Совершенствуйте анализ пробелов в своих навыках правильным способом

На макроуровне ведутся жаркие споры о том, действительно ли существует разрыв в навыках — разрыв между навыками, которые нужны работодателям, и навыками, которые могут предложить нынешние сотрудники, — или нет. Некоторые утверждают, что его никогда не было ^[1] , и проблема связана с плохими возможностями получения образования для американской молодежи. Другие утверждают, что она не только существует, но и усугубляется ^[2] .

Однако как менеджер по персоналу или корпоративный тренер вас не волнует макроуровень. Вы заботитесь о своей компании. Может быть, вам нужно немедленно устранить значительный пробел в навыках, чтобы конкурировать, или, может быть, вы просто хотите научиться расставлять приоритеты в своем бюджете на обучение и найм. В любом случае стоит провести анализ пробелов в навыках.

Мы объясним, что такое анализ пробелов в навыках, а затем покажем, как провести его самостоятельно. (Не хвастаюсь, но мы разработали бесплатный загружаемый шаблон Excel, который добавляет важный шаг, связанный с важностью навыков, который принесет вам более действенные результаты, чем другие методы.)

Давайте приступим!

Что такое анализ пробелов в навыках?

Анализ пробелов в навыках — это инструмент для определения пробелов между навыками, которыми обладают ваши сотрудники сегодня, и навыками, которые им нужны вашей организации для достижения целей в будущем.

Регулярный анализ пробелов в навыках может помочь вашей организации несколькими способами:

• Анализ пробелов в навыках поможет вам наилучшим образом использовать бюджет на обучение. В 2021 году компании потратили на обучение в среднем 1071 доллар США на одного сотрудника ^[3] . Компании тратят до 11% своего бюджета на обучение на инструменты и технологии обучения. Анализ пробелов в навыках может подсказать вам, как расставить приоритеты в расходах на обучение, чтобы получить наилучшие результаты.
• Это улучшает удержание работников и усилия по повышению производительности. Согласно исследованию LinkedIn, проведенному в 2022 году ^[4] , обучение лидерству и управлению, а также повышение квалификации и переквалификация сотрудников являются двумя главными областями, вызывающими озабоченность у специалистов по обучению и развитию. Анализ пробелов в навыках может стать началом инвестиций в программы такого типа, в то же время предоставляя работникам навыки, необходимые им для более эффективного выполнения своих функций или для продвижения по службе внутри вашей организации.
• Это подготовит вашу компанию к серьезным потрясениям. Умение опережать основные навыки, необходимые вашей организации для выживания — будь то разработка ИИ или анализ данных — гарантирует, что вы не будете карабкаться, когда уже слишком поздно, а ваши конкуренты уже приспособились.
• Это информирует вашу долгосрочную стратегию найма. Какие бы навыки вы не смогли развить внутри, вам придется нанять их извне. Анализ пробелов в навыках может помочь вам обновить эти должностные инструкции и требования к навыкам, чтобы вы привлекли в организацию нужных людей ^[5] .

Анализ пробелов в навыках можно увеличить или уменьшить по мере необходимости в зависимости от доступных ресурсов и потребностей. Вы можете выполнить его для всей организации, отдельного отдела или отдельного работника.

Как провести анализ пробелов в навыках за 5 шагов

Наш метод анализа пробелов в навыках похож на многие другие методы, но с одним важным отличием, которое, по нашему мнению, дает более действенные результаты. Мы объясним, в чем заключается эта критическая разница, когда она всплывет в процессе оценки. Но пока просто следуйте за ним.

Мы делаем это в Microsoft Excel, чтобы автоматизировать некоторые математические операции. Для простоты мы также действуем так, как будто вы проводите этот анализ в отношении всей команды или отдела, а не отдельного человека.

Шаг 1. Определите навыки, необходимые вашей команде для достижения успеха

Первым шагом в любом анализе пробелов в навыках является встреча с заинтересованными сторонами группы, которую вы анализируете (вероятно, с главой отдела или руководителем группы), чтобы выяснить, какие навыки необходимы группе для достижения успеха.

Навыки, которые вы выбираете, могут исходить из нескольких источников. Вы можете оценить должностные инструкции или миссию организации. Вы можете анализировать отраслевые тенденции или удовлетворенность клиентов. Неважно, являются ли они гибкими навыками (например, эмоциональный интеллект) или жесткими навыками (например, программирование ИИ).

Важно помнить, что сейчас не время оценивать, какими навыками обладает или не обладает эта группа. Это как раз то, что нужно для процветания в долгосрочной перспективе. После того, как вы выбрали от 5 до 10 навыков, которые вы хотите расставить по приоритетам, вы можете перейти к следующему шагу.

Шаг 2. Загрузите бесплатный шаблон анализа пробелов в навыках

Остальные последующие шаги будут использовать этот шаблон Excel.

Шаг 3: Расставьте приоритеты и оцените важность каждого навыка

Это критическое отличие от нашего метода, о котором мы упоминали ранее.

Хотя каждый метод анализа пробелов в навыках учитывает компетентность сотрудников в отношении различных навыков, ни один из них также не учитывает приоритет каждого навыка.

Когда вы откроете файл Excel, вы увидите это на первой вкладке:

Возьмите навыки, которые вы определили на первом шаге, и добавьте их в поле «Название навыка». Затем в разделе «Важность навыков» оцените каждый навык по шкале от 1 до 5, где 5 — самый важный навык для команды или отдела, а 1 — наименее важный.

