5 przykładów przepływów pracy HubSpot, aby zoptymalizować strategię obsługi klienta

W świecie technologii B2B o wysokie stawki liczy się każda sekunda. Twoi klienci oczekują tylko tego, co najlepsze, a bezproblemowe wsparcie może zadecydować o różnicy między lojalnym klientem a utraconą szansą.

Na całej ścieżce klienta prawdopodobnie kontaktowali się z Twoimi zespołami ds. sprzedaży, marketingu, operacji i obsługi klienta. Każdy zespół żongluje połączeniami, e-mailami i czatami — aby Twoi klienci byli zadowoleni, każdy zespół lub osoba wchodząca w interakcje z klientem wymaga pełnego wglądu w poprzednie interakcje z klientami. Potrzebują kontekstu, aby zaoferować bardziej znaczące wsparcie.

Nie jest to łatwe, ale co, jeśli powiem ci, że możesz znacznie ułatwić sobie pracę dzięki odpowiednim narzędziom?

jak pytasz? Dzięki integracji Aircall i HubSpot.

Dlaczego polecamy Aircall? Aircall to rozwiązanie telefoniczne oparte na chmurze, które bezproblemowo integruje się z HubSpot. Zapewnia zespołom obsługi klienta dodatkowy kontekst interakcji z klientami i pomaga ulepszyć strategię obsługi. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz naszą stronę Dlaczego warto korzystać z połączeń lotniczych.

W tym poście szczegółowo omówimy 5 potężnych przykładów przepływów pracy Aircall, które pomogą usprawnić proces obsługi klienta, zwiększyć produktywność i zapewnić niezrównane wsparcie.

Od automatyzacji czasochłonnych zadań po przekierowywanie połączeń do właściwego członka zespołu — te przykłady zapewnią przydatne informacje potrzebne do przeniesienia obsługi klienta na wyższy poziom.

To jest część 2 naszych przepływów pracy HubSpot wykorzystujących integrację Aircall z HubSpot. Aby zobaczyć przepływy pracy związane ze sprzedażą, które może ukraść Twój zespół, przeczytaj nasz blog „Użyj tych 5 przykładów przepływów pracy Aircall, aby zoptymalizować swoją strategię sprzedaży”

Niezbędne przepływy pracy HubSpot wykorzystujące integrację Aircall i HubSpot

Automatycznie twórz zgłoszenia w potoku wsparcia.

Tworzenie zgłoszeń w potoku wsparcia to świetny sposób na segmentację, ustalanie priorytetów i śledzenie zgłoszeń w HubSpot, umożliwiając łatwy dostęp do informacji. Podczas gdy rozmowy z pomocą techniczną mają na celu rozwiązanie wszystkich pytań podczas rozmowy, czasami wymagane jest dalsze badanie. Dzięki integracji Aircall i HubSpot możesz określić, które wywołania potoku wsparcia powinny być logowane i jakiego rodzaju połączenia powinny uruchamiać określony typ biletu.

Aby utworzyć zgłoszenie po wezwaniu pomocy technicznej, agent musi oznaczyć połączenie za pomocą opcji „Utwórz zgłoszenie HubSpot” lub wcześniej określonej konwencji nazewnictwa, którą wybierzesz.

Spowoduje to automatyczne uruchomienie przepływu pracy w celu utworzenia zgłoszenia w wyznaczonym potoku.

Usprawniając ten proces, Twój zespół wsparcia może skupić się na rozwiązywaniu problemów klientów, podczas gdy przepływ pracy tworzy i organizuje zgłoszenia. W ten sposób Twój zespół wsparcia może zapewnić, że żadna prośba nie pozostanie niezauważona, a wszystkie problemy klientów będą śledzone i niezwłocznie rozwiązywane”.

Użyj numerów Aircall IVR, aby uruchomić przepływ pracy HubSpot.

Wydajność ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezproblemowej obsługi klienta. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest wykorzystanie funkcji Interactive Voice Response (IVR) firmy Aircall do automatycznego wysyłania faktur. Konfigurując IVR, możesz powiązać określony numer Aircall z tą ścieżką, uruchamiając przepływ pracy w HubSpot.

Na przykład, jeśli klient zadzwoni na Twoją linię wsparcia i naciśnie 2, aby poprosić o fakturę, zostanie utworzony określony numer połączenia lotniczego. Zostanie to następnie zapisane na osi czasu aktywności kontaktu w HubSpot, pokazując, że kontakt zażądał faktury.

