7 conseils pour rédiger une proposition commerciale pour mieux transmettre votre message

L'écriture en langage simple, également connue sous le nom d'anglais simple, est exactement ce à quoi cela ressemble - une écriture claire et concise afin que les lecteurs puissent facilement comprendre ce que vous essayez de dire. Dans le contexte des propositions commerciales, la rédaction en langage simple consiste à supprimer toute ambiguïté, tout langage confus et tout jargon dans la rédaction de votre proposition.

Un langage simple rend votre proposition plus facile à comprendre, plus facile à retenir et plus facile pour l'acheteur de dire oui.

Pour faire passer votre message et aider les gens à s'en souvenir, gardez ces sept conseils (et règles de grammaire) à l'esprit lors de la rédaction d'une proposition :

Conseils pour rédiger une proposition en langage simple :

1. Utilisez des termes simples

2. Des mots positifs plutôt que des mots négatifs

3. Des connecteurs simples au lieu de chaînes de mots

4. Verbes actifs > verbes passifs

5. Des verbes plus précis, des noms moins abstraits

6. Mots courts, de tous les jours, pas longs, académiques

7. Utilisez des phrases courtes avec une idée principale

1. Utilisez des termes simples et concrets, pas des termes difficiles et abstraits

Nous avons tous entendu l'expression « moins c'est plus », et les propositions commerciales ne font pas exception. En gardant votre proposition écrite simple, il est plus probable que vos prospects comprennent le point que vous essayez de transmettre. Vous pouvez utiliser des termes de l'industrie et des mots techniques, mais vous devriez essayer de les garder au minimum, sauf si votre prospect est un expert ou si vous êtes certain qu'il sait de quoi vous parlez.

Ceci est particulièrement important lorsque vous traitez avec des prospects qui ne sont pas nécessairement des experts dans votre secteur d'activité et qui pourraient ne pas être familiers avec les expressions spécifiques à l'industrie. Utilisez des termes simples, ou si vous avez vraiment besoin d'utiliser un terme abstrait, assurez-vous de l'expliquer.

2. Utilisez des mots positifs plutôt que des mots négatifs

Être positif, c'est mieux du point de vue de l'attitude, et c'est aussi mieux du point de vue de la clarté.

Par exemple, vous avez peut-être envoyé un e-mail avec enthousiasme à un membre de votre équipe au sujet d'un nouveau projet potentiel :

"Il n'y a aucune raison pour que nous ne fassions pas ce projet."

Nous écrémons tous lorsque nous lisons. Nous ne lisons pas chaque phrase ou même chaque mot de chaque phrase. La formulation de cette phrase met en évidence les mots "ne peut pas" et "non", ce qui amène les lecteurs à supposer qu'il s'agit d'une réponse négative. Voici une meilleure façon de dire la même chose, sans rien laisser à l'interprétation :

"Nous devons faire ce projet!"

3. Utilisez des connecteurs simples au lieu de chaînes de mots.

Les mots de liaison peuvent transformer des phrases simples en phrases complexes. Cela peut aussi vous faire paraître prétentieux.

Avez-vous déjà écrit quelque chose comme ça dans une proposition ?

"Aux fins de ce projet, et s'il est déterminé que nous avons besoin de plus d'informations, nous assumerons le rôle de votre client et procéderons à un audit de votre site Web."

La prochaine fois, essayez ceci :

"Si nous avons besoin de plus d'informations, nous procéderons à un audit de votre site Web du point de vue de votre client."

4. Utilisez des verbes actifs au lieu de verbes passifs

La voix active identifie clairement une action et indique au lecteur qui effectue cette action. Les lecteurs préfèrent la voix active car c'est un moyen de communication plus naturel, qui garantit également qu'il n'y a pas de malentendu sur qui fait quoi.

Par exemple, si vous écriviez une proposition et que vous vouliez vous vanter de la formidable campagne développée par votre agence, quelle est, selon vous, la déclaration la plus puissante ?

