Popraw analizę luk w umiejętnościach we właściwy sposób

Na poziomie makro toczy się gorąca debata na temat tego, czy naprawdę istnieje luka w umiejętnościach – luka między umiejętnościami, których potrzebują pracodawcy, a tymi, które mają do zaoferowania obecni pracownicy – ​​czy nie. Niektórzy twierdzą, że nigdy takiego nie było ^[1] , a problem wynika z kiepskich możliwości edukacyjnych dla amerykańskiej młodzieży. Inni twierdzą, że nie tylko istnieje, ale jest coraz gorzej ^[2] .

Jednak jako menedżer HR lub trener korporacyjny nie dbasz o poziom makro. Dbasz o własną firmę. Być może musisz natychmiast naprawić poważną lukę w umiejętnościach, aby konkurować, a może po prostu chcesz dowiedzieć się, jak ustalać priorytety budżetów szkoleniowych i rekrutacyjnych. Tak czy inaczej, opłaca się przeprowadzić analizę luki w umiejętnościach.

Wyjaśnimy, czym jest analiza luki w umiejętnościach, a następnie pokażemy, jak ją wykonać samodzielnie. (Nie żeby się chwalić, ale opracowaliśmy darmowy szablon Excela do pobrania, który dodaje kluczowy krok związany z wagą umiejętności, który zapewni Ci bardziej wykonalne wyniki niż inne metody.)

Weźmy się za to!

Co to jest analiza luki w umiejętnościach?

Analiza luki w umiejętnościach jest narzędziem do określania luk między umiejętnościami, które Twoi pracownicy posiadają dzisiaj, a umiejętnościami, których potrzebują, aby Twoja organizacja mogła osiągać swoje cele w przyszłości.

Przeprowadzanie regularnej analizy luki w umiejętnościach może pomóc Twojej organizacji na wiele sposobów:

• Analiza luki w umiejętnościach pomaga optymalnie wykorzystać budżet szkoleniowy. Firmy wydały średnio 1071 USD na pracownika na szkolenia w 2021 r. ^[3] . Firmy wydały aż 11% swojego budżetu szkoleniowego na narzędzia i technologie edukacyjne. Przeprowadzenie analizy luki w umiejętnościach może powiedzieć, jak ustalić priorytety wydatków szkoleniowych, aby uzyskać najlepsze wyniki.
• Poprawia retencję pracowników i wysiłki związane z wydajnością. Według badania LinkedIn z 2022 r. ^[4] szkolenia z zakresu przywództwa i zarządzania, a także podnoszenie i przekwalifikowywanie pracowników to dwa główne obszary zainteresowania ekspertów ds. uczenia się i rozwoju. Analiza luki w umiejętnościach może oznaczać początek inwestycji w tego typu programy, jednocześnie dając pracownikom umiejętności potrzebne do lepszego wykonywania swoich ról lub ubiegania się o awans w ramach organizacji.
• Przygotowuje Twoją firmę na poważne zakłócenia. Wyprzedzanie głównych umiejętności, które Twoja organizacja musi posiadać, aby przetrwać — niezależnie od tego, czy rozwijasz sztuczną inteligencję, czy analizujesz dane — zapewni, że nie będziesz się mieszać, gdy jest za późno, a konkurenci już się dostosowali.
• Informuje o Twojej długoterminowej strategii rekrutacyjnej. Niezależnie od umiejętności, których nie możesz rozwinąć wewnętrznie, musisz zatrudnić na zewnątrz. Analiza luki w umiejętnościach może pomóc w aktualizacji tych opisów stanowisk i wymagań dotyczących umiejętności, tak abyś mógł wprowadzić do organizacji odpowiednie osoby ^[5] .

Analiza luki w umiejętnościach może być skalowana w górę lub w dół, w zależności od dostępnych zasobów i potrzeb. Możesz wykonać jeden na całej organizacji, pojedynczym dziale lub pojedynczym pracowniku.

Jak przeprowadzić analizę luki umiejętności w 5 krokach?

Nasza metoda analizy luki w umiejętnościach jest podobna do wielu innych dostępnych metod, ale z jedną zasadniczą różnicą, która naszym zdaniem zapewnia bardziej wykonalne wyniki. Wyjaśnimy, na czym polega ta krytyczna różnica, gdy pojawi się ona w procesie oceny. Ale na razie po prostu idź dalej.

