5 contoh alur kerja HubSpot untuk mengoptimalkan strategi dukungan pelanggan Anda

Dalam dunia teknologi B2B yang berisiko tinggi, setiap detik berharga. Pelanggan Anda tidak mengharapkan apa pun selain yang terbaik, dan pengalaman dukungan yang mulus dapat menjadi pembeda antara pelanggan setia dan peluang yang hilang.

Sepanjang perjalanan pelanggan, mereka kemungkinan terlibat dengan tim penjualan, pemasaran, operasi, dan dukungan pelanggan Anda. Setiap tim menyulap panggilan, email, dan obrolan - untuk membuat pelanggan Anda senang, setiap tim atau individu yang berinteraksi dengan pelanggan memerlukan tampilan lengkap interaksi pelanggan sebelumnya. Mereka membutuhkan konteks untuk menawarkan dukungan yang lebih substansial.

Ini tidak mudah, tetapi bagaimana jika saya memberi tahu Anda bahwa Anda dapat membuat pekerjaan Anda jauh lebih mudah dengan alat yang tepat?

Bagaimana Anda bertanya? Dengan integrasi Aircall dan HubSpot.

Mengapa kami merekomendasikan Aircall? Aircall adalah solusi telepon berbasis cloud yang terintegrasi dengan mulus ke dalam HubSpot. Ini memberi tim dukungan pelanggan Anda konteks tambahan tentang interaksi pelanggan dan membantu meningkatkan strategi layanan Anda. Untuk mempelajari lebih lanjut, lihat Halaman Mengapa Menggunakan Aircall kami.

Dalam posting ini, kami akan membawa Anda menyelami lebih dalam ke dalam 5 contoh alur kerja Aircall yang kuat yang akan membantu Anda merampingkan proses dukungan pelanggan, meningkatkan produktivitas, dan memberikan pengalaman dukungan yang tak tertandingi.

Dari mengotomatiskan tugas yang memakan waktu hingga merutekan panggilan ke anggota tim yang tepat, contoh ini akan memberi Anda wawasan yang dapat ditindaklanjuti yang Anda perlukan untuk membawa dukungan pelanggan Anda ke tingkat berikutnya.

Ini adalah bagian 2 di HubSpot Worflows kami menggunakan integrasi HubSpot Aircall. Untuk melihat alur kerja penjualan yang dapat dicuri tim Anda, baca blog kami, "Gunakan 5 contoh alur kerja Aircall ini untuk mengoptimalkan strategi penjualan Anda"

Alur Kerja HubSpot Esensial menggunakan Integrasi Aircall & HubSpot

Secara otomatis membuat tiket dalam alur dukungan.

Membuat tiket dalam saluran dukungan adalah cara yang bagus untuk menyegmentasikan, memprioritaskan, dan melacak permintaan di dalam HubSpot, yang memungkinkan akses mudah ke informasi. Meskipun panggilan dukungan ditujukan untuk menyelesaikan semua pertanyaan selama panggilan berlangsung, penyelidikan lebih lanjut terkadang diperlukan. Dengan integrasi Aircall dan HubSpot, Anda dapat menentukan panggilan pipa dukungan mana yang harus masuk dan jenis panggilan apa yang harus memicu jenis tiket tertentu.

Untuk membuat tiket setelah panggilan dukungan, agen harus menandai panggilan dengan "Buat Tiket HubSpot" atau konvensi penamaan pilihan Anda yang telah ditentukan sebelumnya.

Ini secara otomatis akan memicu alur kerja untuk membuat tiket di alur yang ditunjuk.

Dengan merampingkan proses ini, tim dukungan Anda dapat berfokus pada penyelesaian masalah pelanggan sementara alur kerja membuat dan mengatur tiket. Dengan cara ini, tim dukungan Anda dapat memastikan bahwa tidak ada permintaan yang luput dari perhatian dan bahwa semua masalah pelanggan dilacak dan ditangani dengan segera."

Gunakan Aircall IVR Numbers untuk memicu Alur Kerja HubSpot.

Efisiensi sangat penting dalam memberikan pengalaman dukungan pelanggan yang lancar. Salah satu cara untuk mencapainya adalah dengan memanfaatkan fitur Interactive Voice Response (IVR) Aircall untuk mengirim tagihan secara otomatis. Dengan menyiapkan IVR, Anda dapat mengaitkan nomor Panggilan Udara tertentu ke jalur tersebut, memicu alur kerja di HubSpot.

Misalnya, jika pelanggan menelepon saluran dukungan Anda dan menekan 2 untuk meminta tagihan, nomor Aircall tertentu akan dibuat. Ini kemudian akan dicatat dalam garis waktu aktivitas kontak di dalam HubSpot, menunjukkan bahwa kontak tersebut meminta faktur.

