Aprimore sua análise de lacunas de habilidades da maneira certa

Há um debate acalorado no nível macro sobre se realmente existe uma lacuna de habilidades – a lacuna entre as habilidades que os empregadores precisam e aquelas que os funcionários atuais têm a oferecer – ou não. Alguns argumentam que nunca houve um ^[1] , e o problema decorre de oportunidades educacionais fracas para a juventude americana. Outros argumentam que não só existe, mas está piorando ^[2] .

Como gerente de RH ou treinador corporativo, porém, você não se importa com o nível macro. Você se preocupa com sua própria empresa. Talvez você precise corrigir uma grande lacuna de habilidades imediatamente para competir, ou talvez apenas queira aprender como priorizar seus orçamentos de treinamento e contratação. De qualquer forma, vale a pena fazer uma análise de lacunas de habilidades.

Explicaremos o que é uma análise de lacunas de habilidades e, em seguida, mostraremos como fazer uma você mesmo. (Não é para me gabar, mas desenvolvemos um modelo de Excel gratuito para download que adiciona uma etapa crucial relacionada à importância da habilidade que fornecerá resultados mais acionáveis ​​do que outros métodos.)

Vamos lá!

O que é uma análise de lacunas de habilidades?

Uma análise de lacunas de habilidades é uma ferramenta para determinar as lacunas entre as habilidades que seus funcionários têm hoje e as habilidades que eles precisam para sua organização atingir seus objetivos no futuro.

Realizar uma análise regular de lacunas de habilidades pode ajudar sua organização de várias maneiras:

• Uma análise de lacunas de habilidades ajuda você a fazer o melhor uso do seu orçamento de treinamento. As empresas gastaram uma média de US$ 1.071 por funcionário em treinamento em 2021 ^[3] . As empresas gastaram até 11% de seu orçamento de treinamento em ferramentas e tecnologias de aprendizado. Fazer uma análise de lacunas de habilidades pode dizer como priorizar os gastos com treinamento para obter os melhores resultados.
• Melhora a retenção de trabalhadores e os esforços de produtividade. De acordo com um estudo do LinkedIn de 2022 ^[4] , o treinamento de liderança e gerenciamento, bem como a qualificação e requalificação de funcionários, são as duas principais áreas de preocupação para especialistas em aprendizado e desenvolvimento. Uma análise de lacunas de habilidades pode marcar o início dos investimentos nesses tipos de programas, ao mesmo tempo em que fornece aos trabalhadores as habilidades necessárias para um melhor desempenho em suas funções ou para buscar promoções dentro de sua organização.
• Ele prepara sua empresa para grandes disrupções. Ficar à frente das principais habilidades que sua organização precisa ter para sobreviver - seja desenvolvendo IA ou analisando dados - garantirá que você não esteja lutando quando for tarde demais e seus concorrentes já tiverem se ajustado.
• Ele informa sua estratégia de recrutamento de longo prazo. Quaisquer que sejam as habilidades que você não pode desenvolver internamente, você precisará contratar externamente. Uma análise de lacunas de habilidades pode ajudá-lo a atualizar essas descrições de trabalho e requisitos de habilidades para que você traga as pessoas certas ^[5] para a organização.

Uma análise de lacunas de habilidades pode ser ampliada ou reduzida conforme necessário, dependendo dos recursos e necessidades disponíveis. Você pode executar um em toda a organização, um único departamento ou um trabalhador individual.

Como fazer uma análise de lacunas de habilidades em 5 passos

Nosso método de análise de lacunas de habilidades é semelhante a muitos outros métodos existentes, mas com uma diferença crítica que acreditamos oferecer resultados mais acionáveis. Explicaremos qual é essa diferença crítica quando ela aparecer no processo de avaliação. Mas, por enquanto, apenas acompanhe.

Estamos fazendo isso no Microsoft Excel para automatizar parte da matemática. Para simplificar, também estamos agindo como se você estivesse realizando essa análise em uma equipe ou departamento inteiro, e não em um indivíduo.

Passo 1: Identifique as habilidades que sua equipe precisa para ter sucesso

O primeiro passo em qualquer análise de lacunas de habilidades é reunir-se com as partes interessadas do grupo que você está analisando - provavelmente um chefe de departamento ou líder de equipe - para descobrir as habilidades que o grupo precisa para ter sucesso.

As habilidades que você decidir podem vir de várias fontes. Você pode avaliar as descrições de cargos ou a declaração de missão da organização. Você pode analisar as tendências do setor ou a satisfação do cliente. Não importa se são soft skills (por exemplo, inteligência emocional) ou hard skills (por exemplo, programação de IA).

O importante a ter em mente é que agora não é o momento de avaliar quais habilidades esse grupo possui ou não. É exatamente o que é necessário para prosperar a longo prazo. Depois de chegar a 5 a 10 habilidades que deseja priorizar, você pode passar para a próxima etapa.

Etapa 2: baixe seu modelo gratuito de análise de lacunas de habilidades

O restante das etapas a seguir aproveitará esse modelo do Excel.

Passo 3: Priorize e avalie a importância de cada habilidade

Esta é a diferença crítica com o nosso método que mencionamos anteriormente.

Embora todos os métodos de análise de lacunas de habilidades existentes levem em consideração a competência do funcionário em relação a diferentes habilidades, nenhum deles também leva em consideração a prioridade de cada habilidade.

Ao abrir o arquivo do Excel, você verá isso na primeira guia:

Pegue as habilidades que você identificou na etapa um e adicione-as em "Nome da habilidade". Em seguida, em “Importância da habilidade”, avalie cada habilidade em uma escala de 1 a 5, sendo 5 a habilidade mais importante para a equipe ou departamento e 1 a menos importante.