Хорошо подумай. Если в итоге вы получите кучу 4-х и 5-х, вы сделали этот шаг неправильно. В идеале вы должны получить оценки важности по всей шкале.

Ваш окончательный результат должен выглядеть примерно так:

Когда вы закончите, перейдите на вторую вкладку в электронной таблице: «Рейтинги навыков».

Шаг 4: Оцените компетентность каждого сотрудника по каждому навыку

Этот шаг является основой вашего анализа, где вы оцените компетентность каждого текущего сотрудника в отношении навыков, которые вы определили.

Там, где написано «[Название команды/отдела]», добавьте команду или отдел, который вы анализируете, а затем добавьте сотрудников этой команды или отдела ниже — по одному в каждой строке. Вы заметите, что навыки, которые вы ввели на последнем шаге, уже были заполнены в отдельных столбцах на этой вкладке.

Для каждого навыка оцените каждого работника по шкале от 1 до 5: 1 означает, что он уже освоил этот навык, и 5 означает, что у него вообще нет этого навыка. Это может показаться устаревшим, но опять же, мы пытаемся измерить разрыв. Чем выше число, тем больше разрыв.

Вы можете составить рейтинги компетенций, используя ряд различных источников:

• Обзор производительности
• Оценка навыков и тесты
• Опросы и интервью

Какие бы методы вы ни использовали, окончательный результат должен выглядеть примерно так:

Теперь пришло время посмотреть, где ваши пробелы. Перейдите на последнюю вкладку в электронной таблице: «Результаты».

Шаг 5. Проанализируйте результаты, чтобы определить возможности для повышения квалификации

Ваша вкладка «Результаты» будет выглядеть примерно так:

Числа в каждой ячейке, где пересекаются сотрудник и навык, генерируются путем умножения важности навыка на первой вкладке на рейтинг компетенции навыка на второй вкладке. Чем больше число, тем больше разрыв в навыках. Или, для визуалов: красный — плохо, зеленый — хорошо.

Строка «Общий пробел» в нижней части суммирует пробелы в навыках для всей вашей команды. В приведенном выше примере вы можете видеть, что лидерство (315) и цифровая грамотность (300) представляют собой самые большие пробелы в навыках. Обратите внимание, что ранее эмоциональный интеллект оценивался как более важный, чем цифровая грамотность (5 против 4), но средний рейтинг компетенции в области цифровой грамотности в этой команде намного ниже, чем в отношении эмоционального интеллекта, поэтому цифровая грамотность представляет собой больший разрыв.

С другой стороны, столбец «Общий пробел» суммирует пробелы для каждого сотрудника. В приведенном выше примере вы можете видеть, что Вижн (117), Воитель (114) и Локи (113) нуждаются в наибольшей доработке.

Вот и все! Вы провели анализ пробелов в навыках.

Используйте наш контрольный список, чтобы помочь с анализом пробелов в ваших навыках

Если вам нужна более короткая версия того, что мы только что изложили, взгляните на наш контрольный список.

Дальнейшие действия на основе результатов анализа пробелов в ваших навыках

Конечно, найти пробел в навыках — это не то же самое, что заполнить пробел в навыках. Когда вы закончите свой анализ, пришло время использовать эти результаты для информирования ваших стратегий обучения и найма по мере продвижения вперед. Вот лишь несколько способов, которыми вы можете это сделать:

• Создайте или приобретите новый обучающий контент . Если у вас есть система управления обучением (LMS), вы можете создавать или приобретать курсы, посвященные устранению пробелов в определенных навыках. Многие поставщики LMS предлагают клиентам библиотеку курсов с готовым контентом для самых разных навыков.
• Запустите программу наставничества . Еще одна замечательная особенность анализа пробелов в навыках заключается в том, что он показывает, кто уже владеет определенными навыками. Вы можете использовать эту информацию, чтобы объединить работников в программу наставничества и помочь им обучить друг друга важным навыкам.
• Рассмотрим контингент рабочей силы. Если определенные трудные навыки невозможно развить внутри компании, рассмотрите возможность найма временных или неполных рабочих с такими навыками, чтобы быстро укрепить процессы и завершить проекты, требующие немедленного внимания.
• Усовершенствуйте свою стратегию найма. Просмотрите все — свои источники талантов, свои должностные инструкции, свои методы собеседования, свои шаблоны оценки кандидатов — чтобы убедиться, что вы отдаете приоритет правильным навыкам в своих кандидатах на работу и настраиваете свой бизнес на успех в долгосрочной перспективе.

Когда дело доходит до управления персоналом и талантами, сейчас все меняется быстрее, чем мы можем себе представить.

По данным Всемирного экономического форума ^[6] , большая часть 10 лучших рабочих мест 2030 года еще даже не существует. Выполняя регулярный анализ пробелов в навыках и соответствующим образом корректируя свои стратегии обучения и найма, вы можете настроить свою организацию, чтобы справиться с ударами сбоев.

Источники

1. На рынке труда нет «разрыва в навыках» — у него есть пробел в возможностях, Brookings.edu
2. Нехватка цифровых навыков в США хуже, чем мы все думали, IndustryWeek
3. Отчет об индустрии обучения за 2021 год, журнал « Обучение »
4. Трансформация L&D, LinkedIn
5. Эффективные способы проведения анализа пробелов в навыках, ежедневный набор персонала
6. 10 лучших рабочих мест будущего — к 2030 году и далее, Всемирный экономический форум