ปรับปรุงทักษะของคุณ การวิเคราะห์ช่องว่างในทางที่ถูกต้อง

มีการถกเถียงกันอย่างเผ็ดร้อนในระดับมหภาคว่ามีช่องว่างด้านทักษะจริงๆ หรือไม่—ช่องว่างระหว่างทักษะที่นายจ้างต้องการกับทักษะที่พนักงานปัจจุบันมีให้—หรือไม่ บางคนโต้แย้งว่าไม่เคยมี ^[1] และปัญหาเกิดจากโอกาสทางการศึกษาที่ไม่ดีสำหรับเยาวชนของอเมริกา คนอื่นแย้งว่าไม่เพียงมีอยู่จริง แต่มันแย่ลงเรื่อยๆ ^[2] .

ในฐานะผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้ฝึกสอนองค์กร คุณไม่สนใจระดับมหภาค คุณใส่ใจบริษัทของคุณเอง บางทีคุณอาจต้องแก้ไขช่องว่างทักษะที่สำคัญทันทีเพื่อแข่งขัน หรือบางทีคุณอาจต้องการเรียนรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงบประมาณการฝึกอบรมและการจ้างงานของคุณ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด การวิเคราะห์ช่องว่างทักษะก็คุ้มค่า

เราจะอธิบายว่าการวิเคราะห์ช่องว่างทักษะคืออะไร แล้วแสดงวิธีทำด้วยตัวเอง (ไม่ได้โม้ แต่เราได้พัฒนาเทมเพลต Excel ที่ดาวน์โหลดได้ฟรี ซึ่งเพิ่มขั้นตอนสำคัญที่เกี่ยวข้องกับความสำคัญของทักษะซึ่งจะทำให้คุณได้รับผลลัพธ์ที่นำไปปฏิบัติได้มากกว่าวิธีอื่นๆ)

ไปกันเถอะ!

การวิเคราะห์ช่องว่างทักษะคืออะไร?

การวิเคราะห์ช่องว่างทักษะเป็นเครื่องมือสำหรับกำหนดช่องว่างระหว่างทักษะที่พนักงานของคุณมีในปัจจุบันและทักษะที่จำเป็นสำหรับองค์กรของคุณเพื่อบรรลุเป้าหมายในอนาคต

การวิเคราะห์ช่องว่างทักษะเป็นประจำสามารถช่วยองค์กรของคุณได้หลายวิธี:

• การวิเคราะห์ช่องว่างทักษะช่วยให้คุณใช้งบประมาณการฝึกอบรมให้เกิดประโยชน์สูงสุด บริษัทต่างๆ ใช้จ่ายเฉลี่ย 1,071 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนในการฝึกอบรมในปี 2564 ^[3] บริษัทต่างๆ ใช้งบประมาณการฝึกอบรมมากถึง 11% ไปกับเครื่องมือและเทคโนโลยีการเรียนรู้ การวิเคราะห์ช่องว่างทักษะสามารถบอกวิธีจัดลำดับความสำคัญของการใช้จ่ายในการฝึกอบรมเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
• ช่วยเพิ่มการรักษาพนักงานและความพยายามในการผลิต จากการศึกษาของ LinkedIn ในปี 2022 ^[4] การฝึกอบรมความเป็นผู้นำและการจัดการ ตลอดจนการเพิ่มทักษะและการปรับทักษะพนักงาน เป็นประเด็นสำคัญสองประการที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการเรียนรู้และการพัฒนากังวล การวิเคราะห์ช่องว่างทักษะสามารถเป็นจุดเริ่มต้นของการลงทุนในโครงการประเภทดังกล่าว ขณะเดียวกันก็ให้ทักษะที่จำเป็นแก่พนักงานเพื่อให้ทำงานได้ดีขึ้นในบทบาทของตน หรือแสวงหาการเลื่อนตำแหน่งจากภายในองค์กรของคุณ
• มันเตรียมบริษัทของคุณให้พร้อมสำหรับการหยุดชะงักครั้งใหญ่ การเป็นผู้นำในทักษะสำคัญๆ ที่องค์กรของคุณจำเป็นต้องมีเพื่อความอยู่รอด ไม่ว่าจะเป็นการพัฒนา AI หรือการวิเคราะห์ข้อมูล จะช่วยรับประกันว่าคุณจะไม่ต้องดิ้นรนเมื่อสายเกินไปและคู่แข่งของคุณได้ปรับตัวแล้ว
• มันแจ้งกลยุทธ์การสรรหาระยะยาวของคุณ ทักษะใดก็ตามที่คุณไม่สามารถพัฒนาภายในได้ คุณจะต้องจ้างจากภายนอก การวิเคราะห์ช่องว่างทักษะสามารถช่วยคุณอัปเดตรายละเอียดงานและข้อกำหนดด้านทักษะเหล่านั้น เพื่อที่คุณจะได้นำคนที่เหมาะสม ^[5] เข้ามาในองค์กร

