Verbessern Sie Ihre Qualifikationslückenanalyse auf die richtige Weise

Auf Makroebene gibt es eine heiße Debatte darüber, ob es wirklich eine Qualifikationslücke gibt – die Lücke zwischen den Fähigkeiten, die Arbeitgeber benötigen, und denen, die die derzeitigen Arbeitnehmer zu bieten haben – oder nicht. Einige argumentieren, dass es nie einen gegeben hat ^[1] , und das Problem rührt von den schlechten Bildungschancen für Amerikas Jugend her. Andere argumentieren, dass es nicht nur existiert, sondern dass es immer schlimmer wird ^[2] .

Als HR-Manager oder Corporate Trainer interessiert Sie die Makroebene jedoch nicht. Sie kümmern sich um Ihr eigenes Unternehmen. Vielleicht müssen Sie sofort eine große Qualifikationslücke schließen, um konkurrenzfähig zu sein, oder vielleicht möchten Sie einfach nur lernen, wie Sie Ihre Schulungs- und Einstellungsbudgets priorisieren. In jedem Fall lohnt es sich, eine Qualifikationslückenanalyse durchzuführen.

Wir erklären, was eine Qualifikationslückenanalyse ist, und zeigen Ihnen dann, wie Sie selbst eine durchführen. (Nicht um zu prahlen, aber wir haben eine kostenlose, herunterladbare Excel-Vorlage entwickelt, die einen entscheidenden Schritt in Bezug auf die Wichtigkeit der Fähigkeiten hinzufügt, der Ihnen umsetzbarere Ergebnisse einbringt als andere Methoden.)

Lasst uns anfangen!

Was ist eine Skills-Gap-Analyse?

Eine Skills-Gap-Analyse ist ein Werkzeug zur Bestimmung der Lücken zwischen den Fähigkeiten, über die Ihre Mitarbeiter heute verfügen, und den Fähigkeiten, die sie benötigen, damit Ihr Unternehmen seine Ziele in Zukunft erreichen kann.

Die Durchführung einer regelmäßigen Qualifikationslückenanalyse kann Ihrem Unternehmen auf verschiedene Weise helfen:

• Eine Skills-Gap-Analyse hilft Ihnen dabei, Ihr Weiterbildungsbudget optimal zu nutzen. Unternehmen gaben im Jahr 2021 durchschnittlich 1.071 USD pro Mitarbeiter für Schulungen aus ^[3] . Unternehmen gaben bis zu 11 % ihres Schulungsbudgets für Lerntools und -technologien aus. Eine Qualifikationslückenanalyse kann Ihnen Aufschluss darüber geben, wie Sie diese Schulungsausgaben priorisieren können, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
• Es verbessert die Mitarbeiterbindung und die Produktivitätsbemühungen. Laut einer LinkedIn-Studie aus dem Jahr 2022 ^[4] sind Führungs- und Managementtraining sowie die Weiterbildung und Umschulung von Mitarbeitern die beiden wichtigsten Anliegen von Lern- und Entwicklungsexperten. Eine Qualifikationslückenanalyse kann den Beginn von Investitionen in diese Art von Programmen markieren und den Arbeitnehmern die Fähigkeiten vermitteln, die sie benötigen, um ihre Aufgaben besser zu erfüllen oder Beförderungen innerhalb Ihres Unternehmens anzustreben.
• Es bereitet Ihr Unternehmen auf größere Störungen vor. Wenn Sie den wichtigsten Fähigkeiten voraus sind, die Ihr Unternehmen zum Überleben benötigt – sei es bei der Entwicklung von KI oder der Analyse von Daten –, stellen Sie sicher, dass Sie nicht ins Wanken geraten, wenn es zu spät ist und Ihre Konkurrenten sich bereits angepasst haben.
• Es informiert über Ihre langfristige Rekrutierungsstrategie. Alle Fähigkeiten, die Sie nicht intern entwickeln können, müssen Sie extern einstellen. Eine Qualifikationslückenanalyse kann Ihnen helfen, diese Stellenbeschreibungen und Qualifikationsanforderungen zu aktualisieren, damit Sie die richtigen Leute ^[5] in die Organisation bringen.

Eine Skills-Gap-Analyse kann je nach Bedarf und je nach verfügbaren Ressourcen und Anforderungen nach oben oder unten skaliert werden. Sie können eine für die gesamte Organisation, eine einzelne Abteilung oder einen einzelnen Mitarbeiter durchführen.

Wie man in 5 Schritten eine Skills-Gap-Analyse durchführt

Unsere Methode zur Analyse von Qualifikationslücken ähnelt vielen anderen Methoden, aber mit einem entscheidenden Unterschied, von dem wir glauben, dass er umsetzbarere Ergebnisse liefert. Wir werden erklären, was dieser kritische Unterschied ist, wenn er im Bewertungsprozess auftaucht. Aber jetzt folge einfach weiter.