Pense com cuidado. Se você terminar com um monte de 4s e 5s, você não fez esta etapa corretamente. Idealmente, você deve terminar com classificações de importância em toda a escala.

Seu resultado final deve ficar mais ou menos assim:

Quando terminar, vá para a segunda guia na planilha: “Classificações de habilidades”.

Etapa 4: avalie a competência de cada funcionário para cada habilidade

Esta etapa é o pão com manteiga de sua análise, onde você avaliará a competência de cada funcionário atual para as habilidades identificadas.

Onde estiver escrito “[Nome da equipe/departamento]”, adicione a equipe ou o departamento que você está analisando e, em seguida, adicione os funcionários dessa equipe ou departamento abaixo — um para cada linha. Você notará que as habilidades inseridas na última etapa já foram preenchidas em colunas separadas nesta guia.

Para cada habilidade, avalie cada trabalhador em uma escala de 1 a 5: 1, o que significa que eles já dominam essa habilidade e 5, o que significa que eles não têm essa habilidade. Isso pode parecer retrógrado, mas, novamente, estamos tentando medir uma lacuna. Quanto maior o número, mais grave a lacuna.

Você pode obter classificações de competência usando várias fontes diferentes:

• Avaliações de desempenho
• Avaliação e testes de habilidades
• Pesquisas e entrevistas

Quaisquer que sejam os métodos usados, o resultado final deve ser algo assim:

Agora é hora de ver onde estão suas lacunas. Vá para a última guia da planilha: “Resultados”.

Etapa 5: analise os resultados para identificar oportunidades de qualificação

Sua guia "Resultados" ficará assim:

Os números em cada célula em que um funcionário e uma habilidade se cruzam são gerados pela multiplicação da importância da habilidade na primeira guia pela classificação de competência da habilidade na segunda guia. Quanto maior o número, maior a lacuna de habilidade. Ou, para pessoas visuais: vermelho é ruim, verde é bom.

A linha “Gap Total” na parte inferior resume a lacuna de habilidades para toda a sua equipe. No exemplo acima, você pode ver que liderança (315) e alfabetização digital (300) representam as maiores lacunas de habilidades. Observe que a inteligência emocional foi classificada como mais importante do que a alfabetização digital anteriormente (5 vs. 4), mas a classificação média de competência para alfabetização digital nesta equipe é muito menor do que a inteligência emocional, razão pela qual a alfabetização digital representa uma lacuna maior.

A coluna “Gap Total”, por outro lado, resume as lacunas de cada funcionário. No exemplo acima, você pode ver que Visão (117), Máquina de Combate (114) e Loki (113) precisam de mais trabalho.

É isso! Você fez uma análise de lacunas de habilidades.

Use nossa lista de verificação para ajudar com sua análise de lacunas de habilidades

Se você precisar de uma versão mais curta do que acabamos de descrever, dê uma olhada em nossa lista de verificação.

Próximas etapas com base nos resultados da sua análise de lacunas de habilidades

É claro que encontrar uma lacuna de habilidades não é o mesmo que preencher uma lacuna de habilidades. Depois de concluir sua análise, é hora de usar esses resultados para informar suas estratégias de aprendizado e contratação à medida que avança. Aqui estão apenas algumas maneiras de você fazer isso:

• Crie ou compre novos conteúdos de treinamento . Se você tiver um sistema de gerenciamento de aprendizado (LMS), poderá criar ou comprar cursos dedicados a melhorar as lacunas de habilidades específicas. Muitos fornecedores de LMS oferecem aos clientes uma biblioteca de cursos com conteúdo pré-fabricado para uma grande variedade de habilidades.
• Inicie um programa de mentoria . A outra grande coisa sobre uma análise de lacunas de habilidades é que ela informa quem já é adepto de habilidades específicas. Você pode usar essas informações para formar pares de funcionários em um programa de orientação e ajudá-los a ensinar habilidades importantes uns aos outros.
• Considere a força de trabalho contingente. Se certas habilidades difíceis forem impossíveis de desenvolver internamente, considere a contratação de trabalhadores temporários ou de meio período com essas habilidades para fortalecer rapidamente os processos e concluir os projetos que precisam de atenção imediata.
• Refine sua estratégia de recrutamento. Revise tudo – suas fontes de talentos, suas descrições de cargos, suas práticas de entrevista, seus modelos de avaliação de candidatos – para garantir que você está priorizando as habilidades certas em seus candidatos e preparando sua empresa para o sucesso a longo prazo.

Quando se trata de RH e gestão de talentos, as coisas estão mudando agora mais rápido do que podemos compreender.

Segundo o Fórum Econômico Mundial ^[6] , grande parte dos 10 melhores empregos de 2030 ainda nem existe. Ao realizar uma análise regular de lacunas de habilidades e ajustar suas estratégias de aprendizado e contratação de acordo, você pode preparar sua organização para enfrentar os golpes da disrupção.

Fontes

1. O mercado de trabalho não tem uma 'lacuna de habilidades' – tem uma lacuna de oportunidades, Brookings.edu
2. A escassez de habilidades digitais nos EUA é pior do que todos pensávamos, IndustryWeek
3. Relatório da Indústria de Treinamento de 2021, Revista de Treinamento
4. A transformação do T&D, LinkedIn
5. Maneiras eficazes de conduzir uma análise de lacunas de habilidades, recrutando diariamente
6. Os 10 melhores empregos do futuro - para 2030 e além, Fórum Econômico Mundial