7个商业提案写作技巧，以更好地传达您的信息
已发表: 2022-05-06通俗的语言写作，也称为通俗的英语，正是它听起来的样子——清晰简洁地写作，以便读者可以轻松理解你想说的话。 在商业提案的上下文中，简单的语言写作是关于从您的提案写作中消除所有歧义、令人困惑的语言和行话。
通俗易懂的语言使您的提案更容易理解、更容易记住，也更容易让买家同意。
为了传达您的信息并帮助人们记住它，请在撰写提案时牢记以下七个技巧（和语法规则）：
简单的语言提案写作技巧：
使用简单的术语
积极的词胜过消极的词
简单的连接符而不是字符串
主动动词>被动动词
更精确的动词，更少的抽象名词
简短的日常用语，而不是冗长的学术用语
使用具有一个主要思想的短句
1. 使用简单、具体的术语，而不是难懂的抽象术语
我们都听说过“少即是多”这句话，商业提案也不例外。 保持您的提案写作简单，使您的潜在客户更有可能理解您试图传达的观点。 您可以使用行业术语和技术术语，但您应该尽量减少它们，除非您的潜在客户是专家或者您确定他们知道您在说什么。
在与不一定是您业务领域的专家并且可能不熟悉行业特定短语的潜在客户打交道时，这一点尤其重要。 使用简单的术语，或者如果您确实需要使用抽象术语，请务必对其进行解释。
2. 使用积极的词而不是消极的词
从态度的角度来看，积极向上更好，从清晰的角度来看也更好。
例如，也许您热情地向团队中的某个人发送了有关潜在新项目的电子邮件：
“我们没有理由不做这个项目。”
我们阅读时都会略读。 我们不会阅读每个句子，甚至每个句子的每个单词。 这句话的措辞突出了“不能”和“不”这两个词，导致读者认为这是一个否定的回应。 这是一个更好的方式来表达同样的事情，而无需留下任何解释：
“我们需要做这个项目！”
3. 使用简单的连接符而不是单词串。
连接词可以把简单的句子变成复杂的句子。 它也可以让你听起来自命不凡。
你有没有在提案中写过这样的东西？
“为了这个项目的目的，如果确定我们需要更多信息，我们将扮演您的客户的角色并对您的网站进行审核。”
下次试试这个：
“如果我们需要更多信息，我们将从您客户的角度对您的网站进行审核。”
4.使用主动动词而不是被动动词
主动语态清楚地识别一个动作并告诉读者谁正在执行该动作。 读者更喜欢主动语态，因为它是一种更自然的交流方式，也可以保证不会误解谁在做什么。
例如，如果您正在撰写提案并想吹嘘您的代理机构开展的出色活动，您认为哪种说法更有力？
“开发了一项在线活动，导致每月新增 400 名订阅者。”
或者：
“我们的数字专家团队开发了一项在线活动，每月新增 400 名订阅者。”
第二个陈述确保重点是您的成功行动。 另外，谁做了什么也没有歧义。 当您概述客户与您的业务之间的角色和责任时，这一点尤其重要。
5. 使用精确动词而不是抽象名词
动词的存在是为了描述动作，所以让他们做他们的工作。 当你在做的时候，保持简单。
为什么说，
“我们的提案应用程序将提高您的成交率。”
当你可以说，
“我们的提案应用程序将提高您的成交率。”
更简单、更短、更自信。 去掉不增加价值的词。
6. 简短的日常用语，不长的学术用语
如果你试图让自己听起来太花哨，人们要么会认为你在试图超越他们，要么会认为你试图让自己听起来比实际更聪明。 人们喜欢、信任和雇用他们了解的人。
如果您试图向潜在客户解释为什么您的提案软件很棒，您可以说：
“我们的提案软件简化了提案生态系统的各个方面，以促进内部利益相关者之间的轻松协作，并提供无与伦比的客户体验。”
但你肯定听起来你太努力了。
相反，坚持使用您可能在对话中实际使用的较短单词：
“我们的提案软件为您提供完成更多交易所需的控制和可见性。”
7. 使用具有一个主要思想的简洁句子
试图将多个想法塞进一个句子中会让人感到困惑。 而且，如果您尝试扩展句子以适应更多上下文，那听起来就像您在漫无边际。
测试您是否可以拆分句子的一个简单方法是查找单词“and”，看看您是否可以用句号替换它。
而不是说：
“我们的业务为办公室、住宅空间和商业场所提供一整套清洁服务，而且我们还拥有优惠的价格和令人惊叹的声誉。”
你可以把你的观点分成两句话：
“我们的业务为办公室、住宅空间和商业场所提供一套清洁服务。 此外，我们拥有全市最低的价格和支持我们的良好声誉。”
龚实验室在最近的一篇文章中提出了一个重要观点：简短和简洁之间存在根本区别。 简短是关于长度的，但简洁是关于长度和意义的。 更长的句子可以很好地工作，但前提是它们充满了价值。 有时您无法避免长句，因此在这种情况下，请确保每个单词都有一个目的。
最后的想法
除了提案的内容和格式之外，您的写作所产生的影响比您想象的要大得多。 虽然正确使用语气和风格可以帮助您定制您的信息，但您使用的语言可能是赢得潜在客户或被拒绝接受下一个更好的书面提案的区别。
记住，如果人们不能理解你在说什么，他们就不会被你所说的说服。 下次当您在管道中获得有希望的前景时，请查看我们的指南以撰写成功的商业提案，以帮助确保交易。