Dengan pengaturan alur kerja, langkah selanjutnya akan secara otomatis mengirim email yang dipersonalisasi dengan tautan ke faktur terakhir pelanggan. Pemicu pendaftaran untuk alur kerja ini adalah nomor IVR, yang memastikan bahwa faktur yang benar dikirim ke pelanggan yang tepat. Fitur ini menghemat waktu untuk tim dukungan Anda dan memberikan pengalaman yang lancar dan efisien bagi pelanggan Anda."

Menetapkan keselarasan dan visibilitas lintas fungsi

Menjaga manajer akun tetap terhubung saat pelanggan mereka berhubungan dengan dukungan sangat penting, terutama ketika paket dukungan berbeda ditawarkan. Untuk memastikan alur kerja ini efektif, organisasi Anda harus menetapkan nomor telepon unik untuk setiap tingkat paket dukungan.

Alur kerja berbasis kontak dipicu secara otomatis saat pelanggan menghubungi nomor dukungan tingkat 1 atau tingkat 2 mereka. Alur kerja ini kemudian mengirimkan pemberitahuan ke pengelola akun terkait. Dengan cara ini, manajer akun dapat memeriksa dan memastikan bahwa pelanggan mereka menerima tingkat layanan tertinggi.

Dengan menerapkan alur kerja ini, organisasi Anda dapat memastikan bahwa manajer akun mengetahui setiap interaksi pelanggan dan dapat mengambil tindakan yang diperlukan untuk mempertahankan layanan tingkat tinggi yang diharapkan dari berbagai tingkatan paket dukungan.

Secara otomatis mengirim survei umpan balik setelah dukungan.

Mengumpulkan umpan balik sangat penting untuk memastikan tingkat dukungan pelanggan yang tinggi dan menggunakannya untuk meningkatkan penawaran Anda. Salah satu cara untuk mencapainya adalah dengan menggunakan HubSpot untuk mengirimkan survei umpan balik secara otomatis setelah pelanggan menyelesaikan pengalaman dukungan mereka.

Saat agen menyelesaikan kueri dukungan, mereka menandai panggilan di HubSpot dengan label seperti "Masalah Terselesaikan". Ini menjadi pemicu alur kerja, yang kemudian mengirimkan survei umpan balik kepada pelanggan. Survei dapat dikirim melalui email atau tautan ke survei online.

Dengan mengumpulkan umpan balik dengan cara ini, Anda dapat memperoleh wawasan berharga tentang kepuasan pelanggan, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan melacak kemajuan dari waktu ke waktu. Alur kerja ini membantu organisasi Anda mempertahankan dukungan tinggi dan terus menggunakan umpan balik pelanggan yang jujur ​​untuk meningkatkan penawaran Anda.

Gunakan catatan panggilan untuk memicu alur kerja HubSpot

Memanfaatkan integrasi Aircall dan HubSpot untuk membuat pemicu catatan panggilan adalah cara ampuh untuk mengoptimalkan strategi dukungan pelanggan Anda.

Dengan menyetel properti tertentu di catatan panggilan, seperti pesan suara, panggilan masuk yang tidak dijawab, atau bug, Anda dapat memicu alur kerja yang secara otomatis mengirimkan email tindak lanjut ke pelanggan. Ini memastikan bahwa tidak ada pelanggan yang tertinggal dan masalah mereka segera ditangani.

Selain itu, jika diperlukan intervensi manual, alur kerja dapat mengingatkan tim dukungan pelanggan Anda untuk menindaklanjuti. Fitur ini juga dapat memicu tindakan tambahan berdasarkan durasi panggilan atau penanda tertentu yang ditinggalkan oleh agen telepon, memberikan lebih banyak fleksibilitas dan efisiensi dalam proses dukungan pelanggan Anda.

Alur kerja Aircall dapat menjadi alat yang ampuh untuk mengoptimalkan strategi dukungan pelanggan Anda. Mulai dari membuat pemicu catatan panggilan hingga membuat tiket secara otomatis di saluran dukungan, alur kerja ini dapat membantu merampingkan proses Anda, meningkatkan produktivitas, dan memberikan pengalaman dukungan yang tak tertandingi kepada pelanggan Anda. Dengan integrasi Aircall dan HubSpot, Anda dapat membawa dukungan pelanggan Anda ke level berikutnya.

Jangan berhenti di sini! Di bagian 1 seri ini, kami membagikan lebih banyak contoh alur kerja Aircall, yang dirancang khusus untuk mengoptimalkan strategi penjualan Anda.