Co to jest zarządzanie danymi podstawowymi? Dlaczego powinieneś się tym przejmować i co musisz wiedzieć
Opublikowany: 2022-05-07Zarządzanie danymi podstawowymi zmienia zasady gry, jeśli chodzi o przetwarzanie i analizę danych. Dowiedz się wszystkiego o tym tutaj.
Według raportu firmy Gartner Hype Cycle, zarządzanie danymi podstawowymi jest oddalone o dwa do pięciu lat od osiągnięcia stabilnego i spójnego poziomu wykorzystania przez instytucje szkolnictwa wyższego (pełna zawartość dostępna dla klientów firmy Gartner). Jeśli Twoja mała firma nie wdrożyła jeszcze tej inicjatywy opartej na technologii, zechcesz zaplanować wkrótce włączenie się do niej.
Jeśli jesteś nowicjuszem w zarządzaniu danymi głównymi lub MDM, ten przewodnik ma na celu szybkie wprowadzenie.
Co to jest zarządzanie danymi podstawowymi?
Zarządzanie danymi podstawowymi odnosi się do sieci ludzi, procesów i technologii, które współpracują ze sobą w celu utrzymania zasobów danych podstawowych firmy i zapewnienia ich spójności, dokładności i bezpieczeństwa. Zasób danych podstawowych, znany również jako jednostka danych podstawowych, może być zdefiniowany jako dowolny klient, pracownik, dostawca, dostawca, konto, produkt lub lokalizacja w transakcji biznesowej. Mówiąc prościej, jest to dowolna osoba, miejsce lub obiekt zaangażowany w działanie Twojej organizacji.
MDM jest ważne, ponieważ daje organizacjom możliwość podejmowania świadomych decyzji, które są poparte zaktualizowanymi, zorganizowanymi danymi i analizami. Zapobiega również silosom danych, w których określone dane są dostępne tylko dla jednej grupy w organizacji.
Oprogramowanie do zarządzania danymi głównymi służy jako centralne repozytorium danych przedsiębiorstwa, które są gromadzone z wielu systemów. Wykorzystuje uczenie maszynowe do czyszczenia, weryfikowania i organizowania tych danych w sposób, który pomaga zapewnić jakość danych, a także łączyć rozproszone punkty danych, aby Twoja organizacja mogła zaufać jednemu źródłu danych podstawowych.
Pulpit nawigacyjny dla Informatica MDM ( źródło )
Typowe funkcje oprogramowania MDM obejmują:
- Maskowanie danych, które chroni wrażliwe dane.
- Zarządzanie hierarchią, które organizuje dane w warstwy (tj. zespół, dział, centrala krajowa, centrala globalna).
- Mapowanie relacji, które śledzi powiązania między zasobami danych.
- Wizualizacja przepływu pracy, która pozwala użytkownikom zobaczyć szereg projektów i zadań oraz ich zleceniodawców i etapy realizacji.
Kilku dostawców MDM oferuje bezpłatne wersje swoich platform, ale bezpłatne wersje próbne są bardziej standardowe.
Inwestowanie w oprogramowanie MDM może prowadzić do większej przejrzystości, większej wydajności operacyjnej, lepszego doświadczenia klienta i zrównoważonego rozwoju firmy. Następnie omówimy, w jaki sposób Twoja mała firma może wykorzystać zarządzanie danymi podstawowymi.
Jak małe i średnie firmy mogą wykorzystać zarządzanie danymi podstawowymi?
Podczas gdy stosy zarządzania danymi głównymi są zazwyczaj lepiej dostosowane do większych przedsiębiorstw, małe i średnie firmy mogą szukać platform, które umożliwiają tworzenie aplikacji. W ten sposób możesz zacząć od przyjęcia niewielkiego zestawu funkcji, takich jak profilowanie danych, a następnie uaktualnić, gdy będziesz gotowy.
Małe i średnie firmy mogą zbudować podstawę udanego programu MDM poprzez:
- Rejestracja w celu wypróbowania platformy do zarządzania danymi głównymi, aby dowiedzieć się, jak można wdrożyć różne funkcje, takie jak czyszczenie danych lub profilowanie.
- Jasne zdefiniowanie wyników biznesowych, które chcesz osiągnąć za pomocą dowolnego narzędzia do zarządzania danymi podstawowymi, które planujesz wdrożyć.
Zarządzanie danymi podstawowymi może zmienić zasady gry dla właścicieli małych firm, jeśli chodzi o sposoby zbierania, organizowania, przetwarzania i analizowania danych, ale warto nawiązać kontakt z interesariuszami na wczesnym etapie, w przeciwnym razie trudno będzie Ci się spotkać oczekiwania co do wartości.
