De ce fiecare echipă de vânzări are nevoie de software de management al propunerilor

Și înainte să întrebi – da, există încă multe echipe de vânzări care folosesc procesoare de text și alte metode învechite pentru a trimite propuneri. Dacă faci parte din acel grup, ne pare rău să te sunăm, dar este timpul pentru o schimbare.

Având atât de multe moduri de a trimite propuneri online și o gamă nesfârșită de opțiuni software pentru propuneri la dispoziția dumneavoastră, nu există niciun motiv să continuați să faceți totul manual. De la creare până la închidere, software-ul de gestionare a propunerilor eficientizează întregul proces de propunere, astfel încât echipa dvs. de vânzări să se poată concentra pe câștig.

Acum, dacă nu ești deja familiarizat cu el, s-ar putea să te întrebi,

„Ce este software-ul de management al propunerilor?”

Software-ul de management al propunerilor este o aplicație (de obicei bazată pe cloud) care permite utilizatorilor să creeze, să gestioneze, să trimită și să urmărească propuneri de afaceri. Combină toate instrumentele de scriere, proiectare, trimitere, urmărire și semnătură electronică a propunerilor într-o singură platformă pentru un proces de închidere simplificat.

Și asta este doar versiunea simplă. În realitate, software-ul de management al propunerilor este mult mai mult. Acesta include adesea șabloane de propuneri, diverse integrări de aplicații, câmpuri și variabile personalizate, roluri și permisiuni, capabilități de procesare a plăților și chiar chat în cadrul propunerii - caracteristici care sunt toate concepute pentru a vă ajuta echipa să facă din fiecare tranzacție o afacere încheiată.

Acum că am stabilit ce este și ce poate face, iată de ce fiecare echipă de vânzări (care vrea să câștige) trebuie să folosească un software de gestionare a propunerilor.

Beneficiile software-ului de management al propunerilor

1. Control

2. Vizibilitate

3. Eficiență

4. Organizare

5. Fluxul de lucru

6. Design

7. Închidere

8. Creștere

1. Control

Trimiterea manuală a propunerilor poate funcționa, dar vă lasă puțin control asupra procesului de propunere. Dacă reprezentanții creează fiecare propunere nouă de la zero, există destul loc pentru erori. Între prețuri, condiții ale ofertei, reduceri, design, format, aprobări și orice altceva care intră în propunerile dvs., există o mulțime de variabile care se pot schimba de la reprezentant la reprezentant și de la propunere la propunere. Sigur, reprezentanții pot copia documentele anterioare pentru a le utiliza ca șabloane, dar nu există nicio garanție că folosesc informațiile corecte. Fără control asupra procesului dvs. sau fără o modalitate eficientă de colaborare, probabil că vor exista unele inconsecvențe.

Cu software-ul de management al propunerilor, consecvența devine o problemă. Cu roluri și permisiuni atribuite, șabloane de propuneri și o bibliotecă de conținut aprobat și informații despre prețuri, puteți fi liniștit știind că reprezentanții dvs. vor folosi întotdeauna informații corecte și actualizate. În loc să vă faceți griji dacă materialele dvs. de vânzări sunt sau nu consecvente și precise, echipa dvs. se poate concentra pe construirea de relații în loc să construiască propuneri. Cu inconsecvențele în mesajele și branding-ul dvs. sub control, nu va trebui să vă faceți griji că reprezentanții trimit documente de vânzări neprofesioniste care v-ar putea compromite marca.

2. Vizibilitate

Una dintre cele mai mari probleme legate de crearea și trimiterea manuală a propunerilor este lipsa de vizibilitate. Liderii de vânzări nu au cum să spună cine lucrează la ce, ceea ce poate determina ca reprezentanții să acorde prioritate ofertelor greșite. Și fără un tablou de bord de închidere, nu există o modalitate ușoară de a obține un instantaneu al tuturor ofertelor deschise sau al progresului acestora de-a lungul canalului de vânzări.

