¿Qué es la gestión de datos maestros? Por qué debería importarle y lo que necesita saber
Publicado: 2022-05-07La gestión de datos maestros cambia las reglas del juego cuando se trata de procesamiento y análisis de datos. Aprende todo sobre esto aquí.
Según el Hype Cycle de Gartner, la gestión de datos maestros está a dos o cinco años de alcanzar un nivel de uso estable y constante para las instituciones de educación superior (contenido completo disponible para los clientes de Gartner). Si su pequeña empresa aún no ha adoptado esta iniciativa habilitada por la tecnología, querrá hacer planes para incorporarse pronto.
Si es nuevo en la gestión de datos maestros o MDM, esta guía está diseñada para ponerlo al día.
¿Qué es la gestión de datos maestros?
La gestión de datos maestros se refiere a la red de personas, procesos y tecnología que trabajan juntos para mantener los activos de datos maestros de una empresa y garantizar que sean coherentes, precisos y seguros. Un activo de datos maestros, también conocido como entidad de datos maestros, se puede definir como cualquier cliente, empleado, vendedor, proveedor, cuenta, producto o sitio en una transacción comercial. En pocas palabras, es cualquier persona, lugar u objeto involucrado en el funcionamiento de su organización.
MDM es importante porque brinda a las organizaciones la capacidad de tomar decisiones informadas que están respaldadas por datos y análisis actualizados y organizados. También evita los silos de datos en los que solo un grupo de una organización puede acceder a determinados datos.
El software de administración de datos maestros sirve como depósito central para los datos empresariales que se recopilan de múltiples sistemas. Utiliza el aprendizaje automático para limpiar, verificar y organizar esos datos de una manera que ayude a garantizar la calidad de los datos, así como a vincular puntos de datos dispersos para que su organización pueda confiar en una única fuente de datos maestros.
Tablero para Informatica MDM ( Fuente )
Las características comunes del software MDM incluyen:
- Enmascaramiento de datos, que protege los datos confidenciales.
- Gestión jerárquica, que organiza los datos en niveles (es decir, equipo, departamento, sede nacional, sede mundial).
- Mapeo de relaciones, que rastrea las asociaciones entre los activos de datos.
- Visualización del flujo de trabajo, que permite a los usuarios ver una serie de proyectos y tareas, así como sus asignados y etapas de finalización.
Algunos proveedores de MDM ofrecen versiones gratuitas de sus plataformas, pero las pruebas gratuitas son más estándar.
Invertir en software MDM puede conducir a una mayor transparencia, una mayor eficiencia operativa, una mejor experiencia del cliente y un crecimiento sostenible de la empresa. A continuación, analizaremos cómo su pequeña empresa puede aprovechar la gestión de datos maestros.
¿Cómo pueden las pymes aprovechar la gestión de datos maestros?
Si bien las pilas de administración de datos maestros suelen ser más adecuadas para empresas más grandes, las PYMES pueden buscar plataformas que permitan la creación de aplicaciones. De esta manera, puede comenzar adoptando un pequeño conjunto de funciones, como la creación de perfiles de datos, y luego actualizar cuando esté listo.
Las PYMES pueden construir una base para un programa MDM exitoso al:
- Regístrese para una prueba de una plataforma de gestión de datos maestros para aprender cómo puede implementar diferentes funciones, como la limpieza de datos o la creación de perfiles.
- Defina claramente los resultados comerciales que desea lograr a partir de cualquier herramienta de administración de datos maestros que planee adoptar.
La gestión de datos maestros puede cambiar las reglas del juego para los propietarios de pequeñas empresas en lo que respecta a las formas en que recopilan, organizan, procesan y analizan los datos, pero querrá asegurarse de interactuar con las partes interesadas desde el principio, de lo contrario, tendrá dificultades para cumplir expectativas de valor.
