7 dicas de redação de propostas comerciais para transmitir melhor sua mensagem
Publicados: 2022-05-06A escrita em linguagem simples, também conhecida como inglês simples, é exatamente o que parece – escrever de forma clara e concisa para que os leitores possam entender facilmente o que você está tentando dizer. No contexto de propostas de negócios, escrever em linguagem simples é remover toda ambiguidade, linguagem confusa e jargão da redação de sua proposta.
Uma linguagem simples torna sua proposta mais fácil de entender, mais fácil de lembrar e mais fácil para o comprador dizer sim.
Para transmitir sua mensagem e ajudar as pessoas a lembrá-la, lembre-se dessas sete dicas (e regras gramaticais) ao escrever uma proposta:
Dicas de redação de propostas de linguagem simples:
Use termos simples
Palavras positivas sobre as negativas
Conectores simples em vez de sequências de palavras
Verbos ativos > verbos passivos
Verbos mais precisos, menos substantivos abstratos
Palavras curtas e cotidianas, não longas, acadêmicas
Use frases curtas com uma ideia principal
1. Use termos simples e concretos, não difíceis, abstratos
Todos nós já ouvimos a frase “menos é mais” e as propostas de negócios não são exceção. Manter a redação de sua proposta simples torna mais provável que seus clientes em potencial entendam o ponto que você está tentando transmitir. Você pode usar termos do setor e palavras técnicas, mas deve tentar mantê-los no mínimo, a menos que seu cliente em potencial seja um especialista ou você tenha certeza de que ele sabe do que está falando.
Isso é especialmente importante ao lidar com clientes em potencial que não são necessariamente especialistas em sua linha de negócios e podem não estar familiarizados com frases específicas do setor. Use termos simples ou, se você realmente precisar usar um termo abstrato, certifique-se de explicá-lo.
2. Use palavras positivas em vez de negativas
Ser positivo é melhor do ponto de vista da atitude, e também é melhor do ponto de vista da clareza.
Por exemplo, talvez você tenha enviado um e-mail com entusiasmo a alguém de sua equipe sobre um novo projeto em potencial:
“Não há razão para não fazermos este projeto.”
Todos nós deslizamos quando lemos. Não lemos cada frase ou mesmo cada palavra de cada frase. O fraseado desta frase destaca as palavras 'não pode' e 'não', levando os leitores a supor que é uma resposta negativa. Aqui está uma maneira melhor de dizer a mesma coisa, sem deixar nada para interpretação:
“Precisamos fazer esse projeto!”
3. Use conectores simples em vez de sequências de palavras.
As palavras de ligação podem transformar frases simples em complexas. Também pode fazer você parecer pretensioso.
Você já escreveu algo assim em uma proposta?
“Para os propósitos deste projeto, e caso seja determinado que precisamos de mais informações, assumiremos o papel de seu cliente e realizaremos uma auditoria em seu site.”
Da próxima vez, tente isso:
“Se precisarmos de mais informações, realizaremos uma auditoria do seu site na perspectiva do seu cliente.”
4. Use verbos ativos em vez de passivos
A voz ativa identifica claramente uma ação e informa ao leitor quem está realizando essa ação. Os leitores preferem a voz ativa porque é uma forma mais natural de comunicação, que também garante que não haja mal-entendidos sobre quem está fazendo o quê.
Por exemplo, se você estivesse escrevendo uma proposta e quisesse se gabar da campanha incrível que sua agência desenvolveu, qual você acha que é a declaração mais poderosa?
“Foi desenvolvida uma campanha online que resultou na captação de 400 novos assinantes mensais.”
Ou:
“Nossa equipe de especialistas digitais desenvolveu uma campanha online que trouxe 400 novos assinantes mensais.”
A segunda declaração garante que a ênfase esteja em sua ação bem-sucedida. Além disso, não há ambiguidade sobre quem fez o quê. Isso é especialmente importante quando você está delineando funções e responsabilidades entre o cliente e sua empresa.
5. Use verbos precisos em vez de substantivos abstratos
Os verbos existem para descrever a ação, então deixe-os fazer seu trabalho. E enquanto você está nisso, mantenha-o simples.
Porquê dizer,
“Nosso aplicativo de propostas melhorará sua taxa de fechamento.”
Quando você poderia dizer,
“Nosso aplicativo de propostas melhorará sua taxa de fechamento.”
Mais simples, mais curto e mais confiante. Livre-se de palavras que não agregam valor.
6. Palavras curtas e cotidianas, não longas, acadêmicas
Se você tentar soar muito chique, as pessoas vão pensar que você está tentando falar acima delas, ou que você está tentando parecer mais inteligente do que é. As pessoas gostam, confiam e contratam pessoas que entendem.
Se você estivesse tentando explicar a um cliente potencial por que seu software de proposta é ótimo, você poderia dizer :
“Nosso software de propostas simplifica todas as facetas do ecossistema de propostas para facilitar a colaboração sem esforço entre as partes interessadas internas e oferecer uma experiência inigualável ao cliente.”
Mas você definitivamente soaria como se estivesse tentando demais.
Em vez disso, atenha-se a palavras mais curtas que você pode realmente usar na conversa:
“Nosso software de propostas oferece o controle e a visibilidade de que você precisa para fechar mais negócios.”
7. Use frases concisas com uma ideia principal
Tentar colocar várias ideias em uma única frase pode ser confuso. E se você tentar estender a frase para se encaixar em mais contexto, pode parecer que você está divagando.
Uma maneira simples de testar se você pode quebrar uma frase é procurar a palavra “e” e ver se pode substituí-la por um ponto.
Ao invés de dizer:
“Nosso negócio oferece um conjunto de serviços de limpeza para escritórios, espaços residenciais e locais comerciais, e também temos ótimos preços e uma reputação espetacular.”
Você pode dividir seu ponto em duas frases:
“Nosso negócio oferece um conjunto de serviços de limpeza para escritórios, espaços residenciais e locais comerciais. Além disso, temos os preços mais baixos da cidade e uma ótima reputação para nos apoiar.”
Gong labs levanta um ponto importante em um artigo recente: há uma diferença fundamental entre curto e conciso. Curto é sobre comprimento, mas conciso é sobre comprimento e significado. Frases mais longas podem funcionar bem, mas apenas se estiverem repletas de valor. Às vezes você não pode evitar uma frase longa, então, nessas situações, certifique-se de que cada palavra serve a um propósito.
Pensamentos finais
Além do conteúdo e formato da sua proposta, sua redação tem um impacto muito maior do que você imagina. Embora o uso adequado do tom e do estilo possa ajudá-lo a personalizar sua mensagem, a linguagem que você usa pode ser a diferença entre conquistar seu cliente em potencial ou ser descartado para a próxima proposta melhor escrita.
Lembre-se, se as pessoas não conseguem entender o que você está falando, elas não serão persuadidas pelo que você tem a dizer. Da próxima vez que você tiver uma perspectiva promissora no pipeline, confira nosso guia para escrever uma proposta comercial vencedora para ajudar a garantir o negócio.