7 Tipps zum Verfassen von Geschäftsvorschlägen, um Ihre Botschaft besser zu vermitteln
Veröffentlicht: 2022-05-06Schreiben in einfacher Sprache, auch bekannt als einfaches Englisch, ist genau das, wonach es sich anhört – klar und prägnant schreiben, damit die Leser leicht verstehen können, was Sie sagen möchten. Im Zusammenhang mit Geschäftsvorschlägen geht es beim Schreiben in einfacher Sprache darum, alle Mehrdeutigkeiten, verwirrende Sprache und Fachjargon aus Ihrem Angebotsschreiben zu entfernen.
Leichte Sprache macht Ihr Angebot verständlicher, leichter zu merken und für den Käufer einfacher, Ja zu sagen.
Um Ihre Botschaft zu vermitteln und den Menschen zu helfen, sich daran zu erinnern, beachten Sie diese sieben Tipps (und Grammatikregeln), wenn Sie einen Vorschlag schreiben:
Tipps zum Verfassen von Vorschlägen in einfacher Sprache:
Verwenden Sie einfache Begriffe
Positive Worte über negative
Einfache Konnektoren statt Wortfolgen
Aktive Verben > Passive Verben
Präzisere Verben, weniger abstrakte Substantive
Kurze, alltägliche Wörter, keine langen, akademischen
Verwenden Sie kurze Sätze mit einer Hauptidee
1. Verwenden Sie einfache, konkrete Begriffe, keine schwierigen, abstrakten
Wir alle haben den Satz „Weniger ist mehr“ gehört, und Geschäftsvorschläge sind da keine Ausnahme. Wenn Sie Ihr Angebotsschreiben einfach halten, ist es wahrscheinlicher, dass Ihre potenziellen Kunden den Punkt verstehen, den Sie zu vermitteln versuchen. Sie können Fachausdrücke und Fachbegriffe verwenden, aber Sie sollten versuchen, sie auf ein Minimum zu beschränken, es sei denn, Ihr Interessent ist ein Experte oder Sie sind sich sicher, dass er weiß, wovon Sie sprechen.
Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit Interessenten zu tun haben, die nicht unbedingt Experten in Ihrer Branche sind und mit branchenspezifischen Ausdrücken möglicherweise nicht vertraut sind. Verwenden Sie einfache Begriffe, oder wenn Sie wirklich einen abstrakten Begriff verwenden müssen, stellen Sie sicher, dass Sie ihn erklären.
2. Verwenden Sie positive Wörter anstelle von negativen
Positiv zu sein ist besser aus der Perspektive der Einstellung, und es ist auch besser aus der Perspektive der Klarheit.
Vielleicht haben Sie beispielsweise jemandem in Ihrem Team begeistert eine E-Mail über ein potenzielles neues Projekt geschickt:
„Es gibt keinen Grund, warum wir dieses Projekt nicht durchführen sollten.“
Wir überfliegen alle, wenn wir lesen. Wir lesen nicht jeden Satz oder sogar jedes Wort jedes Satzes. Die Formulierung dieses Satzes hebt die Wörter „kann nicht“ und „nicht“ hervor, was den Leser dazu veranlasst, anzunehmen, dass es sich um eine negative Antwort handelt. Hier ist eine bessere Möglichkeit, dasselbe zu sagen, ohne etwas für die Interpretation offen zu lassen:
„Wir müssen dieses Projekt machen!“
3. Verwenden Sie anstelle von Wortfolgen einfache Konnektoren.
Das Verknüpfen von Wörtern kann einfache Sätze in komplexe verwandeln. Es kann dich auch anmaßend klingen lassen.
Haben Sie so etwas schon einmal in einem Antrag geschrieben?
„Für die Zwecke dieses Projekts und falls festgestellt wird, dass wir weitere Informationen benötigen, übernehmen wir die Rolle Ihres Kunden und führen eine Prüfung Ihrer Website durch.“
Versuchen Sie es das nächste Mal so:
„Wenn wir weitere Informationen benötigen, führen wir ein Audit Ihrer Website aus der Sicht Ihres Kunden durch.“
4. Verwenden Sie aktive Verben anstelle von passiven
Die aktive Stimme identifiziert eindeutig eine Handlung und teilt dem Leser mit, wer diese Handlung ausführt. Leser bevorzugen aktive Sprache, weil dies eine natürlichere Art der Kommunikation ist, die auch garantiert, dass es keine Missverständnisse darüber gibt, wer was tut.
Wenn Sie beispielsweise einen Vorschlag schreiben und mit der großartigen Kampagne Ihrer Agentur prahlen wollten, was ist Ihrer Meinung nach die aussagekräftigere Aussage?
