5 exemples de workflow HubSpot pour optimiser votre stratégie de support client

Dans le monde à enjeux élevés de la technologie B2B, chaque seconde compte. Vos clients n'attendent rien d'autre que le meilleur, et une expérience d'assistance transparente peut faire la différence entre un client fidèle et une opportunité manquée.

Tout au long du parcours du client, il a probablement interagi avec vos équipes de vente, de marketing, d'exploitation et de support client. Chaque équipe jongle avec les appels, les e-mails et les chats - pour que vos clients soient satisfaits, chaque équipe ou individu interagissant avec le client nécessite une vue complète des interactions client précédentes. Ils ont besoin de contexte pour offrir un soutien plus substantiel.

Ce n'est pas une tâche facile, mais et si je vous disais que vous pourriez rendre votre travail beaucoup plus facile avec les bons outils ?

Comment demandez-vous? Avec l'intégration Aircall et HubSpot.

Pourquoi recommandons-nous Aircall ? Aircall est une solution téléphonique basée sur le cloud qui s'intègre de manière transparente à HubSpot. Il fournit à vos équipes de support client un contexte supplémentaire sur les interactions avec les clients et contribue à améliorer la façon dont votre stratégie de service. Pour en savoir plus, consultez notre page Pourquoi utiliser Aircall.

Dans cet article, nous allons vous plonger dans 5 exemples de flux de travail Aircall puissants qui vous aideront à rationaliser votre processus de support client, à augmenter la productivité et à fournir une expérience de support inégalée.

De l'automatisation des tâches chronophages à l'acheminement des appels vers le bon membre de l'équipe, ces exemples vous donneront les informations exploitables dont vous avez besoin pour faire passer votre support client au niveau supérieur.

Ceci est la partie 2 de nos flux de travail HubSpot utilisant l'intégration HubSpot d'Aircall. Pour voir les flux de travail de vente que votre équipe peut voler, lisez notre blog, "Utilisez ces 5 exemples de flux de travail Aircall pour optimiser votre stratégie de vente"

Workflows HubSpot essentiels utilisant l'intégration Aircall & HubSpot

Créez automatiquement des tickets dans un pipeline de support.

La création de tickets dans un pipeline de support est un excellent moyen de segmenter, de hiérarchiser et de suivre les demandes dans HubSpot, permettant un accès facile aux informations. Bien que les appels d'assistance visent à résoudre toutes les questions pendant l'appel, une enquête plus approfondie est parfois nécessaire. Avec l'intégration Aircall et HubSpot, vous pouvez déterminer quels appels de pipeline d'assistance doivent être connectés et quel type d'appels doit déclencher un type de ticket spécifique.

Pour créer un ticket après un appel d'assistance, l'agent doit étiqueter l'appel avec "Créer un ticket HubSpot" ou une convention de nommage prédéterminée de votre choix.

Cela déclenchera automatiquement le workflow pour créer un ticket dans le pipeline désigné.

En rationalisant ce processus, votre équipe d'assistance peut se concentrer sur la résolution des problèmes des clients pendant que le flux de travail crée et organise les tickets. De cette façon, votre équipe d'assistance peut s'assurer qu'aucune demande ne passe inaperçue et que tous les problèmes des clients sont suivis et traités rapidement."

Utilisez les numéros IVR Aircall pour déclencher le flux de travail HubSpot.

L'efficacité est essentielle pour fournir une expérience de support client transparente. Une façon d'y parvenir consiste à tirer parti de la fonction de réponse vocale interactive (IVR) d'Aircall pour envoyer automatiquement les factures. En configurant un IVR, vous pouvez associer un numéro Aircall spécifique à ce chemin, déclenchant un workflow dans HubSpot.

Par exemple, si un client appelle votre ligne d'assistance et appuie sur 2 pour demander une facture, un numéro Aircall spécifique sera créé. Cela serait ensuite enregistré dans la chronologie des activités du contact dans HubSpot, indiquant que le contact a demandé une facture.