Áreas que se benefician de la gestión de datos maestros
Su organización se beneficiaría especialmente de una solución MDM si se trata de big data. Big data se refiere a grandes volúmenes de activos de datos que requieren métodos más avanzados de procesamiento y análisis.
Ya sea que sus activos de datos incluyan registros de estudiantes, registros médicos, inventario de productos o datos de clientes, la gestión de datos maestros puede mantener sus archivos organizados, uniformes y seguros.
Para darle una mejor idea de cómo se ve la gestión de datos maestros en acción, aquí hay algunos ejemplos de áreas que se benefician de la implementación de una herramienta MDM.
Educación más alta
Los colegios y universidades dependen de una red de oficinas y departamentos para procesar y mantener la información. Esto incluye el registro, los horarios, las transcripciones, las calificaciones, los pagos de matrícula y otras tarifas estudiantiles. También hay becas, planes de comidas, arreglos de vivienda y acuerdos de ayuda atlética. Hay mucho de lo que hacer un seguimiento, y esto es solo el lado del estudiante de los datos.
Captura de pantalla de la función de gestión de datos de estudiantes de Intellimas , tomada por el autor ( Fuente )
Si alguna vez asistió o trabajó en un colegio o universidad, sabe que muchos de estos sistemas de mantenimiento de registros pueden ser anticuados. MDM brinda a la educación superior una forma de fusionar la gran cantidad de sistemas en uso para que aquellos que los necesitan puedan acceder más fácilmente a estos datos:
- Los datos de profesores y estudiantes se pueden combinar para facilitar la programación de cursos.
- La facultad y los asesores pueden recibir alertas cuando bajan las calificaciones o la asistencia de un estudiante, lo que ayuda en los esfuerzos de retención.
- MDM puede ayudar a la administración de las instalaciones en el mantenimiento de activos físicos como computadoras, autobuses de enlace o incluso lavadoras en los dormitorios para evitar interrupciones en los recursos de los que dependen los estudiantes para su éxito.
El objetivo de usar MDM en la educación superior es mejorar el mantenimiento de registros de los estudiantes y aumentar la transparencia al proporcionar una visión más holística de todos los aspectos de su experiencia universitaria.
Gestión de la relación con el cliente
Según Gartner, el éxito de cualquier programa de gestión de relaciones con los clientes (CRM) depende de la gestión de datos maestros (contenido completo disponible para los clientes de Gartner). Esto se debe a que es casi imposible abordar y responder a la variedad de necesidades de los clientes sin una única fuente de datos de clientes bien mantenida.
Función de segmentación de audiencia en Autopilot ( Fuente )
MDM puede ayudar a impulsar el compromiso y la satisfacción del cliente de las siguientes maneras:
- Garantizar que todas las comunicaciones con los clientes sean oportunas y relevantes al mantener un conocimiento preciso y profundo de su historial y patrones de compra.
- Evitar que los representantes se comuniquen con los clientes varias veces sobre el mismo problema.
- Otorgar a todos los departamentos (es decir, marketing, ventas) el mismo acceso a los datos de los clientes.
El objetivo de utilizar la gestión de datos maestros en CRM es garantizar que toda la organización tenga una vista de 360 grados de sus clientes, lo que da como resultado una experiencia de cliente más uniforme.
Cuidado de la salud
El cuidado de la salud es otra área donde la precisión, la consistencia y la seguridad de los datos son extremadamente importantes. Los activos de datos en el cuidado de la salud incluyen pacientes, proveedores, prácticas, planes de seguro, recetas y más.
Captura de pantalla de la plataforma MDM Profisee , tomada por el autor ( Fuente )
Debido a las leyes de confidencialidad del paciente, la gestión de datos y los administradores son particularmente críticos cuando se trata del uso de la gestión de datos maestros en el cuidado de la salud.
Los proveedores de atención médica pueden beneficiarse de MDM de las siguientes maneras:
- Mejor atención coordinada entre múltiples proveedores, con todas las notas del médico, pruebas de laboratorio y resultados de un paciente en un solo lugar.
