7 sfaturi de scriere a propunerilor de afaceri pentru a transmite mai bine mesajul dvs

Scrierea în limbaj simplu, cunoscută și sub numele de engleză simplă, este exact ceea ce sună – scrieți clar și concis, astfel încât cititorii să poată înțelege cu ușurință ceea ce încercați să spuneți. În contextul propunerilor de afaceri, scrierea în limbaj simplu se referă la eliminarea oricărei ambiguități, limbaj confuz și jargon din scrierea propunerii dvs.

Limbajul simplu face propunerea dvs. mai ușor de înțeles, mai ușor de reținut și mai ușor pentru cumpărător să spună da.

Pentru a vă transmite mesajul și pentru a ajuta oamenii să-l amintească, țineți cont de aceste șapte sfaturi (și reguli gramaticale) atunci când scrieți o propunere:

Sfaturi pentru scrierea propunerilor în limbaj simplu:

1. Folosește termeni simpli

2. Cuvintele pozitive peste cele negative

3. Conectori simpli în loc de șiruri de cuvinte

4. Verbe active > verbe pasive

5. Verbe mai precise, substantive mai puțin abstracte

6. Cuvinte scurte, de zi cu zi, nu lungi, academice

7. Folosiți propoziții scurte cu o idee principală

1. Foloseste termeni simpli, concreti, nu dificili, abstracti

Cu toții am auzit expresia „Mai puțin înseamnă mai mult”, iar propunerile de afaceri nu fac excepție. Menținerea simplă a scrierii propunerii face mai probabil ca potențialele dvs. să înțeleagă punctul pe care încercați să îl transmiteți. Puteți folosi termeni din industrie și cuvinte tehnice, dar ar trebui să încercați să le mențineți la minimum, cu excepția cazului în care clientul dvs. este un expert sau sunteți sigur că știu despre ce vorbiți.

Acest lucru este deosebit de important atunci când aveți de-a face cu potențiali care nu sunt neapărat experți în domeniul dvs. de afaceri și care ar putea fi nefamiliarizați cu expresii specifice industriei. Folosiți termeni simpli sau, dacă într-adevăr aveți nevoie să folosiți un termen abstract, asigurați-vă că îl explicați.

2. Folosește cuvinte pozitive în loc de cuvinte negative

A fi pozitiv este mai bine din perspectiva atitudinii și este, de asemenea, mai bine din perspectiva clarității.

De exemplu, poate ați trimis cu entuziasm un e-mail cuiva din echipa dvs. despre un potențial proiect nou:

„Nu există niciun motiv pentru care să nu facem acest proiect.”

Toți zburăm când citim. Nu citim fiecare propoziție sau chiar fiecare cuvânt din fiecare propoziție. Formularea acestei propoziții evidențiază cuvintele „nu se poate” și „nu”, determinând cititorii să presupună că este un răspuns negativ. Iată o modalitate mai bună de a spune același lucru, fără a lăsa nimic pentru interpretare:

„Trebuie să facem acest proiect!”

3. Folosiți conectori simpli în loc de șiruri de cuvinte.

Legarea cuvintelor poate transforma propoziții simple în propoziții complexe. De asemenea, te poate face să pari pretențios.

Ai scris vreodată așa ceva într-o propunere?

„În scopul acestui proiect și în cazul în care se stabilește că avem nevoie de mai multe informații, ne vom asuma rolul clientului dumneavoastră și vom efectua un audit al site-ului dumneavoastră.”

Data viitoare, încearcă asta:

„Dacă avem nevoie de mai multe informații, vom efectua un audit al site-ului dvs. din perspectiva clientului dumneavoastră.”

4. Folosește verbe active în loc de verbe pasive

Vocea activă identifică clar o acțiune și îi spune cititorului cine efectuează acțiunea respectivă. Cititorii preferă vocea activă, deoarece este un mod mai natural de comunicare, care garantează, de asemenea, că nu există nicio înțelegere greșită despre cine face ce.

De exemplu, dacă scriai o propunere și ai vrut să te lăudești cu campania minunată dezvoltată de agenția ta, care crezi că este afirmația mai puternică?

