메시지를 더 잘 전달하기 위한 7가지 비즈니스 제안 작성 팁

일반 영어라고도 하는 일반 언어 쓰기는 말 그대로 명확하고 간결하게 작성하여 독자가 말하려는 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 합니다. 비즈니스 제안서의 맥락에서 일반 언어 작성은 제안서 작성에서 모든 모호성, 혼란스러운 언어 및 전문 용어를 제거하는 것입니다.

평이한 언어는 제안서를 이해하기 쉽고 기억하기 쉬우며 구매자가 '예'라고 말할 수 있도록 합니다.

메시지를 전달하고 사람들이 기억할 수 있도록 제안서를 작성할 때 다음 7가지 팁(및 문법 규칙)을 염두에 두십시오.

쉬운 언어 제안 작성 팁:

1. 간단한 용어 사용

2. 부정적인 말보다 긍정적인 말

3. 단어 문자열 대신 간단한 커넥터

4. 능동 동사 > 수동 동사

5. 더 정확한 동사, 덜 추상적인 명사

6. 길지 않은 짧고 일상적인 말, 학문적 말

7. 하나의 주요 아이디어로 짧은 문장 사용

1. 어렵지 않고 추상적인 용어를 사용합니다.

우리는 모두 "적을수록 좋다"라는 말을 들어봤고 비즈니스 제안도 예외는 아닙니다. 제안서를 단순하게 작성하면 잠재 고객이 전달하려는 요점을 이해할 가능성이 높아집니다. 업계 용어와 기술 용어를 사용할 수 있지만 잠재 고객이 전문가이거나 그들이 말하는 내용을 확실히 알고 있는 경우가 아니라면 최소한으로 사용하도록 노력해야 합니다.

이것은 귀하의 비즈니스 라인에서 반드시 전문가가 아니며 산업별 문구에 익숙하지 않을 수 있는 잠재 고객을 상대할 때 특히 중요합니다. 간단한 용어를 사용하거나, 정말로 추상적인 용어를 사용해야 하는 경우에는 반드시 설명하십시오.

2. 부정적인 단어 대신 긍정적인 단어 사용

긍정적인 것은 태도의 관점에서 더 좋고 명확성의 관점에서도 더 좋습니다.

예를 들어, 잠재적인 새 프로젝트에 대해 팀의 누군가에게 열정적으로 이메일을 보냈을 수 있습니다.

“우리가 이 프로젝트를 하지 말아야 할 이유가 없습니다.”

우리는 모두 읽을 때 훑어봅니다. 우리는 모든 문장 또는 모든 문장의 모든 단어를 읽지 않습니다. 이 문장의 어구는 '할 수 없다'와 '안 된다'라는 단어를 강조하여 독자들로 하여금 그것이 부정적인 반응이라고 가정하도록 이끕니다. 해석을 위해 아무 것도 남기지 않고 같은 것을 말하는 더 좋은 방법이 있습니다.

“우리는 이 프로젝트를 해야 합니다!”

3. 단어의 문자열 대신 간단한 연결자를 사용하십시오.

단어를 연결하면 간단한 문장을 복잡한 문장으로 바꿀 수 있습니다. 가식적인 소리를 하게 만들 수도 있습니다.

제안서에 이런 글을 써본 적이 있나요?

"이 프로젝트의 목적을 위해 더 많은 정보가 필요하다고 판단되는 경우 고객의 역할을 맡아 웹사이트에 대한 감사를 수행할 것입니다."

다음에는 다음을 시도하십시오.

"추가 정보가 필요하면 고객의 관점에서 웹사이트를 감사하겠습니다."

4. 수동태 대신 능동태를 사용하라

능동태는 행동을 명확하게 식별하고 독자에게 그 행동을 수행하는 사람을 알려줍니다. 독자는 능동태를 선호합니다. 이는 보다 자연스러운 의사 소통 방식이기 때문에 누가 무엇을 하고 있는지에 대한 오해가 없기 때문입니다.

예를 들어, 제안서를 작성 중이고 대행사가 개발한 멋진 캠페인에 대해 자랑하고 싶다면 어느 것이 더 강력한 표현이라고 생각합니까?

"온라인 캠페인을 개발하여 400명의 새로운 월간 구독자를 확보했습니다."

