Sie das Dokument erstellen werden, um diese Bedürfnisse zu erfüllen. Ein häufiger Fehler, den Autoren häufig machen, besteht darin, ein Dokument zu erstellen, das von anderen Autoren sehr gut aufgenommen werden kann, dem Endbenutzer jedoch wenig bis gar keinen Mehrwert bietet.

Bevor Sie also anfangen, auf Ihrer Tastatur zu tippen, stellen Sie sich diese Fragen:

• Ist das Dokument für das Publikum, für das ich schreibe, leicht zugänglich?
• Ist das Dokument aus Sicht des Publikums leicht verständlich?
• Wie wird der Leser dieses Dokument verwenden?
• Ist dieses Dokument einfach zu navigieren?
• Ist das Dokument zu komplex für meinen Leser?
• Ist das Dokument zu einfach für meinen Leser?

Entwickeln Sie technische Schreibfähigkeiten

Unabhängig davon, für welches Gebiet Sie schreiben, erfordert das Gebiet ein gewisses Maß an technischem Fachwissen. Sie können keine Softwaredokumentation schreiben, ohne zu wissen, was Syntaxen, APIs und Programmiersprachen sind. Wenn Sie ein Dokument über C++ schreiben wollen, sollten Sie zumindest wissen, wie C++ funktioniert. Wenn Sie damit codieren können, ist das noch besser.

Recherchieren Sie viel

Hier erfahren Sie nicht nur, wie Sie Ihre nächste Aufgabe als technische Redaktion schreiben. Sie möchten auf dem Laufenden bleiben, was in Ihrem Bereich passiert, damit Sie Ihren Benutzern Begriffe und Konzepte besser erklären können. Wenn Ihr Publikum aus fortgeschrittenen Softwareprogrammierern besteht, müssen Sie auf ihrem Niveau bleiben, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte für sie nützlich sind.

Mit all diesen Fähigkeiten des Technischen Redakteurs sind Sie bereit, die Rolle eines Technischen Redakteurs zu übernehmen, unabhängig davon, ob Sie dies in Vollzeit tun oder freiberufliche Projekte als Technischer Redakteur übernehmen. Aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Vorbereitung als Technischer Redakteur eine kontinuierliche Erfahrung ist.

Rollen eines Technischen Redakteurs

Das Schreiben ist ein Teil des Technischen Redakteurs, auch wenn es eine große Rolle ist. Wenn Sie ein vollwertiger Technischer Redakteur werden möchten, der jedes Projekt übernehmen kann, ist es wichtig, alle Rollen zu verstehen, die von Ihnen erwartet werden, wenn Sie einen Job als Technischer Redakteur übernehmen.

Schreiben, Bearbeiten und Korrekturlesen von Dokumenten

Als Autor wird natürlich erwartet, dass Sie wissen, wie man technische Dokumentation schreibt. Wie oben erwähnt, kann dies eine Vielzahl von Dokumentationen umfassen, von Benutzerhandbüchern bis hin zu Haftungsausschlüssen. Darüber hinaus wird von technischen Redakteuren auch erwartet, dass sie Dokumente bearbeiten und Korrektur lesen, um ihre Genauigkeit und Lesbarkeit sicherzustellen. Wenn Sie mit anderen technischen Redakteuren in Ihrem Team zusammenarbeiten, überprüfen Sie die Texte der anderen, um sicherzustellen, dass sie den Qualitätsstandards entsprechen und dem Publikum die erforderlichen Informationen liefern.

Koordinieren Sie sich mit Projektbeteiligten

Jedes Projekt wird Entwickler, Ingenieure, Manager, Kunden und andere Beteiligte haben. Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Koordination und Kommunikation mit ihnen darüber, was das Dokument erfordert, wen es erreicht und was es enthalten soll.

Sie müssen auch verstehen, welche Art von Budget für bestimmte Projekte verfügbar ist, und Ihre Zeit, Ressourcen und Bemühungen entsprechend zuweisen. Wenn nicht genügend Ressourcen oder Zeit vorhanden sind, um ein bestimmtes Projekt abzuschließen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie diese Ressourcen von Projektmanagern und -leitern sichern können.

Arbeiten Sie mit experimenteller Software, um Dokumentation bereitzustellen

Wenn Sie für eine Software schreiben, die regelmäßig aktualisiert wird, müssen Sie die Funktionen und Merkmale experimenteller Software verstehen, um die Benutzer darüber aufzuklären, was jedes Update enthalten wird. Dies kann Patchnotizen, Fehlerbehebungen usw. umfassen. Normalerweise sind Patchnotizen und Fehlerbehebungen viel kürzer als herkömmliche technische Dokumentation, aber ihr Veröffentlichungszeitplan ist häufiger.