„A fost dezvoltată o campanie online care a avut ca rezultat aducerea a 400 de noi abonați lunari.”

Sau:

„Echipa noastră de experți digitali a dezvoltat o campanie online care a adus 400 de noi abonați lunari.”

A doua afirmație se asigură că accentul este pus pe acțiunea ta de succes. În plus, nu există nicio ambiguitate despre cine a făcut ce. Acest lucru este deosebit de important atunci când descrieți rolurile și responsabilitățile dintre client și afacerea dvs.

5. Folosiți verbe precise în loc de substantive abstracte

Verbele există pentru a descrie acțiunea, așa că lăsați-le să-și facă treaba. Și în timp ce ești la asta, păstrează-l simplu.

de ce sa zic,

„Aplicația noastră de propuneri va aduce o îmbunătățire a ratei de închidere.”

Când ai putea spune,

„Aplicația noastră de propuneri vă va îmbunătăți rata de închidere.”

Mai simplu, mai scurt și mai încrezător. Scapă de cuvintele care nu adaugă valoare.

6. Cuvinte scurte, de zi cu zi, nu lungi, academice

Dacă încerci să suni prea elegant, oamenii fie vor crede că încerci să vorbești deasupra lor, fie că încerci să suni mai inteligent decât ești. Oamenilor le plac, au încredere și angajează oameni pe care îi înțeleg.

Dacă încercați să explicați unui prospect de ce software-ul dvs. de propunere este grozav, ați putea spune :

„Software-ul nostru de propuneri eficientizează fiecare fațetă a ecosistemului de propuneri pentru a facilita colaborarea fără efort între părțile interesate interne și pentru a oferi clienților o experiență de neegalat.”

Dar cu siguranță ai suna ca și cum ai încerca prea mult.

În schimb, rămâneți la cuvinte mai scurte pe care le-ați putea folosi în conversație:

„Software-ul nostru de propuneri vă oferă controlul și vizibilitatea de care aveți nevoie pentru a încheia mai multe oferte.”

7. Folosiți propoziții concise cu o idee principală

Încercarea de a înghesui mai multe idei într-o singură propoziție poate deveni confuză. Și dacă încerci să extinzi propoziția pentru a se potrivi în mai mult context, ar putea suna ca și cum ai divaga.

O modalitate simplă de a testa dacă puteți despărți o propoziție este să căutați cuvântul „și” și să vedeți dacă îl puteți înlocui cu un punct.

În loc să spui:

„Afacerea noastră oferă o suită de servicii de curățenie pentru birouri, spații rezidențiale și locații comerciale și avem, de asemenea, prețuri excelente și o reputație spectaculoasă.”

Puteți împărți punctul dvs. în două propoziții:

„Afacerea noastră oferă o suită de servicii de curățenie pentru birouri, spații rezidențiale și locații comerciale. În plus, avem cele mai mici prețuri din oraș și o reputație grozavă care ne susține.”

Gong labs ridică un punct grozav într-un articol recent: există o diferență fundamentală între scurt și concis. Scurt este despre lungime, dar concis este despre lungime și sens. Propozițiile mai lungi pot funcționa bine, dar numai dacă sunt pline de valoare. Uneori nu poți evita o propoziție lungă, așa că în acele situații, asigură-te că fiecare cuvânt are un scop.

Gânduri finale

Dincolo de conținutul și formatul propunerii tale, scrisul tău are un impact mult mai mare decât ai putea crede. În timp ce utilizarea corectă a tonului și a stilului vă poate ajuta să vă personalizați mesajul, limbajul pe care îl utilizați ar putea fi diferența dintre a-ți câștiga prospectul sau a fi eliminat pentru următoarea propunere, mai bine scrisă.

Amintiți-vă, dacă oamenii nu pot înțelege despre ce vorbiți, nu vor fi convinși de ceea ce aveți de spus. Data viitoare când aveți o perspectivă promițătoare în curs, consultați ghidul nostru pentru a scrie o propunere de afaceri câștigătoare pentru a ajuta la asigurarea tranzacției.