Améliorez votre analyse des écarts de compétences de la bonne manière

Publié: 2022-10-01

Il y a un débat houleux au niveau macro sur la question de savoir s'il y a vraiment un déficit de compétences – l'écart entre les compétences dont les employeurs ont besoin et celles que les employés actuels ont à offrir – ou non. Certains prétendent qu'il n'y en a jamais eu [1] , et que le problème découle des faibles possibilités d'éducation pour la jeunesse américaine. D'autres affirment que non seulement cela existe, mais que cela s'aggrave [2] .

En tant que responsable des ressources humaines ou formateur en entreprise, vous ne vous souciez pas du niveau macro. Vous vous souciez de votre propre entreprise. Peut-être avez-vous besoin de combler immédiatement un important déficit de compétences pour être compétitif, ou peut-être voulez-vous simplement apprendre à hiérarchiser vos budgets de formation et d'embauche. Quoi qu'il en soit, il est avantageux de faire une analyse des lacunes en matière de compétences.

Nous vous expliquerons ce qu'est une analyse des lacunes en matière de compétences, puis vous montrerons comment en faire une vous-même. (Ne pas se vanter, mais nous avons développé un modèle Excel téléchargeable gratuit qui ajoute une étape cruciale liée à l'importance des compétences qui vous donnera des résultats plus exploitables que d'autres méthodes.)

Allons-y !

Qu'est-ce qu'une analyse des écarts de compétences ?

Une analyse des écarts de compétences est un outil permettant de déterminer les écarts entre les compétences que vos employés possèdent aujourd'hui et les compétences dont ils ont besoin pour que votre organisation atteigne ses objectifs à l'avenir.

La réalisation d'une analyse régulière des lacunes en matière de compétences peut aider votre organisation de plusieurs façons :

  • Une analyse des écarts de compétences vous aide à tirer le meilleur parti de votre budget de formation. Les entreprises ont dépensé en moyenne 1 071 $ par employé pour la formation en 2021 [3] . Les entreprises ont consacré jusqu'à 11 % de leur budget de formation aux outils et technologies d'apprentissage. Une analyse des lacunes en matière de compétences peut vous indiquer comment hiérarchiser ces dépenses de formation pour obtenir les meilleurs résultats.
  • Il améliore la rétention des travailleurs et les efforts de productivité. Selon une étude LinkedIn de 2022 [4] , la formation au leadership et à la gestion, ainsi que le perfectionnement et la reconversion des employés, sont les deux principaux domaines de préoccupation des experts en apprentissage et en développement. Une analyse des écarts de compétences peut marquer le début des investissements dans ces types de programmes tout en donnant aux travailleurs les compétences dont ils ont besoin pour mieux performer dans leurs rôles ou rechercher des promotions au sein de votre organisation.
  • Il prépare votre entreprise à des perturbations majeures. Garder une longueur d'avance sur les principales compétences dont votre organisation a besoin pour survivre, qu'il s'agisse de développer l'IA ou d'analyser des données, vous assurera de ne pas vous précipiter lorsqu'il est trop tard et que vos concurrents se sont déjà adaptés.
  • Il informe votre stratégie de recrutement à long terme. Quelles que soient les compétences que vous ne pouvez pas développer en interne, vous devrez embaucher en externe. Une analyse des lacunes en matière de compétences peut vous aider à mettre à jour ces descriptions de poste et ces exigences en matière de compétences afin de recruter les bonnes personnes [5] dans l'organisation.

Une analyse des lacunes en matière de compétences peut être élargie ou réduite selon les besoins en fonction des ressources et des besoins disponibles. Vous pouvez en effectuer une sur l'ensemble de l'organisation, un seul service ou un travailleur individuel.

Comment faire une analyse des écarts de compétences en 5 étapes

Notre méthode d'analyse des écarts de compétences est similaire à de nombreuses autres méthodes, mais avec une différence essentielle qui, selon nous, offre des résultats plus exploitables. Nous expliquerons quelle est cette différence critique lorsqu'elle apparaîtra dans le processus d'évaluation. Mais pour l'instant, suivez simplement.