การวิเคราะห์ช่องว่างทักษะสามารถขยายขนาดขึ้นหรือลงได้ตามความจำเป็นขึ้นอยู่กับทรัพยากรและความต้องการที่มีอยู่ คุณสามารถดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งในทั้งองค์กร แผนกเดียว หรือผู้ปฏิบัติงานแต่ละคน

วิธีวิเคราะห์ช่องว่างทักษะใน 5 ขั้นตอน

วิธีวิเคราะห์ช่องว่างทักษะของเราคล้ายกับวิธีอื่นๆ แต่มีความแตกต่างที่สำคัญอย่างหนึ่งที่เราเชื่อว่าให้ผลลัพธ์ที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงมากกว่า เราจะอธิบายว่าความแตกต่างที่สำคัญนั้นคืออะไรเมื่อปรากฏขึ้นในกระบวนการประเมิน แต่เดี๋ยวตามไปครับ

เรากำลังดำเนินการนี้ใน Microsoft Excel เพื่อทำให้คณิตศาสตร์บางส่วนเป็นแบบอัตโนมัติ เพื่อความง่าย เรายังดำเนินการเสมือนว่าคุณกำลังดำเนินการวิเคราะห์นี้กับทั้งทีมหรือแผนกแทนที่จะเป็นรายบุคคล

ขั้นตอนที่ 1: ระบุทักษะที่ทีมของคุณต้องการเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

ขั้นตอนแรกในการวิเคราะห์ช่องว่างทักษะคือการพบปะกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของกลุ่มที่คุณกำลังวิเคราะห์ ซึ่งอาจเป็นหัวหน้าแผนกหรือหัวหน้าทีม เพื่อค้นหาทักษะที่กลุ่มต้องการเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

ทักษะที่คุณตัดสินใจอาจมาจากหลายแหล่ง คุณสามารถประเมินรายละเอียดงานหรือพันธกิจขององค์กรได้ คุณสามารถวิเคราะห์แนวโน้มอุตสาหกรรมหรือความพึงพอใจของลูกค้า ไม่สำคัญว่าพวกเขาจะเป็นทักษะที่อ่อนนุ่ม (เช่น ความฉลาดทางอารมณ์) หรือทักษะที่ยาก (เช่น การเขียนโปรแกรม AI)

สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือตอนนี้ไม่ใช่เวลามาประเมินทักษะที่กลุ่มนี้ทำหรือไม่มี เป็นเพียงสิ่งที่จำเป็นสำหรับการเติบโตในระยะยาว เมื่อคุณได้ทักษะ 5 ถึง 10 ทักษะที่คุณต้องการจัดลำดับความสำคัญแล้ว คุณสามารถไปยังขั้นตอนต่อไปได้

ขั้นตอนที่ 2: ดาวน์โหลดเทมเพลตการวิเคราะห์ช่องว่างทักษะฟรีของคุณ

ขั้นตอนที่เหลือที่ตามมาจะใช้เทมเพลต Excel นี้

ขั้นตอนที่ 3: จัดลำดับความสำคัญและให้คะแนนความสำคัญของแต่ละทักษะ

นี่คือข้อแตกต่างที่สำคัญกับวิธีการของเราที่เรากล่าวถึงก่อนหน้านี้

แม้ว่าวิธีการวิเคราะห์ช่องว่างทักษะทุกวิธีจะมีปัจจัยใน ความสามารถ ของพนักงานเกี่ยวกับทักษะที่แตกต่างกัน แต่ก็ไม่มีปัจจัยใดในการ จัดลำดับความสำคัญ ของแต่ละทักษะด้วย

เมื่อคุณเปิดไฟล์ Excel คุณจะเห็นสิ่งนี้ในแท็บแรก:

ใช้ทักษะที่คุณระบุในขั้นตอนที่หนึ่งและเพิ่มภายใต้ "ชื่อทักษะ" จากนั้น ในส่วน "ความสำคัญของทักษะ" ให้ให้คะแนนแต่ละทักษะในระดับ 1 ถึง 5 โดย 5 เป็นทักษะที่สำคัญที่สุดสำหรับทีมหรือแผนก และ 1 เป็นทักษะที่สำคัญที่สุดน้อยที่สุด