Bewerten und empfehlen Sie Standards und Richtlinien

Als Technischer Redakteur halten Sie sich an bestimmte Richtlinien und Standards, die auf dem Projekt oder der Organisation basieren, für die Sie arbeiten. Diese Richtlinien und Standards müssen bei verschiedenen Gelegenheiten aktualisiert und geändert werden. Prozesse und Produkte werden sich ändern, daher müssen Standards und Richtlinien gelegentlich überprüft und überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen der Zielgruppe, des Produkts/der Dienstleistung und der Organisation entsprechen.

Erforderliche Fähigkeiten für Technisches Schreiben

Wenn Sie dies zu Ihrem Beruf Ihrer Wahl machen möchten, verstehen Sie, dass mehr Fähigkeiten erforderlich sind als das Schreiben. Großartige technische Redakteure verfügen über eine Vielzahl von Fähigkeiten, um sicherzustellen, dass sie in der Lage sind, großartige technische Dokumentationen zu erstellen. Hier sind die verschiedenen Fähigkeiten, die für technisches Schreiben erforderlich sind -

#1. Schreibfähigkeiten

Dies ist eine Selbstverständlichkeit. Technische Redakteure müssen über tadellose Sprachkenntnisse und ein tiefes Verständnis von Grammatik, Ton und Wortschatz verfügen, um ihre Dokumente für das Publikum leicht verständlich zu machen.

#2. Forschung

Technische Redakteure müssen wissen, wie man tief in ein Thema eintaucht und Informationen findet, die sonst schwer zu finden wären. Leser wollen das ganze Bild wissen, wenn sie Ihre Dokumentation lesen, und es liegt an Ihnen, die schwere Arbeit zu erledigen.

#3. Zusammenarbeit

Oft finden Sie sich als Teil eines Teams wieder und arbeiten mit anderen technischen Redakteuren, Ingenieuren, Teamleitern, Managern und Rechtsexperten zusammen. Sie müssen lernen, effektiv mit dem Team zusammenzuarbeiten, um ein großartiger technischer Redakteur zu werden.

#4. Single-Sourcing

Mit Single Sourcing können Sie mehrere Dokumente mit demselben Quelldokument erstellen. Das ist großartig, wenn Sie eine Aufgabe haben, bei der Sie mehrere Benutzerhandbücher für unterschiedliche Zielgruppen, aber mit demselben Quelldokument erstellen müssen.

Ein Publikum kann ein Power-User sein, während ein anderes ein kompletter Laie sein könnte. Hier können Sie Ihre Zeit und Ressourcen effektiv verwalten, indem Sie auf ein einzelnes Dokument verweisen und mehrere Dokumente für jede Zielgruppe erstellen.

#5. Systematisch sein

Technisches Schreiben sollte zwar gründlich sein, aber auch nicht an Lesbarkeit verlieren. Ein gut recherchiertes technisches Dokument ist nutzlos, wenn es nicht richtig strukturiert und präsentiert wird. Der Leser wird Schwierigkeiten haben, sich im Dokument zurechtzufinden, was für den Leser zu einer lästigen Pflicht wird, es zu verstehen. Wenn Sie beim Schreiben systematisch und organisiert vorgehen, können Sie Ihre Projekte schneller abschließen und gleichzeitig sicherstellen, dass das Publikum einen klaren und effektiven Nutzen aus Ihrer Arbeit ziehen kann.

#6. Webdesign-Fähigkeiten

In der vernetzten Welt von heute wird die meiste Dokumentation selten auf Papier gebracht, um sie zu konsumieren. Obwohl dies optional ist, kann das Erlernen von Webdesign- und -entwicklungsfähigkeiten hilfreich sein, um Ihre Dokumentation auf einer Website für Online-Benutzer, die nach Anweisungen und Informationen suchen, leicht zugänglich zu machen.

Einpacken

Unabhängig davon, ob Sie eine freiberufliche Tätigkeit als technischer Redakteur aufnehmen oder vorhaben, in Vollzeit in diesem Bereich zu arbeiten, müssen Sie alles oben Genannte verstehen und beherrschen. Ein Job als technischer Redakteur kann unglaublich lohnend sein, wenn er richtig gemacht wird, da Sie Tausenden, wenn nicht Millionen von Menschen klare und leicht verständliche Informationen zur Verfügung stellen.

Aber gleichzeitig ist es, wie Sie anhand der obigen Beispiele gesehen haben, auch ein unglaublich anspruchsvoller Beruf, der von Ihnen verlangt, in jedem Bereich, in dem Sie Ihre Dienstleistungen erbringen möchten, über die neuesten Trends, Märkte, Innovationen und mehr auf dem Laufenden zu bleiben .

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