Fără vizibilitate, reprezentanții se chinuie să-și dea seama la ce versiune de document de propunere ar trebui să lucreze, ce s-a făcut sau care sunt pașii următori. Și când propunerile sunt în sfârșit finalizate, ele sunt în esență trimise în gol; Reprezentanții nu au nicio modalitate de a spune ce se întâmplă cu ofertele odată ce sunt în mâinile prospectului, ceea ce înseamnă că nu știu unde se blochează ofertele sau când să urmărească.

Cu software-ul de gestionare a propunerilor, echipa dvs. poate vedea exact ce se întâmplă în fiecare etapă a procesului de vânzare, cu valori de pornire. Veți putea identifica care părți ale procesului dumneavoastră funcționează fără probleme și care au nevoie de puțin ajutor, permițându-vă să vă susțineți reprezentanții acolo unde au cel mai mult nevoie.

În plus, veți obține informații utile despre comportamentul potențialilor dvs. Veți putea urmări dacă/când v-au deschis propunerile, de câte ori le-au văzut, ce au făcut odată ce l-au deschis, la ce secțiuni se uită cel mai mult și multe altele. Înarmat cu aceste date, puteți trimite e-mailuri strategice de urmărire pentru a vă muta potențialul sau luați legătura pentru a-și clarifica orice întrebări.

3. Eficiență

Conceput pentru a reduce sarcinile manuale, software-ul de gestionare a propunerilor folosește automatizarea pentru a vă ajuta să economisiți timp și să creșteți eficiența pe parcursul întregului proces de creare a propunerilor.

Șabloanele de propuneri oferă un punct de plecare excelent pentru propunerile dvs. și sunt de obicei incluse în majoritatea software-ului pentru propuneri. Deci, în loc să începeți de la zero de fiecare dată când doriți să trimiteți o nouă propunere, puteți începe de la un șablon de propunere existent sau puteți crea propriul dvs. pentru o flexibilitate suplimentară. Apoi, puteți pur și simplu să introduceți informații și să vă adaptați propunerea de afaceri pentru fiecare client potențial și veți primi propuneri în cel mai scurt timp.

Au trecut vremurile în care se extragea manual informații despre clienți, taxe și prețuri, conținut de marcă și alte detalii din foile de calcul și cine știe unde altundeva. Cu funcția de bibliotecă de conținut, veți putea crea, salva și stoca fragmente și bucăți de conținut aprobat care pot fi ușor accesate și inserate în propuneri după cum credeți de cuviință. Și, deoarece totul din biblioteca de conținut este aprobat, puteți fi siguri că orice secțiuni, fragmente sau informații pe care le extrageți din aceasta sunt corecte și actualizate.

4. Organizare

Fără o modalitate eficientă de a muta datele și informațiile între aplicațiile pe care vă bazați și propunerile dvs., există șanse mari să pierdeți timpul (și să creați mai mult spațiu pentru erori ). Acest lucru este valabil pentru CRM, software-ul de management al proiectelor, sistemul de facturare și nu numai.

Cu propuneri de integrare software , toate instrumentele dvs. de afaceri vorbesc între ele atunci când este timpul să se închidă. Odată ce le-ați conectat, ei comunică perfect pentru a vă asigura că informațiile de care aveți nevoie sunt întotdeauna în fața dvs. Posibilitățile sunt nesfârșite; veți putea să extrageți detalii despre prețuri din sursa dvs. de adevăr în propunerile dvs., să monitorizați activitatea propunerilor în CRM, să creați bilete în software-ul de management de proiect și chiar să solicitați plăți de la clienți chiar în propunerile dvs. De la Asana la Zapier și nu numai, Proposify are peste 30 de integrări care vă pot ajuta să vă eficientizați procesul de propunere de afaceri prin valorificarea instrumentelor pe care le utilizați deja.

Știați? În industrii precum SaaS, o integrare a procesării plăților în cadrul propunerii face ca aceasta să se închidă cu până la 90% mai mult. Pentru mai multe informații bazate pe date care să vă ajute să încheiați, descărcați Starea propunerilor 2021 .