Robimy to w programie Microsoft Excel, aby zautomatyzować część matematyki. Dla uproszczenia zachowujemy się również tak, jakbyś przeprowadzał tę analizę na całym zespole lub dziale, a nie na pojedynczej osobie.

Krok 1: Określ umiejętności, których Twój zespół potrzebuje, aby odnieść sukces

Pierwszym krokiem przy każdej analizie luki w umiejętnościach jest spotkanie się z interesariuszami analizowanej grupy — prawdopodobnie kierownikiem działu lub kierownikiem zespołu — w celu ustalenia umiejętności potrzebnych grupie do odniesienia sukcesu.

Umiejętności, na które się zdecydujesz, mogą pochodzić z kilku źródeł. Możesz ocenić opisy stanowisk lub deklarację misji organizacji. Możesz analizować trendy w branży lub satysfakcję klientów. Nie ma znaczenia, czy są to umiejętności miękkie (np. inteligencja emocjonalna), czy twarde (np. programowanie AI).

Ważną rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że teraz nie jest czas na ocenę, jakie umiejętności posiada ta grupa, a jakie nie. Właśnie to jest potrzebne do długoterminowego rozwoju. Po wylądowaniu na 5 do 10 umiejętnościach, którym chcesz nadać priorytet, możesz przejść do następnego kroku.

Krok 2: Pobierz darmowy szablon analizy luk w umiejętnościach

W pozostałych krokach, które nastąpią, ten szablon programu Excel zostanie wykorzystany.

Krok 3: Ustal priorytety i oceń znaczenie każdej umiejętności

To jest krytyczna różnica w stosunku do naszej metody, o której wspomnieliśmy wcześniej.

Chociaż każda metoda analizy luki w umiejętnościach uwzględnia kompetencje pracowników w zakresie różnych umiejętności, żadna z nich nie uwzględnia również priorytetu każdej umiejętności.

Po otwarciu pliku Excel zobaczysz to na pierwszej karcie:

Weź umiejętności zidentyfikowane w kroku pierwszym i dodaj je w sekcji „Nazwa umiejętności”. Następnie w sekcji „Ważność umiejętności” oceń każdą umiejętność w skali od 1 do 5, gdzie 5 to najważniejsza umiejętność dla zespołu lub działu, a 1 najmniej ważna.

Myśl ostrożnie. Jeśli skończysz z kilkoma 4 i 5, nie zrobiłeś tego dobrze. Najlepiej byłoby otrzymać oceny ważności na całej skali.

Twój końcowy wynik powinien wyglądać mniej więcej tak:

Gdy skończysz, przejdź do drugiej karty w arkuszu kalkulacyjnym: „Oceny umiejętności”.

Krok 4: Oceń kompetencje każdego pracownika dla każdej umiejętności

Ten krok to chleb powszedni Twojej analizy, w której ocenisz kompetencje każdego obecnego pracownika w zakresie zidentyfikowanych umiejętności.

Tam, gdzie jest napisane „[Nazwa zespołu/działu]”, dodaj zespół lub dział, który analizujesz, a następnie dodaj pracowników z tego zespołu lub działu poniżej — po jednym w każdym wierszu. Zauważysz, że umiejętności wprowadzone w ostatnim kroku zostały już umieszczone w osobnych kolumnach na tej karcie.

Dla każdej umiejętności oceń każdego pracownika w skali od 1 do 5:1, co oznacza, że ​​już ją opanował, a 5, co oznacza, że ​​w ogóle jej nie posiada. To może brzmieć wstecz, ale znowu próbujemy zmierzyć lukę. Im wyższa liczba, tym większa luka.

Oceny kompetencji można wymyślić, korzystając z wielu różnych źródeł:

• Recenzje wydajności
• Oceny i testy umiejętności
• Ankiety i wywiady

Bez względu na to, jakich metod użyjesz, końcowy wynik powinien wyglądać mniej więcej tak:

Teraz nadszedł czas, aby zobaczyć, gdzie są twoje luki. Przejdź do ostatniej zakładki w arkuszu kalkulacyjnym: „Wyniki”.

Krok 5: Przeanalizuj wyniki, aby zidentyfikować możliwości poprawy umiejętności

Twoja zakładka „Wyniki” będzie wyglądać mniej więcej tak:

Liczby w każdej komórce, w której przecinają się pracownik i umiejętność, są generowane przez pomnożenie ważności umiejętności na pierwszej karcie przez ocenę kompetencji umiejętności na drugiej karcie. Im większa liczba, tym większa luka w umiejętnościach. Lub, dla osób wizualnych: czerwony jest zły, zielony jest dobry.