Avec un workflow mis en place, l'étape suivante serait automatiquement envoyée par e-mail personnalisé avec un lien vers la dernière facture du client. Le déclencheur d'inscription pour ce flux de travail serait le numéro IVR, garantissant que la bonne facture est envoyée au bon client. Cette fonctionnalité fait gagner du temps à votre équipe d'assistance et offre une expérience fluide et efficace à vos clients."

Établir l'alignement et la visibilité interfonctionnelle

Tenir les responsables de compte informés lorsque leurs clients sont en contact avec le support est crucial, en particulier lorsque différents packages de support sont proposés. Pour garantir l'efficacité de ce flux de travail, votre organisation doit attribuer des numéros de téléphone uniques à chaque niveau du package de support.

Un flux de travail basé sur les contacts est automatiquement déclenché lorsqu'un client appelle son numéro d'assistance de niveau 1 ou 2. Ce workflow envoie ensuite une notification au gestionnaire de compte correspondant. De cette façon, le gestionnaire de compte peut s'enregistrer et s'assurer que ses clients reçoivent le niveau de service le plus élevé.

En mettant en œuvre ce flux de travail, votre organisation peut s'assurer que les gestionnaires de compte sont au courant de toutes les interactions avec les clients et peuvent prendre les mesures nécessaires pour maintenir le haut niveau de service attendu des différents niveaux de packages de support.

Envoyez automatiquement des sondages de rétroaction après l'assistance.

La collecte de commentaires est essentielle pour assurer un haut niveau de support client et l'utiliser pour améliorer vos offres. Une façon d'y parvenir consiste à utiliser HubSpot pour envoyer automatiquement des sondages de rétroaction une fois qu'un client a terminé son expérience d'assistance.

Lorsqu'un agent résout une requête d'assistance, il marque l'appel dans HubSpot avec une étiquette telle que "Problème résolu". Cela devient le déclencheur du flux de travail, qui envoie ensuite une enquête de rétroaction au client. L'enquête peut être envoyée par e-mail ou via un lien vers une enquête en ligne.

En recueillant des commentaires de cette manière, vous pouvez obtenir des informations précieuses sur la satisfaction des clients, identifier les domaines à améliorer et suivre les progrès au fil du temps. Ce flux de travail aide votre organisation à maintenir un support élevé et à utiliser en permanence les commentaires honnêtes des clients pour améliorer vos offres.

Utilisez les notes d'appel pour déclencher les workflows HubSpot

L'utilisation de l'intégration Aircall et HubSpot pour créer des déclencheurs de note d'appel est un moyen puissant d'optimiser votre stratégie de support client.

En configurant des propriétés spécifiques dans les notes d'appel, telles que la messagerie vocale, les appels entrants sans réponse ou un bogue, vous pouvez déclencher un workflow qui envoie automatiquement un e-mail de suivi au client. Cela garantit qu'aucun client n'est laissé pour compte et que leurs problèmes sont résolus rapidement.

De plus, si une intervention manuelle est requise, le flux de travail peut rappeler à votre équipe de support client de faire un suivi. Cette fonctionnalité peut également déclencher des actions supplémentaires en fonction de la durée de l'appel ou des marqueurs spécifiques laissés par l'agent téléphonique, offrant encore plus de flexibilité et d'efficacité dans votre processus de support client.

Les flux de travail Aircall peuvent être un outil puissant pour optimiser votre stratégie de support client. De la création de déclencheurs de notes d'appel à la création automatique de tickets dans un pipeline d'assistance, ces flux de travail peuvent vous aider à rationaliser votre processus, à augmenter la productivité et à offrir une expérience d'assistance inégalée à vos clients. Avec l'intégration d'Aircall et de HubSpot, vous pouvez faire passer votre support client au niveau supérieur.

Ne vous arrêtez pas ici ! Dans la partie 1 de cette série, nous avons partagé d'autres exemples de workflows Aircall, spécialement conçus pour optimiser votre stratégie de vente.