5 ejemplos de flujo de trabajo de HubSpot para optimizar tu estrategia de atención al cliente

En el mundo de alto riesgo de la tecnología B2B, cada segundo cuenta. Sus clientes solo esperan lo mejor, y una experiencia de soporte perfecta puede ser la diferencia entre un cliente leal y una oportunidad perdida.

A lo largo del viaje del cliente, es probable que se hayan comprometido con sus equipos de ventas, marketing, operaciones y atención al cliente. Cada equipo hace malabarismos con las llamadas, los correos electrónicos y los chats: para mantener contentos a sus clientes, cada equipo o individuo que interactúa con el cliente requiere una vista completa de las interacciones anteriores con el cliente. Necesitan contexto para ofrecer un apoyo más sustancial.

No es tarea fácil, pero ¿y si le dijera que puede hacer su trabajo mucho más fácil con las herramientas adecuadas?

¿Cómo preguntas? Con la integración de Aircall y HubSpot.

¿Por qué recomendamos Aircall? Aircall es una solución telefónica basada en la nube que se integra a la perfección en HubSpot. Brinda a sus equipos de atención al cliente un contexto adicional sobre las interacciones con los clientes y ayuda a mejorar su estrategia de servicio. Para obtener más información, consulte nuestra página Por qué usar Aircall.

En esta publicación, lo llevaremos a una inmersión profunda en 5 poderosos ejemplos de flujo de trabajo de Aircall que lo ayudarán a optimizar su proceso de atención al cliente, aumentar la productividad y brindar una experiencia de soporte sin igual.

Desde la automatización de tareas que consumen mucho tiempo hasta el enrutamiento de llamadas al miembro adecuado del equipo, estos ejemplos le brindarán los conocimientos prácticos que necesita para llevar su atención al cliente al siguiente nivel.

Esta es la parte 2 de nuestros flujos de trabajo de HubSpot con la integración de HubSpot de Aircall. Para ver los flujos de trabajo de ventas que su equipo puede robar, lea nuestro blog, "Use estos 5 ejemplos de flujo de trabajo de Aircall para optimizar su estrategia de ventas".

Flujos de trabajo esenciales de HubSpot con la integración de Aircall y HubSpot

Cree automáticamente tickets en una canalización de soporte.

Crear tickets en una tubería de soporte es una excelente manera de segmentar, priorizar y rastrear solicitudes dentro de HubSpot, lo que permite un fácil acceso a la información. Si bien las llamadas de soporte tienen como objetivo resolver todas las consultas durante la llamada, a veces se requiere una mayor investigación. Con la integración de Aircall y HubSpot, puede determinar qué llamadas de flujo de soporte deben iniciar sesión y qué tipo de llamadas deben activar un tipo de ticket específico.

Para crear un ticket después de una llamada de soporte, el agente debe etiquetar la llamada con "Crear ticket de HubSpot" o una convención de nomenclatura predeterminada de tu elección.

Esto activará automáticamente el flujo de trabajo para crear un ticket en la canalización designada.

Al optimizar este proceso, su equipo de soporte puede concentrarse en resolver los problemas de los clientes mientras el flujo de trabajo crea y organiza los tickets. De esta manera, su equipo de soporte puede asegurarse de que ninguna solicitud pase desapercibida y que todos los problemas de los clientes sean rastreados y abordados de inmediato".

Usa los números de IVR de Aircall para activar el flujo de trabajo de HubSpot.

La eficiencia es fundamental para proporcionar una experiencia de soporte al cliente perfecta. Una forma de lograr esto es aprovechar la función de respuesta de voz interactiva (IVR) de Aircall para enviar facturas automáticamente. Al configurar un IVR, puedes asociar un número de Aircall específico a esa ruta, lo que activa un flujo de trabajo en HubSpot.

Por ejemplo, si un cliente llamara a su línea de soporte y presionara 2 para solicitar una factura, se crearía un número de Aircall específico. Luego, esto se registraría en la línea de tiempo de la actividad del contacto dentro de HubSpot, lo que muestra que el contacto solicitó una factura.