5. Fluxul de lucru

Poate fi dificil să gestionezi responsabilitățile și sarcinile, deoarece tranzacțiile trec prin conducta internă înainte ca o propunere să fie trimisă potențialilor. Acest lucru este valabil mai ales pentru aprobări, care reprezintă un blocaj major în procesul de propunere, deoarece există adesea mai multe părți care depind de aprobarea managerilor sau a altor departamente. Fără un proces formal, ofertele întregi pot fi blocate dacă un aprobator nu are timp sau acces să examineze întreaga propunere înainte de a semna, chiar dacă semnătura sa este necesară doar pentru o secțiune.

Software-ul pentru propuneri vă poate ajuta să vă simplificați procesul de lucru pentru aprobarea ofertelor, prezentând aprobatorilor documentele relevante la momentele potrivite. Așa că, în loc să se blocheze cu un acumulat de propuneri care nu îi privesc, ei vor putea menține ofertele în mișcare și vor menține acel impuls dulce și dulce al vânzărilor.

6. Design

Din păcate, multe perspective judecă o carte după coperta ei. Coperta propunerii dvs. este primul lucru pe care îl vede prospectul și, dacă nu pare profesionist, ar putea modifica percepția acestuia asupra ofertei dvs. – și nu într-un mod bun.

Software-ul pentru propuneri vă poate ajuta să proiectați și să creați propuneri uimitoare care arată grozav de fiecare dată. De asemenea, vă va permite să adăugați imagini, videoclipuri și alte conținuturi media care vă vor face propunerile să apară. La urma urmei, propuneri care ies în evidență oferte apropiate. De fapt, includerea a cel puțin o imagine în propunerile dvs. de afaceri vă poate crește rata de închidere cu 26%.

7. Închidere

La sfârșitul zilei, scopul fiecărei echipe de vânzări este să închidă. Software-ul de management al propunerilor face exact asta. De fapt, pe baza unui studiu care a implicat mii de profesioniști în vânzări, am constatat că propunerile care au fost create și trimise cu Proposify au avut o rată de închidere cu 111% mai mare în comparație cu media industriei. Prin scurtarea ciclului dvs. de vânzări, îmbunătățirea colaborării și eficientizarea procesului de propunere, software-ul de propunere vă ajută echipa de vânzări să încheie mai multe oferte. Dacă asta nu te vinde pe valoarea sa, nu știm ce va.

8. Creștere

Indiferent cum procedați, crearea și trimiterea manuală a propunerilor necesită mult timp – și asta presupune că toți membrii echipei dumneavoastră sunt deja familiarizați cu procesul dumneavoastră. S-ar putea să nu fie o problemă acum, dar va fi odată ce începeți să aduceți noi afaceri și să pregătiți noi angajați. Timpul este limitat, așa că nu este de mirare de ce liderii de vânzări se luptă să creeze un proces care este scalabil, susținând în același timp creșterea echipei și scurtând ciclul de vânzări.

Software-ul de gestionare a propunerilor le permite liderilor de vânzări să proiecteze un proces de închidere scalabil care să fie repetabil în întreaga echipă. De asemenea, îi ajută să își optimizeze procesele existente pentru a menține echipele concentrate pe închidere, mai degrabă decât să piardă timpul în construirea propunerilor de la zero. În plus, odată ce aceste procese sunt puse în aplicare, devine mult mai rapidă integrarea noilor angajați și reducerea timpului de rampă.

Gânduri finale

La sfârșitul zilei, cea mai bună propunere este cea care transformă clienții potențiali în clienți. Indiferent dacă este creat manual, în Microsoft Word sau online, partea importantă este că se închide. Nu spunem că nu puteți trimite propuneri manual, dar cu siguranță nu este cel mai eficient sau eficient mod de a câștiga mai multe afaceri.

Software-ul de management al propunerilor, pe de altă parte, este. Combină toate instrumentele, resursele și datele de care echipele de vânzări au nevoie pentru a reuși sub un singur acoperiș, făcând procesul de propunere mai previzibil, consecvent și mai scalabil. Și cu o versiune gratuită chiar la îndemână, nu există niciun motiv să nu încerci.