또는:

"우리 디지털 전문가 팀은 400명의 새로운 월간 구독자를 확보한 온라인 캠페인을 개발했습니다."

두 번째 진술은 귀하의 성공적인 행동에 중점을 둡니다. 게다가 누가 무엇을 했는지에 대한 모호함이 없습니다. 이는 고객과 비즈니스 간의 역할과 책임을 설명할 때 특히 중요합니다.

5. 추상 명사 대신 정확한 동사 사용

동사는 행동을 설명하기 위해 존재하므로 그들이 할 일을 하게 하십시오. 그리고 그것을 하는 동안 간단하게 유지하십시오.

왜,

"우리의 제안 앱은 당신의 성사율을 향상시킬 것입니다."

당신이 말할 수있을 때,

“우리의 제안 앱은 당신의 성사율을 높여줄 것입니다.”

더 간단하고, 더 짧고, 더 자신감 있게. 가치를 추가하지 않는 단어를 제거하십시오.

6. 길지 않은 짧고 일상적인 말, 학문적 말

당신이 너무 멋진 소리를 하려고 하면 사람들은 당신이 그들보다 앞서 말하려고 하거나 당신이 당신보다 더 똑똑하게 들리려고 한다고 생각할 것입니다. 사람들은 자신이 이해하는 사람을 좋아하고 신뢰하며 고용합니다.

잠재 고객에게 제안 소프트웨어가 뛰어난 이유를 설명하려는 경우 다음과 같이 말할 수 있습니다 .

"우리의 제안 소프트웨어는 제안 생태계의 모든 측면을 간소화하여 내부 이해 관계자 간의 손쉬운 협업을 촉진하고 비할 데 없는 고객 경험을 제공합니다."

하지만 당신은 분명히 당신이 너무 열심히 노력하는 것처럼 들릴 것입니다.

대신 대화에서 실제로 사용할 수 있는 더 짧은 단어를 사용하세요.

"저희 제안 소프트웨어는 더 많은 거래를 성사시키는 데 필요한 통제력과 가시성을 제공합니다."

7. 하나의 주요 아이디어로 간결한 문장 사용

여러 아이디어를 한 문장으로 압축하려고 하면 혼란스러울 수 있습니다. 그리고 더 많은 문맥에 맞게 문장을 확장하려고 하면, 당신이 횡설수설하는 것처럼 들릴 수 있습니다.

문장을 깰 수 있는지 테스트하는 간단한 방법은 "and"라는 단어를 찾아 마침표로 바꿀 수 있는지 확인하는 것입니다.

말하는 대신:

"저희 사업은 사무실, 주거 공간 및 상업 지역에 대한 일련의 청소 서비스를 제공하며, 가격도 저렴하고 평판도 좋습니다."

요점을 두 문장으로 나눌 수 있습니다.

“저희 사업체는 사무실, 주거 공간, 상업 장소를 위한 일련의 청소 서비스를 제공합니다. 게다가, 우리는 도시에서 가장 저렴한 가격과 우리를 뒷받침할 훌륭한 평판을 가지고 있습니다.”

Gong labs은 최근 기사에서 중요한 점을 지적합니다. 짧음과 간결함 사이에는 근본적인 차이가 있습니다. Short는 길이에 관한 것이지만, 간결한 것은 길이와 의미에 관한 것입니다. 더 긴 문장 은 잘 작동할 수 있지만 가치가 있는 경우에만 가능합니다. 때로는 긴 문장을 피할 수 없으므로 그러한 상황에서 각 단어가 목적을 수행하는지 확인하십시오.

마지막 생각들

제안서의 내용과 형식을 넘어, 당신의 글은 생각보다 훨씬 더 큰 영향을 미칩니다. 어조와 스타일을 적절하게 사용하면 메시지를 맞춤화하는 데 도움이 될 수 있지만 사용하는 언어는 잠재 고객을 확보하거나 더 나은 다음 제안서를 위해 무시당하는 차이가 될 수 있습니다.

사람들이 당신이 말하는 내용을 이해하지 못한다면 당신의 말에 설득되지 않을 것임을 기억하십시오. 다음에 파이프라인에 유망한 잠재 고객이 있을 때 거래를 확보하는 데 도움이 되는 성공적인 비즈니스 제안 작성에 대한 가이드를 확인하십시오.