Nous faisons cela dans Microsoft Excel pour automatiser une partie des calculs. Par souci de simplicité, nous agissons également comme si vous effectuiez cette analyse sur l'ensemble d'une équipe ou d'un service plutôt que sur un individu.

Étape 1 : Identifiez les compétences dont votre équipe a besoin pour réussir

La première étape de toute analyse des lacunes en matière de compétences consiste à rencontrer les parties prenantes du groupe que vous analysez, probablement un chef de service ou un chef d'équipe, pour déterminer les compétences dont le groupe a besoin pour réussir.

Les compétences que vous choisissez peuvent provenir de plusieurs sources. Vous pouvez évaluer les descriptions de poste ou l'énoncé de mission de l'organisation. Vous pourriez analyser les tendances de l'industrie ou la satisfaction des clients. Peu importe qu'il s'agisse de compétences non techniques (par exemple, l'intelligence émotionnelle) ou de compétences techniques (par exemple, la programmation de l'IA).

La chose importante à garder à l'esprit est que ce n'est pas le moment d'évaluer les compétences que ce groupe possède ou non. C'est juste ce qu'il faut pour prospérer à long terme. Une fois que vous avez atterri sur 5 à 10 compétences que vous souhaitez prioriser, vous pouvez passer à l'étape suivante.

Étape 2 : Téléchargez votre modèle gratuit d'analyse des lacunes en matière de compétences

Le reste des étapes qui suivent tireront parti de ce modèle Excel.

Étape 3 : hiérarchiser et évaluer l'importance de chaque compétence

C'est la différence critique avec notre méthode que nous avons mentionnée plus tôt.

Bien que toutes les méthodes d'analyse des lacunes en matière de compétences tiennent compte des compétences des employés concernant différentes compétences, aucune d'entre elles ne prend également en compte la priorité de chaque compétence.

Lorsque vous ouvrez le fichier Excel, vous verrez ceci dans le premier onglet :

Prenez les compétences que vous avez identifiées à la première étape et ajoutez-les sous "Nom de la compétence". Ensuite, sous "Importance des compétences", évaluez chaque compétence sur une échelle de 1 à 5, 5 étant la compétence la plus importante pour l'équipe ou le service et 1 la moins importante.

Réfléchissez bien. Si vous vous retrouvez avec un tas de 4 et 5, vous n'avez pas bien fait cette étape. Idéalement, vous devriez vous retrouver avec des cotes d'importance sur toute l'échelle.

Votre résultat final devrait ressembler à ceci :

Une fois que vous avez terminé, passez au deuxième onglet de la feuille de calcul : "Skill Ratings".

Étape 4 : Évaluez la compétence de chaque employé pour chaque compétence

Cette étape est le pain et le beurre de votre analyse, où vous évaluerez la compétence de chaque employé actuel pour les compétences que vous avez identifiées.

Là où il est écrit "[Nom de l'équipe/du service]", ajoutez l'équipe ou le service que vous analysez, puis ajoutez les employés de cette équipe ou de ce service ci-dessous, un pour chaque ligne. Vous remarquerez que les compétences que vous avez saisies à la dernière étape ont déjà été renseignées dans des colonnes distinctes de cet onglet.

Pour chaque compétence, évaluez chaque travailleur sur une échelle de 1 à 5 : 1, ce qui signifie qu'il maîtrise déjà cette compétence, et 5, ce qui signifie qu'il ne possède pas du tout cette compétence. Cela peut sembler rétrograde, mais encore une fois, nous essayons de mesurer un écart. Plus le nombre est élevé, plus l'écart est important.

Vous pouvez proposer des évaluations de compétences en utilisant un certain nombre de sources différentes :

  • Évaluations des performances
  • Bilans et tests de compétences
  • Sondages et entretiens

Quelles que soient les méthodes que vous utilisez, le résultat final devrait ressembler à ceci :

Il est maintenant temps de voir où se situent vos lacunes. Dirigez-vous vers le dernier onglet de la feuille de calcul : "Résultats".

