7個商業提案寫作技巧，以更好地傳達您的信息
已發表: 2022-05-06通俗的語言寫作，也稱為通俗的英語，正是它聽起來的樣子——清晰簡潔地寫作，以便讀者可以輕鬆理解你想說的話。 在商業提案的上下文中，簡單的語言寫作是關於從您的提案寫作中消除所有歧義、令人困惑的語言和行話。
通俗易懂的語言使您的提案更容易理解、更容易記住，也更容易讓買家同意。
為了傳達您的信息並幫助人們記住它，請在撰寫提案時牢記以下七個技巧（和語法規則）：
簡單的語言提案寫作技巧：
使用簡單的術語
積極的詞勝過消極的詞
簡單的連接符而不是字符串
主動動詞>被動動詞
更精確的動詞，更少的抽象名詞
簡短的日常用語，而不是冗長的學術用語
使用具有一個主要思想的短句
1. 使用簡單、具體的術語，而不是難懂的抽象術語
我們都聽說過“少即是多”這句話，商業提案也不例外。 保持您的提案寫作簡單，使您的潛在客戶更有可能理解您試圖傳達的觀點。 您可以使用行業術語和技術術語，但您應該盡量減少它們，除非您的潛在客戶是專家或者您確定他們知道您在說什麼。
在與不一定是您業務領域的專家並且可能不熟悉行業特定短語的潛在客戶打交道時，這一點尤其重要。 使用簡單的術語，或者如果您確實需要使用抽象術語，請務必對其進行解釋。
2. 使用積極的詞而不是消極的詞
從態度的角度來看，積極向上更好，從清晰的角度來看也更好。
例如，也許您熱情地向團隊中的某個人發送了有關潛在新項目的電子郵件：
“我們沒有理由不做這個項目。”
我們閱讀時都會略讀。 我們不會閱讀每個句子，甚至每個句子的每個單詞。 這句話的措辭突出了“不能”和“不”這兩個詞，導致讀者認為這是一個否定的回應。 這是一個更好的方式來表達同樣的事情，而無需留下任何解釋：
“我們需要做這個項目！”
3. 使用簡單的連接符而不是單詞串。
連接詞可以把簡單的句子變成複雜的句子。 它也可以讓你聽起來自命不凡。
你有沒有在提案中寫過這樣的東西？
“為了這個項目的目的，如果確定我們需要更多信息，我們將扮演您的客戶的角色並對您的網站進行審核。”
下次試試這個：
“如果我們需要更多信息，我們將從您客戶的角度對您的網站進行審核。”
4.使用主動動詞而不是被動動詞
主動語態清楚地識別一個動作並告訴讀者誰正在執行該動作。 讀者更喜歡主動語態，因為它是一種更自然的交流方式，也可以保證不會誤解誰在做什麼。
例如，如果您正在撰寫提案並想吹噓您的代理機構開展的出色活動，您認為哪種說法更有力？
“開發了一項在線活動，導致每月新增 400 名訂閱者。”
或者：
“我們的數字專家團隊開發了一項在線活動，每月新增 400 名訂閱者。”
第二個陳述確保重點是您的成功行動。 另外，誰做了什麼也沒有歧義。 當您概述客戶與您的業務之間的角色和責任時，這一點尤其重要。
5. 使用精確動詞而不是抽象名詞
動詞的存在是為了描述動作，所以讓他們做他們的工作。 當你在做的時候，保持簡單。
為什麼說，
“我們的提案應用程序將提高您的成交率。”
當你可以說，
“我們的提案應用程序將提高您的成交率。”
更簡單、更短、更自信。 去掉不增加價值的詞。
6. 簡短的日常用語，不長的學術用語
如果你試圖讓自己聽起來太花哨，人們要么會認為你在試圖超越他們，要么會認為你試圖讓自己聽起來比實際更聰明。 人們喜歡、信任和僱用他們了解的人。
如果您試圖向潛在客戶解釋為什麼您的提案軟件很棒，您可以說：
“我們的提案軟件簡化了提案生態系統的各個方面，以促進內部利益相關者之間的輕鬆協作，並提供無與倫比的客戶體驗。”
但你肯定聽起來你太努力了。
相反，堅持使用您可能在對話中實際使用的較短單詞：
“我們的提案軟件為您提供完成更多交易所需的控制和可見性。”
7. 使用具有一個主要思想的簡潔句子
試圖將多個想法塞進一個句子中會讓人感到困惑。 而且，如果您嘗試擴展句子以適應更多上下文，那聽起來就像您在漫無邊際。
測試您是否可以拆分句子的一個簡單方法是查找單詞“and”，看看您是否可以用句號替換它。
而不是說：
“我們的業務為辦公室、住宅空間和商業場所提供一整套清潔服務，而且我們還擁有優惠的價格和令人驚嘆的聲譽。”
你可以把你的觀點分成兩句話：
“我們的業務為辦公室、住宅空間和商業場所提供一套清潔服務。 此外，我們擁有全市最低的價格和支持我們的良好聲譽。”
龔實驗室在最近的一篇文章中提出了一個重要觀點：簡短和簡潔之間存在根本區別。 簡短是關於長度的，但簡潔是關於長度和意義的。 更長的句子可以很好地工作，但前提是它們充滿了價值。 有時您無法避免長句，因此在這種情況下，請確保每個單詞都有一個目的。
最後的想法
除了提案的內容和格式之外，您的寫作所產生的影響比您想像的要大得多。 雖然正確使用語氣和風格可以幫助您定制您的信息，但您使用的語言可能是贏得潛在客戶或被拒絕接受下一個更好的書面提案的區別。
記住，如果人們不能理解你在說什麼，他們就不會被你所說的說服。 下次當您在管道中獲得有希望的前景時，請查看我們的指南以撰寫成功的商業提案，以幫助確保交易。