Obszary, które czerpią korzyści z zarządzania danymi podstawowymi
Twoja organizacja szczególnie skorzysta na rozwiązaniu MDM, jeśli zajmuje się big data. Big data odnosi się do dużych ilości zasobów danych, które wymagają bardziej zaawansowanych metod przetwarzania i analizy.
Niezależnie od tego, czy Twoje zasoby danych obejmują akta uczniów, dokumentację medyczną, inwentarz produktów czy dane klientów, zarządzanie danymi podstawowymi może zapewnić uporządkowanie, jednolitość i bezpieczeństwo Twoich plików.
Aby lepiej zorientować się, jak wygląda zarządzanie danymi podstawowymi w działaniu, przedstawiamy kilka przykładów obszarów, które mogą skorzystać na wdrożeniu narzędzia MDM.
Wyższa edukacja
Kolegia i uniwersytety polegają na sieci biur i wydziałów do przetwarzania i przechowywania informacji. Obejmuje to rejestrację, harmonogramy, transkrypcje, oceny, czesne i inne opłaty studenckie. Istnieją również stypendia, plany posiłków, warunki mieszkaniowe i umowy dotyczące pomocy sportowej. Jest wiele rzeczy do śledzenia, a to jest tylko studencka strona danych.
Zrzut ekranu funkcji zarządzania danymi uczniów firmy Intellimas , wykonany przez autora ( źródło )
Jeśli kiedykolwiek uczęszczałeś lub byłeś zatrudniony w college'u lub na uniwersytecie, wiesz, że wiele z tych systemów prowadzenia dokumentacji może być przestarzałych. MDM daje szkolnictwu wyższemu sposób na połączenie niezliczonej liczby używanych systemów, aby dostęp do tych danych był łatwiejszy dla tych, którzy ich potrzebują:
- Dane o wydziałach i studentach można łączyć w celu łatwiejszego planowania kursów.
- Wydział i doradcy mogą zostać powiadomieni, gdy oceny uczniów lub frekwencja spadnie, pomagając w staraniach o utrzymanie.
- MDM może pomóc zarządowi obiektów w utrzymaniu fizycznych zasobów, takich jak komputery, autobusy wahadłowe, a nawet pralki w akademikach, aby zapobiec przerwom w dostępie do zasobów, od których zależy ich sukces.
Celem stosowania MDM w szkolnictwie wyższym jest poprawa prowadzenia dokumentacji studentów i zwiększenie przejrzystości poprzez zapewnienie bardziej holistycznego spojrzenia na wszystkie aspekty ich doświadczenia w college'u.
Menedżer ds. relacji z klientami
Według firmy Gartner sukces każdego programu do zarządzania relacjami z klientami (CRM) zależy od zarządzania danymi podstawowymi (pełna zawartość dostępna dla klientów firmy Gartner). Dzieje się tak, ponieważ zaspokojenie różnorodnych potrzeb klientów i reagowanie na nie jest prawie niemożliwe bez dobrze zarządzanego, pojedynczego źródła danych o klientach.
Funkcja segmentacji odbiorców w autopilocie ( źródło )
MDM może pomóc zwiększyć zaangażowanie i satysfakcję klientów w następujący sposób:
- Zapewnienie terminowości i trafności wszystkich komunikatów z klientami dzięki utrzymywaniu dokładnej, dogłębnej wiedzy na temat ich historii i wzorców zakupów.
- Uniemożliwienie przedstawicielom wielokrotnego kontaktowania się z klientami w tej samej sprawie.
- Zapewnienie wszystkim działom (tj. marketingu, sprzedaży) jednakowego dostępu do danych klientów.
Celem korzystania z zarządzania danymi głównymi w CRM jest zapewnienie, że cała organizacja ma 360-stopniowy widok na swoich klientów, co skutkuje bardziej spójną obsługą klienta.
Opieka zdrowotna
Opieka zdrowotna to kolejny obszar, w którym dokładność, spójność i bezpieczeństwo danych są niezwykle ważne. Zasoby danych w opiece zdrowotnej obejmują pacjentów, dostawców, praktyki, plany ubezpieczeniowe, recepty i nie tylko.
Zrzut ekranu z platformy MDM Profisee , wykonany przez autora ( źródło )
Ze względu na przepisy dotyczące poufności pacjentów, zarządzanie danymi i stewardzi mają szczególne znaczenie, jeśli chodzi o wykorzystanie zarządzania danymi podstawowymi w opiece zdrowotnej.
Świadczeniodawcy mogą odnieść korzyści z MDM w następujący sposób:
- Lepiej skoordynowana opieka wśród wielu dostawców, z wszystkimi notatkami lekarza, testami laboratoryjnymi i wynikami dla pacjenta w jednym miejscu.