Étape 5 : Analyser les résultats pour identifier les opportunités de perfectionnement

Votre onglet "Résultats" ressemblera à ceci :

Les nombres dans chaque cellule où un employé et une compétence se croisent sont générés en multipliant l'importance de la compétence dans le premier onglet par la cote de compétence dans le deuxième onglet. Plus le nombre est grand, plus l'écart de compétences est grand. Ou, pour les visuels : le rouge est mauvais, le vert est bon.

La ligne "Gap Total" en bas résume l'écart de compétences pour l'ensemble de votre équipe. Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir que le leadership (315) et la littératie numérique (300) représentent les plus grandes lacunes en matière de compétences. Notez que l'intelligence émotionnelle a été jugée plus importante que la littératie numérique plus tôt (5 contre 4), mais la note moyenne de compétence pour la littératie numérique de cette équipe est bien inférieure à celle de l'intelligence émotionnelle, c'est pourquoi la littératie numérique représente un écart plus important.

La colonne "Gap Total", quant à elle, résume les écarts pour chaque employé. Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir que Vision (117), War Machine (114) et Loki (113) nécessitent le plus de travail.

C'est ça! Vous avez effectué une analyse des lacunes en matière de compétences.

Utilisez notre liste de contrôle pour vous aider dans votre analyse des lacunes en matière de compétences

Si vous avez besoin d'une version plus courte de ce que nous venons de décrire, consultez notre liste de contrôle.

Prochaines étapes en fonction des résultats de votre analyse des lacunes en matière de compétences

Bien sûr, trouver un manque de compétences n'est pas la même chose que combler un manque de compétences. Une fois que vous avez terminé votre analyse, il est temps d'utiliser ces résultats pour éclairer vos stratégies d'apprentissage et d'embauche à mesure que vous progressez. Voici quelques façons de procéder :

  • Créez ou achetez de nouveaux contenus de formation . Si vous disposez d'un système de gestion de l'apprentissage (LMS), vous pouvez créer ou acheter des cours dédiés à l'amélioration de lacunes de compétences spécifiques. De nombreux fournisseurs de LMS proposent aux clients une bibliothèque de cours avec un contenu prédéfini pour une grande variété de compétences.
  • Démarrer un programme de mentorat . L'autre avantage d'une analyse des écarts de compétences est qu'elle vous indique qui est déjà apte à des compétences spécifiques. Vous pouvez utiliser ces informations pour jumeler des travailleurs dans un programme de mentorat et les aider à s'enseigner mutuellement des compétences importantes.
  • Considérez la main-d'œuvre occasionnelle. S'il est impossible de développer certaines compétences spécialisées en interne, envisagez d'embaucher des travailleurs temporaires ou à temps partiel possédant ces compétences pour renforcer rapidement les processus et mener à bien les projets qui nécessitent une attention immédiate.
  • Affinez votre stratégie de recrutement. Passez en revue tout - vos sources de talents, vos descriptions de poste, vos pratiques d'entretien, vos modèles d'évaluation des candidats - pour vous assurer que vous accordez la priorité aux bonnes compétences chez vos candidats et que vous préparez votre entreprise pour le succès à long terme.

En ce qui concerne la gestion des ressources humaines et des talents, les choses changent actuellement plus rapidement que nous ne pouvons le comprendre.

Selon le Forum économique mondial [6] , une grande partie des 10 premiers emplois de 2030 n'existent même pas encore. En effectuant une analyse régulière des écarts de compétences et en ajustant vos stratégies d'apprentissage et d'embauche en conséquence, vous pouvez préparer votre organisation à faire face aux perturbations.

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Sources

  1. Le marché du travail n'a pas de «déficit de compétences» - il a un déficit d'opportunités, Brookings.edu
  2. La pénurie de compétences numériques aux États-Unis est pire que nous ne le pensions tous, IndustryWeek
  3. Rapport sur l'industrie de la formation 2021, Magazine de formation
  4. La transformation du L&D, LinkedIn
  5. Des moyens efficaces pour effectuer une analyse des lacunes en matière de compétences, recruter au quotidien
  6. Top 10 des emplois du futur — Pour 2030 et au-delà, Forum économique mondial