Wir tun dies in Microsoft Excel, um einen Teil der Mathematik zu automatisieren. Der Einfachheit halber tun wir auch so, als würden Sie diese Analyse für ein ganzes Team oder eine ganze Abteilung und nicht für eine einzelne Person durchführen.

Schritt 1: Identifizieren Sie die Fähigkeiten, die Ihr Team braucht, um erfolgreich zu sein

Der erste Schritt bei jeder Analyse von Qualifikationslücken besteht darin, sich mit den Stakeholdern der Gruppe zu treffen, die Sie analysieren – wahrscheinlich ein Abteilungsleiter oder ein Teamleiter –, um herauszufinden, welche Fähigkeiten die Gruppe braucht, um erfolgreich zu sein.

Die Fähigkeiten, für die Sie sich entscheiden, können aus mehreren Quellen stammen. Sie könnten Stellenbeschreibungen oder das Leitbild der Organisation auswerten. Sie könnten Branchentrends oder die Kundenzufriedenheit analysieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Soft Skills (z. B. emotionale Intelligenz) oder Hard Skills (z. B. KI-Programmierung) handelt.

Es ist wichtig zu bedenken, dass jetzt nicht die Zeit ist, um zu beurteilen, welche Fähigkeiten diese Gruppe hat oder nicht hat. Es ist genau das, was benötigt wird, um langfristig erfolgreich zu sein. Sobald Sie bei 5 bis 10 Fähigkeiten gelandet sind, die Sie priorisieren möchten, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Schritt 2: Laden Sie Ihre kostenlose Vorlage zur Analyse von Qualifikationslücken herunter

Die restlichen folgenden Schritte nutzen diese Excel-Vorlage.

Schritt 3: Priorisieren und bewerten Sie die Wichtigkeit jeder Fähigkeit

Dies ist der entscheidende Unterschied zu unserer Methode, die wir bereits erwähnt haben.

Während jede Methode zur Analyse von Qualifikationslücken die Kompetenz der Mitarbeiter in Bezug auf verschiedene Fähigkeiten berücksichtigt, berücksichtigt keine von ihnen auch die Priorität jeder Fähigkeit.

Wenn Sie die Excel-Datei öffnen, sehen Sie dies im ersten Reiter:

Nehmen Sie die Fähigkeiten, die Sie in Schritt eins identifiziert haben, und fügen Sie sie unter „Name der Fähigkeit“ hinzu. Bewerten Sie dann unter „Bedeutung der Fähigkeiten“ jede Fähigkeit auf einer Skala von 1 bis 5, wobei 5 die wichtigste Fähigkeit für das Team oder die Abteilung und 1 die am wenigsten wichtige ist.

Denken Sie sorgfältig nach. Wenn Sie am Ende einen Haufen 4er und 5er haben, haben Sie diesen Schritt nicht richtig gemacht. Idealerweise sollten Sie am Ende Wichtigkeitsbewertungen über die gesamte Skala erhalten.

Ihr Endergebnis sollte in etwa so aussehen:

Wenn Sie fertig sind, fahren Sie mit dem zweiten Tab in der Tabelle fort: „Skill-Bewertungen“.

Schritt 4: Bewerten Sie die Kompetenz jedes Mitarbeiters für jede Fähigkeit

Dieser Schritt ist das A und O Ihrer Analyse, bei der Sie die Kompetenz jedes aktuellen Mitarbeiters für die von Ihnen identifizierten Fähigkeiten bewerten.

Fügen Sie dort, wo „[Team-/Abteilungsname]“ steht, das Team oder die Abteilung hinzu, die Sie analysieren, und fügen Sie dann unten die Mitarbeiter dieses Teams oder dieser Abteilung hinzu – einen für jede Zeile. Sie werden feststellen, dass die Fähigkeiten, die Sie im letzten Schritt eingegeben haben, bereits in separate Spalten auf dieser Registerkarte eingetragen wurden.

Bewerten Sie für jede Fähigkeit jeden Arbeiter auf einer Skala von 1 bis 5: 1, was bedeutet, dass er diese Fähigkeit bereits beherrscht, und 5, was bedeutet, dass er diese Fähigkeit überhaupt nicht besitzt. Das mag rückwärts klingen, aber wir versuchen auch hier, eine Lücke zu messen. Je höher die Zahl, desto größer die Lücke.

Sie können Kompetenzbewertungen aus verschiedenen Quellen erstellen:

• Leistungsbeurteilungen
• Kompetenzbeurteilungen und Tests
• Umfragen und Interviews

Welche Methoden Sie auch verwenden, das Endergebnis sollte in etwa so aussehen:

Jetzt ist es Zeit zu sehen, wo Ihre Lücken sind. Gehen Sie zur letzten Registerkarte in der Tabelle: „Ergebnisse“.