Con un flujo de trabajo configurado, el siguiente paso sería enviar automáticamente un correo electrónico personalizado con un enlace a la última factura del cliente. El activador de inscripción para este flujo de trabajo sería el número de IVR, lo que garantiza que se envíe la factura correcta al cliente correcto. Esta característica le ahorra tiempo a su equipo de soporte y brinda una experiencia fluida y eficiente a sus clientes".

Establezca alineación y visibilidad interfuncional

Mantener informados a los administradores de cuentas cuando sus clientes están en contacto con el soporte es crucial, especialmente cuando se ofrecen diferentes paquetes de soporte. Para garantizar que este flujo de trabajo sea efectivo, su organización debe asignar números de teléfono únicos para cada nivel del paquete de soporte.

Un flujo de trabajo basado en contactos se activa automáticamente cuando un cliente llama a su número de soporte de nivel 1 o nivel 2. Este flujo de trabajo luego envía una notificación al administrador de cuenta correspondiente. De esta manera, el administrador de cuentas puede registrarse y asegurarse de que sus clientes reciban el más alto nivel de servicio.

Al implementar este flujo de trabajo, su organización puede asegurarse de que los administradores de cuentas estén al tanto de las interacciones con los clientes y puedan tomar las medidas necesarias para mantener el alto nivel de servicio que se espera de los diferentes niveles de paquetes de soporte.

Envíe automáticamente encuestas de comentarios después del soporte.

Recopilar comentarios es esencial para garantizar un alto nivel de atención al cliente y utilizarlos para mejorar sus ofertas. Una forma de lograr esto es usar HubSpot para enviar automáticamente encuestas de comentarios una vez que el cliente haya completado su experiencia de soporte.

Cuando un agente resuelve una consulta de soporte, etiqueta la llamada en HubSpot con una etiqueta como "Problema resuelto". Esto se convierte en el desencadenante del flujo de trabajo, que luego envía una encuesta de comentarios al cliente. La encuesta se puede enviar por correo electrónico o un enlace a una encuesta en línea.

Al recopilar comentarios de esta manera, puede obtener información valiosa sobre la satisfacción del cliente, identificar áreas de mejora y realizar un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo. Este flujo de trabajo ayuda a su organización a mantener un alto nivel de soporte y a utilizar continuamente los comentarios honestos de los clientes para mejorar sus ofertas.

Usa notas de llamadas para activar flujos de trabajo de HubSpot

Utilizar la integración de Aircall y HubSpot para crear activadores de notas de llamada es una forma poderosa de optimizar su estrategia de atención al cliente.

Al configurar propiedades específicas en las notas de llamadas, como correo de voz, llamadas entrantes que no se responden o un error, puede activar un flujo de trabajo que envía automáticamente un correo electrónico de seguimiento al cliente. Esto garantiza que ningún cliente se quede atrás y que sus problemas se aborden con prontitud.

Además, si se requiere una intervención manual, el flujo de trabajo puede recordarle a su equipo de atención al cliente que haga un seguimiento. Esta función también puede desencadenar acciones adicionales según la duración de la llamada o los marcadores específicos dejados por el agente telefónico, lo que brinda aún más flexibilidad y eficiencia en su proceso de atención al cliente.

Los flujos de trabajo de Aircall pueden ser una herramienta poderosa para optimizar su estrategia de atención al cliente. Desde la creación de disparadores de notas de llamadas hasta la creación automática de tickets en una tubería de soporte, estos flujos de trabajo pueden ayudar a optimizar su proceso, aumentar la productividad y brindar una experiencia de soporte sin igual a sus clientes. Con la integración de Aircall y HubSpot, puedes llevar tu atención al cliente al siguiente nivel.

¡No te detengas aquí! En la parte 1 de esta serie, compartimos más ejemplos de flujos de trabajo de Aircall, especialmente diseñados para optimizar su estrategia de ventas.