„Es wurde eine Online-Kampagne entwickelt, die dazu führte, dass monatlich 400 neue Abonnenten gewonnen wurden.“
Oder:
„Unser Team aus Digitalexperten hat eine Online-Kampagne entwickelt, die monatlich 400 neue Abonnenten gewonnen hat.“
Die zweite Aussage stellt sicher, dass die Betonung auf Ihrem erfolgreichen Handeln liegt. Außerdem gibt es keine Zweideutigkeit darüber, wer was getan hat. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zwischen dem Kunden und Ihrem Unternehmen festlegen.
5. Verwenden Sie präzise Verben anstelle von abstrakten Substantiven
Verben existieren, um Handlungen zu beschreiben, also lass sie ihre Arbeit machen. Und wenn Sie schon dabei sind, halten Sie es einfach.
Warum sagen,
„Unsere Angebots-App wird Ihre Abschlussrate verbessern.“
Wenn man sagen könnte,
„Unsere Angebots-App wird Ihre Abschlussrate verbessern.“
Einfacher, kürzer und selbstbewusster. Befreien Sie sich von Wörtern, die keinen Mehrwert bringen.
6. Kurze, alltägliche Wörter, keine langen, akademischen
Wenn du versuchst, zu schick zu klingen, werden die Leute entweder denken, dass du versuchst, über ihnen zu reden, oder dass du versuchst, klüger zu klingen, als du bist. Menschen mögen, vertrauen und stellen Menschen ein, die sie verstehen.
Wenn Sie versuchen, einem Interessenten zu erklären, warum Ihre Angebotssoftware großartig ist, könnten Sie sagen :
„Unsere Angebotssoftware rationalisiert jede Facette des Angebotsökosystems, um die mühelose Zusammenarbeit zwischen internen Beteiligten zu erleichtern und ein unvergleichliches Kundenerlebnis zu bieten.“
Aber Sie würden definitiv so klingen, als würden Sie sich zu sehr anstrengen.
Halten Sie sich stattdessen an kürzere Wörter, die Sie tatsächlich in Gesprächen verwenden könnten:
„Unsere Angebotssoftware gibt Ihnen die Kontrolle und Transparenz, die Sie benötigen, um mehr Geschäfte abzuschließen.“
7. Verwenden Sie prägnante Sätze mit einer Hauptidee
Der Versuch, mehrere Ideen in einen einzigen Satz zu packen, kann verwirrend werden. Und wenn Sie versuchen, den Satz so zu erweitern, dass er in mehr Kontext passt, könnte es einfach so klingen, als würden Sie abschweifen.
Eine einfache Möglichkeit zu testen, ob Sie einen Satz aufbrechen können, besteht darin, nach dem Wort „und“ zu suchen und zu sehen, ob Sie es durch einen Punkt ersetzen können.
Anstatt zu sagen:
„Unser Unternehmen bietet eine Reihe von Reinigungsdiensten für Büros, Wohnräume und gewerbliche Standorte an, und wir haben außerdem großartige Preise und einen spektakulären Ruf.“
Sie können Ihren Standpunkt in zwei Sätze unterteilen:
„Unser Unternehmen bietet eine Reihe von Reinigungsdiensten für Büros, Wohnräume und Gewerbeflächen an. Außerdem haben wir die niedrigsten Preise in der Stadt und einen großartigen Ruf, der uns bestätigt.“
Gong Labs spricht in einem kürzlich erschienenen Artikel einen wichtigen Punkt an: Es gibt einen grundlegenden Unterschied zwischen kurz und prägnant. Bei kurz geht es um Länge, aber bei prägnant geht es um Länge und Bedeutung. Längere Sätze können gut funktionieren, aber nur, wenn sie wertvoll sind. Manchmal lässt sich ein langer Satz nicht vermeiden, also stelle in solchen Situationen sicher, dass jedes Wort einen Zweck erfüllt.
Abschließende Gedanken
Über den Inhalt und das Format Ihres Vorschlags hinaus hat Ihr Schreiben eine viel größere Wirkung, als Sie vielleicht denken. Während die richtige Verwendung von Ton und Stil Ihnen dabei helfen kann, Ihre Botschaft maßzuschneidern, kann die Sprache, die Sie verwenden, den Unterschied ausmachen, ob Sie Ihren Interessenten für sich gewinnen oder ob Sie für den nächsten, besser geschriebenen Vorschlag abgewimmelt werden.
Denken Sie daran, wenn die Leute nicht verstehen können, wovon Sie sprechen, werden sie von dem, was Sie zu sagen haben, nicht überzeugt. Wenn Sie das nächste Mal einen vielversprechenden Interessenten in der Pipeline haben, lesen Sie unseren Leitfaden zum Verfassen eines erfolgreichen Geschäftsvorschlags, um den Abschluss zu sichern.