7 wskazówek dotyczących pisania propozycji biznesowych, aby lepiej przekazać swoją wiadomość

Pisanie prostym językiem, znanym również jako zwykły angielski, jest dokładnie tym, na co brzmi — pisaniem wyraźnie i zwięźle, aby czytelnicy mogli łatwo zrozumieć, co próbujesz powiedzieć. W kontekście propozycji biznesowych pisanie prostym językiem polega na usunięciu wszelkich niejednoznaczności, mylącego języka i żargonu z pisania propozycji.

Prosty język sprawia, że ​​Twoja propozycja jest łatwiejsza do zrozumienia, łatwiejsza do zapamiętania i łatwiejsza do powiedzenia przez kupującego.

Aby przekazać swoją wiadomość i pomóc ludziom ją zapamiętać, podczas pisania propozycji pamiętaj o tych siedmiu wskazówkach (i zasadach gramatycznych):

Wskazówki dotyczące pisania propozycji w prostym języku:

1. Używaj prostych terminów

2. Pozytywne słowa nad negatywnymi

3. Proste łączniki zamiast ciągów słów

4. Czasowniki czynne > czasowniki bierne

5. Bardziej precyzyjne czasowniki, mniej abstrakcyjne rzeczowniki

6. Krótkie, codzienne słowa, nie długie, akademickie

7. Używaj krótkich zdań z jednym głównym pomysłem

1. Używaj prostych, konkretnych terminów, nie trudnych, abstrakcyjnych

Wszyscy słyszeliśmy powiedzenie „mniej znaczy więcej”, a propozycje biznesowe nie są wyjątkiem. Prostota pisania propozycji zwiększa prawdopodobieństwo, że Twoi potencjalni klienci zrozumieją punkt, który chcesz przekazać. Możesz używać terminów branżowych i terminów technicznych, ale staraj się ograniczać je do minimum, chyba że potencjalny klient jest ekspertem lub masz pewność, że wie, o czym mówisz.

Jest to szczególnie ważne w przypadku kontaktów z potencjalnymi klientami, którzy niekoniecznie są ekspertami w Twojej branży i mogą nie znać zwrotów branżowych. Używaj prostych terminów, a jeśli naprawdę potrzebujesz abstrakcyjnego terminu, koniecznie go wyjaśnij.

2. Używaj pozytywnych słów zamiast negatywnych

Bycie pozytywnym jest lepsze z perspektywy postawy, a także z perspektywy jasności.

Na przykład, być może entuzjastycznie wysłałeś wiadomość e-mail do kogoś ze swojego zespołu o potencjalnym nowym projekcie:

„Nie ma powodu, abyśmy nie robili tego projektu”.

Wszyscy prześlizgujemy się, kiedy czytamy. Nie czytamy każdego zdania ani nawet każdego słowa w każdym zdaniu. Sformułowanie tego zdania podkreśla słowa „nie mogę” i „nie”, co skłania czytelników do przyjęcia, że ​​jest to odpowiedź negatywna. Oto lepszy sposób na powiedzenie tego samego, bez pozostawiania czegokolwiek do interpretacji:

„Musimy zrobić ten projekt!”

3. Używaj prostych łączników zamiast ciągów słów.

Łączenie słów może zamienić proste zdania w złożone. Może również sprawić, że będziesz brzmieć pretensjonalnie.

Czy kiedykolwiek napisałeś coś takiego w propozycji?

„Na potrzeby tego projektu i w przypadku stwierdzenia, że ​​potrzebujemy więcej informacji, przejmiemy rolę Twojego klienta i przeprowadzimy audyt Twojej strony internetowej.”

Następnym razem spróbuj tego:

„Jeśli będziemy potrzebować więcej informacji, przeprowadzimy audyt Twojej strony internetowej z perspektywy Twojego klienta.”

4. Używaj aktywnych czasowników zamiast pasywnych

Aktywny głos wyraźnie identyfikuje czynność i informuje czytelnika, kto ją wykonuje. Czytelnicy wolą głos aktywny, ponieważ jest to bardziej naturalny sposób komunikowania się, który gwarantuje również, że nie ma nieporozumień co do tego, kto co robi.

Na przykład, jeśli pisałeś propozycję i chciałeś pochwalić się niesamowitą kampanią, którą opracowała Twoja agencja, która z wypowiedzi jest Twoim zdaniem mocniejsza?