- Sprawniejszy transfer informacji od lekarzy do ubezpieczycieli.
- Łatwiejsze wdrażanie nowych pracowników.
Celem wykorzystania zarządzania danymi podstawowymi w opiece zdrowotnej jest zapewnienie bezpieczeństwa danych wrażliwych oraz usprawnienie komunikacji między pacjentami, lekarzami i personelem.
Lista systemów oprogramowania wspierających zarządzanie danymi podstawowymi
Zarządzanie danymi podstawowymi jest zwykle mniej funkcją, a bardziej metodą, z której korzystają już istniejące platformy, aby pomóc firmom w gromadzeniu i porządkowaniu danych. Jednak zarządzanie danymi może być oferowane jako samodzielna funkcja platform, które zaspokajają potrzeby bardziej specyficznych rynków, takich jak te, które omówiliśmy w poprzedniej sekcji. Jeśli interesują Cię rozwiązania programowe stworzone z myślą o Twojej konkretnej branży, zapoznaj się z poniższymi systemami oprogramowania.
Oprogramowanie systemu informacji o uczniach
Oprogramowanie systemu informacji o uczniach (SIS) pomaga instytucjom edukacyjnym zautomatyzować dystrybucję zadań, ocenianie i inną komunikację z uczniami i ich rodzicami. Oprogramowanie to służy również jako repozytorium dokumentów związanych ze stażem studentów w uczelni.
Oprogramowanie CRM
Oprogramowanie CRM umożliwia interakcję z klientem, wsparcie i zarządzanie relacjami. Utrzymuje wszystkie informacje kontaktowe w jednym miejscu, śledzi komunikację z klientami i integruje się między innymi z usługami poczty e-mail.
Oprogramowanie do elektronicznej dokumentacji medycznej
Oprogramowanie do elektronicznej dokumentacji medycznej (EMR) umożliwia praktykom medycznym i placówkom opieki zdrowotnej rejestrowanie, organizowanie i zarządzanie dokumentacją medyczną pacjentów. EMR to cyfrowe odciski recept, wykresy i pełne szczegóły leczenia pacjentów. To oprogramowanie wykorzystuje zatwierdzone w branży kody do nagrywania i usprawniania wprowadzania danych.
Oprogramowanie EMR pomaga praktykom w przejściu z tradycyjnego podejścia opartego na pisaniu na papierze do elektronicznego systemu rejestracji. Pomaga im nawet zapisać się na zachęty związane z sensownym użytkowaniem (MU) oferowane przez rząd Stanów Zjednoczonych.
Oprogramowanie EMR jest ściśle związane z oprogramowaniem do elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR) i jest często sprzedawane jako integralna część pakietu oprogramowania do zarządzania praktyką.
Alternatywy do zastosowania zamiast zarządzania danymi podstawowymi
Chociaż korzyści z zarządzania danymi podstawowymi są liczne, jeśli są wdrażane strategicznie, nadal może być pracochłonne i kosztowne, szczególnie dla małych i średnich firm. W wielu przypadkach właściciel danych może nie zgadzać się z regułami ustalonymi przez zespół ds. zarządzania danymi, jak wskazuje strateg danych Eric Mack.
Jeśli Twoja firma nie jest jeszcze gotowa na MDM, oto kilka alternatyw:
Ręczne wprowadzanie danych: Wiele organizacji ma administratora, którego głównym obowiązkiem jest ręczne wprowadzanie danych. Chociaż jest to żmudne i podatne na błędy ludzkie, działa dla właścicieli małych firm z ograniczonym budżetem. Aby uporządkować wprowadzanie danych, które są łatwo dostępne i udostępniane, wybierz aplikację do obsługi arkuszy kalkulacyjnych w chmurze, taką jak Arkusze Google lub Microsoft Excel.
Oprogramowanie do automatyzacji formularzy: Kolejnym krokiem w stosunku do ręcznego wprowadzania danych jest oprogramowanie do automatyzacji formularzy, które automatyzuje elektroniczne przetwarzanie dokumentów. Jeśli pracujesz w opiece zdrowotnej, możesz użyć tych narzędzi do zbierania informacji o pacjentach i gościach. Jeśli pracujesz w HR, możesz go wykorzystać do zbierania opinii pracowników. Sprzedawcy mogą go używać do tworzenia faktur i organizowania danych produktów, a zespoły obsługi klienta mogą go używać do generowania zgłoszeń pomocy technicznej. Nie wyczyści i nie scali danych w taki sam sposób, jak oprogramowanie do zarządzania danymi głównymi, ale zaoszczędzi tobie i twojemu zespołowi czas na wprowadzaniu danych i umożliwi dostęp do danych w łatwym do odczytania formacie.