"Une campagne en ligne a été développée qui a permis d'attirer 400 nouveaux abonnés mensuels."

Ou alors:

"Notre équipe d'experts numériques a développé une campagne en ligne qui a attiré 400 nouveaux abonnés mensuels."

La deuxième déclaration s'assure que l'accent est mis sur votre action réussie. De plus, il n'y a aucune ambiguïté sur qui a fait quoi. Ceci est particulièrement important lorsque vous définissez les rôles et les responsabilités entre le client et votre entreprise.

5. Utilisez des verbes précis au lieu de noms abstraits

Les verbes existent pour décrire l'action, alors laissez-les faire leur travail. Et pendant que vous y êtes, restez simple.

Pourquoi dire,

"Notre application de proposition améliorera votre taux de clôture."

Quand tu pourrais dire,

"Notre application de proposition améliorera votre taux de conclusion."

Plus simple, plus court et plus confiant. Débarrassez-vous des mots qui n'ajoutent pas de valeur.

6. Des mots courts et de tous les jours, pas des mots longs et académiques

Si vous essayez d'avoir l'air trop fantaisiste, les gens penseront soit que vous essayez de parler au-dessus d'eux, soit que vous essayez d'avoir l'air plus intelligent que vous ne l'êtes. Les gens aiment, font confiance et embauchent des gens qu'ils comprennent.

Si vous essayiez d'expliquer à un prospect pourquoi votre logiciel de proposition est génial, vous pourriez dire :

"Notre logiciel de proposition rationalise toutes les facettes de l'écosystème de proposition pour faciliter une collaboration sans effort entre les parties prenantes internes et offrir une expérience client inégalée."

Mais vous donneriez certainement l'impression que vous essayez trop fort.

Au lieu de cela, tenez-vous-en à des mots plus courts que vous pourriez réellement utiliser dans la conversation :

"Notre logiciel de proposition vous donne le contrôle et la visibilité dont vous avez besoin pour conclure plus de transactions."

7. Utilisez des phrases concises avec une idée principale

Essayer de regrouper plusieurs idées dans une seule phrase peut prêter à confusion. Et si vous essayez d'étendre la phrase pour l'adapter à plus de contexte, cela pourrait donner l'impression que vous divaguez.

Un moyen simple de tester si vous pouvez décomposer une phrase est de rechercher le mot "et" et de voir si vous pouvez le remplacer par un point.

Au lieu de dire:

"Notre entreprise fournit une suite de services de nettoyage pour les bureaux, les espaces résidentiels et les locaux commerciaux, et nous avons également des prix avantageux et une réputation spectaculaire."

Vous pouvez décomposer votre propos en deux phrases :

« Notre entreprise propose une gamme de services de nettoyage pour les bureaux, les espaces résidentiels et les locaux commerciaux. De plus, nous avons les prix les plus bas de la ville et une excellente réputation pour nous soutenir.

Gong labs soulève un point important dans un article récent : il y a une différence fondamentale entre court et concis. Court concerne la longueur, mais concis concerne la longueur et le sens. Des phrases plus longues peuvent bien fonctionner, mais seulement si elles sont pleines de valeur. Parfois, vous ne pouvez pas éviter une longue phrase, alors dans ces situations, assurez-vous que chaque mot a un but.

Dernières pensées

Au-delà du contenu et du format de votre proposition, votre écriture a un impact beaucoup plus important que vous ne le pensez. Bien qu'une bonne utilisation du ton et du style puisse vous aider à personnaliser votre message, le langage que vous utilisez peut faire la différence entre gagner votre prospect ou être écarté pour la prochaine proposition mieux écrite.

N'oubliez pas que si les gens ne comprennent pas de quoi vous parlez, ils ne seront pas convaincus par ce que vous avez à dire. La prochaine fois que vous avez un prospect prometteur dans le pipeline, consultez notre guide pour rédiger une proposition commerciale gagnante pour vous aider à conclure l'affaire.