Schritt 5: Analysieren Sie die Ergebnisse, um Weiterbildungsmöglichkeiten zu identifizieren

Ihre Registerkarte „Ergebnisse“ sieht in etwa so aus:

Die Zahlen in jeder Zelle, in der sich ein Mitarbeiter und eine Fertigkeit schneiden, werden generiert, indem die Wichtigkeit der Fertigkeit auf der ersten Registerkarte mit der Kompetenzbewertung der Fertigkeit auf der zweiten Registerkarte multipliziert wird. Je größer die Zahl, desto größer die Qualifikationslücke. Oder für visuelle Leute: Rot ist schlecht, Grün ist gut.

Die Zeile „Gesamtlücke“ unten fasst die Qualifikationslücke für Ihr gesamtes Team zusammen. Im obigen Beispiel können Sie sehen, dass Führung (315) und digitale Kompetenz (300) die größten Qualifikationslücken darstellen. Beachten Sie, dass die emotionale Intelligenz früher als wichtiger als die digitale Kompetenz eingestuft wurde (5 gegenüber 4), aber die durchschnittliche Kompetenzbewertung für die digitale Kompetenz in diesem Team ist viel niedriger als die für die emotionale Intelligenz, weshalb die digitale Kompetenz eine größere Lücke darstellt.

Die Spalte „Gap Total“ hingegen summiert die Lücken pro Mitarbeiter. Im obigen Beispiel sehen Sie, dass Vision (117), War Machine (114) und Loki (113) die meiste Arbeit benötigen.

Das ist es! Sie haben eine Qualifikationslückenanalyse durchgeführt.

Verwenden Sie unsere Checkliste, um Ihre Qualifikationslückenanalyse zu unterstützen

Wenn Sie eine kürzere Version dessen benötigen, was wir gerade skizziert haben, werfen Sie einen Blick auf unsere Checkliste.

Nächste Schritte basierend auf den Ergebnissen Ihrer Qualifikationslückenanalyse

Natürlich ist das Finden einer Qualifikationslücke nicht dasselbe wie das Schließen einer Qualifikationslücke. Sobald Sie Ihre Analyse abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, diese Ergebnisse zu nutzen, um Ihre Lern- und Einstellungsstrategien zu informieren, während Sie vorankommen. Hier sind nur einige Möglichkeiten, wie Sie vorgehen können:

• Erstellen oder kaufen Sie neue Schulungsinhalte . Wenn Sie über ein Lernmanagementsystem (LMS) verfügen, können Sie Kurse erstellen oder kaufen, die sich der Verbesserung bestimmter Qualifikationslücken widmen. Viele LMS-Anbieter bieten Kunden eine Kursbibliothek mit vorgefertigten Inhalten für eine Vielzahl von Fähigkeiten.
• Starten Sie ein Mentorenprogramm . Die andere großartige Sache an einer Qualifikationslückenanalyse ist, dass sie Ihnen sagt, wer bereits in bestimmten Fähigkeiten versiert ist. Sie können diese Informationen verwenden, um Mitarbeiter in einem Mentorenprogramm zusammenzubringen und ihnen dabei zu helfen, sich gegenseitig wichtige Fähigkeiten beizubringen.
• Betrachten Sie die Zeitarbeitskräfte. Wenn bestimmte Hard Skills nicht intern entwickelt werden können, ziehen Sie die Einstellung von Zeitarbeitskräften oder Teilzeitkräften mit diesen Fähigkeiten in Betracht, um Prozesse schnell zu stützen und Projekte abzuschließen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
• Verfeinern Sie Ihre Recruiting-Strategie. Überprüfen Sie alles – Ihre Talentquellen, Ihre Stellenbeschreibungen, Ihre Vorgehensweisen bei Vorstellungsgesprächen, Ihre Vorlagen für die Kandidatenbewertung –, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Fähigkeiten Ihrer Bewerber priorisieren und Ihr Unternehmen langfristig auf Erfolg ausrichten.

Wenn es um Personal- und Talentmanagement geht, ändern sich die Dinge derzeit schneller, als wir begreifen können.

Laut Weltwirtschaftsforum ^[6] existiert ein Großteil der Top-10-Jobs des Jahres 2030 noch gar nicht. Indem Sie regelmäßig eine Qualifikationslückenanalyse durchführen und Ihre Lern- und Einstellungsstrategien entsprechend anpassen, können Sie Ihr Unternehmen darauf vorbereiten, mit den Schlägen der Disruption fertig zu werden.

Quellen

1. Der Arbeitsmarkt hat keine „Qualifikationslücke“ – er hat eine Chancenlücke, Brookings.edu
2. Der Mangel an digitalen Fähigkeiten in den USA ist schlimmer als wir alle dachten, IndustryWeek
3. 2021 Training Industry Report, Trainingsmagazin
4. Die Transformation von L&D, LinkedIn
5. Effektive Methoden zur Durchführung einer Qualifikationslückenanalyse, Rekrutierung täglich
6. Top 10 Jobs der Zukunft – für 2030 und darüber hinaus, Weltwirtschaftsforum