Wiersz „Całkowita luka” na dole podsumowuje lukę w umiejętnościach całego zespołu. W powyższym przykładzie widać, że przywództwo (315) i alfabetyzacja cyfrowa (300) stanowią największe luki w umiejętnościach. Należy zauważyć, że inteligencja emocjonalna była wcześniej oceniana jako ważniejsza niż alfabetyzacja cyfrowa (5 vs. 4), ale średnia ocena kompetencji cyfrowych w tym zespole jest znacznie niższa niż w przypadku inteligencji emocjonalnej, dlatego alfabetyzacja cyfrowa stanowi większą lukę.

Z kolei kolumna „Gap Total” podsumowuje luki dla każdego pracownika. W powyższym przykładzie widać, że Vision (117), War Machine (114) i Loki (113) potrzebują najwięcej pracy.

Otóż ​​to! Przeprowadziłeś analizę luki w umiejętnościach.

Skorzystaj z naszej listy kontrolnej, aby pomóc w analizie luki umiejętności

Jeśli potrzebujesz krótszej wersji tego, co właśnie opisaliśmy, spójrz na naszą listę kontrolną.

Kolejne kroki w oparciu o wyniki analizy luki umiejętności

Oczywiście znalezienie luki w umiejętnościach to nie to samo, co wypełnienie luki w umiejętnościach. Po zakończeniu analizy nadszedł czas, aby wykorzystać te wyniki do opracowania strategii uczenia się i zatrudniania w miarę postępów. Oto tylko kilka sposobów, w jakie możesz to zrobić:

• Utwórz lub kup nowe treści szkoleniowe . Jeśli posiadasz system zarządzania nauką (LMS), możesz tworzyć lub kupować kursy poświęcone poprawie konkretnych braków w umiejętnościach. Wielu dostawców LMS oferuje klientom bibliotekę kursów z gotowymi treściami dla szerokiej gamy umiejętności.
• Rozpocznij program mentorski . Inną wspaniałą cechą analizy luki w umiejętnościach jest to, że mówi ona, kto jest już biegły w określonych umiejętnościach. Możesz wykorzystać te informacje, aby połączyć pracowników w pary w programie mentorskim i pomóc im uczyć się nawzajem ważnych umiejętności.
• Weź pod uwagę warunkową siłę roboczą. Jeśli pewnych umiejętności twardych nie da się rozwinąć wewnętrznie, rozważ zatrudnienie pracowników tymczasowych lub zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin z tymi umiejętnościami, aby szybko usprawnić procesy i ukończyć projekty, które wymagają natychmiastowej uwagi.
• Dopracuj swoją strategię rekrutacyjną. Przejrzyj wszystko — źródła talentów, opisy stanowisk, praktyki związane z rozmowami kwalifikacyjnymi, szablony oceny kandydatów — aby upewnić się, że nadajesz priorytet odpowiednim umiejętnościom kandydatów do pracy i przygotowujesz firmę do długoterminowego sukcesu.

Jeśli chodzi o zarządzanie zasobami ludzkimi i talentami, rzeczy zmieniają się teraz szybciej, niż jesteśmy w stanie pojąć.

Według Światowego Forum Ekonomicznego ^[6] duża część z 10 najlepszych miejsc pracy w 2030 roku nawet jeszcze nie istnieje. Przeprowadzając regularną analizę luki w umiejętnościach i odpowiednio dostosowując strategie uczenia się i zatrudniania, możesz skonfigurować swoją organizację do działania w obliczu zakłóceń.

Źródła

1. Rynek pracy nie ma „luki w umiejętnościach” — ma lukę w możliwościach, Brookings.edu
2. Niedobór umiejętności cyfrowych w USA jest gorszy niż wszyscy myśleliśmy, IndustryWeek
3. Raport branży szkoleniowej 2021, magazyn szkoleniowy
4. Transformacja L&D, LinkedIn
5. Skuteczne sposoby przeprowadzania analizy luk w umiejętnościach, codziennej rekrutacji
6. 10 najlepszych miejsc pracy przyszłości — na rok 2030 i później, Światowe Forum Ekonomiczne