„Opracowano kampanię online, która zaowocowała pozyskaniem 400 nowych subskrybentów miesięcznie”.

Lub:

„Nasz zespół ekspertów cyfrowych opracował kampanię online, która przyciągnęła 400 nowych subskrybentów miesięcznie”.

Drugie stwierdzenie zapewnia, że ​​nacisk kładziony jest na Twoje skuteczne działanie. Poza tym nie ma dwuznaczności co do tego, kto co zrobił. Jest to szczególnie ważne, gdy określasz role i obowiązki między klientem a firmą.

5. Używaj precyzyjnych czasowników zamiast rzeczowników abstrakcyjnych

Czasowniki istnieją, aby opisać działanie, więc pozwól im wykonać swoją pracę. A kiedy już to robisz, zachowaj prostotę.

Dlaczego mówisz,

„Nasza aplikacja do składania propozycji poprawi Twój kurs zamknięcia”.

Kiedy możesz powiedzieć,

„Nasza aplikacja do składania propozycji poprawi Twoją bliską stawkę.”

Prostszy, krótszy i pewniejszy. Pozbądź się słów, które nie dodają wartości.

6. Krótkie, codzienne słowa, nie długie, akademickie

Jeśli spróbujesz brzmieć zbyt wymyślnie, ludzie albo pomyślą, że próbujesz przemawiać ponad nimi, albo że starasz się brzmieć mądrzej niż jesteś. Ludzie lubią, ufają i zatrudniają ludzi, których rozumieją.

Jeśli próbujesz wyjaśnić potencjalnemu klientowi, dlaczego Twoje oprogramowanie do składania ofert jest świetne, możesz powiedzieć :

„Nasze oprogramowanie do składania wniosków usprawnia każdy aspekt ekosystemu wniosków, aby ułatwić bezproblemową współpracę między wewnętrznymi interesariuszami i zapewnić niezrównane wrażenia klientów”.

Ale zdecydowanie brzmiałbyś, jakbyś się zbytnio starał.

Zamiast tego trzymaj się krótszych słów, których możesz użyć w rozmowie:

„Nasze oprogramowanie do tworzenia propozycji zapewnia kontrolę i widoczność potrzebną do zawierania większej liczby transakcji”.

7. Używaj zwięzłych zdań z jednym głównym pomysłem

Próba upchania wielu pomysłów w jednym zdaniu może być myląca. A jeśli spróbujesz rozszerzyć zdanie, aby pasowało do większego kontekstu, może to brzmieć, jakbyś gadał.

Prostym sposobem sprawdzenia, czy potrafisz podzielić zdanie, jest wyszukanie słowa „i” i sprawdzenie, czy możesz je zastąpić kropką.

Zamiast mówić:

„Nasza firma zapewnia pakiet usług sprzątania biur, powierzchni mieszkalnych i lokalizacji komercyjnych, a także mamy świetne ceny i spektakularną reputację”.

Możesz podzielić swój punkt widzenia na dwa zdania:

„Nasza firma oferuje pakiet usług sprzątania biur, powierzchni mieszkalnych i lokalizacji komercyjnych. Poza tym mamy najniższe ceny w mieście i świetną reputację, która nas wspiera”.

Gong labs podnosi ważną kwestię w niedawnym artykule: istnieje zasadnicza różnica między krótkim a zwięzłym. Krótki dotyczy długości, ale zwięzły dotyczy długości i znaczenia. Dłuższe zdania mogą działać dobrze, ale tylko wtedy, gdy mają dużo wartości. Czasami nie da się uniknąć długiego zdania, więc w takich sytuacjach upewnij się, że każde słowo służy celowi.

Końcowe przemyślenia

Poza treścią i formatem twojej propozycji, twoje pisanie ma znacznie większy wpływ, niż mogłoby się wydawać. Chociaż właściwe użycie tonu i stylu może pomóc w dostosowaniu przekazu, język, którego używasz, może być różnicą między zdobyciem potencjalnego klienta lub zmuszeniem go do następnej, lepiej napisanej propozycji.

Pamiętaj, że jeśli ludzie nie zrozumieją, o czym mówisz, nie przekona ich to, co masz do powiedzenia. Następnym razem, gdy będziesz mieć obiecującą perspektywę w przygotowaniu, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po pisaniu zwycięskiej propozycji biznesowej, aby uzyskać pomoc w zabezpieczeniu transakcji.