- Una transferencia de información más ágil de los médicos a los proveedores de seguros.
- Incorporación más fluida para los nuevos empleados.
El objetivo de utilizar la gestión de datos maestros en el cuidado de la salud es garantizar la seguridad de los datos confidenciales y mejorar la comunicación entre los pacientes, los médicos y el personal.
Una lista de sistemas de software que admiten la gestión de datos maestros
La gestión de datos maestros suele ser menos una característica y más un método que las plataformas que ya existen utilizan para ayudar a las empresas a recopilar y organizar sus datos. Sin embargo, la gestión de datos se puede ofrecer como una característica independiente de las plataformas que satisfacen las necesidades de mercados más específicos, como los que analizamos en la sección anterior. Si está interesado en soluciones de software creadas teniendo en cuenta su industria específica, consulte los siguientes sistemas de software.
software del sistema de información del estudiante
El software del sistema de información estudiantil (SIS) ayuda a las instituciones educativas a automatizar la distribución de tareas, la calificación y otras comunicaciones con los estudiantes y sus padres. Este software también sirve como depósito de documentos relacionados con la permanencia de los estudiantes en una institución.
software CRM
El software CRM permite la interacción con el cliente, el soporte y la gestión de relaciones. Mantiene toda la información de contacto en un solo lugar, realiza un seguimiento de las comunicaciones con los clientes y se integra con los servicios de correo electrónico, entre otras funciones.
Software de registros médicos electrónicos.
El software de registros médicos electrónicos (EMR) permite que las prácticas médicas y las instalaciones de atención médica registren, organicen y administren los registros médicos de los pacientes. Los EMR son las impresiones digitales de recetas, gráficos y los detalles completos del tratamiento de los pacientes. Este software utiliza códigos aprobados por la industria para registrar y simplificar la entrada de datos.
El software EMR ayuda a los profesionales a pasar del enfoque tradicional de lápiz y papel a un sistema de registro electrónico. Incluso les ayuda a inscribirse en los incentivos de uso significativo (MU) que ofrece el gobierno de los Estados Unidos.
El software EMR está estrechamente relacionado con el software de registros médicos electrónicos (EHR) y, a menudo, se vende como parte integral del paquete de software de gestión de la práctica.
Alternativas a utilizar en lugar de la gestión de datos maestros
Si bien los beneficios de la gestión de datos maestros son numerosos cuando se implementa estratégicamente, aún puede ser laborioso y costoso, especialmente para las PYMES. Y, en muchos casos, es posible que el propietario de los datos no esté de acuerdo con las reglas establecidas por su equipo de gobierno de datos, como señala el estratega de datos Eric Mack.
Si su negocio aún no está listo para MDM, aquí hay un par de alternativas:
Entrada manual de datos: muchas organizaciones tienen un administrador cuya principal responsabilidad es la entrada manual de datos. Si bien es tedioso y propenso a errores humanos, funciona para propietarios de pequeñas empresas con un presupuesto limitado. Para una entrada de datos organizada que sea fácil de acceder y compartir, opte por una aplicación de hoja de cálculo basada en la nube, como Google Sheets o Microsoft Excel.
Software de automatización de formularios: un paso adelante de la entrada manual de datos es el software de automatización de formularios, que automatiza el procesamiento de documentos electrónicamente. Si trabaja en el sector de la salud, puede utilizar estas herramientas para recopilar información de pacientes y visitantes. Si trabaja en recursos humanos, puede usarlo para recopilar comentarios de los empleados. Los minoristas pueden usarlo para crear facturas y organizar datos de productos, y los equipos de servicio al cliente pueden usarlo para generar tickets de soporte. No limpiará ni fusionará sus datos de la misma manera que el software de administración de datos maestros, pero le ahorrará a usted y a su equipo tiempo en la entrada de datos y le permitirá acceder a sus datos en un formato fácil de leer.