Po skonfigurowaniu przepływu pracy następnym krokiem byłoby automatyczne wysłanie spersonalizowanej wiadomości e-mail z linkiem do ostatniej faktury klienta. Wyzwalaczem rejestracji dla tego przepływu pracy byłby numer IVR, zapewniający wysłanie prawidłowej faktury do właściwego klienta. Ta funkcja oszczędza czas zespołu pomocy technicznej i zapewnia płynną i wydajną obsługę klientów”.

Ustal wyrównanie i przejrzystość międzyfunkcyjną

Utrzymywanie menedżerów kont na bieżąco, gdy ich klienci kontaktują się z pomocą techniczną, jest kluczowe, zwłaszcza gdy oferowane są różne pakiety pomocy technicznej. Aby zapewnić skuteczność tego przepływu pracy, Twoja organizacja powinna przypisać unikatowe numery telefonów do każdego poziomu pakietu pomocy technicznej.

Przepływ pracy oparty na kontaktach jest uruchamiany automatycznie, gdy klient dzwoni pod numer pomocy technicznej poziomu 1 lub 2. Ten przepływ pracy wysyła następnie powiadomienie do odpowiedniego menedżera konta. W ten sposób opiekun klienta może się zameldować i zapewnić swoim klientom najwyższy poziom obsługi.

Wdrażając ten przepływ pracy, Twoja organizacja może zapewnić, że menedżerowie kont są świadomi wszelkich interakcji z klientami i mogą podejmować niezbędne działania w celu utrzymania wysokiego poziomu usług oczekiwanego od różnych poziomów pakietów pomocy technicznej.

Automatycznie wysyłaj ankiety zwrotne po wsparciu.

Zbieranie opinii jest niezbędne do zapewnienia wysokiego poziomu obsługi klienta i wykorzystywania ich do ulepszania ofert. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest użycie HubSpot do automatycznego wysyłania ankiet zwrotnych po zakończeniu przez klienta procesu wsparcia.

Kiedy agent rozwiązuje zapytanie do pomocy technicznej, oznacza rozmowę w HubSpot etykietą, taką jak „Problem rozwiązany”. Staje się to wyzwalaczem dla przepływu pracy, który następnie wysyła ankietę zwrotną do klienta. Ankietę można wysłać e-mailem lub za pomocą linku do ankiety online.

Zbierając informacje zwrotne w ten sposób, możesz uzyskać cenny wgląd w zadowolenie klientów, zidentyfikować obszary wymagające poprawy i śledzić postępy w czasie. Ten przepływ pracy pomaga Twojej organizacji utrzymać wysokie wsparcie i stale korzystać z uczciwych opinii klientów, aby ulepszać swoje oferty.

Używaj notatek z rozmów telefonicznych, aby uruchamiać przepływy pracy HubSpot

Wykorzystanie integracji Aircall i HubSpot do tworzenia wyzwalaczy notatek telefonicznych to skuteczny sposób na optymalizację strategii obsługi klienta.

Konfigurując określone właściwości w notatkach, takie jak poczta głosowa, nieodebrane połączenia przychodzące lub błąd, można uruchomić przepływ pracy, który automatycznie wysyła wiadomość e-mail do klienta. Gwarantuje to, że żaden klient nie zostanie pominięty, a jego problemy zostaną szybko rozwiązane.

Ponadto, jeśli wymagana jest ręczna interwencja, przepływ pracy może przypominać zespołowi obsługi klienta o konieczności dalszych działań. Ta funkcja może również wyzwalać dodatkowe działania w zależności od czasu trwania rozmowy lub określonych znaczników pozostawionych przez agenta telefonicznego, zapewniając jeszcze większą elastyczność i efektywność procesu obsługi klienta.

Przepływy pracy związane z połączeniami lotniczymi mogą być potężnym narzędziem do optymalizacji strategii obsługi klienta. Od tworzenia wyzwalaczy notatek telefonicznych po automatyczne tworzenie zgłoszeń w potoku wsparcia, te przepływy pracy mogą pomóc usprawnić proces, zwiększyć produktywność i zapewnić klientom niezrównane wsparcie. Dzięki integracji Aircall i HubSpot możesz przenieść obsługę klienta na wyższy poziom.

Nie zatrzymuj się tutaj! W części 1 tej serii udostępniliśmy więcej przykładów przepływów pracy Aircall, specjalnie zaprojektowanych w celu optymalizacji strategii sprzedaży.