คิดอย่างรอบคอบ. หากคุณลงเอยด้วย 4 และ 5 จำนวนมาก แสดงว่าคุณทำขั้นตอนนี้ไม่ถูกต้อง ตามหลักการแล้ว คุณควรลงเอยด้วยการให้คะแนนความสำคัญในทุกระดับ

ผลลัพธ์สุดท้ายของคุณควรมีลักษณะดังนี้:

เมื่อเสร็จแล้ว ไปที่แท็บที่สองในสเปรดชีต: “การให้คะแนนทักษะ”

ขั้นตอนที่ 4: ประเมินความสามารถของพนักงานทุกคนในแต่ละทักษะ

ขั้นตอนนี้เป็นส่วนสำคัญในการวิเคราะห์ของคุณ ซึ่งคุณจะประเมินความสามารถของพนักงานปัจจุบันแต่ละคนสำหรับทักษะที่คุณระบุ

ในที่ที่ระบุว่า “[ชื่อทีม/แผนก]” ให้เพิ่มทีมหรือแผนกที่คุณกำลังวิเคราะห์ จากนั้นเพิ่มพนักงานในทีมหรือแผนกนั้นด้านล่าง หนึ่งคนสำหรับแต่ละแถว คุณจะสังเกตเห็นว่าทักษะที่คุณป้อนในขั้นตอนสุดท้ายได้รับการเติมลงในคอลัมน์แยกต่างหากบนแท็บนี้แล้ว

สำหรับแต่ละทักษะ ประเมินคนงานแต่ละคนในระดับ 1 ถึง 5: 1 ซึ่งหมายความว่าพวกเขาเชี่ยวชาญทักษะนั้นแล้ว และ 5 หมายความว่าพวกเขาไม่มีทักษะนั้นเลย นั่นอาจฟังดูย้อนหลัง แต่อีกครั้ง เรากำลังพยายามวัดช่องว่าง ยิ่งจำนวนสูงช่องว่างยิ่งรุนแรง

คุณสามารถสร้างการจัดอันดับความสามารถโดยใช้แหล่งข้อมูลต่างๆ มากมาย:

• รีวิวประสิทธิภาพ
• การประเมินทักษะและการทดสอบ
• แบบสำรวจและสัมภาษณ์

ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีใดก็ตาม ผลลัพธ์สุดท้ายควรมีลักษณะดังนี้:

ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะดูว่าช่องว่างของคุณอยู่ที่ไหน ไปที่แท็บสุดท้ายในสเปรดชีต: “ผลลัพธ์”

ขั้นตอนที่ 5: วิเคราะห์ผลลัพธ์เพื่อระบุโอกาสในการเพิ่มทักษะ

แท็บ "ผลลัพธ์" ของคุณจะมีลักษณะดังนี้:

ตัวเลขในแต่ละเซลล์ที่พนักงานและทักษะตัดกันจะถูกสร้างขึ้นโดยการคูณความสำคัญของทักษะในแท็บแรกด้วยการจัดอันดับความสามารถของทักษะในแท็บที่สอง ยิ่งตัวเลขมากเท่าไร ช่องว่างของทักษะก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น หรือสำหรับคนที่ชอบสายตา: สีแดงไม่ดี สีเขียวคือดี

แถว "Gap Total" ที่ด้านล่างจะสรุปช่องว่างทักษะสำหรับทั้งทีมของคุณ ในตัวอย่างข้างต้น คุณจะเห็นความเป็นผู้นำ (315) และความรู้ด้านดิจิทัล (300) แสดงถึงช่องว่างด้านทักษะที่ใหญ่ที่สุด โปรดทราบว่าความฉลาดทางอารมณ์ได้รับการจัดอันดับว่ามีความสำคัญมากกว่าการรู้หนังสือดิจิทัลก่อนหน้านี้ (5 เทียบกับ 4) แต่คะแนนความสามารถโดยเฉลี่ยสำหรับการรู้หนังสือดิจิทัลในทีมนี้ต่ำกว่าความฉลาดทางอารมณ์มาก ซึ่งเป็นสาเหตุที่การรู้หนังสือดิจิทัลแสดงถึงช่องว่างที่ใหญ่กว่า

ในทางกลับกัน คอลัมน์ "Gap Total" จะสรุปช่องว่างสำหรับพนักงานแต่ละคน ในตัวอย่างข้างต้น คุณจะเห็นว่า Vision (117), War Machine (114) และ Loki (113) ต้องการงานมากที่สุด

แค่นั้นแหละ! คุณได้ทำการวิเคราะห์ช่องว่างทักษะแล้ว

ใช้รายการตรวจสอบของเราเพื่อช่วยในการวิเคราะห์ช่องว่างทักษะของคุณ

หากคุณต้องการเวอร์ชันที่สั้นกว่าของสิ่งที่เราเพิ่งสรุปไว้ โปรดดูที่รายการตรวจสอบของเรา

ขั้นตอนถัดไปตามผลการวิเคราะห์ช่องว่างทักษะของคุณ

แน่นอน การหาช่องว่างทักษะไม่เหมือนกับการเติมช่องว่างทักษะ เมื่อคุณวิเคราะห์เสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะใช้ผลลัพธ์เหล่านั้นเพื่อแจ้งกลยุทธ์การเรียนรู้และการจ้างงานของคุณในขณะที่คุณก้าวไปข้างหน้า นี่เป็นเพียงไม่กี่วิธีที่คุณสามารถทำได้:

• สร้างหรือซื้อเนื้อหาการฝึกอบรมใหม่ หากคุณมีระบบบริหารจัดการการเรียนรู้ (LMS) คุณสามารถสร้างหรือซื้อหลักสูตรที่อุทิศให้กับการปรับปรุงช่องว่างทักษะเฉพาะ ผู้จำหน่าย LMS หลายรายเสนอไลบรารีหลักสูตรให้กับลูกค้าด้วยเนื้อหาที่สร้างไว้ล่วงหน้าสำหรับทักษะที่หลากหลาย
• เริ่มโปรแกรมพี่เลี้ยง สิ่งที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งเกี่ยวกับการวิเคราะห์ช่องว่างทักษะคือมันบอกคุณว่าใครที่เชี่ยวชาญในทักษะเฉพาะเจาะจงอยู่แล้ว คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อจับคู่พนักงานในโครงการให้คำปรึกษาและช่วยพวกเขาสอนทักษะที่สำคัญให้กันและกัน
• พิจารณาพนักงานชั่วคราว หากทักษะที่ยากบางอย่างไม่สามารถพัฒนาภายในได้ ให้พิจารณาจ้างพนักงานชั่วคราวหรือพาร์ทไทม์ที่มีทักษะเหล่านั้นเพื่อเร่งกระบวนการและดำเนินโครงการให้เสร็จอย่างรวดเร็วซึ่งต้องได้รับความสนใจในทันที
• ปรับแต่งกลยุทธ์การสรรหาของคุณ ตรวจทานทุกอย่าง—แหล่งพรสวรรค์ของคุณ คำอธิบายงานของคุณ การฝึกสัมภาษณ์ เทมเพลตการประเมินผู้สมัครของคุณ—เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังจัดลำดับความสำคัญของทักษะที่เหมาะสมในตัวผู้สมัครงานของคุณ และทำให้ธุรกิจของคุณประสบความสำเร็จในระยะยาว

เมื่อพูดถึง HR และการจัดการความสามารถ สิ่งต่างๆ กำลังเปลี่ยนแปลงไปเร็วกว่าที่เราจะเข้าใจได้

จากข้อมูลของ World Economic Forum ^[6] ตำแหน่งงาน 10 อันดับแรกของปี 2030 ส่วนใหญ่ยังไม่มีอยู่จริง ด้วยการวิเคราะห์ช่องว่างทักษะอย่างสม่ำเสมอ และการปรับกลยุทธ์การเรียนรู้และการจ้างงานของคุณตามลำดับ คุณสามารถตั้งค่าองค์กรของคุณให้พร้อมรับมือกับการหยุดชะงัก

แหล่งที่มา

1. ตลาดแรงงานไม่มี 'ช่องว่างของทักษะ' — มีช่องว่างของโอกาส, Brookings.edu
2. การขาดแคลนทักษะด้านดิจิทัลของสหรัฐฯ เลวร้ายยิ่งกว่าที่เราคิด IndustryWeek
3. รายงานอุตสาหกรรมการฝึกอบรมปี 2564 นิตยสาร การฝึกอบรม
4. การเปลี่ยนแปลงของ L&D, LinkedIn
5. วิธีที่มีประสิทธิภาพในการวิเคราะห์ช่องว่างทักษะ การสรรหารายวัน
6. 10 สุดยอดงานแห่งอนาคต — สำหรับปี 2030 และปีต่อๆ ไป World Economic Forum